Encerramento de contas e preparação das demonstrações financeiras

No final de cada exercício económico, as entidades públicas são obrigadas a prestar informação a vários organismos, contabilisticamente designada por Prestação de Contas. Não obstante, a legislação em vigor prevê algumas exceções no que respeita à dispensa de entrega de alguns mapas contabilísticos quando satisfeitas as condições previstas no n.º 2 do artigo 4.º do POC- -Educação.

No caso das entidades públicas, os documentos necessários à prestação de contas são: o Balanço, Demonstração de Resultados por Natureza e por Funções, Mapas de execução

Demonstrações Financeiras, Relatório de Gestão e, finalmente, o parecer do órgão fiscalizador (Certificação Legal de Contas) (n.º 1 do artigo 4.º do POC-Educação).

Por se tratar de uma entidade pública, para além dos documentos acima mencionados, os SASUM devem ainda prestar informação no que respeita ao Fundo de Maneio (para tal, é elaborado o mapa nos moldes propostos pela Instrução n.º 1/2004 pelo TC); e às reconciliações bancárias efetuadas ao longo do exercício (o procedimento baseia-se no envio dos mapas elaborados mensalmente e verificados pelo responsável do DAF, conforme já descrito no ponto 5.3.1.2.).

Antes de proceder à elaboração dos mapas e relatórios para a prestação da informação económico-financeira, as entidades necessitam de realizar lançamentos de retificação e/ou regularização e apurar os resultados económicos. As principais operações de fim exercício são:

• Acréscimos e Diferimentos; • Amortizações do exercício, • Provisões;

• Diferenças de câmbio; • Inventariação física.

Terminada a realização das operações associadas às cinco principais operações de fim de exercício, a entidade encontra-se em condições de proceder à elaboração do balancete retificativo e, de seguida, de apurar o resultado do exercício. Este último deverá ser apurado em três fases:

• Resultado operacional: diferença entre os proveitos operacionais (conta 71 – Venda e Prestação de Serviços à conta 76 – Outros Proveitos e Ganhos Operacionais) e os custos operacionais (conta 61 - CMVMC à conta 67 – Provisões do Exercício);

• Resultado financeiro: diferença entre os ganhos financeiros (conta 78 – Proveitos e Ganhos Financeiros) e as perdas financeiras (conta 68 – Custos e Perdas Financeiros); • Resultado extraordinário: diferença entre os ganhos extraordinários (conta 79 – Proveitos

e Ganhos Extraordinários) e as perdas extraordinárias (conta 69 – Custos e Perdas Extraordinários).

Após o apuramento do resultado do exercício, a entidade procede à elaboração do Balanço, Demonstração de Resultados, Mapa de Fluxos de Caixa, Mapa das Alterações Orçamentais, e outros mapas necessários para o processo de encerramento de contas.

5.5.1 Acréscimos e Diferimentos

O Balanço e a Demonstração de Resultados têm subjacente o princípio da especialização, que refere que todos “os proveitos e os custos são reconhecidos quando obtidos ou incorridos, independentemente do seu recebimento ou pagamento”, (alínea d) ponto 3 do POC-Educação). A especialização do exercício deve ser analisada em quatro pontos fundamentais: acréscimo de proveitos, acréscimo de custos, custos diferidos e proveitos diferidos (Tabela 13).

Os acréscimos de custos correspondem a custos que devem ser reconhecidos no próprio exercício económico, uma vez que o seu “consumo/ utilização/ desgaste” foi realizado no exercício, embora o seu pagamento ocorra no período seguinte, como por exemplo o subsídio de férias, despesas com as instalações (gás, eletricidade, água), despesas de comunicação, entre outros.

Os custos diferidos correspondem ao recebimento de faturas relativas a serviços que irão ser “consumidos” nos períodos seguintes, mas cujo pagamento foi efetuado na totalidade no

Tabela 13 – Movimentos dos Acréscimos e Diferimentos

Acréscimos e Diferimentos Contas POC

Débito Crédito Acréscimos de Custos Ano N 62 - Fornecimento e Serviços Externos

64 - Custos com o Pessoal

273 - Acréscimo de Custos Ano N+1 273 - Acréscimo de Custos 12 - Depósitos à ordem Custos Diferidos Ano N 62 - Fornecimento e Serviços Externos 272 - Custos diferidos 12 - Depósitos à ordem Ano N+1 62 - Fornecimento e Serviços _Externos 272 - Custos diferidos Acréscimos

de Proveitos

Ano N 271 - Acréscimo de Proveitos 71 - Vendas e Prestações de Serviços _{781 - Juros Obtidos} Ano N+1 12 - Depósitos à ordem 271 - Acréscimo de Proveitos Proveitos

Diferidos

Ano N 12 - Depósitos à ordem 274 - Proveitos Diferidos

exercício.

Os acréscimos de proveitos correspondem ao reconhecimento dos proveitos do próprio exercício, uma vez que o serviço/ venda foi realizada no ano, embora o seu recebimento ocorra no exercício seguinte.

Os proveitos diferidos correspondem a faturas emitidas relativas a serviços que serão prestados no exercício seguinte (e outros proveitos), mas cujo recebimento ocorrerá no exercício. Como exemplo temos o recebimento de subsídios estatais ao investimento.

5.5.2 Amortizações do exercício

Os bens classificados como imobilizado são objeto de amortização, visando refletir contabilisticamente, o desgaste e/ou a desvalorização decorrente do seu funcionamento e atividade. As taxas de amortização a aplicar a cada bem encontram-se interrelacionadas com a classificação deste, aquando da sua integração na aplicação informática.

No que concerne ao seu cálculo, os SASUM utilizam o método das quotas constantes num regime duodecimal, conforme o n.º 2 do artigo 32.º e 35.º do CIBE, com exceção dos bens com valor unitário igual ou inferior a 80% do Índice da escala salarial das carreiras do regime geral do sistema remuneratório da função pública14_{, em que se procede à amortização pela totalidade no}

ano de aquisição, aplicando desta forma o explanado no n.º 1 do artigo 34.º do CIBE.

Relativamente ao procedimento contabilístico, maioritariamente é efetuado através das aplicações informáticas, isto é, o colaborador/responsável do setor processa as amortizações na aplicação PATRIMÓNIO Primavera e de seguida exporta para a aplicação CONTABILIDADE Primavera, de modo a efetuar o registo nas respetivas contas patrimoniais e analíticas. No final, é realizada uma confrontação entre os balancetes da conta “42 - Imobilizações Corpóreas”, “48- - Amortizações Acumuladas” e “66 - Amortizações do Exercício” entre as duas aplicações, ou seja, entre a Contabilidade e o Património.

14- O índice 100 da escala salarial das carreiras do regime da função pública é de 343,28€ conforme explicitado na página da Direção-Geral da Administração e Emprego Público (http://www.dgap.gov.pt/index.cfm?OBJID=3b6ad16f-8ea3-44e2-9f74-10c95027779a). Assim, os bens que custarem inferior ou igual a 274,62€ são amortizados na sua totalidade no ano de aquisição.

No caso especifico dos SASUM, os lançamentos relativos à amortização dos bens ocorre no final de cada mês, através da aplicação do princípio das amortizações por duodécimos (artigo 35.º o CIBE).

5.5.3 Provisões

As situações associadas a riscos e encargos futuros que possuem uma elevada probabilidade de ocorrência, como as aplicações de tesouraria, cobrança duvidosa, depreciação das existências, obrigações e encargos derivados de processos judiciais, são objeto de registo em provisões. No caso das dívidas, haverá lugar ao registo de uma provisão quando se verifique um dos seguintes casos:

• Devedor tenha pendente um processo judicial, como falência ou insolvência; • Créditos reclamados judicialmente;

• Créditos que tenham decorrido mais de doze meses, desde o seu vencimento e tenham decorrido diligências para o seu recebimento (ponto 2.7.3 do POC – Educação).

5.5.4 Diferenças de câmbio

Os recebimentos e/ou pagamentos em moeda estrangeira são escassos, no entanto quando acontecem é apurada e registada a diferença de câmbio à data da operação, conforme descrito no ponto 5.3.1 – Disponibilidades. Existindo moeda estrangeira na entidade ou dívidas de/ou a terceiros a 31/12, os saldos são atualizados à taxa de câmbio da data de fecho.

5.5.5 Inventariação física

No final do exercício, normalmente a 31 de dezembro, a entidades procedem à contagem física, com o objetivo de confirmar os valores mencionados na contabilidade e corrigir eventuais diferenças. Quando falamos em inventário, referimo-nos ao inventário das existências, do imobilizado, assim como das disponibilidades.

No caso específico do inventário das existências, a 31 de dezembro, a conta compras deverá encontrar-se saldada, e o saldo final da conta de mercadorias e de matérias-primas, subsidiárias e de consumo deverá corresponder ao valor apurado na contagem física. O tratamento desta informação varia consoante o sistema de inventário utlizado pela entidade.

O tratamento contabilístico relativo ao inventário das várias áreas encontra-se detalhadamente descrito no ponto 5.3.5 – Auditorias.

Após a descrição das atividades relacionadas com o encerramento das contas, na seção seguinte iremos descrever as tarefas desenvolvidas no âmbito da prestação de informação periódica.

5.6 Preparação da informação contabilística para relatórios e análise de gestão e