Diante dos dados coletados e tratados sobre cada atividade nas entrevistas, grupo focal e análise documental, foi possível detalhar e descrever o atual funcionamento do setor almoxarifado do IFS- C. Aracaju (adquirindo um profundo conhecimento das atividades e processos da gestão de materiais), atingindo assim o primeiro objetivo específico definido para este projeto.
A partir daí, com as informações colhidas, foi possível analisar e confrontar os dados com o referencial teórico, para consecução do segundo objetivo específico. Sendo assim, foi diagnosticado que o IFS possui deficiência em diversos procedimentos específicos para recebimento, armazenagem e distribuição dos materiais do almoxarifado. Foram identificados no modelo atual, problemas indiretos que levam à falta de acuracidade e confiabilidade nas informações, consequentemente, impactam negativamente no gerenciamento e controle dos materiais. Tais problemas girão em torno de procedimentos falhos no recebimento (recepção, descarga, acolhimento e conferência), armazenamento (estocagem) e distribuição (separação e expedição).
Já os gargalos ligados como direto ao gerenciamento e controle de estoque no modelo atual, encontraram-se na falta de utilização de métodos científicos para reposição de materiais e classificação gerencial, levando ao desbalanceamento (excesso ou falta) dos estoques e desconhecimento de informações importante sobre os itens estocados.
Baseado nisso, foi diagnosticado também as principais causas que produzem esses efeitos negativos nas atividades do setor de almoxarifado. A primeira, é que o setor carece de falta de espaço físico e estrutura. O espaço físico é inadequado e sua estrutura precária. Desta forma, os materiais do setor ficam armazenados em locais impróprios e de forma inadequada em todas as atividades, comprometendo a qualidade física dos bens, e gerando conflito de espaços, podendo causar perdas e aumentar o desbalanceamento de estoque. Somados a isto, a falta de equipamentos individuais e de movimentação, comprometem a saúde dos funcionários e segurança dos materiais.
A segunda causa está na baixa capacitação e treinamento dos funcionários, levando a um baixo conhecimento sobre técnicas e boas práticas de gestão, ocasionando um alto grau de empirismo, impactando negativamente para um adequado armazenamento e eficiente gerenciamento e controle dos materiais. A falta de qualificação e conhecimento técnico dos funcionários do setor, dificultam uma armazenagem e gerenciamento adequado dos itens. Além disso, a experiência empírica é
repassada a um novo integrante quando o mesmo ingressa no setor, sem um prévio treinamento com profissional habilitado sobre as ferramentas de gestão de logística e estoques.
Outro fator constata-se no quantitativo de pessoal, no qual as atribuições são distribuídas de maneira desigual causados pelo déficit de funcionários no setor. Desta forma, gera uma sobrecarga muito grande no coordenador do almoxarifado, ocasionando desconforto, atrasos, dificuldade nos procedimentos, e acúmulos de serviço.
Mais um ponto crucial é causado por um contexto diferente do gerencial, por se tratar de uma organização pública. Tais dificuldades giram em torno do contexto complexo e rígido da licitação pública, e na morosidade dos processos em diversas fases da gestão dos materiais. Desta forma, ocorre a impossibilidade da criação de parcerias e dificuldades na condução de projetos que contribuam para funcionalidade dos
procedimentos no setor. Somados a isto, a questão cultural também reduz ações de
melhorias, devido à instabilidade da alta administração, e a desmotivação e falta de comprometimento dos servidores para área dos estoques.
Finalizado assim o modelo atual, foi elaborado um novo modelo para o gerenciamento dos materiais do setor com base nas características e particularidades do seu contexto organizacional. Nesse novo modelo, as ações viabilizadas buscaram o objetivo de propor melhorias nos procedimentos identificados que afetam o gerenciamento de controle dos materiais de consumo do IFS-Campus Aracaju estocados no setor de almoxarifado. De início, foram propostas ações que ajudassem a potencializar o gerenciamento de estoque, e logo depois, demonstrou-se a aplicabilidade de um sistema de reposição de estoque e classificação gerencial dos itens em estoque do setor para início de implantação, atingindo assim em conjunto, a execução dos últimos três objetivos específicos deste projeto. Ou seja, a utilização de controles precisos para o planejamento das atividades do setor na busca por programações de fornecimentos que mais se aproximem da realidade necessária, deve passar pela adoção métodos científicos no gerenciamento de estoque e classificação gerencial, e mais ainda, procedimentos adequados nas atividades de recebimento, armazenamento e distribuição, para que auxiliem no fornecimento de informações reais e confiáveis.
Desta forma, o modelo proposto atingiu o objetivo geral deste projeto, buscando viabilizar ações viáveis e possíveis de implementação para o IFS-C. Aracaju, que garantam informações precisas e acuradas de estoque, como também proteção aos materiais e funcionários. Para isso, o espaço físico e estrutura tornará fator decisivo para
promoção da proteção e qualidade do armazenamento dos materiais, recursos de equipamentos e pessoal para um aumento da eficácia operacional do setor, e aplicação de métodos gerenciais para eficiência da política de gestão de estoques.
No que tange a demonstração da aplicabilidade dos métodos de gerenciamento de estoque, foram escolhidos para a classificação de materiais ABC no modelo proposto, os materiais de maior importância operacional da organização, que necessitam de grande controle por parte do almoxarifado durante todo o exercício. Logo após, efetuou-se a aplicação do método ABC, onde foi possível separar os materiais nos grupos A, B e C conforme sua relevância econômica.
A classificação dos materiais em diferentes grupos permitiu gerenciar adequadamente os estoques de posse de um conhecimento mais amplo e profundo dos materiais. Desta forma, direciona uma atenção especial aos itens que juntos possuem um grande valor econômico e representam grande parte da imobilização do capital em estoque dos materiais considerados mais importantes operacionalmente (73,63%). Com isso, tais materiais podem ser conduzidos a controles mais apurados de inventário, reposição de materiais e desfazimento de bens.
Já no controle e reposição de estoque, toda quantidade de compra de material no IFS é estimada em palpites, percepções e experiência. Isso gera um grave problema, porque um sistema de gerenciamento de estoques necessita de informações reais de consumo e planejamento, para que as compras de material sejam precisas de acordo com a realidade.
Em virtude do contexto organizacional do setor público, devido ao seu rígido e complexo sistema de compras e para início de uma implantação, o sistema de reposição aqui sugerido utilizou parâmetros de estoque segurança altos, e períodos de ressuprimento e aquisição elevados. Mesmo assim, de acordo com a metodologia proposta neste trabalho, com base nos parâmetros utilizados, observou-se a possibilidade de uma redução de custos totais da ordem de R$ 149.270,76 nos 115 itens do grupo A. Ou seja, o valor total de estoque real em 2017 era de R$ 219.609,28 e o valor de estoque máximo ideal estimado após a aplicação dos cálculos no sistema de reposição de estoque foi de R$ 70.338,52, representando assim, uma economia estimada de cerca de 67,97% dos custos reais do ano de 2017.
Vale destacar que apesar dos parâmetros elevados, esses valores estariam em condições hipotéticas ideais muito boas. A extrema redução dos custos se deveu a valores muito altos imobilizados que estavam sem ou pouca saída no almoxarifado, ou seja,
seriam reduzidos a zero ou valores muito próximos. Além disso, todos os estoques reais que foram comprados na época para vários anos, foram reduzidos ao uso de um ano, em virtude do parâmetro de intervalo de compras na licitação para 12 meses. Por fim, valores altos de saída mensal que foram estimados de compras no passado, estariam também reduzidos de acordo com a nova demanda utilizada no sistema de reposição de estoque.
Sendo assim, diante da aplicação dos procedimentos do sistema de reposição, percebeu-se que a falta desse controle rígido tem ocasionado principalmente, o grande excesso de material em estoque, devido as discrepâncias se comparado com seu valor real pelo ideal, como também muita incidência de valores zerados no consumo médio, ou seja, muitos materiais sem saída. Apenas no grupo dos itens A, foi possível identificar um total de 30 itens sem movimentação desde 2016. Ou seja, existe um valor total de R$ 72.404,82 de estoque imobilizado sem saída, ocupando espaço e gerando custos para união. Esses excessos de estoques e falhas de desfazimento agravam a perda por obsolescência, danificação, altos valores imobilizados e conflitos de espaços.
Sendo assim, diante do exposto, foi possível identificar um minucioso conhecimento dos materiais mantidos em estoque pelo setor. Ou seja, os métodos propostos (aplicação da classificação ABC em conjunto com sistema de reposição de estoque) além de permitir um controle efetivo e real para compra dos materiais, tem grande importância no gerenciamento para redução das quantidades e valores dos materiais armazenados. Além disso, as informações fornecidas para análise gerencial de processo para desfazimento dos materiais sem uso, em excesso, ou próximo de vencer, contribuem com outros campis que necessitam de material, principalmente os novos.
Os métodos de gerenciamento de estoque aqui recomendado demonstrou-se viável de aplicação, em virtude da redução dos custos, consequentemente, menor imobilização do capital. Classificar os produtos e gerenciar os itens “A”, permite um adequado dimensionamento dos estoques, prazos e quantidades de compras, níveis de atendimentos desejados e análises gerenciais como de itens sem saída, itens em excesso, materiais a vencer e mudanças substanciais de demanda. Além disso, tais métodos gerenciais propostos, não implicam em custos para sua implementação, já que o sistema informatizado utilizado pelo setor, o SIPAC, disponibiliza a função de reposição e manutenção de estoques, necessitando apenas complementar com planilhas eletrônicas elaboradas pelo autor deste projeto.
Sendo assim, a classificação gerencial obtida e aplicação dos parâmetros e métodos científicos para reposição dos estoques, mostrou-se uma ferramenta eficaz e
eficiente, contribuindo para o início de implantação no setor de almoxarifado do IFS- Campus Aracaju e impactando positivamente no gerenciamento e controle dos materiais em organizações públicas para União.
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APÊNDICE A – INSTRUMENTOS DE PESQUISA PARA COLETA DE DADOS
Quadro 14 - Roteiro de perguntas para entrevista semiestruturada na área de recebimento
CATEGORIAS RECEBIMENTO
RECEPÇÃO Como é feita a recepção dos fornecedores?
DESCARGA
Existe uma área específica para estacionamento dos veículos transportadores e descarga dos itens?
CONFERÊNCIA De que forma é realizada as conferências qualitativas e quantitativas?
REGULAÇÃO
Como são feitos os tramites burocráticos em toda atividade de
recebimento, desde a recepção dos veículos até envio para pagamento da nota fiscal ou devolução/aceite parcial dos itens?
SEGURANÇA
Os funcionários do setor receberam treinamentos de segurança? O setor possui estrutura, instalações e preparo para evitar situações de perigo nessa atividade?
EQUIPAMENTOS
O setor utiliza de equipamentos de movimentação e segurança para receber e encaminhar os materiais para estoque? Como são
movimentados?
TECNOLOGIA
O setor utiliza sistemas informatizados e equipamentos tecnológicos