Instalação dos serviços: reorganização e funcionalidade

Na opinião de (Prost e Esnault (2003, p. 31) a mudança aparece como um mal necessário, para atingir um benefício, que será melhorar o quadro de trabalho e dos serviços prestados.

Alterações como a utilização cada vez maior dos recursos digitais, a democratização do acesso à internet e o aumento da utilização de recursos em acesso livre, estão a afetar a natureza tradicional das bibliotecas (Wilson, 2006, p. 8). A reorganização dos serviços deverá estabelecer-se a partir da missão que se quer cumprir e ter em conta a estrutura das novas instalações e o seu esquema funcional. A transferência para novas instalações é a ocasião propícia para rever o funcionamento e analisar o que convém modificar ou melhorar; estas alterações nos serviços devem fazer-se de preferência antes da abertura ao público das novas instalações.

Embora a perfeição seja impossível, a solução é manter uma atitude de flexibilidade e de atenção constante, direcionada para as necessidades de mudança e de melhoria contínua, dos serviços a disponibilizar (Banks, 1999, p. 117; Chia, 2001, p. 346).

Na opinião de Thomas, (2000, p. 408), o gestor da biblioteca deve desenvolver uma sensibilidade especial para a gestão dos espaços e para a atualidade tecnológica de apoio aos utilizadores, desenhando os serviços com flexibilidade, formatando a coexistência do tradicional com o virtual.

No caso de a biblioteca optar por recorrer maioritariamente à assinatura de publicações electrónicas, em detrimento das impressas, como contrapartida para ganhar espaço e reorganizar a coleção, a grande preocupação dos utilizadores é a perda do acesso ao documento, pelo que as bibliotecas devem encontrar métodos de enriquecimento dos catálogos de forma a que o acesso eletrónico seja um substituto aceitável do documento impresso.

Paradoxalmente, nesta época do eletrónico e da digitalização, a importância do espaço físico parece também aumentar e as bibliotecas do ensino superior têm vindo a

descobrir, cada vez mais, a importância de criarem espaços de sociabilização, que apoiem o trabalho em colaboração e a interação informal (Cronin, 2001, p.70), pelo que a reorganização do novo espaço poderá contemplar um maior número de gabinetes destinados a trabalho de grupos, espaços de leitura informal e outros.

Na fase de planeamento, é conveniente imaginar o funcionamento dos serviços nas novas instalações, para os poder planear: quem assegura o empréstimo, o arrumo, o tratamento técnico, o serviço de referência, a animação cultural.

É também importante reunir com frequência com a equipa, para uma reflexão em conjunto sobre os vários pontos de vista e recolher sugestões de melhorias a introduzir. Serviços desenhados a pensar no utilizador contribuem para marcar a importância da biblioteca na sua vida académica, desde que esses serviços estejam adaptados ao contexto do Campus e respondam às constantes mudanças no acesso à informação e à promoção do conhecimento.

Pode ser aconselhável transferir primeiro a direção da biblioteca e os serviços com uma taxa de frequência mais elevada, como o atendimento, para que tenham mais tempo para se reinstalar antes da abertura e criarem uma dinâmica; aconselha-se também a deslocar cada serviço como um todo, sem o desmembrar.

A transferência para uma nova estrutura ou para instalações renovadas, implica normalmente mudanças na organização do trabalho, nas relações da equipa de trabalho e com o público (diferente composição do corpo de utilizadores, frequência maior da biblioteca, etc.), é portanto a oportunidade ideal para melhorar a organização espacial, o acesso à coleção, os serviços ao utilizador e os serviços internos.

2.3.4.1. O circuito do público

Se a decisão for optar por um desenvolvimento dos serviços ao utilizador, essa alteração vai modificar a repartição entre o tempo destinado ao serviço do público e o tempo consagrado ao trabalho interno.

Deve analisar-se o circuito do público, para melhorar a comunicação com os utilizadores e prestar um serviço de maior qualidade, posicionando da melhor forma o acolhimento geral e o serviço de empréstimo e devolução centralizada de documentos; o átrio de entrada, de preferência visível do exterior, deve fazer a ligação entre o exterior e o interior, servir de montra e de convite à entrada de utilizadores.

A implantação de postos de trabalho nos eixos de circulação natural dos utilizadores reflete-se num acolhimento de qualidade e tranquilizante; salas de leitura demasiado grandes distanciam o stafe do público, que terá relutância em acercar-se.

Para que o público se “aproprie” do novo espaço é necessário deixar-lhe a possibilidade de encontrar o seu “canto”, possibilitando-lhe uma boa orientação, através de sinalética de fácil identificação e leitura (Prost e Esnault, 2003, p. 32).

Convém dar a melhor visibilidade às zonas de divulgação da informação (novidades, formação de utilizadores, eventos científicos e culturais e outras atividades de animação).

2.3.4.2. O circuito documental

A reorganização do circuito do documento pode ser realizada com antecipação, para que as mudanças se façam gradualmente, devendo a responsabilidade de cada setor ser entregue a um ou vários responsáveis:

• Aquisições (levantamento do orçamento disponível, seleção de fornecedores, encomendas);

• Tratamento documental (análise do tempo de demora necessário à execução de cada tarefa: catalogação, indexação, etiquetagem e reagrupamento de funções, se necessário);

• Tratamento material (análise dos locais de armazenamento da documentação, verificação das condições climatéricas de conservação, inventário, eliminação, restauro, limpeza e desinfestação).

O circuito documental deve simplificar-se, para que o utilizador aceda mais rapidamente ao documento, devendo as rotinas de trabalho ser questionadas, para se procurar obter maior eficiência. Uma organização mais coletiva e transversal é sem dúvida mais eficaz e uma “junção de todas as categorias de pessoal pode ser mobilizador; é por exemplo artificial separar a catalogação das outras tarefas do tratamento documental; um reagrupamento espacial dos postos de trabalho pode fazer ganhar em eficácia, melhorar as relações de trabalho e melhorar também a circulação da informação (Prost e Esnault p. 31).