Análise das entrevistas

Passamos agora a análise das falas, realizada por meio de entrevistas aos principais gestores da política e da gestão da informação da instituição, conforme já qualificado anteriormente, e que a partir de então denominamos de E1, E2, E3, E4, E5 e E6.

As entrevistas foram aplicadas por meio de um roteiro semi-estruturado, que de acordo com Triviños (2008) é o tipo de entrevista mais adequado para a pesquisa qualitativa, pois aproxima-se dos esquemas mais livres, menos estruturados, em que não há imposição de uma ordem rígida de questões, e a partir dos temas relacionados com a literatura abordada e os objetivos propostos no estudo.

Dividimos em grupos por temas para que a análise ofereça uma melhor percepção dos resultados das falas.

No primeiro bloco (3 questões) foi perguntado aos gestores sobre a importância da informação para a sua unidade, relacionando ao tema Gestão da Informação. Há uma unanimidade em relação às respostas, considerando os termos usados tais como se vê nas falas:

“a informação é o nosso principal ítem, pois é por meio dela que a gente trabalha, oferecendo suporte informacional” (E1)

“olhe, ela é fundamental. Até por que a gente lida, ne? Todo dia, toda hora com informação. [...] Tanto recebendo, como processando essa informação para passar, para ter efeito, ne?” (E2)

“é somente a coisa mais importante, é o fim, é o objeto maior da nossa unidade, é a informação” (E3)

“a informação é o instrumento propulsor para o pleno desenvolvimento da gestão da comunicação das instituições e organizações, quer sejam públicas ou privadas” (E4)

“nossa! ela é essencial. A informação ela faz, é... ela leva a Pró-reitoria a otimizar, a aperfeiçoar, a desenvolver todos os seus objetivos com mais qualidade, por que os processos são mais rápidos, eles são facilitados pela facilidade de distribuição dessa informação, de acessibilidade das pessoas, ne?” E5)

“super importante” (E6)

Em seguida perguntamos como se realiza a gestão da informação na unidade. As respostas variam revelando não haver um modelo de gestão específico, ou quando há, no caso de uma única unidade, a maioria deles indica os sistemas informatizados de gestão como o principal meio dessa gestão.

“ocorre para o público interno através do suporte informacional, por e-mail e para o público externo através dos sistemas” (E1)

“por meio dos sistemas informatizados de gestão” (E2)

“através do e-mail e temos também o manual. [...] o cidadão que nos procura utiliza também o formulário” a gente tem o formulário tanto na ouvidoria, como na Lei de Acesso à Informação” (E4)

“através dos sistemas” (E5)

“a ideia é que todas as informações da instituição pudessem ser vistas em um único local. Pelo menos as principais, ne? [...] Por que aí pegar todas é impossível. Mas as principais a gente poder acessar num setor que diz que é informações institucionais”. (E6)

Ressaltamos aqui a importância dos sistemas de informação, que de acordo com Moreira & Nunes (2004) é uma das ferramentas que pode ser utilizada para agilizar a gestão da informação.

Chama a atenção, no entanto, a fala de um dos entrevistados demonstrando inexistência dessa política em sua unidade:

“o que podemos dizer é que está sendo implementado hoje em dia, a gente não chegou lá, a gente tá no gerúndio, tá caminhando” (E3).

Tentando relacionar as atribuições e as competências das unidades entrevistadas com o descrito nos instrumentos normativos, perguntamos aos gestores se existe na sua unidade uma pessoa ou equipe responsável pela gestão da informação. As respostas contradizem o que está lá descrito, como se vê nas falas.

“não temos. agente acaba coletando essas informações de um setor, de outro [...] A gente acaba fazendo essa coleta de maneira aleatória. [...] Não há uma pessoa responsável com um planejamento determinado. Infelizmente a gente não tem” (E1) “tem. cada unidade dessa tem um setor”(E2)

“não”. (E3)

“sim. é o ouvidor e uma outra pessoa” (E4)

“temos trabalhado de perto com o pessoal da agência de comunicação, mas internamente, na Pró-reitoria, nós não conseguimos ainda uma pessoa que tenha formação pra dar essa orientação, esse acompanhamento mais próximo e mais a cada dia. [...] A gente faz, mas faz isso com bolsistas. [...] Então isso eu acho que é uma dificuldade. Se tivéssemos uma pessoa com o perfil, não necessariamente... [...] Não, específico não. A assessoria cuida, a secretaria cuida, ne? Todos nós cuidamos mas não é um setor específico e eu gostaria de ter na assessoria alguém que ficasse responsável pela informação, pela comunicação com órgãos externos. [...] O nosso assessor, a formação dele é administração, tem mestrado né? Em economia. Então eles dão conta dessa parte, mas da informação eu não tenho”. (E5)

“Então é você mesmo a pessoa responsável por essa coleta? Pelo monitoramento e pela análise das informações, é você. Existe uma pessoa mesmo que é você, né? [...] Isso” (E6)

A gestão da informação vem se revelando um desafio para as organizações, que de acordo com Davenport & Prusak (1998, p. 73) reforçam o que diz Choo (2003, p. 403) quando afirma que “gerenciar a informação não é uma tarefa fácil”.

Perguntados sobre quais os principais desafios em relação à gestão da informação na sua unidade, o que poderia ser feito e quais medidas poderiam ser tomadas, nota-se que há uma preocupação dos entrevistados pela diversidade de respostas, mostrando haver desafios referentes à diversos temas tais como aquisição de equipamentos, tecnologia, segurança, acessibilidade, de pessoal, com a maior participação dos gestores e treinamento de pessoal dentre outras, como se vê nas falas.

“Na unidade a participação dos colaboradores. [...] A gente deveria participar mais, com relação à gestão da informação. [...] Ficamos muito á margem” [...] Ser convidado a participar mais do que existe na instituição com relação à gestão da informação. [...] Então a gente ficar à margem disso, eu acho que fica muito complicado.

(E1)

“Olha, de uma maneira geral, eu acho que o primeiro desafio é a questão do armazenamento, ne? [...] e a outra questão é a acessibilidade. [...] o público... tornar essa informação acessível em momentos posteriores, ou a qualquer momento para o público, eu acho que esse também é outro desafio. [...] e diante disso, o que que poderia ser feito? quais as medidas a gente tomaria? eu acho que primeiro investir em tecnologia, ne? e sistemas mais avançados, né? [...] em pessoas, e também fazer treinamentos de pessoas para lidar com essas novas tecnologias, com essas demandas. [...] e sistematizar, organizar ? as informações né? “ (E2)

“O principal desafio é a implantação do documento eletrônico”. (E3)

“Essa questão de ter algo mais centralizado que coordene todas essas ações, que haja monitoramento de alimentação dessas informações e de controle”. Hoje é muito esfacelado. Cada um faz o seu. Não há um norte, uma diretriz, onde tudo vá pra ali e tenha uma equipe que alimente isso, monitore isso”. [...] Com relação as medidas, uma oferta intensiva de treinamento aos gestores” sempre ofertando cursos de aperfeiçoamento, treinamento...”(E4)

“Que essa informação seja trabalhada de forma mais consistente. [...] No meu setor, assim... a parte de equipamento já estão, já tá adquirido mas não chegou ainda. Pessoal, tá... a gente colocou uma pessoa. Mas eu acho que ainda... é... carece por que trabalhar com a informação da instituição como um todo, só uma pessoa é pouco.” (E6)

O entrevistado E5 não respondeu a questão.

Diferentes recursos de informação são mobilizados para que a gestão da informação cumpra sua função. Diversos autores a exemplo de Silva & Tomael (2007) e Ponjuán Dante (1998) enfatizam que esses recursos compreendem, além das pessoas, a tecnologia da informação.

Outro autor, Freitas Jr (2003) sugere o desenvolvimento de cinco diferentes perspectivas consideradas como elementos-chave para o gerenciamento da informação nas organizações, dentre eles a tecnologia da informação.

Nesse sentido, perguntamos sobre o que os gestores achavam da estrutura de TI disponível na unidade e se a mesma era suficiente para a gestão da informação no que se refere ao atendimento ao cidadão.

Vários questionamentos foram apresentados. Percebe-se que a maioria acha satisfatório, no entanto, quase todos concordam que precisa melhorar, exceto na resposta do entrevistado E3. Isso fica claro nas falas.

“não. Respondo com base no regimento. Porque ele prevê dentro da Diretoria um setor de tecnologia da informação e esse setor não existe” [...] o que temos hoje são pessoas da área de TI em parceria. [...] é letra morta no regimento”. (E3)

“Não. Acho que a gente precisa melhorar. [...] é parcialmente suficiente. [...] a gente precisa ainda de melhorias, com relação a alguns equipamentos [...] Agora a gente tem que fazer bom uso dela também (E1)

“Não acho que é muito suficiente, até por que nós estamos em um processo de digitalização, ne”? [...] tanto dos conteúdos da TV, principalmente da TV, e esses conteúdos requer assim, um suporte muito...” [...] olha, eu acho assim, que a SINFO, ela é uma referência no Brasil, ne? Em termos de funcionamento, de TI, de sistemas, de tudo. E de certa forma, ela tem abraçado todas... muitas demandas. mas não tem abraçado todas ainda”. (E2)

“Eu acho que sim, é bastante satisfatório. [...] Na instituição, não. O que tem havido é um esforço muito grande da instituição, mas ainda fica muito a desejar” (E4) ““tem sido. Pode melhorar? acho que pode. A gente precisa, por exemplo... [...] a gente tá sempre precisando contar com alguns empréstimos, por exemplo, gravar vídeos. [...] então, nós não temos pessoas que trabalhem com isso. [...] tudo pode ser melhorado sempre, ne? Essa resposta, com certeza o pessoal que trabalha diretamente com a informação e com TI, eles tem uma resposta muito mais precisa com relação a isso. Mas eu penso que ela pode ser aperfeiçoada sim, que tudo é muito rápido. E aquilo que a gente tem se torna obsoleto com muita rapidez” E5) “a princípio os que tá... que ainda não chegaram, os que tá pra chegar, acredito que sejam suficientes. [...] eu acredito que a UFRN tem uma estrutura muito boa na área de TI. Eu acho que só precisa é objetivar e direcionar mais pra atender algumas coisas. [...] Eu acho que muita coisa fica tipo, vamos dizer, apagando incêndio, apagando incêndio, em vez de ir à frente e tentar melhorias.[ ...] no momento não. Tanto é que esses dois... [...] esse aqui ainda funciona, mas por que eu já tinha solicitado um computador que conseguisse processar uma quantidade razoável de informações”. (E6)

Outro bloco de questões está relacionado a política de informação institucional. Segundo Davenport (2002) “a política de informação está presente em todas as organizações”, contudo “ela deve estar de acordo com a estratégia geral da organização” (FARIAS, VITAL, 2007, p. 94)

Questionados sobre a existência de uma política de informação implementada na instituição, ou se tinham conhecimento de outra política institucionalizada, a grande maioria

dos entrevistados informam saber que existem, porém não sabem quantas ou quais foram implementadas. Isso fica evidente nas falas:

“de conhecimento, é. agora eu sei que existe, mas essa política não nos foi apresentada, na verdade eu ouvi falar, mas não conheço.” [...] De algumas, de cabeça, de fato eu não sei quantas, assim o meu conhecimento se dá nas reuniões do staff. [...] Então o meu conhecimento fica mais restrito a essas informações”. “Eu conheço as políticas quando, depois que elas estão prontas, aí a reitoria apresenta pro staff e eu conheço”. [...] “. E quando eu vejo lá, vou com a minha vice-diretora e digo “a gente podia tá aí ó, ter feito parte disso aí pra gente opinar algumas coisas”. (E1)

“sim, a universidade tem implantado algumas políticas, ne? Até tem comitê, né? [...] Aí tem... tão disponibilizando também... acho que já aprovou uma política de gestão de informação também”. [...] “de museu, de esporte, tem até agora de internacionalização também, ne?” (E2)

“não. O que a gente tem aqui é ... a Diretoria juntamente com a CPAD está muito voltada para a gestão documental, o que tem hoje é que tá trabalhando na política de segurança da informação, que acho que é uma coisa que já tá passando, né? [...]“a política de segurança da informação, de memória. Política tem muitas”. (E3)

“sim. nós temos o portal da transparência, o portal de dados aberto, os sistemas da UFRN” [...] “Essa pergunta eu tenho uma certa dificuldade, pois é uma coisa meio solta na instituição. [...] na realidade a gente tem um pouco do conhecimento, mas eu não me apropriei profundamente dessas questões”. (E4)

“se encontra em discussão uma minuta para política de comunicação da UFRN. Então há um grupo de pessoas trabalhando com isso, eu participei inclusive... [...] sim”. [...] “as políticas de cultura, de memória, de esporte, né”? (E5)

“essa é a única que eu conheço, é... que eu ouvi falar muito é a dados abertos, né? [...] “política institucional... [...] sim, principalmente essas de projetos, que sempre fazem de melhorias da... [...] é, qualidade de vida. Que eles falam da... que é mais visível, ne? Ele divulgam mais”. E6)

Citando Lacombe (2004, p. 45-47) políticas é o conjunto de declarações escritas as respeito das intenções da instituição em relação a determinado assunto. As políticas podem estar explícitas, oficializadas em documentos da instituição, ou implícitas quando não estão oficializadas nem escritas, mas orientam as decisões dos gestores.

Na sequência perguntamos como e se ocorre a participação da unidade nas discussões e elaboração dessas políticas. Essa questão tem como entendimento a função dos gestores entrevistados, considerando que são detentores de funções estratégicas em relação à participação na elaboração das políticas institucionais de gestão da informação.

Reforçando o que foi dito anteriormente, a maioria revela não participar dessas discussões, bem como da sua elaboração, apenas opinam quando são convidados ou participam por outros meios, como fica claro nas falas:

“Infelizmente nessa política a gente não fez parte de sua elaboração nem sujeito de pesquisa, nada.” [...] “agente participa de algumas comissões, poucas aqui na universidade, tipo a comissão de acessibilidade”. [...] As vezes sou convidada aos colegiados para prestar esclarecimentos” A gente participa, mas são poucos que somos convidada pra participar. (E1)

“mais ou menos. [...] Isso. nas comissões temporárias, nas que são mais temporárias geralmente a gente é convidado a participar nas elaborações das propostas e diretrizes. Em outros momentos, a gente é convidado pra prestar consultoria, né? Dar pareceres. [...] então, de toda forma a gente sempre é acionado pra dar alguma participação”. [...] “então na verdade, há discussões aqui que a gente formula as propostas e leva até... [...] como a nossa é unidade suplementar... [...] não participa dos colegiados”. (E2)

“através das comissões, né? assim, a comissão é que tem.... e nem poderia.... e nem a Diretoria teria competência para sozinha criar uma política. A gente participa de todas as comissões relativas a isso e dá nossa contribuição.” “ a Diretoria faz parte da PROAD e a PROAD tem assento nesses colegiados. [...] a Diretoria tem assento somente nessas comissões. todo assunto relacionado a gestão documental a gente é sempre convidado, inclusive reunião do Staff quando é o caso. [...] não há nenhum colegiado superior onde a DGI tenha voto. (E3)

“Nós temos sempre sido convidado prá tudo isso. Tudo que diz respeito à informação somos convidado a participar desse momento de construção” “A ouvidoria ela tem participado ativamente e nessa gestão intensificou mais ainda. Não somos membros do colegiado, naturalmente. [...] a ouvidoria sempre é convidada inclusive compõe comissões”. (E4)

“participamos efetivamente, pois somos membro nato dos colegiados superiores”. É nos colegiados onde são discutidas e deliberadas essas políticas, seja no CONSEPE, seja no CONSAD, ne? Então a Pro-reitoria participa diretamente, né isso? Já que é membro nato do colegiado.(E5)

“não, nada. [...] Eu tô bem alheio a isso. nem convidado nem falam o que tem, nem nada”. (E6)

Vale destacar que, de todos os entrevistados, somente um deles participa diretamente das discussões, elaboração e deliberação dessas políticas, considerando ter assento nos colegiados superiores da instituição.

Como houve muitas referências a comissões e comitês, questionamos sobre o que os gestores acham da implementação de um comitê gestor para uma política de informação na instituição. A grande maioria indica como fundamental essa questão como se vê nas falas:

“acho. Eu sempre participo de todas as reuniões do staff.” (E1)

“essencial, essencial. Eu acho importante, necessário e indispensável”. (E2)

“eu acho que essa questão é uma atribuição da CPAD. [...] de informação pode ter. um comitê e uma política sim. [...] em relação a gestão documental acho que a CPAD já tem essa atribuição”. (E3)

“sem dúvida. pelo avanço das tecnologias e a necessidade cada vez maior de sistemas informatizados. [...] caracteriza como uma ferramenta da maior importância esse comitê.” (E4)

“sim, um comitê gestor e é desse comitê que eu estou me referindo”. (E5)

No entanto, chama a atenção a fala de um entrevistado quando alega não saber opinar ou desconhece a importância, como se vê na sua fala:

“Não sei, Gilvan. Eu acho que é tanta comissão que tem aí que eu acho que às vezes não funciona. Aí eu fico em dúvida de se é realmente uma comissão ou apenas atitudes que fazem com que as pessoas modifiquem isso. [...] talvez seja um dos motivos que eu acho que não funciona como eu acho que deveria. [...] eu acho que tem muitas... muitos colegiados, ne? [...] que assim, que eu acho que é... sei lá”. (E6)

Outro questionamento colocado na entrevista trata da Lei 12.527/2011, regulamentada pelo Decreto 7.724/2012, a Lei de Acesso à Informação e suas determinações. Segundo a CGU (2011) diversos desafios são postos para a implementação da Lei, dentre elas o aprimoramento dos processos de gestão da informação. Após a sanção da LAI, as demandas de acesso à informação tiveram maior visibilidade pelos usuários, fazendo com que o Estado aprimorasse a qualidade de seus serviços, visando assim garantir o direito do acesso à informação pelos cidadãos.

Questionamos os gestores em relação aos impactos percebidos pelo gestor na sua unidade após a implementação da Lei de Acesso à Informação. As falas revelam certo desconhecimento, bem como um pequeno aumento na demanda por informações.

“Não, assim pra mim, pra mim não deu uma diferença de serviços não. Porque assim, são informações que a gente já tá sempre tendo. Quando vem uma demanda, nós já temos essa informação (E1)

“Não tenho como lhe precisar sobre essas mudanças. O que posso lhe dizer é que não existe grande demanda”. (E3)

“Não consigo ainda identificar o que tenha acontecido de negativo não, eu não tenho nenhuma... não tenho essa informação. {...] aumentou a demanda de serviço? Aumentou a demanda por informações? Aumentou a demanda de reclamações? eu penso que sim, eu penso que aumentou a demanda de informações requeridas, ne”? (E5)

“assim, eu... pelo menos recentemente, de um tempo pra cá, veio muita demanda através do e-SIC. [...] sim. [...] antes não vinha muito essas demandas. e agora tá aparecendo. sempre já direcionando pra a gente aqui”. (E6)

Chama atenção, no entanto, a resposta do entrevistado (E4) quando diz que:

“Inicialmente um reflexo negativo. [...] As pessoas se aborreceram muito, porque achavam que a LAI ia escancarar as informações na UFRN [...] Eu escutei de muitos gestores que não tinham obrigação, etc... [...] Houve um sentimento negativo da grande maioria dos gestores. [...] No início houve uma certa dificuldade”.

Por fim, questionamos se os mesmos tinham algo a acrescentar em relação a qualquer dos temas da entrevista, deixando-os a vontade para responder. Somente três deles se interessaram em responder, especificamente sobre gestão documental, gestão da informação e cultura organizacional.

“Eu acho que a gestão da informação.... na universidade precisa ser mais discutida. Ser mais amplamente publicizada. E assim, aumentar a quantidade de unidades que discutem. Porque assim, infelizmente as coisas na universidade acontecem normalmente com determinadas unidades participando sempre. E ficam unidades assim à margem”. [...]Às vezes você tá aqui do lado... E você faz parte daquilo. Faz parte do seu fazer, e você não é consultado, você não é colocado a par da situação. Eu acho que a universidade peca muito com relação a isso. E a gente precisa tentar ver isso, tornar mais social, socializar mais pra comunidade, pra que faça parte. Eu sei que nem todo mundo quer participar, mas tem quem quer”. (E1)

“O que eu acho é que a gente está engatinhando. A gente tá começando a valorizar a gestão documental, a gestão da informação está começando a pensar em normatizar alguma coisa. Então assim, a gente tá no começo de tudo. Agora, na minha visão, na

visão da Diretoria, o que eu acho é que o cenário está propício. De outro lado, tem o cenário negativo que é a parte realmente de orçamento e de pessoal. (E3)

“A única coisa que eu tenho pra acrescentar é que as administrações atual e as futuras, façam um esforço no sentido dessa mudança de mentalidade, pra que os gestores que virão... e o servidor público também, eles saiam desse casulo, no sentido que a informação pertence a ele, que queira continuar naquela estória do sigilo, que a informação é da instituição e não é do cidadão” (E4)

Passamos agora as conclusões do estudo e as recomendações, conforme proposto na pesquisa.