Diversas são as definições de estrutura organizacional principalmente por sua complexidade e por envolver uma grande variedade de elementos.
Stoner e Freeman (1995, p.230) definem estrutura organizacional como “a forma pela qual as atividades de uma organização são divididas, organizadas e coordenadas”. A idéia de divisão e coordenação do trabalho também é verificada da definição de Mintzberg (1995, p.10) quando conceitua “como a soma total das maneiras pelas quais o trabalho é dividido em tarefas distintas e como é feita a coordenação entre essas tarefas”.
Ranson, Hinings e Greenwood (1980), extrapolam o arcabouço estrutural, abordando a estrutura como um meio de controle bastante complexo, sendo esta continuamente produzida e recriada através da interação a qual modela também as interações organizacionais. Segundo os autores, “a conceitualização da estrutura deveria contemplar os padrões de interação da organização, descrevendo como os atores realmente conduzem os trabalhos, formulam as políticas e alocam recursos” (RANSON, HININGS e GREENWOOD, 1980, p.03). Destacam ainda que a estrutura não é estática, além de modelar o que ocorre numa organização é
modelada pelos acontecimentos que nela ocorrem. A relação entre os indivíduos é verificada também na definição de Blau (1974 apud HALL, 1984, p.37), afirma que a estrutura organizacional pode ser compreendida como “as distribuições, em diversos sentidos, das pessoas entre posições sociais que influenciam as relações de papel entre essas pessoas”.
Uma das definições mais abrangentes é colocada por Wagner III e Hollenbeck (2000, p.301). Os autores definem estrutura como uma
“...cadeia relativamente estável de interligações entre as pessoas e o trabalho que constituem a organização... a estrutura de uma organização separa suas partes diferentes entre si e também ajuda a manter tais partes interligadas. Por isso, cria e reforça relações de interdependência no interior dos grupos e entre os grupos. A estrutura de uma empresa é o instrumento final pela qual a mão-de-obra, distribuída pelo desenho dos cargos, é reintegrada em uma totalidade significativa. É a estrutura que permite às pessoas trabalharem juntas e, com isso, realizarem coisas que ultrapassam a capacidade de indivíduos não-organizados”.
Diferentemente das definições apresentadas, Meyer, Rowan e Kamens (1977 e 1977 apud HALL, 1984) consideram a estrutura organizacional como um mito criado pelas exigências sociais.
Stoner e Freeman (1995) concebem a estrutura organizacional em estrutura formal e estrutura informal. As estruturas organizacionais informais compreendem os “relacionamentos não-documentados e não reconhecidos oficialmente entre os membros de uma organização que surgem inevitavelmente em decorrência das necessidades pessoais e grupais dos empregados”. O organograma mostra a estrutura organizacional formal da organização e quem é responsável por cada tarefa, contudo determinadas características da estrutura organizacional não são explicitadas nos organogramas esses elementos escondidos eles denominam de estrutura organizacional informal. Mintzberg (1995, p.17) afirma que as “estruturas formais e informais são entrelaçadas e muitas vezes impossíveis de ser distinguidas”.
A estrutura organizacional atende a três funções básicas, segundo Hall (1984). Primeiramente, coloca que a estrutura contribui para que os produtos organizacionais sejam realizados e para que as metas organizacionais sejam atingidas. A estrutura também tem como função minimizar ou regulamentar as influências das variações individuais nas organizações, as estruturas são estabelecidas para assegurar que os indivíduos se conformem às exigências das organizações e não o inverso. A terceira função da estrutura está em estabelecer os níveis
de poder, o fluxo de informações utilizadas numa decisão e as áreas onde as atividades são executadas.
As estruturas organizacionais, como coloca Hall (1984), recebem influencia do tamanho, da tecnologia, do ambiente e das decisões estratégicas. O fator tamanho é muito mais complexo que avaliar somente número de pessoas em uma organização, apesar da dificuldade em considerar quem está dentro ou fora da organização discutido, principalmente, em estudos das fronteiras organizacionais. Kimberly (1976 apud HALL, 1984) apresenta quatro componentes para o fator tamanho: a capacidade física das organizações, os indivíduos disponíveis na organização, os insumos e produtos organizacionais e os recursos distintos disponíveis para uma organização. Apesar das distinções entre os aspectos apresentados pelo autor eles estão diretamente relacionados. O fator tamanho, para Blau (1973 apud HALL, 1984), influencia diretamente a diferenciação, indica que o tamanho crescente está relacionado com a diferenciação crescente bem como a diferenciação decresce com o decréscimo do tamanho. Por outro lado, o autor coloca também que as despesas administrativas são mais baixas em organizações maiores e a faixa de controle dos supervisores também é maior.
“O tamanho está relacionado com a diferenciação, e a diferenciação, trazendo uma necessidade maior de controle e coordenação, está relacionada com as exigências maiores de despesas administrativas. Assim, o tamanho e a diferenciação funcionam com objetivos diversos.” (HALL, 1984, p.40) O fator tecnologia influencia diretamente a estrutura da organização e envolve muito mais que maquinaria e equipamento usado na produção. Woodward (1958, 1965 apud HALL, 1984) define as organizações em três tipos quanto à natureza da tecnologia que adota: o sistema de pequenos lotes ou produção unitária, o sistema de grandes lotes ou produção em massa e as organizações que utilizam a produção contínua. O autor coloca ainda que a natureza da tecnologia afeta diretamente a estrutura atingindo aspectos como: o número de níveis hierárquicos, a amplitude de controle dos supervisores e a proporção de gerentes e supervisores em relação ao demais empregados. A tecnologia além de influenciar cada dimensão da estrutura interage com o fator tamanho como coloca Hall (1984). Blau e McKinley (1979 apud HALL, 1984, p.48) constataram que
“a complexidade estrutural e a diversidade das tarefas eram dependentes do tamanho quando havia tarefas uniformes, mas que o conteúdo cognitivo e a orientação profissional eram mais importantes com respeito às tarefas não-
uniformes. Portanto, o tamanho é importante numa condição tecnológica mas não na outra”.
Algumas dimensões da estrutura recebem maior influência do fator tamanho e outras do fator tecnologia. Marsh e Mannari (1981 apud HALL, 1984) constataram que a diferenciação e a formalização estruturais eram mais influenciadas pelo tamanho do que pela tecnologia adotada pela organização, já as entradas de trabalho, a amplitude de controle e a diferenciação entre gerentes e proprietários recebem maior influência da tecnologia do que do tamanho.
O fator ambiente compreende além do ambiente social o ambiente físico como clima e geografia. Ranson, Hinings e Greenwood (1980 apud HALL, 1984) colocam que as características ambientais, especialmente a infra-estrutura sócio-econômica, influenciam as organizações além de exercerem restrições a elas. Um ambiente hostil ou amistoso, a concorrência, as medidas políticas nacionais são aspectos que influenciarão a estrutura organizacional.
“... as organizações tentam manipular seu ambiente. Nenhum dos dois pode ser encarado como determinante do outro, num vínculo causal unidirecional. Além disso, a natureza do ambiente é percebida pelos responsáveis pelas decisões organizacionais e por aqueles que pretendem ampliar suas fronteiras. A percepção do ambiente gera ações na organização, através do processo decisório.” (HALL, 1984, p.51)
As escolhas estratégicas feitas na organização é o último fator desenvolvido por Hall (1984). Diante das pressões ambientais, as organizações precisam escolher a melhor alternativa para que possa alcançar seus objetivos. Hall (1984) trabalha a idéia de coalisão dominante que constitui o centro de poder na organização e faz as escolhas estratégicas com respeito à organização e sua estrutura. As decisões de uma organização são tomadas quanto: tecnologia, produto, bem como toda a dimensão de sua estrutura.
As organizações não estão no vácuo, o contexto coloca obstáculos e problemas que devem ser observados. Ranson, Hinings e Greenwood (1980), colocam que o conjunto das restrições contextuais é um elemento importante para o entendimento da estrutura organizacional. Conforme os autores existem dois tipos de restrições: as características organizacionais e as características do ambiente. As características da organização envolvem a escala de operação, o modo de produção tecnológico e os recursos organizacionais. As características do ambiente são subdivididas em características de infra-estrutura socioeconômica e o ambiente institucionalizado. O ambiente socioeconômico engloba as
características físicas (geografia e domicílios entre outros), características econômicas (nível de emprego, mercado, tipo de indústria e comércio) e características sociais (demografia, classe e etnia). O ambiente institucional prescreve as condições de estrutura e desenvolvimento, cada elemento da estrutura formal é uma manifestação do poder de regras institucionais. A interpretação do ambiente passa pela percepção dos gestores, que é influenciada por suas posições na estrutura organizacional. À medida que os dirigentes revêem seus valores, a partir de influências externas, também alteram os padrões organizacionais.