Imobilizado

Com a entrada em vigor do POCP em 1997, as entidades públicas ficaram sujeitas à inventariação de todos os bens do ativo imobilizado, bem como, a sua sucessiva atualização. Para o efeito, era necessário estabelecer e uniformizar as instruções e critérios de inventariação, mas também definir um classificador de bens, sendo então aprovada a Portaria n.º 671/2000, de 17 de abril – Cadastro de Inventário dos Bens do Estado (CIBE). Esta, para além dos pontos referidos, procura ainda fornecer modelos de fichas para os vários tipos de bens, ou seja, modelo da ficha CIME (Cadastro e Inventario dos Bens Móveis do Estado) (Anexo V), o modelo da ficha CIVE (Cadastro e Inventario das Viaturas do Estado) (Anexo VI), o modelo da ficha CIIDE (Cadastro e Inventario dos Imóveis e Direitos do Estado) (Anexo VII), o modelo de ficha de inventário (Anexo VIII) e o modelo da ficha de amortização.

O ativo fixo ou ativo imobilizado carateriza-se por todos os bens que possuem um caráter permanente e não são destinados para venda, conforme elucidado no n.º 1 do artigo 2.º do CIBE. Segundo a definição apresentada, os bens registados como imobilizado podem ser agregados em três grandes grupos: bens móveis, que compreendem todos os bens móveis duradouros (durabilidade superior a um ano), como equipamentos e material de informático e de escritório; veículos que, como o nome indica, correspondem aos “veículos automóveis que constituam meios de tração mecânica”; e bens imóveis, que se baseiam em imóveis que são classificados como “domínio público ou privado, rústico ou urbano”, englobando também os direitos relacionados.

Os procedimentos do setor do património podem ser divididos em duas partes: a inventariação inicial e a gestão do imobilizado. A primeira parte consiste na identificação, classificação, valorização e registo do bem. A segunda parte corresponde nos procedimentos de conservação e atualização do ativo, a elaboração dos mapas contabilísticos mensais e anuais, o registo das alterações comunicadas e procedimento de abate.

Quanto à valorização do bem, os critérios aplicados são os proclamados no POC-Educação, ou seja, o custo de aquisição, que engloba o preço do bem e todos os seus encargos para colocar o bem em pleno funcionamento, ou o custo de produção, que corresponde a todos os custos associados à produção do produto final, desde a compra das matérias-primas até aos custos com a eletricidade, entre outros. No caso dos bens adquiridos a título gratuito, como cedência

ou doação, a valorização do bem é efetuada mediante uma avaliação do mercado ou através do valor patrimonial.

No que concerne à identificação de um bem como imobilizado, os SASUM definiram três critérios: destino, os bens adquiridos têm um caráter permanente e não são destinados para venda; durabilidade, os bens possuem uma vida útil superior a um ano; e o custo unitário ou agregado, o bem ou os bens deverão ter um valor superior a 40% do índice de 100 da escala salarial das carreiras da função pública13_{. Note-se que, os dois últimos critérios, durabilidade e o}

custo, são critérios não cumulativos, isto é, um bem poderá ter uma vida útil inferior a um ano mas ter um custo superior ao estimulado, bem como, possuir uma durabilidade superior a um ano mas o seu custo ser inferior ao limite mínimo fixado, sendo em ambos os casos considerado imobilizado, por força da não acumulação de critérios.

A classificação dos bens de imobilizado é efetuada por meio do classificador geral do CIBE, sendo atribuída uma ficha CIBE a cada bem, independentemente de possuir a mesma classificação. A estrutura desta classificação é decomposta em seis partes: classe, tipo, bem, atividade, número de inventário e número de decomposição, quando aplicável, conforme apresentado na Figura 6.

Nas faturas dos bens que vão integrar o imobilizado, aquando da sua receção, o responsável pelo departamento ou pelo setor em questão deverá colocar o carimbo e proceder corretamente ao preenchimento de todos os campos mencionados, consoante as características do bem recebido. Os campos a preencher pelo responsável são o modelo, a marca, o número de série,

as dimensões e qual a descrição a atribuir aquando do lançamento, cabendo apenas ao responsável do setor do Património o preenchimento do campo da classificação e do número de inventário, na altura da integração da fatura na aplicação informática. No final de cada mês, o responsável pelo setor procede ao preenchimento do “Mapa dos bens adquiridos”, conforme Anexo IX, sendo que, a sua etiquetagem deverá ocorrer no mês seguinte.

A Transferência de um bem é um procedimento comum quando uma unidade carece da sua existência para o normal funcionamento e existe, por outro lado, em stock ou inutilizável noutra unidade, dispensando-o. Em termos administrativos, o responsável da unidade deverá informar o DAF de uma de duas formas possíveis: o preenchimento do documento “Transferências de bens de imobilizado”, indicando a unidade de origem, a unidade de destino, a descrição do bem e o número de inventário, devendo encontrar-se assinada pelos dois responsáveis; ou através de email, quando se justifique, informando os mesmos dados, caso seja manualmente. O DAF, quando toma conhecimento da alteração de localização, efetua as devidas correções na aplicação PATRIMÓNIO Primavera, ao nível da sua localização e dos respetivos centros de custo, atualizando ainda o ficheiro em excel nas “sheets” das unidades em causa e nas “sheet” de todas as unidades.

O abate de um bem de imobilizado acontece quando este deixa de produzir benefícios para a entidade, podendo acontecer de diversas formas: alienação, sinistro ou incêndio, furto ou roubo, devolução e destruição ou demolição. A autorização pela Homologação do abate é realizada pelo Administrador dos SASUM, enquanto a responsabilidade recai sobre os cinco departamentos (DAF, DA, DDC, DS e GA), conforme o Decreto-Lei n.º 307/94, de 21 de dezembro. Relativamente ao procedimento utilizado, este é desagregado em dois sistemas distintos: o sistema administrativo e o sistema contabilístico.

O procedimento administrativo é iniciado pelo responsável da unidade, do setor ou do departamento através da elaboração da lista de bens a abater e a indicação do motivo do pedido, mediante o preenchimento do modelo próprio e assinado pelo responsável do departamento, nos casos em que é solicitado por outro membro. Por outro lado, pode ser enviado por email pelo responsável do departamento ou ao seu conhecimento, anexando ao pedido, quando possível, as etiquetas que identificam os bens. Quando o responsável do DAF toma conhecimento, aquando da receção do pedido, procede à elaboração de um ofício com a

designação de “Proposta de Abate de equipamento e constituição da Comissão de Abate” (Anexo X), na qual indica a proposta de bens a abater e a proposta de composição da comissão de abate para ser autorizada pelo Administrador, sendo esta distinta, consoante o tipo de bens que se pretende abater e a localização destes. Após a aprovação da comissão de abate, esta elabora o Auto de Verificação de Incapacidade (Anexo XI) e envia para o DAF, para que este proceder à elaboração do ofício a solicitar a “Homologação do Auto de Verificação de Incapacidade”, sendo, posteriormente, enviado para Administrador para a homologação do documento (n.º 2 do artigo 30.º do CIBE).

O procedimento contabilístico inicia-se, em consequência, do término do procedimento administrativo, isto é, quando o Administrador dos SASUM homóloga os ofícios da “Proposta de Abate de equipamento e constituição da Comissão de Abate” e “Homologação Auto de Verificação de Incapacidade”. Após esta fase, o responsável do setor do património regista o abate dos bens na aplicação PATRIMÓNIO Primavera, efetuando depois a descarga dos lançamentos na aplicação CONTABILIDADE Primavera e procede ao preenchimento da Ficha de abate F2 (Anexo XI).

Quanto ao controlo dos bens de imobilizado, os SASUM implementaram um sistema de RFID, ou seja, leitura por radiofrequência, com o objetivo de simplificar as contagens físicas dos bens, bem como, facilitar a deteção de substituição de bens ou, até mesmo, a sua inexistência no local. Após a leitura dos bens, é efetuado um confronto entre os bens existentes fisicamente e os bens lançados na aplicação informática naquela unidade. Existindo diferenças, procede-se à sua correção e inicia-se um processo de apuramento de responsabilidades.

Os SASUM possuem um sistema de controlo para os equipamentos de refrigeração, ADAMASTOR, cuja finalidade consiste em alertar para a existência de diferenças das temperaturas, diminuindo assim o risco de perda e/ou inutilidade dos bens.