Casos especiais

Nem todas as transferências de fundos documentais são tão simples como empacotar a coleção, transferi-la e arrumá-la nas novas instalações; há casos especiais, como o da integração de várias bibliotecas, a transferência de parte de uma coleção para outra biblioteca, a transferência de fundos documentais frágeis e valiosos, a transferência de fundos documentais desorganizados ou ainda, a transferência da coleção para instalações provisórias.

2.2.8.1. Integração de várias bibliotecas

Na hipótese de as colecções de várias bibliotecas de um campus universitário serem integradas numa só, há que seguir, segundo a minha experiência, a seguintes etapas:

• Analisar as coleções;

• Proceder à triagem e eliminação de títulos duplicados de publicações periódicas, colecções de Diários da República, etc.;

• Harmonizar a classificação e a indexação da documentação dos vários fundos documentais;

• Reclassificar e atualizar cotas e códigos de barras;

• Decidir a documentação que ficará em livre acesso e em arquivo; • Medir detalhadamente os vários segmentos da coleção;

• Planear a integração faseada, detalhando a implantação por etapas dos vários fundos documentais das várias bibliotecas;

• Ter em atenção que a operação de arrumar espécies em estantes onde já se encontram outras coleções da mesma área, pode ser mais demorado do que o simples arrumo em estantes ainda não ocupadas.

Quando está planeada a integração de uma pequena coleção numa coleção maior, Leach (1997, p. 93) aconselha a transferir primeiro a coleção maior e só depois a menor.

2.2.8.2. Transferência de parte de uma coleção para outra biblioteca Havendo necessidade de transferir documentação e materiais que são parte da coleção de uma biblioteca, para integrar outra colecção, Godolphin (2001, p. 50) sugere a necessidade de acautelar os seguintes procedimentos:

• Marcar nas lombadas (com um sinal identificador), os documentos em estante que vão ser transportados;

• Medir a coleção a integrar;

• Realizar o seu inventário manual, ou recolher os seus códigos de barras com um leitor manual, para que os registos possam ser processados e a sua localização alterada nas bases de dados emissora e recetora;

• Testar e corrigir os registos que não tenham sido alterados corretamente; • Publicitar a transferência junto do público, antes e depois da mudança.

Seccionar uma coleção é uma tarefa complicada, nomeadamente no que diz respeito à escolha dos documentos que serão alvo de transferência. Godolphin (2001, p. 51) adverte que, posteriormente, poderá ser necessário reavaliar a quantidade de documentos transferidos e proceder-se a transferências complementares, caso se note essa necessidade.

No que respeita aos recursos humanos envolvidos e no caso de transferências de pequena dimensão, muitas bibliotecas optam por utilizar o seu próprio pessoal que complementam com recurso a voluntários e/ou alunos.

2.2.8.3. Transferência de fundos documentais frágeis e valiosos Podem também fazer parte da coleção da biblioteca materiais não impressos e outros documentos, de tamanho e composição não standard, que colocam problemas vários e cuidados de transferência especiais.

A etapa preliminar consiste na inspeção e avaliação das coleções que comportam riscos, para se poderem depois tomar as medidas apropriadas à sua conservação e transferência.

Alguns materiais valiosos poderão ser transportados da mesma forma que os outros documentos impressos da coleção da biblioteca, no caso de não serem particularmente frágeis ou raros, ou se não houver condições especiais de segurança a respeitar.

Para outros materiais mais frágeis ou raros, (negativos, pautas de música, livro antigo, esculturas, peças de arte), poderão ser desenvolvidos procedimentos especiais, para assegurar a sua integridade física, a prevenção de perdas e a confidencialidade, tais como:

• Boa proteção e suporte;

• Etiquetagem e identificação corretas; • Manutenção da ordem sequencial.

Um bom princípio é a inventariação da coleção, porque estabelece uma listagem do que há a transferir e permite controlar a saída e a chegada da documentação, as condições físicas das espécies (encadernação, limpeza, infestação), o grau de fragilidade de alguns formatos e as necessidades especiais de equipamentos de suporte e de transporte. Wolf (1966, p. 166) refere que, quando existe livro antigo, pode ser uma solução utilizar estantes rodadas, como alternativa ao acondicionamento em caixas, por estas poderem danificar as espécies. Os maiores riscos inerentes a este tipo de coleção têm a ver com a manipulação e as alterações nas condições atmosféricas. É importante que a avaliação seja feita por um especialista, que proporá um plano de salvaguarda, tendo em conta os meios humanos, logísticos e financeiros, da instituição (Prost e Esnault, 2003, p. 61). Este plano passará pela limpeza e por um acondicionamento apropriado e de boa qualidade, nomeadamente o acondicionamento de documentos impressos em bolsas acid-free. Em certos casos, será necessário contemplar a reencadernação e o restauro; tendo em atenção o número de volumes a tratar, a decisão será sempre tomada em função da frequência da consulta e do custo da intervenção. Se for necessário, será feita a desinfestação atempadamente, para não perturbar o calendário da transferência.

Materiais frágeis, como livros que perderam a encadernação, encadernações de couro danificadas, ficheiros, pautas de música dispersas, podem ser acondicionados em invólucros especiais, acolchoados.

É importante destinar para estas tarefas membros do stafe com treino ou aptidão para o manuseamento de materiais frágeis.

2.2.8.4. Transferência de fundos documentais desorganizados

No caso da biblioteca ter de transferir fundos documentais desorganizados, podem surgir várias situações:

• Coleções arrumadas em locais diferentes;

• Documentos empilhados horizontalmente nas prateleiras da área respetiva; • Documentos acondicionados em caixas, etiquetadas ou não;

• Documentos empilhados no chão.

Coleções arrumadas em locais diferentes

As operações de transferência têm de ter em consideração os materiais que vêm de diferentes locais e que vão ser arrumados no mesmo local, nas novas instalações. O importante é identificar e medir cada segmento por área de classificação e juntar esse valor à medição já efetuada para a área temática respetiva.

Espécies colocadas horizontalmente no topo das estantes

Quando a coleção cresce e esgota rapidamente a capacidade das prateleiras, opta-se frequentemente pelo seu empilhamento na prateleira de topo; para planear a integração dos documentos que estão empilhados nas prateleiras, a solução é estimar a sua medição tão rigorosamente quanto possível e juntar esse valor à medida da área respetiva, para se proceder à sua integração no novo espaço.

Documentos armazenados em caixas

É necessário abrir as caixas, identificar o material de cada caixa, verificar se já sofreu tratamento técnico, identificar a área a integrar, medir a extensão da documentação e incluir essa medição no plano geral das restantes coleções; se ainda não está tratado, convém, se possível, tratar essa documentação antes de se efetuar a transferência.

Documentos não tratados, empilhados no chão

A primeira etapa é estabelecer uma organização: analisar os materiais, verificar se estão classificados, separá-los por essa classificação ou apenas por área temática e proceder à sua medição. Se este trabalho for feito com antecedência e for possível proceder ao seu arrumo em estante, antes de se efetuar a transferência, é preferível; se não for possível,

então devem ser acondicionados em caixas etiquetadas e integrados posteriormente na sua área respetiva, na nova biblioteca.

É importante não deixar avolumar este tipo de situações de documentação não tratada, não só porque os documentos não estão disponíveis para os utilizadores, mas também porque a biblioteca desconhece verdadeiramente o que possui, o que dificulta poder informar a empresa transportadora sobre o número exato de documentos a transportar; é aconselhável começar o trabalho o mais cedo possível e dividi-lo pelo stafe, em pequenas tarefas.

2.2.8.5. Transferência da coleção para instalações provisórias

Quando há a necessidade de desocupar anteriores instalações, por motivo de obras, ou porque essas instalações vão ser ocupadas por outro organismo e se as novas instalações não estiverem ainda prontas, pode ser necessário transferir a coleção, ou parte dela, para instalações provisórias, no mesmo local ou em locais diferentes; na escolha dos locais para esse depósito temporário é importante ter em atenção os seguintes critérios: segurança do local, proteção antifogo, condições ambientais e facilidade de acesso (Hodgson, 2004, p. 43).

É importante também tentar manter o acesso do stafe à coleção, para poder pelo menos prestar aos utilizadores o serviço de referência e de empréstimo, (Deutch, 2001, p. 28; Tessmer, 2002, p. 19). Casos mais graves, que devem ser ultrapassados rapidamente, incluem o empacotamento temporário da totalidade da coleção e terão de ser encontradas situações alternativas, para não prejudicar os utilizadores.