Auditorias e Controlo Interno

Anualmente é emitido nos SASUM um Programa de Auditorias (internas), em função do estado e da importância dos processos e das áreas a serem auditadas, bem como dos resultados de auditorias anteriores.

O Programa de Auditorias (internas) deve considerar como mínimo uma auditoria global ao Sistema de Gestão de Qualidade e Segurança Alimentar, aos Processos e uma auditoria global às contas dos SASUM. A área das existências, imobilizado, caixas e outros documentos ou Processos, a par da auditoria interna, serão também verificadas no contexto da auditoria externa (financeira) realizada às contas dos SASUM/Universidade do Minho.

Poderão ser executadas auditorias internas não programadas sempre que seja verificado: • Produtos ou novos produtos;

• Matérias-primas, ingredientes e serviços; • Sistemas de produção e equipamento;

• Instalações de produção, implantação de equipamentos e espaços envolventes; • Programas de limpeza e higienização;

• Sistemas de embalagem, armazenamento e distribuição;

• Níveis de qualificação e/ou atribuição de responsabilidades e autorizações aos colaboradores;

• Requisitos estatutários e regulamentares;

• Conhecimentos relativos a perigos para a segurança alimentar e medidas de controlo; • Requisitos de clientes ou de organizações sectoriais que a organização subscreva; • Inquéritos relevantes de partes externas interessadas;

• Reclamações associadas a perigos para a segurança dos produtos; • Outras situações com impacto na conformidade do produto;

• Ocorrência ou suspeita de anomalias a nível de inventários de existências, imobilizado e caixas.

5.3.5.1 Auditoria interna à área das Existências

Uma das tarefas incumbidas à auditoria interna na área das existências passa pelo acompanhamento das contagens físicas das existências.

No que diz respeito à inventariação e regularizações das existências, estas realizam-se com uma periocidade semestral para todas as unidades pertencentes aos SASUM (no final do ano letivo, (julho) e no final do ano económico, em dezembro). Para além das inventariações apelidadas de globais, procede-se todos os meses à contagem física das existências em armazém e das unidades com POS, numa unidade selecionada aleatoriamente. Os procedimentos a adotar antes, durante e após o inventário são definidos pelos SASUM.

A auditoria interna acompanha o processo de inventariação, tendo por objetivo verificar as quantidades existentes em cada unidade e respetiva confrontação com a aplicação informática da TESOURARIA Primavera. No final de cada inventário é realizada uma análise dos desvios, e no caso de serem detetadas diferenças procede-se às devidas regularizações e, consequentemente, apuramento de responsabilidades.

No final da auditoria, após o apuramento das existências pela equipa de auditoria, o responsável pela Gestão de Stocks inicia o tratamento contabilístico, com o objetivo de determinar a existência ou não de diferenças entre as existências físicas e as existências registadas na aplicação informática. No caso de serem detetadas diferenças, inicia-se um processo de rastreabilidade para detetar a origem, sendo enviado um “Relatório de Auditoria” para o responsável da unidade auditada, para este tomar conhecimento dos resultados e justificar as diferenças apuradas, caso estas existam. Não obstante, quando existem diferenças, o último passo consiste na regularização dos stocks, independentemente, do inventário ser positivo ou do inventário ser negativo.

Além da análise dos inventários acima descrita é, ainda, efetuado o cálculo dos desvios dos inventários através do indicador “Análise de Inventários”. Este tem como objetivo apurar qual a percentagem de erro das existências auditadas, por unidade e em termos globais, tendo sido definidos pelos SASUM como limite uma margem de erro de 0,50%, no que respeita aos artigos diretos.

A ação de auditoria faz também verificações ao valor do custo das mercadorias vendidas e das matérias consumidas (CMVMC), calculado pela aplicação informática. De forma a proceder à sua reconstituição, o responsável pela Gestão de Stocks seleciona um leque de produtos, excluindo as mercadorias adquiridas através de concurso público, e compara o valor obtido diretamente da aplicação informática. O cálculo do CMVMC é baseado no valor das existências iniciais, compras, notas de crédito, regularizações e das existências finais.

No âmbito da ação da auditoria interna cabe ainda a análise da valorimetria das existências. Quanto aos critérios de valorização, os SASUM aplicam o custo de aquisição ou o custo de produção, conforme definido no ponto 4.2.1 do POC-Educação. No que diz respeito ao método de custeio da valorização das existências em armazém, o critério utilizado é o custo médio ponderado, isto é, o valor médio das existências em armazém, enquanto o método de custeio das saídas utilizado é o First In, First Out (FIFO), ou seja, as primeiras mercadorias a entrar em armazém são as primeiras a ser transferidas para as unidades ou as primeiras a ser consumidas, tendo ainda atenção às validades dos produtos.

5.3.5.2 Auditoria à área do Imobilizado

No que respeita à área do Imobilizado, este é alvo de duas auditorias por ano. No âmbito da auditoria, é selecionada de forma aleatória uma unidade a auditar, procedendo-se à contagem física dos bens de imobilizado a ela afetos, através do sistema de leitura do terminal RFID (leitura por radiofrequência).

Após o término da leitura, efetua-se o confronto dos bens existentes fisicamente e objeto da leitura por radiofrequência, com os bens registados na aplicação informática. Caso sejam detetadas diferenças procede-se às regularizações necessárias, bem como ao apuramento de responsabilidades.

5.3.5.3 Auditorias à área de Caixa – Fundo de Maneio

No que diz respeito ao controlo do fundo de maneio (Auditoria à área de Caixa), este realiza-se periodicamente nas várias unidades, de forma aleatória, por uma equipa designada para a auditoria e poderá ser supervisionado pelo Revisor Oficial de Contas encarregue pela auditoria financeira dos SASUM. No final da auditoria resultam documentos de trabalho de campo.

A auditoria consiste na contagem física dos montantes em caixa e da verificação dos documentos que se encontram sob a responsabilidade do titular do fundo de maneio. O confronto desses montantes pode ser realizado de duas formas:

• Nas unidades que têm registos de vendas informatizados, é verificado o fundo de maneio e efetuada uma confrontação do dinheiro em caixa, com os registos de vendas do dia.

• Nas restantes unidades é verificado o fundo de maneio e os comprovativos de despesas existentes.

Caso sejam detetadas diferenças, estas devem ser assumidas pelo responsável do fundo de maneio e devem ficar sanadas na presença da equipa de auditoria selecionada para o efeito. Assim, quando são detetadas diferenças:

• Negativas, o responsável pelo fundo de maneio deve proceder à reposição do valor em falta,

• Positivas, o responsável pelo fundo de maneio procede ao registo informático do valor da diferença, no caso das unidades com aplicação informática, e, nos restantes casos, procede-se ao preenchimento de uma GF por esse montante, devendo ainda depositar esses valor de forma individualizada.

O desrespeito pelos prazos e regras por parte do responsável do fundo de maneio tem como sanção o fecho do fundo de maneio no ano da infração assim como no ano, imediatamente, subsequente (ponto 7 da Circular GA-15/2013, de 3 de julho).

Na seção seguinte iremos descrever as práticas aplicadas no que diz respeito ao apuramento das contribuições e dos impostos para o Estado.