Veremos a seguir algumas das principais atividades que precisam ser realizadas durante a fase de desenho de novos processos.
1. Desenho do novo processo
A atividade de desenhar o novo processo pode se valer de inúmeras ferramentas, desde o uso de um simples quadro branco, Post-it coloridos, até softwares avançados e específicos. Comumente se utiliza técnicas como
brainstorming, scripts de cenários e roteiros, modelagem em tempo real com
software específico etc. A sua definição depende de diversos fatores, como a cultura da organização e sua infraestrutura disponível. Esta atividade possui como principal característica a garantia de que o modelo desenhado atende às expectativas da organização.
Serve como documentação escrita do processo, detalhamento das atividades, das interações com clientes, das regras de negócio, e seus produtos. Vale aqui uma ressalva:
Quanto mais simples o desenho, melhor o processo será!
2. Definição de atividades dentro do processo
Já vimos anteriormente que atividades são uma série de passos realizados para a execução de um processo, e qualquer método para sua definição é válido, desde que as atividades possam seguir uma ordem, e ao término, representem o processo final. Para evitar problemas durante a definição de atividades do novo processo procure manter o foco nas atividades, não nos atores. Inicialmente, o objetivo durante a definição das atividades é definir o que será feito.
Outro ponto importante que devemos ter cuidado é buscar manter o processo o mais simples possível. Um processo simples é, no mínimo, um processo de fácil leitura e entendimento por parte dos demais envolvidos no processo.
Uma ótima opção ao desenhar processos melhorados é tentar criar paralelismo entre atividades, sempre que possível. O paralelismo entre atividades não é caracterizado pela criação de atividades iguais que são realizadas em paralelo, mas sim a realização de atividades complementares ao processo que podem ser iniciadas em paralelo e ao seu término se unirem para continuar o fluxo do processo.
Existem diversos padrões de divisão e união (Split-Join) em BPMN que podem ajudar ao leitor. Como já falamos anteriormente, a arte está em estudar e praticar, portanto, pratique suas habilidades de modelagem e desenho de processos.
3. Análise de lacunas e comparações
Quando seguimos as fases do ciclo de vida de BPM adquirimos habilidades essenciais, entre elas a capacidade de comparar resultados atuais com resultados projetados.
A atividade de analisar lacunas e comparações é a busca por uma comparação entre o resultado apurado do processo atual contra o resultado planejado do novo processo. Esse tipo de análise ajuda a delimitar as mudanças necessárias no novo processo e serve de demonstrativo de “ganhos”. Com a realização da documentação do resultado das comparações entre o “novo” e o “velho” processo é possível garantir uma maior aderência a nova forma de gestão e execução do processo. Para a realização desta atividade é comum utilizar ferramentas de simulação e análise modernas, ou caso não tenhamos acesso, podemos recorrer ao uso de planilhas eletrônicas demonstrativas.
4. Desenho e Análise da Infraestrutura de TI
Esta atividade pode ser decisiva para o sucesso do projeto de melhoria do processo, portanto, não realizá-la pode invalidar toda uma proposição de melhoria.
No momento de realizar o desenho da infraestrutura de TI deve-se verificar o fluxo dos dados e aplicações com bastante cuidado, pois assim teremos condições de descobrir quais sistemas melhor atendem ao processo como um todo e como podemos reutilizá-los. É a definição de qual informação será usada, por qual sistema e em que momento do processo. Dependendo das tecnologias utilizadas, pode definir a velocidade do projeto de implantação do novo processo. Este é o momento de pensar e desenhar as possíveis “interfaces” entre os sistemas e dados.
5. Simulação do Modelo, Testes e Aceite
Ao chegar nessa atividade o projeto de melhoria e desenho do novo processo já estará em um estágio avançado, e neste ponto, a realização de simulações pode evidenciar sucessos ou falhas que ainda precisam de nova análise e desenho para ser eliminadas.
A simulação do novo processo
• É mais bem feita com uso de ferramentas e tecnologias modernas (BPMS com capacidade de simulação).
• É o momento de certificação final dos fluxos do processo.
• Não gera risco algum ao negócio, pois ainda estamos em ambiente de “ensaio”.
Testes
• Com o modelo simulado, é o momento de realizar testes em ambiente mais próximo ao real
• Deve ter o seu risco controlado Aceite
• É um passo determinante para o projeto • Deve sempre envolver o dono do processo • É o limite entre a concepção e a execução • Deve ser formal e dado pelo dono do processo
6. Criação do plano de implantação
Como todo projeto, uma iniciativa de melhoria de processos deve ser preparada com um plano de implantação, pois neste ponto do ciclo de vida estamos na fronteira prática e conceitual entre o ambiente de testes e avaliação, e o ambiente real onde o novo processo será realizado.
Este é o ponto onde o planejamento do projeto e sua nova fase por iniciar precisa ser muito bem detalhado, contendo ao menos:
Gerência de Mudança
Os sistemas afetados e a forma de tratamento
Detalhamento das próximas atividades do projeto e equipes envolvidas
Declaração de escopo formal
Devido a sua característica primária de gestão de projetos, é aconselhável que este trabalho seja realizado diretamente por um gerente de projetos, que contará
com a equipe da iniciativa de gerenciamento de processos de negócio para orientá-lo e guiá-lo na composição do escopo.
Portanto, envolva sempre o gerente de projeto na evolução de fases do ciclo de vida, e neste ponto especificamente, envolva-o o máximo possível, pois a próxima fase da iniciativa será transformar em realidade tudo o que foi trabalhado e assumido ao longo do projeto de melhoria do processo.