Capítulo 5: Descrição das atividades desenvolvidas no estágio curricular
5.2 Organização da Contabilidade nos termos do Planos de contas aplicável
5.2.2 Tratamento contabilístico
O tratamento contabilístico de uma entidade do Setor Público Administrativo (SPA), em nada se assemelha com o setor privado, ou seja, no segundo caso podemos associar à organização contabilística o tratamento contabilístico, em virtude da inexistência de uma interrelação entre os diversos diários existentes. No caso do setor público, devido às exigências impostas pelas várias leis, decretos-leis e regulamentos emitidos pelo Estado, o processamento da despesa e da receita é mais complexo.
Neste caso em especifico, os SASUM utilizam o sistema contabilístico previsto no POC- -Educação, aprovado pela Portaria n.º 794/2000, de 20 de setembro. Para o processamento da informação é usado o software Primavera.
5.2.2.1 Despesa
A execução orçamental da despesa, de acordo com o POC-Educação, é composta por seis fases distintas: cabimento, autorização da despesa, compromisso, processamento, autorização de pagamento e pagamento (Tabela 2 e Tabela 3).
O Cabimento prévio baseia-se no registo e cativo das obrigações que foram estimadas e aprovadas pelo orçamento, no início do ano, em particular a celebração dos contratos de aquisição de serviços, contratos de elevadores, seguros, fundo de maneio, despesas com o pessoal, despesas com água, eletricidade e similares, bem como, os contratos com a alimentação (artigo 13.º do Decreto-Lei n.º 155/92, de 28 de julho).
De realçar que, no caso concreto da aquisição de bens que irão integrar o imobilizado, aquando do processamento do cabimento, o campo destinado às informações do fornecedor deverá ser preenchido com a descrição “IMO” seguida do código do fornecedor. Caso não seja preenchido
desta forma, a despesa não dará entrada na aplicação TESOURARIA Primavera para, posteriormente, ser descarregada na aplicação IMOBILIZADO Primavera, tendo como consequência o registo de um custo para a organização em oposição de um ativo corpóreo, que contribui para a formação do capital desta.
A Autorização da despesa diz respeito à abertura do processo de concursos públicos, onde se procede ao preenchimento do mapa designado “Informação de Cabimento”, que para além de outras informações, indica as dotações iniciais, reforços/anulações, congelamentos, dotação corrigida, compromissos assumidos, dotação que se pretende assumir e o respetivo saldo residual de uma dada classificação económica (rubrica). Este documento deverá ser submetido para autorização ao diretor de serviço ou organismo competente, neste caso o administrador dos SASUM (artigo 22.º e 23.º do Decreto-Lei n.º 155/92, de 28 de julho).
O Compromisso consiste nas “obrigações de efetuar pagamentos a terceiros em contrapartida do fornecimento de bens e serviços ou a satisfação de outras condições.” A efetivação desta fase da despesa ocorre quando é executada “uma ação formal pela entidade”, como por exemplo, uma ordem de compra, nota de encomenda, ou documento equivalente, ou então através da assinatura de um contrato, protocolo ou acordo (artigo 3.º da Lei n.º 8/2012, de 21 de fevereiro – Lei dos Compromissos e Pagamentos em Atraso (LCPA)).
A assunção de qualquer compromisso, pelos responsáveis, não pode exceder os fundos disponíveis, tratado com mais pormenor no ponto 5.6. (n.º 1 do artigo 5.º da LCPA, n.º 2 do artigo 7.º do Decreto-Lei n.º 127/2012, de 21 de junho), só podendo ser assumido, quando:
• “Verificada a conformidade legal e regularidade financeira da despesa; • Registado no sistema informático de apoio à execução orçamental;
• Emitido um número de compromisso válido e sequencial que é refletido na ordem de compra, nota de encomenda ou documento equivalente” (n.º 3 do artigo 7.º do Decreto-Lei n.º 127/2012).
Por outro lado, segundo o n.º 3 do artigo 5.º e o n.º 2 do artigo 9.º da LCPA, a ausência ou identificação indevida do número de cabimento e compromisso significa a perda do direito de reclamar o montante em causa, isto é, considera-se nulo o contrato e/ou a obrigação em questão.
Após verificados os pressupostos mencionados anteriormente, o registo do compromisso é efetuado de acordo com uma das situações seguintes:
• Quando existem contratos com uma duração limitada ao ano civil, ou seja, quando o contrato celebrado tem início e término no mesmo ano económico, o compromisso deverá ser realizado integralmente no momento da assinatura deste e/ou pela emissão da ordem de compra, nota de encomenda ou documento equivalente (n.º 1 do artigo 8.º do Decreto-Lei n.º 127/2012);
• Quando se desconhece o montante das despesas, como as despesas com o pessoal, gás, comunicações, pois variam consoante os consumos efetuados, o compromisso é efetuado com uma periocidade trimestral, isto é, o compromisso deve ser registado para três meses contados a partir do momento do processamento. Por exemplo, em janeiro do ano N, o compromisso tem de ser realizado para esse mês e ainda para fevereiro e março, no próximo mês (fevereiro) terá de ser processado mais um mês de compromissos, neste caso específico para abril (n.º 2 do artigo 8.º do Decreto-Lei n.º 127/2012);
• Quanto ao Fundo de Maneio, o compromisso apenas se efetua quando se procede à reconstituição deste, existindo um tratamento distinto para este tipo de despesas designadas por urgentes, dito de outro modo, o compromisso, a obrigação e o pagamento são lançados em simultâneo num único documento (artigo 10.º do Decreto- -Lei n.º 127/2012).
A Requisição Externa é o documento formal de encomenda, que será enviado para o fornecedor, no qual menciona o número de cabimento e compromisso a ser indicado, posteriormente, na fatura ou documento equivalente, cumprindo assim o disposto no n.º 3 do artigo 5.º da LCPA. Este documento é obtido por transformação do documento de compromisso e enviado de imediato ao fornecedor a formalizar a encomenda. Caso a requisição se destine à compra de matérias-primas e/ou mercadorias, o documento é impresso em triplicado: o original fica no armazém acompanhado da autorização do Administrador (quando exigível), sendo enviado para contabilidade para o respetivo tratamento, devendo estar assinado pelo responsável do ECAP; o duplicado é entregue, sem fazer menção aos preços praticados, ao responsável da unidade para conferir as quantidades encomendadas aquando da receção; e o triplicado é entregue ao responsável pelo setor do ECAP para este proceder à encomenda junto do fornecedor. Depois da
receção, as unidades recetoras enviam o duplicado juntamente com os documentos que acompanham a mercadoria do fornecedor, e apensa-se ao original para tratamento.
O Processamento da despesa consiste no lançamento da obrigação que ocorre aquando da receção da fatura ou documento equivalente. Assim, o registo contabilístico realiza-se através da transformação da Requisição Externa, sendo apenas necessário preencher a data, o armazém que se destina (centro de custo), a ligação ao processo de execução10 e respetiva linha, quando
aplicável, e o número da fatura ou documento equivalente rececionado. Nesta fase, a contabilidade pública é muito semelhante à privada, pois aqui existe a ligação a terceiros (fornecedores) e a contabilização na classe, 3 – Compras, 4 – Imobilizado e 6 – Fornecimento e serviços externos.
As últimas fases da despesa são a Autorização de pagamento e o Pagamento, que contabilisticamente ocorrem em simultâneo, onde a maior parte dos pagamentos efetuados são objeto de aprovação pelo CGestão através de um documento interno elaborado pelo responsável da Tesouraria, designado “Relação de Transferências Interbancárias apresentado ao CGestão para autorização de pagamento”. Neste documento consta uma listagem dos fornecedores com as transferências bancárias a efetuar, o número da conta bancária a utilizar (NIB), o montante de cada transferência e ainda a data de autorização (artigo 29.º e 30.º do Decreto-Lei n.º 127/2012). Após a autorização, são contabilizados os pagamentos (Ordens de Pagamento - OP), que consistem em documentos informáticos numerados sequencialmente, onde se elabora o tratamento informático da Autorização de Pagamento e do Pagamento.
O processamento dos salários é da responsabilidade do setor de Recursos Humanos (SRH), sendo depois enviados todos os mapas para o setor do DAF de forma a proceder ao registo destes nas devidas contas contabilísticas. Assim, o SRH elabora o mapa de vencimentos e o mapa dos descontos para três tipos de pessoal: Dirigente Superior, os Dirigentes Intermédios e o Restante Pessoal; existindo à posterori um processo de integração entre as duas aplicações informáticas, interligando desta forma estes dois setores.
Quando os mapas dão entrada no DAF, o responsável pelo setor de Orçamento e Conta elabora a Folha de Rosto, na qual indica as contas POC a movimentar, a fonte de financiamento e a classificação económica de cada rubrica. Após este passo, o responsável descarrega o “Mapa Resumo da Folha de Vencimentos por orgânica” da aplicação RECURSOS HUMANOS, devendo preencher o campo do processo de execução, o mês a que respeita, o número da folha de vencimento (número sequencial), o tipo de pessoal e o tipo de vencimento (Tabela 4 e Tabela 5). Finalizado o processo de exportação, confronta-se os valores das contas POC com o documento interno elaborado (Folha de Rosto).
5.2.2.2 Receita
A execução orçamental da Receita é composta por duas fases distintas, a liquidação e a cobrança, consagradas na RAFE. Os SASUM podem obter receitas próprias de vários tipos, consoante definido no artigo 47.º da RAFE, como:
• Receitas resultantes da sua atividade específica, como alojamento, alimentação (bares, cantinas), desporto e atividades de enfermagem e apoio psicológico;
• Rendimento de bens próprios, como a sua alienação ou constituição de direitos; Tabela 2 – Movimentos Contabilísticos de Despesa
Fases da Despesa Contas POC-Educação
Débito Crédito
Cabimento 023 – Dotações Disponíveis 026 – Cabimentos Compromisso 026 – Cabimentos 027 – Compromissos
Processamento
31 – Compras 22 – Fornecedores 62 – Fornecimento e Serviços Externos
4 – Imobilizações Corpóreas
63 – Transferências correntes concedidas 68 – Comissões Bancárias
26 – Outros Credores 32/36 – Mercadorias ou Matérias-Primas,
subsidiárias e de consumo 31 – Compras1 Autorização de
Pagamento e Pagamento
22 – Fornecedores 26 – Outros Credores
25211 – Credores pela Execução Orçamental
12/13 – Depósitos à Ordem 25211 – Credores pela Execução Orçamental
Tabela 3 – Arquivo documental da Despesa
Fases da Despesa Diário Anexos
Cabimento D01 – Cabimentos gerais.
• Folha de Rosto Cabimento • Lançamento da contabilidade • Pedido de autorização da
despesa/contrato Compromisso D03 – Compromissos (Gerais)
• Folha de Rosto Compromisso • Lançamento da contabilidade • Cópia do pedido de autorização da
despesa/ contrato Requisição Externa D06 – Requisições Externas
• Folha de Rosto Requisição Externa • Cópia do pedido de autorização da
despesa/ necessidade de aquisição por parte da unidade requisitante (stocks)
Processamento C02 – Operações de Transferências F01 – Despesas gerais F02 – Despesas a Fornecedores P01 – Despesas c/pessoal P02 – Despesas c/ Trab. Estudantes
• Folha de Rosto VFA/Despesas Gerais/ FIT • Lançamento da contabilidade
• Fatura ou documento equivalente (Cópia da GF)
Autorização de Pagamento e
Pagamento
B01 – Bancos – despesas gerais B02 – Bancos – fornecedores BP1 – Bancos - Pessoal BP2 – Bancos – Despesas Trab. Estudantes
• Folha de Rosto – OP • Lançamento da contabilidade
• Comprovativo da transferência bancária • Declaração da Segurança Social • Declaração das Finanças • Autorização de pagamento
• Cópia do contrato no caso dos CON’s B03 – Bancos Diversos
• Folha de Rosto – OP
• Ofício Pedido de constituição do Fundo de Maneio
• Comprovativo de pagamento
Tabela 4 – Movimentos Contabilísticos do Processamento de Salários
Processamento dos Salários
Contas POC-Educação
Débito Crédito
Processamento
2421- Retenção de impostos sobre o Rendimento – Trabalho dependente
245 - Contribuições para a Segurança Social 641 - Remunerações dos órgãos diretivos 6421 - Remuneração base do pessoal 6422- Suplementos de Remunerações 645 - Encargos sobre as Remunerações 6412/6424 - Subsídios de Férias e de Natal
262 - Pessoal
2644 - Devedores para outras entidades
• Doações, heranças ou legados;
• Dotações, transferências e subsídios do OE, Segurança Social e Comunidade Europeia. Quando os SASUM procedem à venda de bens ou à prestação de serviços, estes dispõem de quatro tipos de documentos contabilísticos, variando consoante o caso em concreto: fatura, fatura-recibo, fatura simplificada e os documentos de retificação (notas de débito e notas de crédito), que são datados e numerados sequencialmente (Tabela 7 e Tabela 8). Para qualquer um dos documentos mencionados, têm de ser cumpridos os elementos previstos no artigo 36.º da Lei n.º 83-C/2013, de 31 de dezembro - Código do Imposto sobre Valor Acrescentado (CIVA) (Tabela 6), como:
• “Os nomes, firmas ou denominações sociais e a sede ou domicílio do fornecedor de bens ou prestador de serviços e do destinatário ou adquirente, bem como os correspondentes números de identificação fiscal dos sujeitos passivos de imposto;
• A quantidade e denominação usual dos bens transmitidos ou dos serviços prestados, com especificação dos elementos necessários à determinação da taxa aplicável;
• O preço, líquido de imposto, e os outros elementos incluídos no valor tributável;
• As taxas aplicáveis e o montante de imposto devido;
• O motivo justificativo da não aplicação do imposto, se for caso disso;
• A data em que os bens foram colocados à disposição do adquirente, em que os serviços foram realizados ou em que foram efetuados pagamentos anteriores à realização das operações, se essa data não coincidir com a da emissão da fatura.”.
Tabela 5 – Movimentos Contabilísticos do Processamento de Salários
Processamento dos Salários
Contas POC-Educação
Débito Crédito
Processamento
2421- Retenção de impostos sobre o Rendimento – Trabalho dependente
245 - Contribuições para a Segurança Social 641 - Remunerações dos órgãos diretivos 6421 - Remuneração base do pessoal 6422- Suplementos de Remunerações 645 - Encargos sobre as Remunerações 6412/6424 - Subsídios de Férias e de Natal
262 - Pessoal
2644 - Devedores para outras entidades
Autorização de Pagamento e
Pagamento
262 - Pessoal
2644 - Devedores para outras entidades 252 - Credores pela Execução Orçamental
12 - Depósitos à ordem 252 - Credores pela Execução Orçamental
As vendas a pronto pagamento são efetuadas através dos vários postos de venda distribuídos pelas diversas unidades dos SASUM, cabendo ao responsável da unidade o fecho de caixa e o respetivo apuramento do montante a depositar através do preenchimento da GF, ficando ainda responsável por enviar para o DAF todos os documentos associados ao fecho (listagem das vendas obtida pelo posto de vendas (POS), a GF e o talão de depósito). De igual forma, também são consideradas vendas a pronto pagamento os serviços médicos efetuados aos alunos, através da emissão do documento “Fatura MED”. Quanto ao registo das receitas na Tesouraria pelo colaborador, estas podem ser efetuadas de duas formas distintas: através da exportação do POS
Tabela 6 – Quadro resumo do tratamento do IVA (SASUM, 2013)
ATIVIDADES PRESTADAS CONSUMIDOR REGIME DE IVA Alimentação (incluindo venda de senhas) Alunos, Comunidade/ Académica Minho Isento – n.º 9 artigo 9º Alimentação (incluindo venda de senhas) Funcionários Isento – n.º 36 artigo 9º Alimentação (prestação serviços e senhas) Terceiros não/ pertencentes à UMinho Taxa 23% Cedência de exploração de bares, livrarias e
cedência de espaço para máquinas vending Terceiros não/ pertencentes à UMinho Taxa 23% Concessão de serviços de alimentação Terceiros não/ pertencentes à UMinho Taxa 23% Alojamento fornecido aos alunos Alunos Isento – n.º 9 artigo 9º Alojamento fornecido a terceiros (não
pertencentes à própria instituição, incluindo professores)
Terceiros não/ pertencentes
à UMinho e professores Taxa 6% Venda de cadernos de encargos, programas e
processos de concursos públicos
Terceiros não/ pertencentes
à UMinho Taxa 23% Serviços prestados á comunidade académica de
lavandaria, e venda de credifones
Alunos e outros pertencentes
ou não à Uminho Taxa 23% Eletricidade debitada aos alunos Alunos Taxa 23% Fornecimento de bens e serviços Associação de Estudantes Taxa 23% Serviços médicos e de enfermagem Alunos Isento – n.º 1 artigo 9º Prestação serviços desportivos, cedência de
instalações com objeto a atividade desportiva
Alunos, Pessoas Singulares e Coletivas
Isento – n.º 8 artigo 9º Prestação serviços desportivos, cedência/
aluguer das instalações que não tenham por objeto a atividade desportiva
Pessoas Coletivas e Terceiros não/ pertencentes
à UMinho
Taxa 23% Prestação de serviços e transmissão de bens
referente a congressos, colóquios, seminários e eventos similares de carater científico, cultural, educativo ou técnico.
Terceiros não/ pertencentes
à UMinho Isento – n.º 14 artigo 9 Prestação de serviços no âmbito do Regulamento
de colaboração de estudantes
Unidades Orgânicas da
UMinho Isento – n.º 21 artigo 9º Encargos administrativos decorrentes do
Regulamento de colaboração de estudantes
Unidades Orgânicas da
integração na TESOURARIA Primavera; ou, através da introdução manual da receita para os restantes unidades, como por exemplo os serviços médicos.
No primeiro caso, após a integração, o colaborador valida a receita efetuando a seleção do documento pretendido, que poderá ser uma GF (POS) ou uma GF (POS – Lojas – Pavilhão Desportivo Universitário (PDU)), confirmando a unidade que gerou a receita e o montante. De seguida, na grelha de ligação de bancos à contabilidade é efetuada a discriminação dos modos de pagamento (numerário, pelo talão de depósito efetuado na Direção-Geral do Tesouro (DGT)11,
multibanco, discriminando o valor líquido e respetiva comissão). No segundo caso, o colaborador regista uma Fatura-Recibo ou FS, baseada na GF (quando aplicável), em que indica os dados do consumidor, o artigo consumido, a data em que se efetuou a venda/prestação do serviço, as quantidades e montante a pagar e, por fim, o armazém onde ocorreu a receita (para fazer a ligação ao centro de custo).
Quando existe receita proveniente do DS e/ou do DDC, o registo da receita é efetuado manualmente, pois estes dois departamentos possuem sistemas operativos próprios que são distintos daqueles utilizados pelo DAF, nomeadamente a aplicação PHC e a aplicação GESP, respetivamente. Assim, nestes casos, é transcrito para o documento de Guia de Receita, na qual se insere, distinguindo por unidade de venda, a informação de faturação diária.
Para além das vendas a pronto pagamento, os SASUM realizam vendas a prazo através da prestação de serviços a outros clientes, como por exemplo a outras instituições e às diversas unidades da Universidade do Minho. Este procedimento inicia-se com um pedido de orçamento ou um pedido de encomenda enviado ao responsável do departamento (DA/DS/DDC), para que seja aprovado e emitida a nota de despesa, nota de encomenda ou documento equivalente. De seguida, o DAF, mais concretamente o setor de Faturação e Controlo de Senhas, é informado da venda através da receção dos documentos de suporte que comprovam a prestação do serviço, e que permite o processamento da respetiva receita na TESOURARIA Primavera e integração, posterior, na CONTABILIDADE Primavera.
Aquando da emissão da fatura, devem ser preenchidos os campos do cliente, os artigos que foram consumidos, o armazém onde incorreu a receita, a data do serviço, tendo, este último
11 - Direção-Geral do Tesouro é um organismo que tem como linhas gerais a administração financeira do Estado, como a gestão da Dívida Pública, a gestão de Tesouraria, a gestão patrimonial.
elemento, ser sempre superior à data da nota de encomenda e, caso se aplique, o artigo de isenção de IVA. Além dos campos mencionados, deverá ainda constar o número de cabimento, o número de compromisso e o número da nota de encomenda, de forma a cumprir o disposto no n.º 3 do artigo 5.º da LCPA. Finalizada esta fase, a fatura será conferida e assinada pelo responsável do DAF, sendo depois enviada para o cliente por correio.
Nos casos de serviços prestados nas unidades alimentares que possuem POS, estes emitem uma consulta de mesa, que será rubricada pelo responsável da unidade. O serviço é faturado, à semelhança das vendas a pronto pagamento, através da exportação do POS, chamando o documento Fatura (POS), procedendo o preenchimento dos campos referentes aos dados do cliente, armazém que gerou a receita, a indicação do número de cabimento, do número de compromisso e o número da nota de encomenda (n.º 3 do artigo 5.º da LCPA), confirmando apenas os artigos consumidos e a sua quantidade.
O Recibo é emitido após o recebimento do montante faturado, quer por transferência bancária, quer por cheque recebido por correio. O procedimento contabilístico baseia-se na transformação da Fatura em Recibo, sendo este impresso em duplicado: o original é enviado para o cliente por correio; e o duplicado é arquivado juntamente com a folha de rosto, o lançamento da Contabilidade, o comprovativo de pagamento e uma cópia do duplicado da fatura. Após o registo do recibo na aplicação TESOURARIA Primavera é efetuada a descarga dos movimentos na CONTABILIDADE Primavera.
Quando é necessário anular ou retificar uma fatura, montante a favor do cliente, procede-se ao registo de uma nota de crédito pelo valor em causa, indicando qual o motivo e o documento que se pretende corrigir, existindo a possibilidade de efetuar-se por exportação, quando emitida pelo POS. Neste caso, o colaborador da Tesouraria seleciona o documento, Nota de Crédito (POS), confirmando a unidade, o montante e a ligação ao processo de execução (processo e a linha do processo). No caso específico do setor de alojamento, visto este setor dispor de um sistema de faturação diferente, conforme acima referido, procede-se à elaboração do documento designado por “Anulação de Receita Geral”, após ter sido obtida a autorização do responsável do setor, assim como do DS.
Tabela 7 – Movimentos Contabilísticos de Receita
Fases da Receita Contas POC-Educação
Débito Crédito Ve nd a P ro nt o Pa game nto
Liquidação 21 - Clientes, alunos e utentes 26 - Outros Devedores e Credores
71 - Vendas e Prestação de serviços 2433 - IVA Liquidado
Conta – Controlo Orçamental Cobrança
251 - Devedores pela execução Orçamental
21 - Clientes, alunos e utentes/ 26 - Outros Devedores e Credores 13 - Contas no Tesouro
12 - Depósitos à ordem 251 - Devedores pela execução Orçamental
Ve
nd
a P
ra
zo Liquidação 21 - Clientes, alunos e utentes 26 - Outros Devedores e Credores
71 - Vendas e Prestação de serviços 2433 - IVA Liquidado
Conta – Controlo Orçamental Cobrança
251 - Devedores pela execução Orçamental
21 - Clientes, alunos e utentes/ 26 - Outros Devedores e Credores 13 - Contas no Tesouro
12 - Depósitos à ordem 251 - Devedores pela execução Orçamental Notas Créditos 71 - Vendas e Prestação de serviços 2434 - IVA Regularizações
Conta – Controlo Orçamental
21 - Clientes, alunos e utentes/ 26 - Outros Devedores e Credores
251 - Devedores pela execução Orçamental Juros Obtidos
26 - Outros Devedores e Credores 12 - Depósitos à ordem
251 - Devedores pela Execução Orçamental
781 - Juros obtidos
251 - Devedores pela Execução Orçamental
Tabela 8 – Arquivo documental da Receita
Fases da Receita Diário Anexos
Ve nd a P ro nt o Pa game nto Liquidação/ Cobrança R01 – RP – Recebimentos (GF) R07 – Recebimentos FS R06 – RP – Recebimentos (DS/DDC) • Documento de Venda • Lançamento da Contabilidade • Cópia da Fatura