Gestão da informação na instituição

Como primeiro objetivo específico da pesquisa, através de pesquisa documental aos principais instrumentos normativos, passamos a mapear a estrutura informacional da instituição relacionada à gestão da informação, apresentada no quadro 4 adiante.

Inicialmente ao analisarmos os principais instrumentos todos referenciados, fica evidente que há, de fato, conforme descrito no quadro 4 adiante, uma bem definida estrutura normativa/regulamentar de gestão da informação na instituição, no entanto, é no regimento interno da reitoria onde fica explícito essa estrutura organizacional, revelando uma bem definida estrutura informacional, presente na maior parte das diversas unidades que compõem a instituição e que apresentam órgãos setores ou serviços que lidam diretamente com a gestão da informação, através da discussão, formulação e ou elaboração de suas políticas.

São também responsáveis pela formulação, implementação, execução e avaliação de atividades relacionadas com a informação, nos três diferentes níveis de gestão (Estratégico, Tático e Operacional) e que após mapearmos, passamos a descrever, considerando a sua estrutura hierárquica. Essas estruturas, a que chamamos de ambientes informacionais estão descritas no quadro adiante, de forma sucinta, mostrando as principais atribuições e competências das respectivas unidades.

Quadro 4 – Gestão da informação na UFRN.

Órgão/Unidade/Setor Atribuições e competências

Pró-reitoria de planejamento (PROPLAN)

Órgão auxiliar da reitoria é responsável pela coordenação e avaliação das políticas institucionais. Tem sob sua subordinação a Coordenadoria de Avaliação de Políticas Institucionais e a Coordenadoria de Informações Institucionais.

Superintendência de Comunicação (COMUNICA)

Unidade suplementar vinculada à Reitoria tem entre as suas atribuições, integrar através dos seus veículos, (TVU, AGECOM e RADIO FMU) as ações na área de comunicação, visando otimizar e implementar a política de comunicação interna e externa da instituição.

Superintendência de Informática (SINFO)

Responsável por elaborar a política de informática da instituição, bem como por planejar, desenvolver e administrar os sistemas de informações gerenciais computacionais e a infraestrutura de rede; Gerencia o Portal de Dados Abertos da instituição.

Sistema de Bibliotecas (SISBI)

Unidade suplementar vinculada à Reitoria é composto pela Biblioteca Central e mais 21 bibliotecas setoriais; Órgão central executivo do Sistema de Bibliotecas da instituição, é responsável pela coordenação, planejamento e fiscalização das atividades técnicas das unidades de informação que compõem esse Sistema, fornecendo suporte informacional às atividades fins da instituição.

Coordenadoria de Informações Institucionais da PROPLAN

Compete a ela coordenar a elaboração, a execução, o controle e a avaliação de informações institucionais da Universidade; Contribuir para a melhoria do desempenho da Universidade, subsidiando a gestão estratégica da informação e as tomadas de decisão acadêmicas e administrativas; Contribuir para a divulgação de informações institucionais às unidades administrativas da Universidade; Coletar, consolidar e atualizar as informações institucionais nos sistemas de informação e de gestão da UFRN e do Ministério da Educação.

Coordenadoria de Ações Culturais, Museológicas e de Memória da PROEX.

Tem como atribuições assessorar na sistematização e implementação da política de gestão documental e memória da UFRN; articular as ações dos museus universitários para atuação em rede e organizar e coordenar os acervos documentais e de memória da UFRN.

Diretoria de Gestão da Informação (DGI)

Compete planejar, coordenar, controlar, dirigir e supervisionar as atividades relacionadas à gestão da informação da instituição; ainda o planejamento, coordenação e organização do sistema de arquivos da UFRN em sua forma documental e eletrônica, bem como dos serviços de correspondência, de comunicação com a comunidade externa à UFRN, e de segurança da informação.

Setor de Gestão das Informações Acadêmicas da PROGRAD

Compete planejar, coordenar e organizar o sistema de arquivos das informações acadêmicas da Pró-reitoria de Graduação em sua forma documental e eletrônica; Digitalizar e viabilizar o acesso aos documentos sob a sua guarda; Verificar o cumprimento dos prazos e o encaminhamento correto das solicitações de informações acadêmicas provenientes de órgãos externos à UFRN, incluindo as demandas judiciais.

Ouvidoria

Além de suas atividades específicas, tem também sob sua responsabilidade a gestão do E-SIC da instituição e ainda a recomendação da publicação de novos conjuntos de dados com base nos pedidos de acesso à informação oriundos dos cidadãos.

Setor de arquivos da DGI

Compete planejar, coordenar, executar e avaliar a implantação de programas de gestão de documentos.

Assessoria Técnica do Gabinete do Reitor

Compete auxiliar o Chefe de Gabinete na gestão da informação, na gestão orçamentária e nas demais atribuições.

Assessoria Técnica da PROAD

Compete auxiliar o Pró-Reitor de Administração na gestão da informação, na gestão orçamentária e nas demais atribuições.

Assessoria Técnica da PROAE Compete auxiliar o Pró-Reitor de Assuntos Estudantís na gestão da informação, na gestão orçamentária e nas demais atribuições.

Assessoria Técnica da PROEX Compete auxiliar o Pró-Reitor de Extensão na gestão da informação, na gestão orçamentária e nas demais atribuições.

Assessoria Técnica da PROGESP

Compete auxiliar o Pró-Reitor de Gestão de Pessoas na gestão da informação, na gestão orçamentária e nas demais atribuições.

Assessoria Técnica da PROGRAD

Compete auxiliar o Pró-Reitor de Graduação na gestão da informação, na gestão orçamentária e nas demais atribuições.

Assessoria Técnica da PROPLAN

Compete auxiliar o Pró-Reitor de Planejamento e Coordenação Geral, na gestão da informação, na gestão orçamentária e nas demais atribuições.

Assessoria Técnica da PPG

Compete auxiliar o Pró-Reitor de Pós-graduação na gestão da informação, na gestão orçamentária e nas demais atribuições.

Assessoria Técnica da PROPESQ

Compete auxiliar o Pró-Reitor de Pesquisa na gestão da informação, na gestão orçamentária e nas demais atribuições.

Assessoria Técnica da SRI

Compete auxiliar o Secretário de Relações Internacionais e Interinstitucionais na gestão da informação, na gestão orçamentária e nas demais atribuições.

Assessoria Técnica da SEDIS Compete auxiliar o Secretário de Educação a Distância na gestão da informação, na gestão orçamentária e nas demais atribuições.

Assessoria Técnica da SEBTT

Compete auxiliar o Secretário de Educação Básica, Técnica e Tecnológica no acompanhamento acadêmico e pedagógico, na gestão da informação, na gestão orçamentária e nas demais atribuições. Assessoria Técnica da SIN

Compete auxiliar o Superintendente de Infraestrutura na gestão da informação, na gestão orçamentária e nas demais atribuições.

Assessoria Técnica da SINFO

Compete auxiliar o Superintendente de Informática na gestão da informação, na gestão orçamentária e nas demais atribuições.

Secretarias Administrativas das diversas unidades.

Responsáveis pela execução das políticas de informação, criando, mantendo e distribuindo as informações administrativas das diversas unidades da instituição. (Centros, Departamentos, Unidades Suplementares, etc...)

Fonte: Elaboração do autor, com base em Regimento Interno da Reitoria UFRN de 2015 (2017).

Diversas outras unidades, serviços e setores, em nível de centros acadêmicos, unidades acadêmicas especializadas, unidades suplementares e núcleos, lidam diretamente com a gestão da informação, no entanto, essas unidades são apenas executoras das políticas elaboradas pelos seus órgãos superiores, motivo pelo qual não as exploramos no estudo.