UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO NORTE CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS
PROGRAMA DE PÓS-GRADUAÇÃO EM GESTÃO DA INFORMAÇÃO E DO CONHECIMENTO
MESTRADO PROFISSIONAL EM GESTÃO DA INFORMAÇÃO E DO CONHECIMENTO
SUBSÍDIOS PARA A CONSTRUÇÃO DE UMA POLÍTICA DE INFORMAÇÃO: Estudo de Caso aplicado a uma instituição pública de ensino superior.
NATAL/RN 2017
GILVAN BERNARDO DA COSTA
SUBSÍDIOS PARA A CONSTRUÇÃO DE UMA POLÍTICA DE INFORMAÇÃO: Estudo de Caso aplicado a uma instituição pública de ensino superior.
Dissertação apresentada ao Programa de Pós-Graduação em Gestão da Informação e do Conhecimento da Universidade Federal do Rio Grande do Norte como requisito parcial para a obtenção do grau de Mestre em Gestão da Informação e do Conhecimento.
Área de Concentração: Informação e Conhecimento na Sociedade Contemporânea. Linha de Pesquisa: Gestão da Informação e do Conhecimento.
Orientador: Prof. Dr. Pedro Alves Barbosa Neto
Natal/RN 2017
Universidade Federal do Rio Grande do Norte Sistema de Bibliotecas – SISBI
Catalogação de Publicação na Fonte – Biblioteca Setorial do Centro de Ciências Sociais Aplicadas - CCSA
Costa, Gilvan Bernardo da.
Subsídios para a construção de uma política de informação: estudo de caso aplicado a uma instituição pública de ensino superior / Gilvan Bernardo da Costa. - 2017.
116f.: il.
Dissertação (Mestrado Profissional em Gestão da Informação e do Conhecimento) - Universidade Federal do Rio Grande do Norte, Ciências Sociais Aplicadas, Programa de Pós graduação em Gestão da Informação e do Conhecimento.Natal, RN, 2017.
Orientador: Prof. Dr. Pedro Alves Barbosa Neto.
1. Gestão da informação - Dissertação. 2. Política de
Informação - Dissertação. 3. Regime de Informação - Dissertação. 4. IFES. Lei de Acesso à Informação - Dissertação. I. Neto, Pedro Alves Barbosa. II. Universidade Federal do Rio Grande do Norte. III. Título.
RN/UF/Biblioteca Setorial do CCSA CDU 005.94
UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO NORTE CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS
PROGRAMA DE PÓS-GRADUAÇÃO EM GESTÃO DA INFORMAÇÃO E DO CONHECIMENTO
MESTRADO PROFISSIONAL EM GESTÃO DA INFORMAÇÃO E DO CONHECIMENTO
SUBSÍDIOS PARA A CONSTRUÇÃO DE UMA POLÍTICA DE INFORMAÇÃO: Estudo de Caso aplicado a uma instituição pública de ensino superior.
Gilvan Bernardo da Costa
Dissertação submetida à banca examinadora designada pelo colegiado do Programa de Pós-Graduação em Gestão da Informação e do Conhecimento, da Universidade Federal do Rio Grande do Norte, como parte dos requisitos à obtenção do título de Mestre em Gestão da
Informação e do Conhecimento.
Apresentada e aprovada em 13 de dezembro de 2017
BANCA EXAMINADORA:
Prof. Dr. Pedro Alves Barbosa Neto Universidade Federal do Rio Grande do Norte
Orientador
Profª. Drª. Andréa Vasconcelos Carvalho Universidade Federal do Rio Grande do Norte
Examinador interno
Profª. Drª. Joana Coeli Ribeiro Garcia Universidade Federal da Paraíba
A quem, nos momentos de escuridão me indicou o caminho da luz, nos momentos de adversidade me estendeu suas mãos, e nos momentos de dor fez seus meus sofrimentos: Meus pais.
AGRADECIMENTOS
A realização dessa pesquisa só se tornou possível devido ao apoio e colaboração de diversas pessoas que de alguma forma contribuíram para a consecução da mesma. Assim, apresento meus sinceros agradecimentos,
Primeiramente a DEUS, pelo dom da vida.
A UFRN, por ter me proporcionado e a diversos outros servidores, por meio de sua política de capacitação e qualificação, a oportunidade e as condições para a realização desse trabalho, bem como ao aprendizado que adquiri durante o tempo que nela trabalho.
A Direção do CCSA por ter me proporcionado afastamento parcial para que pudesse melhor desenvolver essa pesquisa, e que, sem dúvida foi muito necessário.
Aos gestores entrevistados, pela disponibilidade, presteza e acolhida aos questionamentos da pesquisa.
Ao PPGIC e todo seu corpo docente, motivo de orgulho acadêmico curricular.
Aos membros da banca por terem aceitado o convite, e assim terem contribuído efetivamente para o enriquecimento da pesquisa.
Ao servidor, colega de trabalho, Laerte Adler, Secretário Administrativo do PPGIC, pela presteza e cordialidade, sempre disponível a atender nossas demandas.
Aos colegas de turma Ana Flávia, Clediane, Íthalo, João Vicente, Luzinete, Paulo Yvens, Pedro Rocha e Sandra pelo prazer de compartilharmos uma convivência fraterna e amiga durante essa jornada. Um agradecimento especial a Clediane e Elisângela, amigas de todas as horas, pela normalização do trabalho.
Aos meus pais, Raimundo Bernardo da Costa e Raimunda Silva da Costa, razão de minha existência e que, encontrando-se hoje ao lado do criador, vivem eternamente em nossos corações; a eles devo tudo.
Aos meus irmãos Francisca, Darc (in memoriam), Graça, Carlos, Salete, Talvanes e Giovani, por serem parte de mim, minha família, a base de tudo.
Aos demais familiares, sobrinhos, tios, e primos, pela força, pelo apoio e sobretudo pela compreensão durante a minha ausência da convivência familiar.
Por fim, um agradecimento especial ao meu Orientador, Prof. Pedro Neto, pelos sábios ensinamentos, pela dedicação, a disponibilidade, sua grande capacidade e competência e acima de tudo pelo seu comprometimento com o programa e a instituição UFRN.
“A realidade é sempre mais complexa do que podemos perceber; por isto pesquisamos. Ela é sempre diferente do que gostaríamos que fosse; por isto tentamos modificá-la.” (TOMANIK, 2004, p.18)
RESUMO
A pesquisa tem como objetivo apresentar subsídios para a construção de uma política de informação em uma IFES. Para tanto outros objetivos foram delineados visando alcançar o intuito pretendido. Inicialmente mapeamos e descrevemos o gerenciamento da informação e identificamos as principais políticas implementadas na instituição. Em seguida identificamos e descrevemos o regime de informação, e a partir daí, pudemos verificar a gestão da informação no que se refere ao cumprimento da Lei de Acesso à Informação, por meio do diagnóstico da instituição. Quanto à metodologia, trata-se de um estudo exploratório e descritivo de abordagem qualitativa e tendo como estratégia o estudo de caso. Para tanto utilizamos diversos outros procedimentos tais como a revisão da literatura sobre políticas de informação, regime de informação, gestão da informação e políticas públicas de informação com ênfase na Lei de Acesso à Informação. Realizamos também pesquisa de campo junto aos principais gestores da área objeto do estudo, por meio de entrevista semi-estruturada, observação direta não participante, consulta e análise dos documentos e instrumentos normativos, bem como pesquisa ao web site da instituição. Consultamos ainda os anais do ENANCIB e ENANPAD dos últimos três anos, bem como revistas especializadas no assunto. Com isso foi possível concluir que a instituição pesquisada possui uma boa estrutura regulamentar de gestão da informação, possui um regime próprio de informação, e está preparada para atender em parte o que determina a LAI. Observamos também que existem dificuldades que comprometem a instituição de uma política, mas que é necessário, o que resta claro e evidente no estudo. Existe notoriamente a necessidade de concepção, elaboração e institucionalização de uma política de informação, que envolva os formuladores das diretrizes e políticas gerais da instituição, o que não identificamos na pesquisa.
Palavras-chave: Política de informação. Regime de informação. IFES. Lei de Acesso á
ABSTRACT
The research aims to provide subsidies for the construction of an information policy in an IFES. For both other goals have been delineated aiming to achieve the desired intention. We initially mapped and described the management of information and identified the main policies implemented in the institution. We then identified and described the information system, and from there we were able to verify the management of information regarding compliance with the law of access to information, through the diagnosis of the institution. As for the methodology, it is an exploratory and descriptive study of qualitative approach and with the strategy of the case study. We use several other procedures such as the revision of the literature on information policies, information regime, information management and public information policies with emphasis on the Information Access Law. We also conducted field research with the main managers of the area of the study, through the structured interview, non-participant direct observation, consultation and analysis of the documents and normative instruments, as well as research to the website of the institution. We also consulted the annals of ENANCIB and ENANPAD of the last three years, as well as specialized magazines in the subject. With this it was possible to conclude that the surveyed institution has a good regulatory framework for information management, has an own information regime, and is prepared to serve in part what determines the LAI. We also observe that there are difficulties which compromise the establishment of a policy, but which is necessary, which remains clear and evident in the study. There is notoriously the need for conception, elaboration and institutionalization of an information policy, involving the formulations of the general guidelines and policies of the institution, which we do not identify in the research.
RESUMEN
La pesquisa tiene como objetivo presentar subvenciones para la construcción de una política de información en la IFES. Por lo tanto, otros objetivos fueran delineados a fin de alcanzar el intuito pretendido. Inicialmente mapeamos y describimos el régimen de información, entonces, hemos podido verificar la gestión de la información no que se refiere al cumplimiento de la ley del acceso a la información por los medios de diagnóstico de la institución. Cuanto la metodología, es un estudio exploratorio y descriptivo del enfoque cualitativo y ha tenido como estrategia el estudio de caso. Para tanto utilizamos diversos procedimientos siendo ellos la revisión de la literatura sobre las políticas públicas de información, sistemas de información, gestión de información y políticas públicas de información con énfasis en la ley sobre acceso a la información. Realizamos también investigación de campo junto con los principales directivos de las personas designadas como objeto de estudio, por medio de entrevistas semi-estructuradas, observación directa no participante, consulta y análisis de los papeles e instrumentos normativos, así como la investigación en el web sitio de la institución. Consultamos también los anais do ENANPAD e ENANCIB de los últimos tres años, así como revistas especializadas en asunto. Con esto es posible concluir que la institución ha investigada tiene una buena estructura reglamentar de información de gestión, tiene un sistema de información, y está dispuesta a cumplir en parte lo que determina el LAI. También hemos observado que hay dificultades que ponen en peligro el establecimiento de una política, pero es necesario, lo que se queda claro y evidente en el estudio. Hay notoriamente la necesidad de la concepción, elaboración y la institucionalización de una política de información, que incluya a los formuladores de las políticas y directrices generales de la institución, que no fue identificado en la investigación.
Palabras clave: La política de información. El régimen de información. IFES. Ley de acceso
LISTA DE FIGURAS
Figura 1 - Gestão da informação ... 31
Figura 2 - Processo de gerenciamento da informação ... 32
Figura 3 - Modelo de gestão da informação de Davenport ... 32
Figura 4 - Modelo ecológico para o gerenciamento da informação ... 33
Figura 5 - Modelo processual de gestão da informação de Choo ... 34
Figura 6 – Descrição dos componentes de um regime de informação ... 40
Figura 7 – Regime de informação da UFRN ... 79
LISTA DE QUADROS
Quadro 1 – Instituições de ensino superior no Brasil e no RN ... 67
Quadro 2 - O Ensino na UFRN em números ... 71
Quadro 3 – Quantitativo de pessoal na UFRN ... 71
Quadro 4 – Gestão da informação na UFRN ... 75
Quadro 5 – Instrumentos, origem, datas e atos de políticas implementadas na instituição ... 80
LISTA DE SIGLAS
AGECOM Agência de Comunicação
ANCIB Associação Nacional de Pesquisa e Pós-graduação em Ciência da Informação
BCZM Biblioteca Central Zila Mamede
BRAPCI Base de Dados Referenciais de Artigos de Periódicos em Ciência da Informação
CCSA Centro de Ciências Sociais Aplicadas CGU Controladoria Geral da União
CONCURA Conselho de Curadores CONSAD Conselho de Administração
CONSEPE Conselho de Ensino Pesquisa e Extensão CONSUNI Conselho Universitário
COMUNICA Superintendência de Comunicação
EDUFRN Editora da UFRN
ENANCIB Encontro Nacional de Pesquisa em Ciência da Informação e-SIC Sistema Eletrônico do Serviço de Informações ao Cidadão HUAB Hospital Universitário Ana Bezerra
HUOL Hospital Universitário Onofre Lopes IES Instituições de Ensino Superior
IFES Instituições Federais de Ensino Superior
INEP Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas Educacionais Anísio Teixeira
IGC Índice Geral de Cursos
LAI Lei de Acesso à Informação
MEJC Maternidade Escola Januário Cicco PDI Plano de Desenvolvimento Institucional
PPGIC Programa de Pós-graduação em Gestão da Informação e do Conhecimento
PPG Pró-reitoria de Pós-graduação PROAD Pró-reitoria de Administração PROAE Pró-reitoria de Assuntos Estudantis PROEX Pró-reitoria de Extensão
PROGRAD Pró-reitoria de Graduação PROPESQ Pró-reitoria de Pesquisa PROPLAN Pró-reitoria de Planejamento
FMU FM Universitária
REUNI Reestruturação e Expansão das Universidades Federais RUMUS Rede Universitária de Museus
SEDIS Secretaria de Educação à Distância
SEBTT Secretaria de Ensino Básico, Técnico e Tecnológico SIN Superintendência de Infraestrutura
SINFO Superintendência de Informática SRI Secretaria de Relações Internacionais
TVU TV Universitária
SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO ... 15 2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA ... 25 2.1 Gestão da informação ... 25 2.2 Regime de informação ... 36 2.3 Política de informação ... 40
2.4 Políticas públicas de informação ... 45
2.4.1 A Lei de acesso à informação ... 49
3 PERCURSO METODOLÓGICO ... 56
3.1 Caracterização da pesquisa ... 56
3.2 O caminho percorrido ... 60
4 ESTUDO DO CASO: A UFRN ... 62
4.1 A Universidade como instituição: Breve histórico ... 62
4.2 Caracterização da instituição ... 69
5 APRESENTAÇÃO, ANÁLISE E DISCUSSÃO DOS RESULTADOS ... 73
5.1 Ambientes de informação e perfil dos gestores ... 73
5.2 Gestão da informação na instituição ... 74
5.3 O regime de informação da instituição ... 75
5.4 Políticas implementadas na instituição ... 79
5.5 Análise das entrevistas ... 81
6 CONCLUSÕES E RECOMENDAÇÕES ... 91
7 CONSIDERAÇÕES FINAIS ... 94
REFERÊNCIAS ... 96
1 INTRODUÇÃO
A informação sempre foi necessária e fundamental para o progresso da sociedade, desde os primórdios da história do homem até os dias de hoje. O desenvolvimento sociocultural, político e econômico da sociedade só foi possível porque o homem aprendeu a gerenciar a informação adquirida de maneira que pudesse armazenar, conservar, recuperar e utilizá-la com segurança, rapidez e estabilidade. Com o crescimento e a evolução da escrita e da vida social, o ser humano passou a compreender melhor o valor da informação.
Vivemos hoje em uma sociedade onde as informações são geradas e distribuídas de uma maneira muito mais rápida, onde tecnologias são criadas e tornadas obsoletas a todo instante e onde a informação torna-se cada vez mais essencial em nossas vidas, o que implica em mudanças no modo de ser e de se organizar da sociedade. Informações estão disponíveis por toda a parte e em grande volume.
A cada dia fica evidente, que as pessoas e as organizações, sejam públicas ou privadas dependem cada vez mais da informação em seus processos decisórios e no controle de suas operações. Segundo Choo (2003, p. 27) “A informação é um componente intrínseco de quase tudo que uma organização faz”.
A informação está, de fato, inserida em todos os ambientes e se faz presente em todas as atividades humanas, sociais, científicas, tecnológicas, culturais, políticas e econômicas, assumindo um novo status e importância. São informações do governo, da sociedade, do mercado, da concorrência, acadêmicas, administrativas, dos ambientes de negócio, enfim, são informações variadas e produzidas de forma contínua que precisam ser recuperadas, classificadas, organizadas, processadas, analisadas e difundidas pela organização em cada vez menos tempo. (STAREC, 2006, p.48)
Nos últimos tempos, a informação passou a ser considerada recurso fundamental e obrigatório, ganhando importância e credibilidade nos diferentes setores econômicos e sociais, e denomina a era em que vivemos de formas variadas: sociedade da informação, economia da informação, era da informação, entre outras.
Na atual sociedade da informação1, o fenômeno “Informação” assume dimensões cada vez maiores, adquire uma enorme relevância, traduzindo-se em números expressivos de
1
Sociedade da Informação é um termo - também chamado de Sociedade do Conhecimento ou Nova Economia - surgido no fim do Século XX, com origem no termo Globalização. Um dos primeiros estudiosos a desenvolver esse conceito foi o economista austro-americano Fritz Machlup em 1962. Segundo ele, este tipo de sociedade encontra-se em processo de formação e expansão. Fonte: https://pt.wikipedia.org/wiki/Fritz_Machlup.
produtos e serviços ligados à sua geração e disseminação e, em alguns casos, determina a forma como os segmentos da sociedade se organizam e se inter-relacionam.
Paralelo a isso, vivenciamos hoje uma revolução da tecnologia, da comunicação e da informação, advindas da globalização e do avanço dessas tecnologias. Essa revolução vem mudando atitudes, processos, produtos, serviços, e tem afetado, além de outras esferas da sociedade, as empresas, as organizações, as instituições públicas, e como tal, as instituições de ensino superior, produtoras e disseminadoras de uma enorme quantidade de informações.
Diante da relevância que possui a informação para as instituições, sejam elas públicas ou privadas, atualmente é crescente o número de estudos e tem sido cada vez mais discutida essa temática entre os cientistas e instituições. O crescente fluxo, a forma de acompanhamento e absorção desse grande volume de informação tem levado a esse debate, principalmente no que se refere ao seu acesso, disseminação, sigilo e uso.
Não obstante, a informação está presente e sendo produzida em todos os campos de conhecimento, e embora ela não possa ser mensurada, pode ser organizada, tratada, acessada e utilizada.
Nesse ambiente, caracterizado pela necessidade de partilha e elicitação2 de conhecimento, de identificação de oportunidades, de capacidade para inovações e de melhoria contínua da qualidade, a informação passou a exercer um papel preponderante, consolidando-se como um dos ativos mais importantes para as organizações, substancialmente no consolidando-setor público.
Segundo Braman (2006), na contemporaneidade, a informação torna-se um recurso fundamental na estrutura de domínio do Estado, como denomina o regime global emergente de informação, onde o estado informacional se especializou no uso da informação como recurso de poder, de maneira cada vez mais consciente e sistemática.
A questão da informação pública, cujo conceito não costuma ser claramente abordado, tem sido objeto de diversos estudos. Segundo Uhlir (2006), o conceito de informação pública apresenta certa inconsistência terminológica e semântica. Para estudos mais aprofundados, sugere-se a comparação dos termos “informação do setor público”, “informação governamental” e “informação de domínio público”.
Para Batista, (2010) e Mazini; Lara (2010) informação pública é aquela produzida pelo ou em posse do Estado, sendo um bem público considerado patrimônio cultural de uso comum que pode servir aos interesses da sociedade e às necessidades de informação do
2 Técnica de interação com usuários, atores ou envolvidos em atividades para se obter informações relativas a
cidadão, além de ser um insumo para o funcionamento e para as atividades da administração pública.
Batista (2010), amplia um pouco mais a definição, trazendo a ideia de regime jurídico, propriedade pública, interesse público e publicidade:
[...] informação pública é um bem público, tangível ou intangível, com forma de expressão gráfica, sonora e/ou iconográfica, que consiste num patrimônio cultural de uso comum da sociedade e de propriedade das entidades/instituições públicas da administração centralizada, das autarquias e das fundações públicas. A informação pública pode ser produzida pela administração pública ou, simplesmente, estar em poder dela, sem o status de sigilo para que esteja disponível ao interesse público/coletivo da sociedade. Quando acessível à sociedade, a informação pública tem o poder de afetar elementos do ambiente, reconfigurando a estrutura social. BATISTA (2010, p. 40).
Por sua vez, no entendimento da Controladoria Geral da União (CGU 2011, p.4) “todas as informações produzidas ou sob a guarda do poder público são públicas e, portanto, acessíveis a todos os cidadãos”, ressalvadas as exceções.
Com a dependência cada vez maior da informação por parte das organizações, esse ativo passou a demandar um conjunto de políticas, mecanismos e controles de segurança sobre todo o seu ciclo de vida, de forma a permitir que ela possa ser empregada de maneira oportuna, precisa e segura pelo gestor e por toda a organização na consecução e garantia de seus processos de trabalho e de seu poder de decisão.
Ao longo do seu ciclo de vida, a informação é produzida, processada, transmitida, armazenada, apresentada ou descartada por diversos recursos e ativos físicos, tecnológicos e humanos.
No entendimento de Le Coadic (2004, p.4) “informação é um conhecimento inscrito (registrado) em forma escrita (impressa ou digital), oral ou audiovisual, em um suporte, possuindo um elemento de sentido, e tendo por objetivo, a transmissão de conhecimento”, e que Araújo (2009, p. 201) complementa afirmando que ela “também é compreendida como insumo, cujo acesso e disseminação precisam ser otimizados”.
As constantes mudanças políticas e tecnológicas vivenciadas nas últimas décadas impuseram ao setor público a necessidade de assumir uma nova postura de comportamento na sua gestão. Isso levou muitas organizações públicas a repensarem sobre os fatores estratégicos essenciais e determinantes para alcançar a excelência na prestação de seus serviços e garantir a sua credibilidade junto à sociedade.
As instituições governamentais produzem muitas informações de interesse público, mas nem sempre as organizam, disponibilizam e disseminam adequadamente. Embora isso
não seja uma regra, atualmente a informação é tratada em muitos órgãos públicos com certo descaso e abandono.
Gerir essas informações é fundamental para garantir que instituições públicas, em qualquer esfera de governo, sob qualquer forma de constituição, desenvolvam suas atividades de forma eficiente, eficaz e com transparência administrativa, visando assim garantir à sociedade o direito de acesso à informação e ao pleno exercício da cidadania.
Considerando o grande volume de informações gerado nas organizações, surge a necessidade de se desenvolver uma maneira eficiente e estratégica de conduzi-las, pois, de modo cada vez mais crescente, organizações, em todo o mundo, estão reconhecendo o valor de seus bens de informação. Assim como os outros ativos estratégicos (pessoal, capital, tecnologia) esses bens devem ser, portanto, gerenciados.
É nesse contexto que emerge a gestão da informação, como:
[...] um conjunto de conceitos, princípios, métodos e técnicas utilizados na prática administrativa e colocados em execução pela liderança de um serviço de informação [...] para atingir a missão e os objetivos fixados. (DIAS; BELUZZO, 2003 p.65). De acordo com Reis (1993), para que a gestão da informação seja eficaz, é necessário que se estabeleça um conjunto de políticas coerentes que possibilitem o fornecimento de informação relevante, com qualidade suficiente, precisa, transmitida para o local certo, no tempo correto, com um custo apropriado e facilidade de acesso aos usuários autorizados.
A gestão da informação representa, assim, um recurso de extrema importância que tem sido amplamente utilizado pelas mais diversas organizações, sejam elas de âmbito público ou privado. Refere-se, portanto, à aplicação de práticas consistentes de planejamento, criação, recuperação, organização, armazenamento, proteção, acesso, uso, disposição, disseminação e descarte da informação.
Sendo assim, entende-se que a informação deve ser gerenciada em qualquer tipo de organização. Essas questões tornam-se pertinentes e significativas para as Instituições Federais de Ensino Superior (IFES), visto que são espaços privilegiados de produção de conhecimento acadêmico e científico, bem como produtora e disseminadora de informações de natureza diversas. As informações produzidas e recebidas no âmbito destas instituições constituem-se em patrimônio documental e são prova das suas ações, o que justifica a disseminação para a sociedade.
Com a recente aprovação da Lei de Acesso à Informação, (LAI) o Brasil possui atualmente uma legislação infraconstitucional que permite o acesso à informação pública a qualquer cidadão que dela necessite e que regulamenta esse direito de forma mais completa. A
Lei nº 12.527/2011 de 18 de novembro de 2011 foi regulamentada pelo Decreto nº 7.724/2012 e entrou em vigor em 16 de maio de 2012.
Seu âmbito de aplicação é bastante amplo, pois além de abranger a União, Estados, Distrito Federal e Munícipios, em todos os poderes, ainda abarca “as autarquias, as fundações públicas, as empresas públicas, as sociedades de economia mista e demais entidades controladas direta ou indiretamente pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios” (BRASIL, 2011) tendo plena incidência sobre as universidades, objeto parte dessa pesquisa.
Com o advento da LAI, o acesso e o direito à informação deixa de ser apenas um direito democrático e passa a se caracterizar também como um direito social e político, que deve ser ofertado e garantido ao cidadão através de políticas públicas exercidas pelas instituições públicas e ou privadas no cumprimento de suas funções, pois assim está respaldada na forma da lei.
Para Jardim (2001) a informação adquire relevância jurídica, já que se torna um aspecto essencial do exercício da soberania pela coletividade, ressaltando que:
O direito à informação carrega em si uma flexibilidade que o situa não apenas como um direito civil, mas também como um direito político. Dado que o direito à informação pressupõe a existência de serviços públicos responsáveis pelo atendimento ao cidadão, trata-se de um direito social. E por trazer em si, elementos dos direitos civis, políticos e sociais, trata-se também de um direito difuso, uma dimensão historicamente nova da cidadania. (JARDIM, 2001, p. 33).
Diversos desafios são impostos para a implementação do acesso à informação pública no Brasil. Dentre muitos destes desafios, segundo a CGU (2011), está o aprimoramento dos processos de gestão da informação. Outro relevante desafio diz respeito à cultura organizacional das instituições públicas, que tratam a informação com certa restrição, o que desfavorece o seu acesso.
Por outro lado, é fato sabido que a informação tem papel essencial na elaboração, implementação e avaliação de políticas públicas, quaisquer que sejam estas. (FERREIRA, 2003). O que dizer então, quando estas políticas tem por objeto justamente a informação?
As Políticas Públicas podem ser compreendidas como um sistema (conjunto de elementos que se interligam, com vistas ao cumprimento de um fim: o bem-comum da população a quem se destinam), ou mesmo como um processo, pois tem ritos e passos, encadeados, objetivando uma finalidade.
A política pública é concebida como o conjunto de ações desencadeadas pelo Estado que agem diretamente ou através de delegação, e que influenciam a vida dos cidadãos. Ela
pode se realizar em parcerias com organizações não governamentais, bem como também se verifica mais recentemente, com a iniciativa privada.
Desse modo, como política pública, está a política de informação, que, nessa pesquisa, utilizamos o entendimento de Braman (2011, p.3), considerando que a política de informação envolve aspectos relacionados ao acesso à informação governamental, a propaganda, a leis e regulação que convergem em toda a sociedade, nos processos da criação de informação, processamento, fluxos, acesso e uso.
O mais recente instrumento de uma política pública de informação de abrangência nacional no Brasil, se deu com a aprovação da Lei nº 12.527/2011 de 18 de novembro de 2011, a Lei de Acesso à Informação (LAI). Com a edição da Lei, o Brasil vivencia o início da implementação de uma política de acesso às informações públicas, instrumento de uma ampla política nacional com foco na transparência e no controle social dos atos públicos.
Segundo Branco (2006), há basicamente três principais linhas de abordagem de política de informação: A que trata da política de informação científica e tecnológica, a que se refere à política de informação organizacional e a que se dedica à política de informação governamental. Nesta pesquisa adotamos como foco a política de informação organizacional.
As políticas de informação inserem-se no campo das políticas institucionais tomadas de forma geral. Elas norteiam os objetivos e as atividades desenvolvidas em uma instituição, são importantes instrumentos que estabelecem o funcionamento dos processos gerenciais e que, segundo Araújo (2016) inserem-se fortemente no campo das políticas institucionais mais estratégicas.
Na perspectiva do presente trabalho, fica claro que especificamente nas IFES, as políticas institucionais estão relacionadas com a ação de setores que articulam diferentes processos e se dividem entre uma eficácia administrativa, por um lado, e uma dimensão científica por outro.
As universidades federais, instituições constituintes da administração pública, assumem um importante papel social para o desenvolvimento de ações capazes de contribuir para o crescimento e para a sustentabilidade da sociedade onde estão inseridas, como também favorecer a interação desta sociedade com a academia.
Enquanto instituição3 de natureza pública, as IFES produzem “informações/documentos/dados” de natureza pública. Percebe-se, assim, uma enorme
3 Segundo Castells (1999, p.173) “Por organizações, entendo os sistemas específicos de meios voltados para a execução de objetivos específicos; Por instituições, compreendo as organizações investidas de autoridade necessária para desempenhar tarefas específicas em nome da sociedade como um todo.”
quantidade de massa documental produzida e acumulada em decorrência das atividades desenvolvidas pelos seus diversos órgãos, sejam acadêmicos e ou administrativos, contendo um nível informacional expressivo tanto para a comunidade universitária, como para a comunidade local, regional e nacional, em consequência da recente expansão de suas atividades e de seus serviços. Essa expansão se deu em decorrência da implantação do REUNI, por meio do Decreto nº 6.096 de 24 de abril de 2007.
As estruturas institucionais de gestão informacional assumem aspecto fundamental, uma vez que manuseiam um volume considerável e uma enorme variedade de informações em função de sua multiplicidade de atividades, sejam de caráter interno e/ou externo, que circulam diariamente em suas diversas unidades acadêmicas e administrativas.
As universidades constituem-se em importantes instituições de geração, preservação, aplicação e difusão de conhecimento e de informação, que direta ou indiretamente podem ser de apropriação da sociedade em geral.
Prestadoras de um serviço público de relevância, as IFES, no cumprimento de sua missão de gerar conhecimento para formar cidadãos melhores em uma sociedade mais equânime, dependem de uma estrutura organizacional capaz de prover o acesso à informação na qualidade, forma e tempo requeridos pela LAI.
Assim como as demais organizações4, as universidades necessitam de informações rápidas, confiáveis, atualizadas, acessíveis e pertinentes, visando cumprir adequadamente não só suas funções finalísticas, ou seja, o ensino, a pesquisa e a extensão, mas também as atividades meio, ou seja, as atividades administrativas. Assim sendo, apresenta-se o valor e a importância da informação para o desenvolvimento de suas atividades, e a necessidade da gestão da informação, numa perspectiva que possa assimilar alterações nos âmbitos informacional, institucional e social.
Nesse contexto, a dimensão do valor da informação é determinante para que a instituição possa prever, compreender e responder às mudanças, no sentido de alcançar e manter a sua função de instituição social. Além disso, a interação da universidade com a sociedade é impulsionada pela informação, e esta se encontra em todos os ambientes, em quantidade e diversidade.
Considerando-se portanto, a informação como alicerce do relacionamento entre as instituições e os cidadãos, cabe a administração pública garantir à sociedade informações diversas sobre seus diversos órgãos, que vão desde seu histórico, estrutura organizacional,
4 Pereira (1985, p.78), afirma que enquanto todas as instituições são organizações, nem todas as organizações são
recursos financeiros, patrimoniais, dados estatísticos, sua produção científica e tecnológica, dados acadêmicos, bem como aqueles que possam esclarecer o andamento e solução de questões no plano administrativo, jurídico, sociocultural e econômico. As IFES, parte integrante da administração pública, não estão alheias a garantia desse direito, conforme determinada pela LAI.
A organização que serviu como locus desta pesquisa, na condição de Instituição Federal de Ensino Superior Pública, tem gerado ao longo de seus quase 60 anos de atividades, uma enorme quantidade de informações que deve ser adequadamente gerenciada, a fim de se garantir o bom desempenho de suas funções e atender às demandas de informações pela própria instituição e pelos cidadãos interessados.
Após todo o exposto, levantou-se uma questão mais ampla, que justifica a necessidade do estudo ora apresentado, visando diagnosticar a situação da instituição pesquisada no contexto da gestão da informação: Existem políticas na instituição voltadas para a gestão e o acesso à informação?
Tal questão se desdobra em diversos outros questionamentos: Como se dá a gestão da informação na instituição? Estão em conformidade com as políticas de informação propostas pela LAI? Existe uma política institucional específica de gestão da informação? Existe um regime de informação específico que contemple uma proposta de política?
Visando responder a esses questionamentos, é que traçamos como objetivo geral da pesquisa apresentar subsídios para a construção de uma política de informação, em conformidade com a Lei de Acesso à Informação (LAI), no âmbito de uma Instituição Pública Federal de Ensino Superior.
Para alcançar o objetivo principal da pesquisa, outros objetivos específicos foram delineados, a saber; a) Mapear e descrever o gerenciamento da informação na instituição consoante seus instrumentos normativos; b) Identificar e descrever o regime de informação da instituição; c) Verificar a gestão da informação no que se refere ao cumprimento da Lei de Acesso à Informação (LAI), e d) Identificar possíveis políticas de informação existentes na instituição.
Visando o alcance dos objetivos propostos foram utilizados diversos procedimentos metodológicos tais como a revisão da literatura sobre políticas de informação, regime de informação, políticas públicas e gestão da informação; Pesquisa de campo junto aos principais gestores da área objeto do estudo, por meio de entrevista semiestruturada; observação direta não-participante; pesquisa documental junto aos documentos e instrumentos normativos da instituição, bem como pesquisa ao web site da instituição.
Diante do exposto passamos a justificar o interesse pelo estudo, motivado principalmente pela relevância do seu aspecto social, institucional e acadêmico.
O interesse pelo tema e a inserção do pesquisador nesta área deu-se a partir do fato de, como servidor, ter exercido atividades na área de gerenciamento da informação na instituição objeto desse estudo, dar continuidade à pesquisa realizada no Curso de Especialização em Gestão Universitária, bem como pela inquietação em verificar se a estrutura organizacional possibilitaria a implementação de uma política de informação, a partir do que determina a Lei de Acesso à Informação.
Esta pesquisa também se reveste de especial importância pelo seu lócus organizacional. A UFRN, objeto desse estudo destaca-se como a maior e mais importante instituição de ensino superior do Estado e uma das melhores do norte/nordeste. No contexto das universidades federais, as quais são parte do setor público, é preciso considerar o relevante papel social dessas instituições.
A delimitação do estudo justifica-se por elas exercerem uma função social importante, uma vez que são corresponsáveis pela produção e disseminação do conhecimento, sua vocação como potenciais geradoras de transformações sociais, ao promoverem o ensino, fomentarem a pesquisa e favorecerem a extensão. O acesso livre à informação produzida nessas instituições é um aspecto importante, visto que os conhecimentos nelas produzidos recebem investimentos públicos e devem ser disponibilizados de forma facilitada para quem é de direito: a sociedade em geral.
Esta pesquisa norteia não somente a instituição na qual se insere o pesquisador, mas também as demais instituições congêneres ao pensar a implantação de uma política institucional de informação.
A oportunidade do estudo é evidenciada para a instituição, principalmente neste momento de implementação e desenvolvimento pelas instituições públicas dos procedimentos previstos na Lei de Acesso à Informação (LAI), que tem o propósito de regulamentar o direito constitucional de acesso dos cidadãos às informações públicas (BRASIL, 2011).
A relevância acadêmica reside no fato de que os estudos sobre política de informação consideram em sua grande maioria as políticas nacionais e supra nacionais, havendo poucos estudos sobre as políticas institucionais de informação. Aliás, este tema se reveste de fundamental importância, pois observou-se a carência de publicações em periódicos especializados, anais de eventos, repositórios, bem como a escassez da literatura em livros da área de Ciência da Informação. Ademais, o acesso aos estudos existentes ainda revela que não
há uma literatura consolidada no assunto, dentro das organizações e menos ainda nas IFES, visto ser um tema pouco explorado no Brasil.
Espera-se assim que este estudo proporcione um maior aprofundamento teórico metodológico sobre o tema, servindo como base para estudos futuros.
Ademais, tem-se a expectativa que esta pesquisa venha a contribuir para o debate teórico acerca do tema, bem como na prática, através da implementação de uma política de informação, considerando o novo contexto social de transparência pública brasileira, após a sanção da Lei 12.527/2011.
Além desta introdução, onde apresentou-se o problema de pesquisa, uma breve contextualização do tema, os objetivos que alicerçam o trabalho, e as justificativas para realização do estudo, a dissertação está estruturada em mais seis capítulos a seguir delineados. A fundamentação teórica está descrita no segundo capítulo e é formada pela revisão da literatura dividido em quatro subtítulos principais e um secundário; O capítulo três apresenta o percurso metodológico realizado para a consecução da pesquisa, sua caracterização bem como o caminho percorrido; O capítulo quatro versa sobre a caracterização e o histórico da Instituição de Ensino Superior pesquisada, alguns dados estatísticos, sua estrutura organizacional, com destaque para a estrutura de gestão da informação; No capítulo cinco são apresentados os dados obtidos, analisados e discutidos e algumas considerações acerca dessas informações; No penúltimo capítulo apresentamos as conclusões do trabalho e recomendações e por fim, o sétimo e último capítulo expõe as considerações finais, as limitações que permearam o estudo e as contribuições desta dissertação.
2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
Visando fundamentar teoricamente a pesquisa, fomos buscar na literatura alguns dos principais estudos desenvolvidos, sobre os temas explorados nesse trabalho, quais sejam: gestão da informação, políticas de informação, regimes de informação e a mais recente política pública de informação, a LAI. Recorremos ainda as bases de dados de pesquisa, bem como aos principais trabalhos desenvolvidos recentemente. Discorremos também sobre a organização objeto deste estudo, as universidades, apresentando suas origens, conceitos e um breve histórico dessas instituições, notadamente as instituições federais de ensino superior.
2.1 Gestão da Informação
Na sociedade contemporânea, a gestão da informação passou a ser imprescindível para o desenvolvimento e o desempenho das organizações, revelando uma trajetória de crescente importância. Segundo Silva (2007), essa importância a coloca no mesmo patamar dos demais trabalhos e processos, e assim passou a ser considerada mais uma atividade essencial no âmbito das organizações contemporâneas.
Nas últimas décadas, a gestão da informação tornou-se objeto de grande interesse não só para as organizações de um modo geral, mas também para o meio acadêmico. Esse interesse resultou do intenso uso das tecnologias de informação e comunicação que proporcionou mudanças no comportamento das pessoas e nas configurações das organizações. No meio acadêmico, diversos estudiosos, a exemplo de McGee e Prusak (1994), Davenport (1998, 2000, 2004), Ponjuán Dante (1998), Cohen (2003), Choo (2003), aprofundaram-se na conceituação e compreensão da melhor forma de gerir a informação e suas implicações nas organizações. Outros autores também se aprofundaram no estudo, tais como Wilson (1989, 2003), Cianconi (1991, 1992, 2001, 2003), Zorrinho (1995), Beuren (2000), Marchiori (2002), Beal (2008), e paralelo a esses estudos, os gestores e as organizações perceberam, na prática, a importância e a necessidade da gestão da informação com vistas a sua obtenção, preparo, seleção, armazenamento e disseminação, de modo rápido e confiável.
A gestão de informação é abordada em diferentes áreas do conhecimento científico. Para a Ciência da Informação, que em sua essência se ocupa do estudo da informação em si, isto é, a teoria e a prática que envolvem sua criação, identificação, coleta, validação, representação, recuperação e uso, tem como princípio o fato de que existe um
produtor/consumidor de informação que busca um sentido e uma finalidade. (MARCHIORI, 2002, p.74-75)
Tomando por base a definição dos conceitos de informação e de gestão, podemos afirmar que a importância dessas duas palavras juntas se manifesta no ambiente organizacional, pois gerir as informações de forma eficaz constitui um processo imprescindível para que as organizações obtenham sucesso a partir de sua utilização e envolve a identificação, o planejamento e o controle dos bens de informação necessários para atender aos objetivos da organização e assim prestar adequadamente os seus serviços.
Não existe um conceito universalmente aceito para o termo informação. Na Ciência da Informação, o conceito de informação é elemento central, daí a elaboração por vários autores, considerando que há distintos vieses quanto ao entendimento do que seja informação.
Questionamentos quanto à definição, aplicação e importância da informação fazem parte da pauta de discussão de diversas áreas científicas, dentre elas a Ciência da Informação. Porém, por ser um termo que se insere em diferentes contextos e aplicações, torna-se difícil a definição de um conceito único e preciso para informação. Saracevic (1996) afirma que a informação tem variadas conotações em diferentes campos.
Araújo (1995) afirma que já são utilizadas mais de 400 definições, conceitos ou abordagens para caracterizar o fenômeno informação, isso porque, segundo a autora:
Informação não é, na verdade, um conceito único, singular, mas, sim, uma série de conceitos conectados por relações complexas. Para definir informação, é necessário primeiramente analisar o amplo espectro de definições em que a informação pode se inserir. (ARAÚJO, 1995, p. 4).
Wersig e Neveling (1975) constataram como o caso mais extremo de polissemia a definição do termo informação. Eles identificaram pelo menos seis dimensões ou abordagens para o entendimento do que seria informação: estrutural, na qual a informação é entendida como as relações estáticas entre os objetos; do conhecimento, que coloca todo conhecimento acumulado como informação; da mensagem onde a própria mensagem seria informação; do significado no qual o significado da mensagem seria informação; do destinatário onde a informação ocorre apenas como efeito específico de um determinado processo no receptor da mensagem, e do processo que vê a informação não como um dos componentes do processo, mas como o processo em si.
Cardoso (1996) diz que o termo informação sofreu, ao longo da história, tantas modificações em sua acepção, que na atualidade seu sentido está carregado de ambiguidade,
sendo confundido frequentemente com comunicação, outras tantas com dado, em menor intensidade com instrução, mais recentemente com conhecimento. (CARDOSO. 1996, p. 71)
A Lei de Acesso à Informação (2011) coloca como elemento central na definição do termo informação a sua capacidade de produzir e transmitir o conhecimento, considerando-a como “dados, processados ou não, que podem ser utilizados para produção e transmissão de conhecimento, contidos em qualquer meio, suporte ou formato” (BRASIL, 2011 Art. 4º, I).
Lira et al. (2008, p. 170) definem “a informação como o conjunto de dados úteis às organizações e aos seres humanos, no sentido de dar subsídios para uma tomada de decisão eficaz”. Por sua vez, McGee e Prusak (1994) defendem que a informação não é formada apenas por dados coletados, mas também organizados, ordenados e submetidos a um determinado contexto, para que, dessa forma, possuam significado. Logo, para que dados se transformem em informação, eles devem ser estruturados, interpretados e inseridos num contexto específico por seu usuário. Percebe-se, portanto, que não há uma definição pronta para o termo informação, cujo conceito sempre estará atrelado à teoria ou ao contexto de uso.
A atividade de gestão pode ser considerada “um conjunto de processos que engloba atividades de planejamento, organização, direção, distribuição e controle de recursos de qualquer natureza, visando à racionalização e à efetividade de determinado sistema, produto ou serviço”. (MARCHIORI, 2002, p. 74)
Cianconi (2001), em outros termos, acrescenta que a atividade de gestão envolve, sempre “planejar, coordenar, controlar, estabelecer princípios e normas, ou seja, definir políticas e funções, visando a eficiência ou ao atingimento de determinados resultados” (CIANCONI, 2001, p. 33).
Quanto à atividade específica de gestão da informação, Cianconi (2003) complementa dizendo que:
Envolve atividades de planejar, coordenar, selecionar, processar, comunicar, disseminar informação, visando o uso. A informação é vista como um bem, devendo seu fluxo ser aperfeiçoado. Implica em atividades ligadas ao ciclo de produção, tratamento e disseminação e uso da informação. (CIANCONI, 2003, p.281).
As atividades de gestão da informação vêm acompanhando as mudanças no contexto social, primeiramente marcado pela escassez de recursos informativos, passando rapidamente para a abundância e, atualmente para a sobrecarga, ou o que chamamos de explosão informacional.
Em princípio, ao falarmos em gestão, é comum identificarmos conceitos e visões que nos remetem para o gerenciamento de recursos diversos em empresas ou organizações, sejam
físicos, financeiros, materiais ou até mesmo de recursos humanos. Alguns dicionários classificam a palavra “gestão” como “o mesmo que gerência, administração”.
Para alguns estudiosos da administração, gerenciamento é o controle técnico específico de um órgão, unidade, processo ou serviço; São as atribuições do gerente; Gestão é a aplicação de ferramentas específicas para auxiliar a alta administração das empresas nas tomadas de decisão; são as atribuições do gestor.
Para Davenport (1994) a gestão da informação expande essa percepção ao enfatizar a importância do gerenciamento de todo o ambiente informacional de uma organização. Ter uma orientação definida de gestão na rotina de trabalho é “identificar e potencializar recursos informacionais de qualquer organização ou empresa e sua capacidade de informação, ensinando-a a aprender e adaptar-se a mudanças ambientais” (TARAPANOFF, 2006, p. 22).
Outra grande contribuição é posta por Barbosa (2008) que afirma ser esta um conjunto de estudos e práticas gerenciais necessárias à construção, disseminação e uso da informação. Tal processo de gerenciamento diz respeito a diversas dimensões de administração, a exemplo dos recursos informacionais e de conteúdo, tecnologias de informação, além da gestão de pessoas inseridas nesses cenários.
Segundo Detlor (2010),
Gestão da informação é a gestão dos processos e sistemas que criam, adquirem, organizam, armazenam, distribuem e utilizam informações. O objetivo da gestão da informação é ajudar as pessoas e organizações no acesso, processo e uso da informação de forma eficiente e eficaz. (DETLOR, 2010, p.103).
Corroborando para uma definição mais precisa, Duarte (2011) ressalta que a gestão da informação é “o estudo dos processos informacionais, do modo como a informação pode ser organizada, armazenada, recuperada e utilizada para a tomada de decisões e para a construção do conhecimento”. (DUARTE, 2011, p. 162)
Wilson (2003) define assim a gestão da informação no âmbito da Ciência da Informação:
É a aplicação dos princípios de administração na aquisição, organização, controle, disseminação e uso de informação relevante que sustente a operação efetiva de organizações de diferentes tipos. Por “informação” se entende todos os tipos de recursos informativos com valor agregado, que tenham origem no interior da organização ou fora dela. Inclui dados, registros e arquivos relacionados às funções da organização, tais como recursos humanos, marketing e de inteligência competitiva (provindos de distintas fontes). O gerenciamento da informação engloba conceitos como qualidade, valor, posse, uso e segurança de informação no contexto de desempenho da organização. (WILSON 2003, p.264)
De acordo com Malin (2012), tal como se deu em outras áreas, foi na instância pública e governamental que as práticas de gestão da informação tiveram início.
Segundo McDonald e Arden (2001), gestores da área governamental em diversos países adotam diferentes definições para gestão da informação. Para os gestores do Australian
Archives, do governo da Austrália, gestão da informação quer dizer a gestão de todos os
formatos de informação dentro de um planejamento comum, seja proveniente de documentos, dossiês, publicações, ou outras fontes, sob vários formatos físicos e lógicos.
Nos Estados Unidos, para os gestores do Office of Management and Budget, significa planejamento, orçamento, manipulação e controle da informação durante todo o seu ciclo de vida. É um processo de gestão de recursos (materiais, humanos, financeiros, e de tecnologia) com objetivo de cumprir as missões da organização.
Para os gestores do Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, significa a “gestão coordenada dos recursos de uma organização fundamentada sobre a informação”.
A gestão da informação no âmbito do setor público tem como objetivo assegurar que a informação seja administrada de forma efetiva e eficiente visando promover a qualidade da governança nesse setor.
É de fundamental importância que o processo de gestão da informação nas instituições públicas esteja alinhado com as necessidades de oferta e demanda de informações no segmento onde atua, tendo como referência os objetivos das políticas públicas. Entende-se que a informação é o elemento base a partir do qual a gestão se sustenta, principalmente pelo fato de que as organizações públicas têm mandato para gerenciar informações em nome do governo e devem cumprir certas obrigações perante a sociedade com respeito ao trato com a informação.
Assim, a gestão da informação numa organização pública deve ter como guia a missão, a visão de futuro, os princípios e os objetivos institucionais expressos por normas e regulamentos aos quais a instituição deve seguir. Ofertar informação de qualidade, confiável, segura e acessível, deve resultar em produtos e serviços que atendam às necessidades dos cidadãos, conquistem a confiança da sociedade, a credibilidade, aumentem a produtividade e reduzam os custos da administração pública.
Diferentes recursos de informação são mobilizados para que a gestão da informação cumpra sua função. Para Silva & Tomael (2007), esses recursos compreendem, além das pessoas, tecnologia da informação, fontes, serviços e sistemas, que atendam não só aos processos de organização da informação, mas também às necessidades de informação, colocando-se o foco nos fluxos e ações referentes à informação, e não somente nos sistemas de informação.
Na mesma direção, Ponjuán Dante (1998) diz que a gestão da informação deve incluir também, em dimensões estratégicas e operacionais, os mecanismos de obtenção e utilização de recursos humanos, tecnológicos, financeiros, materiais e físicos para o gerenciamento da informação e, a partir disto, ela mesma ser disponibilizada como insumo útil e estratégico para indivíduos, grupos e organizações.
Observa-se que gerenciar a informação não é uma fácil tarefa, pois pelo que argumenta Choo (2003, p.403) a gestão da informação deve ser vista como “a administração de uma rede de processos que adquirem, criam, organizam, distribuem e usam a informação”, envolvendo assim todos os membros da organização.
A gestão da informação vem se revelando um desafio para as organizações, pois a definição apresentada por Davenport e Prusak (1998, p 173) reforça o conceito acima. Esses autores a definem como: “um conjunto estruturado de atividades que incluem o modo como as empresas obtêm, distribuem e usam a informação.”
Choo (1998) apresenta quatro significados mais usuais relacionados ao termo gestão da informação, conforme apresentado na figura 1 adiante. Segundo ele, a gestão da informação é como um ciclo de atividades informacionais inter-relacionadas, projetadas para uniformizar, coordenar e promover uma perspectiva baseada em processos que integrem a visão da gestão da informação como gestão da tecnologia da informação e gestão dos recursos informacionais.
Diante de todas essas definições constata-se que o processo de gestão da informação consiste em uma ação sistêmica, configura-se com base nas definições do modelo de gestão da organização e, por isso, assume diversas formas na realidade de cada empresa.
As organizações são diferentes de acordo com sua constituição e têm finalidades diferentes de acordo com seus objetivos. A finalidade de toda organização se resume em produzir produtos e serviços demandados pela sociedade.
Segundo Bertalanffy (1975) um sistema é formado por elementos interconectados, inter-relacionados e interdependentes de forma a constituírem um todo organizado com um objetivo comum. A organização é um sistema aberto, pois não pode ser compreendida sem o ambiente que a envolve e a ele constantemente se adapta.
Figura 1 - Gestão da informação
Fonte: Adaptado de Choo (2003 p. 403).
Uma organização, caracterizada como um sistema é dividida em subsistemas interdependentes com um objetivo compartilhado, conforme afirma Catelli (2001, p. 56) e é assim composta: Sub-sistema institucional, físico, social, organizacional, de gestão e de informações. Cada um desses tem seu objetivo que deve ter sintonia com o objetivo maior da organização. Destacamos aqui o subsistema de gestão como o “[...] processo que orienta a realização das atividades da empresa a seus propósitos, ou seja, é responsável pela dinâmica do sistema” e o subsistema de informação como sendo “[...] constituído de atividades de obtenção, processamento e geração de informações necessárias à execução e gestão das atividades da empresa”.
A estrutura organizacional é a forma pela qual se constituem todos os elementos de uma organização em relação às suas atribuições, responsabilidades e relacionamentos. Esta estrutura influi no modelo dos processos de comunicação e de gestão da informação da organização.
Segundo Martins (2014), na bibliografia que trata de estudos na área de gerenciamento da informação, foram desenvolvidos modelos que buscam representar os processos do ciclo da informação existente no contexto organizacional, quais sejam a aquisição, o tratamento, o acesso e o uso da informação.
Relativamente a forma como se realiza a gestão da informação, há três modelos teóricos referenciais, que são os modelos clássicos de gestão da informação, destacando-se os propostos por McGee e Prusak (1994), Davenport (1998) e Choo (2003). Esses modelos
Gestão da Tecnologia da Informação Gestão do Processo Informacional Gestão da Política Informacional Gestão de Recursos Informacionais Gestão da Informação
possuem em comum a característica de serem constituídos por meio de processos, porém com abordagens diferentes.
O modelo proposto por McGee e Prusak (1994), sugere uma abordagem mais processual e é composto fundamentalmente por seis etapas, assim apresentadas: Identificação das necessidades, coleta, tratamento e apresentação da informação e ou classificação e armazenamento, desenvolvimento do produto ou serviço, disseminação da informação e disponibilização para análise e uso. (McGEE e PRUSAK, 1994, p.108).
Figura 2 – Processo de gerenciamento da informação
Fonte: Adaptado de McGEE & PRUSAK (1994, p.108).
A proposta de Davenport (1998) é constituída por meio de processos que são contemplados em quatro etapas: determinação das exigências de informação; obtenção de informação; distribuição e utilização da informação. Este é um dos modelos mais referenciados na literatura de Ciência da Informação, pois além de ser um modelo bastante genérico, bem amplo, pode ser aplicado a quase que qualquer organização ou contexto.
Figura 3 – Modelo de gestão da informação de Davenport
Fonte: Adaptado de Davenport (1998, p.175). Determinação das Exigências Obtenção de Informação Distribuição da Informação Utilização da Informação Classificação e Armazenamento Desenvolvimento de Produtos e Serviço de Informação Coleta/ Entrada de Informação Identificação de Necessidades Requisitos de Informação Distribuição e Disseminação da Informação Tratamento e Apresentação Análise e uso da Informação
Davenport (1998) defende que os gestores precisam enxergar a organização como um todo, a partir de uma visão holística, para que assim possam melhor interagir com o ambiente tanto interno quanto externo.
Para tanto, o autor desenvolveu um modelo de gestão, o modelo ecológico para o gerenciamento da informação, no qual se destaca o ambiente informacional, que é constituído pelos seguintes elementos: a) estratégia da informação, que deriva do que a empresa deseja fazer com a informação; b) política (ou “sistema político”) que envolve o poder proporcionado pela informação; c) a cultura e o comportamento em relação à informação; d) a equipe de informação; e) os processos de administração da informação, que mostra como o trabalho é feito, e f) a arquitetura da informação, que para ele é simplesmente um guia para estruturar e localizar a informação dentro de uma organização.
Esses elementos enfatizam o ambiente informacional, porém este está arraigado no ambiente organizacional e ambos são afetados pelo ambiente externo. Segundo ele, na prática, esses ambientes se sobrepõem e têm limites indistintos. Na figura abaixo podemos visualizar melhor como se apresenta esse modelo.
Figura 4 – Modelo ecológico para o gerenciamento da informação.
Fonte: Adaptado de Davenport (1998).
No modelo processual de administração da informação proposto por Choo (2003), ele sugere que a gestão da informação seja vista como uma rede de processos que adquirem, criam, organizam, distribuem e usam a informação. O autor analisa a gestão da informação como um ciclo contínuo de seis processos correlatos assim composto: Identificação das necessidades de informação da organização; aquisição de informação; organização e
Ambiente Externo Ambiente Organizacional Ambiente Informacional Estratégia da Informação Equipe Especializada Política de Informação Cultura e comportamento Processos de gerenciamento Arquitetura da Informação
armazenamento da informação; desenvolvimento de produtos e serviços de informação; distribuição da informação e uso da informação, conforme apresentado na figura adiante.
Figura 5 – Modelo processual de gestão da informação de Choo.
Fonte: Adaptado de Choo (2003, p.404).
Um outro autor que também contribui para enriquecer o estudo sobre o tema é Freitas Jr. (2003), que sugere o desenvolvimento de cinco diferentes perspectivas consideradas como elementos-chave para o gerenciamento da informação no interior das organizações. São eles a estratégia, os aspectos organizacionais, as competências individuais, os processos-chave e a tecnologia da informação.
O primeiro elemento é a estratégia que, segundo Ferreira (1988, p.278), significa “a arte de aplicar os meios disponíveis com vista à consecução de objetivos específicos”. Assim, as ações praticadas na gestão da informação precisam estar ligadas diretamente à estratégia da organização, estabelecendo, assim, um alinhamento com os objetivos da instituição.
O segundo elemento refere-se aos aspectos organizacionais que, assim como a cultura, a estrutura organizacional e o estilo gerencial, podem influenciar diretamente na geração e na utilização da informação.
O terceiro elemento corresponde às competências individuais, que, segundo Sveiby (1998, p. 43), podem ser consentidas como “[...] sinônimo tanto de saber quanto de conhecimento”. Isso pode ser possível a partir do desenvolvimento de uma gestão eficaz de recursos humanos. Organização e Armazenamento da Informação Aquisição de Informação Necessidades de Informação Produtos/Serviços de Informação Distribuição da Informação Uso da Informação
O quarto elemento é representado pelos processos-chave. Estes, segundo Freitas Jr. (2003, p. 150), podem ser entendidos como “[...] o conjunto de tarefas orientadas para obter resultados específicos relacionados às atividades-fim de uma instituição”.
O quinto e último elemento é a tecnologia da informação. Em relação a esse elemento, vale ressaltar que é grande a necessidade de se desenvolver nas IFES uma infraestrutura que permita apoiar a gestão da informação. Esta deve ser composta por recursos de tecnologia da informação e de comunicação, envolvendo todos os integrantes da instituição.
Estudos revelam, sistematicamente, a partir de modelos disponíveis da gestão da informação, que há chances de aplicação de gestão estratégica da informação no âmbito das instituições públicas de ensino superior e, por conseguinte, é ela capaz de contribuir para sua melhor qualidade como um todo, ampliando as possibilidades de melhoria dos serviços oferecidos por essas instituições às coletividades. (CAMBOIM, PAIVA, TARGINO, 2016, p.13).
A implantação de ações ou de modelos de gestão da informação nas instituições de ensino contribui para uma contínua atualização e inovação da sua gestão com a adoção de práticas informacionais que possibilitem a comunicação e o compartilhamento de informações com os atores sociais, visando à incorporação de novas demandas no processo de formação.
Se pensarmos na importância de uma política para gestão da informação, podemos corroborar o que diz Farias; Vital (2007):
A configuração de uma política de informação é o primeiro passo na garantia de uma gestão da informação realmente eficaz. É a política instaurada ou negociada que irá permitir que as fontes de informação necessárias sejam mapeadas e disponibilizadas para os atores ativos dos processos (FARIAS; VITAL, 2007, p. 96). Para as autoras, “gestão da informação não é suficiente para estabelecer padrões e normas para o fluxo de informação de uma organização, portanto se faz necessário agregá-la a uma política de informação flexível”. (FARIAS; VITAL, 2007, p.94).
A política de informação agrega valor a uma instituição, seja ela pública ou privada. No caso das instituições públicas, pode ser um diferencial para que a política pública funcione verdadeiramente.
Corroborando com o que dizem Miranda; Streit (2017), entendemos que uma política de gestão de informação deve levar em conta a complexidade do ambiente e oferecer uma orientação sobre a maneira pela qual a informação deve ser criada, utilizada, e preservada. Em organizações governamentais ela objetiva o cumprimento de mandados (leis, normas e regulamentos), o apoio aos programas e serviços do governo, a realização de suas prioridades
