Análise Entrevistas

O método de entrevista semiestruturada foi escolhido no âmbito da escolha de um instrumento metodológico específico na realização de uma investigação qualitativa e, designadamente, por permitir uma interação direta e uma oportunidade de aprofundar o tema “Relato da Visabeira”. O principal objetivo da entrevista ocorre na obtenção oral de informações particulares acerca da opinião dos entrevistados sobre o funcionamento prático do Grupo Visabeira.

Em relação a uma entrevista semiestruturada, pode-se declarar que essa carateriza-se pela existência de um guião previamente preparado que serve de eixo orientador ao

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Relatório de Estágio na Visabeira – PRO-Gestão de Serviços Partilhados, SA mesmas questões (Cristina Costa et al., 2004). Esse modelo de entrevista combina perguntas abertas e fechadas, onde o entrevistado tem a possibilidade de aprofundar o tema proposto.

Os quatro entrevistados foram escolhidos de uma forma estratégica devido à familiarização com o tema em discussão e selecionados pela relevância do posto de trabalho desempenhado no Grupo, entre os quais, a supervisora do departamento de contabilidade, o responsável pela consolidação de contas, o responsável pelo acompanhamento da contabilidade e o consultor interno. Todos os entrevistados quiseram preservar as respostas anónimas mas revelaram grande interesse no estudo em questão.

No quadro seguinte são caraterizados os entrevistados, define-se qual a sua formação, o número de anos trabalhados no Grupo Visabeira e as principais funções de cada um.

Quadro nº 6: Dados dos entrevistados

Formação Nº anos Funções

Dra. Angélica Fernandes

Licenciada em

Contabilidade / TOC 12 anos

Diretora do departamento de contabilidade Dr. Merciano Caetano Licenciado em Gestão 21 anos

Assessor da administração / Responsável pelo acompanhamento da contabilidade

Dr. Paulo Ferraz

Bacharelato em

Gestão 14 anos

Responsável pela consolidação de contas e informação de rating

Dr. Filipe Silva Licenciado em

Gestão / ROC 14 anos

Diretor da auditoria e fiscalidade / Consultor interno

Fonte: Elaboração própria com base nas respostas das entrevistas

Cada entrevista individual e presencial foi executada no local de trabalho dos entrevistados num gabinete de reuniões através de um questionário sobre o tema em pesquisa e sobre a realidade empresarial da Visabeira e teve como duração de aproximadamente uma hora cada. O modelo32 de entrevista semiestruturada foi organizado e planificado tendo em conta uma sequência lógica no sentido de dar continuidade ao diálogo e dividiu-se em quatro partes distintas apresentadas no quadro seguinte.

32 _{Ver apêndice 4: Modelo de entrevista}

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Relatório de Estágio na Visabeira – PRO-Gestão de Serviços Partilhados, SA Parte 1 Identificação do entrevistado Perguntas relacionadas diretamente com o entrevistado

- Formação, número de anos na empresa, funções exercidas;

- Tarefas diárias;

- Dificuldades / limitações do exercício das funções.

Parte

2 Contabilidade

Questões que revelam o funcionamento do sistema contabilístico

- Número de empresas integrantes do perímetro de consolidação;

- O papel de um contabilista no grupo;

- Normas utilizadas no processo contabilístico; Etc. Parte

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Relato Financeiro

Perguntas acerca do relato propriamente dito

- Perspetiva futura de entrada na bolsa de valores; - Utilizadores da informação mais importantes; - Possibilidade de entrada no relato integrado; Etc.

Parte 4 Funcionamento da Visabeira Outros assuntos pertinentes - Particularidades fiscais; - Mecanismos de auditoria;

- Os pontos fortes e fracos, ameaças e oportunidades do grupo; Etc.

Fonte: Elaboração própria

A recolha da informação pelas entrevistas constituiu uma ajuda considerável para compreender o contexto organizacional e social do grupo e, através das mesmas, conseguimos esclarecer o funcionamento do departamento da contabilidade e os procedimentos adotados na divulgação dos relatórios. De seguida, iremos apresentar um resumo das respostas concedidas ao longo das entrevistas sem mencionar de quem foram os esclarecimentos devido ao pedido de anonimato.

3.1.2.1. Contabilidade

O sistema contabilístico do Grupo Visabeira totaliza 160 empresas pertencentes ao Grupo e 110 delas fazem parte do perímetro de consolidação. Em algumas empresas estrangeiras, verifica-se uma duplicação de contabilidade, ou seja, a contabilidade é efetuada no país de origem (como por exemplo: Alemanha, México, Brasil, Bélgica, etc.) devido à necessidade de resposta às obrigações declarativas fiscais e, numa perspetiva de análise, a contabilidade é equitativamente elaborada em duplicado no departamento de contabilidade na sede do Grupo.

Quanto à composição do departamento de contabilidade, por um lado, é constituído por catorze pessoas com estatuto de “Contabilista” onde estão incluídos cinco Técnicos Oficiais de Contas que se ocupam dos encerramentos mensais de contas, dos impostos e envios de declarações obrigatórias, entre outras funções, e por outro, são integradas nove pessoas que prestam apoio aos contabilistas efetuando lançamentos de faturas, de caixas e de

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Relatório de Estágio na Visabeira – PRO-Gestão de Serviços Partilhados, SA áreas específicas e uma grande segmentação de funções onde a responsabilidade é distribuída a um grande leque de pessoal.

Em média, cada “Contabilista” é responsável por dez empresas mas existe uma discrepância elevada, pois uma pessoa pode ser responsável por cerca de quarenta empresas de menor dimensão ou até quase inativas, enquanto que outra pessoa pode ser responsável somente por cinco empresas com um grande volume de transações. Noutra perspetiva, o papel do contabilista no seio da Visabeira amplificou-se por causa da implementação da ferramenta SAP (em 2010) e da fluição de informação necessária para responder às necessidades da administração do Grupo.

O facto de usufruir de um departamento de contabilidade próprio incluído num grupo económico concebe economias de escala por não gozar da obrigação de adquirir serviços de contabilidade externos. Mas o conceito da “Contabilidade” na Visabeira e a sua importância encontrar-se evidenciada muito para além do simples departamento contabilístico, mas sim, numa vista multidimensional de diversos departamentos interligados que proporcionam informação que será adaptada no circuito informacional contabilístico.

A figura seguinte apresenta o funcionamento da contabilidade do Grupo Visabeira repartido pelos vários departamentos ligados à área.

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Relatório de Estágio na Visabeira – PRO-Gestão de Serviços Partilhados, SA Fonte: Elaboração própria com base da informação recolhida no estágio

Como se pode verificar na figura supramencionada, a segregação de funções está circunscrita da seguinte forma:

- Cinco departamentos com tarefas de execução ligadas diretamente à contabilidade: os contabilistas, as tarefas periódicas, os recursos humanos, o financeiro e o back office;

- Três departamentos de análise, de auxílio e de supervisão: a consolidação, o controlo de gestão e o acompanhamento;

- Um departamento informático de apoio a todas as outras secções: os sistemas de informação.

Em suma, o relatório anual de contas final é elaborado por uma equipa multidisciplinar constituída por vários responsáveis dos diferentes departamentos, referidos anteriormente, que compilam e formulam, de forma eficaz e transparente, toda a informação necessária para revelar a imagem verdadeira e apropriada das demonstrações financeiras.

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Relatório de Estágio na Visabeira – PRO-Gestão de Serviços Partilhados, SA O processo de relato propriamente dito compreende, numa primeira fase o processo de lançamento e classificação de documentos, na segunda fase a conversão das demonstrações individuais para consolidadas, na terceira fase o estudo e monitorização dos procedimentos anteriores, e na quarta e última fase a comunicação no site do Grupo do relatório anual de contas por parte do departamento de Informática e de Marketing no sentido de embelezar e dinamizar o relatório final divulgado para o público-alvo, como se pode atestar na figura seguinte. As três primeiras fases são produzidas e explicadas mensalmente ao conselho de administração, devido à obrigação e à necessidade constante de informação atempada e de uma política de tomada de decisão ligadas à gestão de forma coerente e oportuna.

Figura nº 13: Fases do processo de relato do Grupo Visabeira

Fonte: Elaboração própria com base da informação recolhida no estágio

De todos os utentes da informação financeira, o conselho de administração e a banca foram identificados por unanimidade como os mais importantes e de maior destaque. Portanto, os relatórios de contas são oferecidos anualmente a entidades escolhidas de maneira estratégica como por exemplo as instituições bancárias, as instituições do estado e diversos parceiros de negócio influentes como forma de posicionamento e divulgação dos resultados económico-financeiros anuais. Os relatórios anuais são oferecidos, identicamente, aos funcionários administrativos da sede do Grupo que participaram direta ou indiretamente na elaboração do relatório.

No futuro, embora ainda não possua um timing determinado, existe uma perspetiva e vontade de entrada do Grupo Visabeira na bolsa de valores mobiliários, todavia, somente quando as condições de mercado sejam favoráveis e mais estáveis. Essa ocorrência encaminhará para uma modificação estrutural do relato na empresa devido às exigências mais

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Relatório de Estágio na Visabeira – PRO-Gestão de Serviços Partilhados, SA Comissão de Mercado de Valores Mobiliários (CMVM).

3.1.2.3. Funcionamento da Empresa

Em relação à auditoria, o método utilizado é somente o da implementação de uma auditoria externa executada pela empresa de consultoria “Ernst and Young” que pratica a certificação legal de contas de todo o Grupo. Não existe qualquer código de ética implementado na Visabeira e os sistemas de controlo interno são efetuados através da ferramenta SAP e não como manual escrito de procedimentos de sistema de controlo interno implementados num departamento específico de auditoria interna.

Numa referência a uma análise SWOT (Strenghts – pontos fortes, Weaknesses – pontos fracos, Opportunities – oportunidades e Treats – ameaças), procurou-se identificar a apreciação dos inquiridos acerca das forças e fraquezas internas e provenientes do meio envolvente do Grupo Visabeira.

Figura nº 14: Análise SWOT do Grupo Visabeira

Fonte: Elaboração própria com base nas repostas das entrevistas

- Recursos humanos qualificados como geradores de força interna

- Diversificação das áreas de negócio - Internacionalização com percentagem cada vez mais elevada

- Aposta na inovação e qualidade - Inúmeras empresas com certificação de qualidade e prémios de excelência

Pontos Fortes

- Elevada burocracia interna devido às validações

- Percurso complexo e demorado de fluição da informação

- Elevada rotatividade do pessoal gera perda de produtividade

Pontos Fracos

Ambiente Interno

- Entrada no mercado bolsista - Aposta em mais diversificação de áreas geográficas

- Aumentar a percentagem de volume de negócio do mercado externo

Oportunidades

- Conjuntura e estagnação da economia nacional e mundial

- Taxas de juros elevadas

- Dificuldades de acesso ao crédito - Diminuição do poder de compra

Ameaças Ambiente

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Relatório de Estágio na Visabeira – PRO-Gestão de Serviços Partilhados, SA Por último, a opinião dos entrevistados sobre os desenvolvimentos estratégicos futuros do Grupo passam genericamente pela expansão de negócios e pela conquista de novos mercados como os EUA, Reino Unido e Índia, pela aposta nas energias renováveis e negócios emergentes e pela continuação do crescimento na área turística internacional.

Em suma, O Grupo Visabeira demonstra uma evolução significativa de melhoria de relato, nomeadamente no período em análise (2007 a 2011). Mas num mundo cada vez mais competitivo e exigente, torna-se necessário criar um aperfeiçoamento do relato para conseguir acompanhar as tendências de divulgações referente às restantes grandes empresas nacionais e internacionais.

No documento Relato financeiro visão actual e futura: Visabeira Pró-Gestão de Serviços Partilhados, S. A. (páginas 84-91)