Existências

As Existências são uma área contabilística que agrega em simultâneo dois setores do DAF: ECAP, onde está o responsável pelas compras e armazenamento das mercadorias, e o setor de Contabilidade e Gestão de Stocks. Normalmente, as mercadorias em stock encontram-se distribuídas por dois armazéns: Armazém de Gualtar, e o Armazém de Azurém, em que estes são abastecidos diretamente pelos fornecedores.

As encomendas aos fornecedores são na sua maioria informatizadas (de acordo com o ponto 5.2.2. – Tratamento contabilístico), a exceção ocorre apenas nos produtos de padaria e

pastelaria, sendo nestes casos preenchida manualmente uma requisição pelas unidades, sendo depois

• Entregue no armazém auxiliar para ser enviada por fax para o armazém central, no caso das unidades sitas no Campus de Azurém;

• Entregue pessoalmente pelo responsável da unidade no armazém central para as unidades situadas no Campus de Gualtar;

• Enviadas por correio interno, ao cuidado do armazém central, para as unidades sitas em Braga, mas fora do Campus de Gualtar, nomeadamente, o pólo dos Congregados e Santa Tecla.

O processo das existências pode ser desagregado em três grandes momentos distintos: 1. A entrada e receção da mercadoria;

2. Armazenagem e; 3. As saídas de armazém.

Para o efeito, os SASUM utilizam a aplicação TESOURARIA Primavera para os registos contabilísticos associados às alterações dos armazéns. Nesta área, a função contabilística é independente da função operativa, ou seja, o responsável pelo controlo dos produtos existentes fisicamente não acumula as funções dos registos contabilísticos, sendo esta última desempenhada por uma pessoa que não tem contato direto com a primeira. Esta política tem por objetivo diminuir a prática de erros ou omissões e, simultaneamente, evitar conluio.

A receção das mercadorias em armazém é efetuada pelo Fiel do armazém, em caso de impossibilidade, é realizado pelo encarregado do armazém, que inspeciona os produtos entregues confrontando-os com o documento que acompanha a mercadoria, Guia de Transporte ou documento equivalente, conferindo:

• O lote ou proceder ao seu registo/atribuição apoiado na data de receção, em caso de inexistência;

• Conferir as validades dos produtos;

• Verificar as condições de acondicionamento; • Preencher o carimbo de receção dos produtos;

• O duplicado da Requisição Externa, de forma a confirmar os artigos e as quantidades encomendadas e se estão de acordo com as instruções internas definidas.

Não obstante, existem alguns casos em que as mercadorias são entregues diretamente nas unidades alimentares pelos fornecedores, conforme referido acima, sendo nestes casos o responsável da unidade a pessoa que irá inspecionar as mercadorias.

Dado como terminado o procedimento administrativo a cargo do responsável do armazém e/ou da unidade, estes dispõem de um prazo de 36 horas para enviar a documentação (Requisição Externa e a Guia de transporte ou documento equivalente) para o armazém central ou auxiliar, de forma a dar continuidade ao processo contabilístico.

A armazenagem dos produtos é da competência do responsável do armazém, denominado por Fiel de armazém, sendo-lhe incumbida a tarefa de controlar e movimentar os produtos.

O Responsável de cada unidade deve dirigir-se ao armazém do seu campus, com uma lista informal dos produtos que necessita para a unidade. Neste caso existem duas situações:

1. O armazém possui produtos em stock:

O Responsável de cada unidade faz, presencialmente, as suas compras no armazém, e é emitido informaticamente, um documento de Transferência de Armazém. Este documento é efetuado através do registo informático do respetivo lote dos produtos pedidos, incluindo ainda a identificação do colaborador do DAF que o elabora. Após a receção das mercadorias, o responsável da unidade confere o documento, rubrica e envia para o armazém que forneceu a mercadoria.

2. O armazém não possui os produtos requisitados em stock:

Nas situações em que este não possui os produtos requisitados em stock, o responsável da unidade deve proceder à encomenda igualmente de forma informal (escrita), diretamente no armazém que emite um documento de Requisição Externa, em triplicado, diretamente do sistema informático, onde consta o número de cabimento e de compromisso. Este documento é posteriormente enviado ao fornecedor para se proceder à encomenda, de acordo com o ponto 5.2.2. – Tratamento contabilístico referido anteriormente.

Com a aprovação da Portaria n.º 161/2013, de 23 de abril, que veio alterar o Regime dos Bens em Circulação (Decreto-Lei n.º 147/2003, de 11 de julho), todos os bens que circulem em território nacional devem ser comunicados ao Ministério das Finanças – Autoridade Tributária. Esta comunicação poderá ser efetuada por meio eletrónico (programa de faturação), informático (software), diretamente no Portal das Finanças ou em papel através do preenchimento de impresso numerado e tipografado, para a atribuição da designada “Chave AT”. No último caso, a emissão em papel, o documento de transporte (Fatura, Guia de Remessa, Nota de devolução, Guia de Transporte ou documentos equivalentes) é obrigatoriamente emitido em triplicado cumprindo todos os elementos fixados no n.º 5 do artigo 36.º do CIVA, dispondo depois de cinco dias úteis para a sua inserção no Portal das Finanças.

Face ao exposto, a “TRA – Guia de transporte” ou “PRO – Guia de transporte” são impressos em triplicado, quando a mercadoria é colocada em circulação (fora do Campus), sendo o original e o duplicado rubricados e carimbados pelo responsável da unidade requisitante e enviado de seguida para o DAF, enquanto o triplicado fica arquivado na unidade requisitante. Quando a mercadoria circula dentro do Campus, apenas é impresso o original, que será rubricado e carimbado pelo responsável da unidade requisitante e enviado depois para o DAF.

O controlo das Senhas é efetuado através da leitura do código de barras no programa informático SENHAS e, de seguida, confrontado com o mapa enviado semanalmente para o setor de senhas, pelo DA, a indicar o número de refeições servidas em cada unidade (Snack bar Congregados, Cantina Azurém, Cantina Gualtar e Cantina de Santa Tecla). No final do mês, é elaborado o Mapa de Controlo de Refeições, que é confrontado com o Mapa de Refeições Servidas, enviado pelo DA.

Por outro lado, compara-se, ainda, as senhas consumidas, através da listagem obtida pela aplicação informática do programa informático SENHAS, e o número de pessoas que passou nos Torniquetes que existem nas cantinas, excetuando-se o Snack-bar congregados, onde a comparação é feita pelo número de refeições transferidas. Verifica-se, ainda, no final de cada mês, o stock de senhas (papel) existente em cada posto de venda, comparam-se os stocks físicos, com os stocks informáticos.