Recebimento

Essa atividade constitui o acolhimento dos fornecedores e a recepção das mercadorias que foram compradas pela organização até sua entrada em estoque. São necessários procedimentos de entrada normalizados e padronizados para conferência dos itens e triagem da documentação, incluindo espaço físico específico, equipamentos de carga e descarga, e os recursos de informática.

Para um entendimento mais aprofundado e dinâmico da sua parte operacional, adota- se para este projeto a divisão das etapas de recebimento trazida por Paoleschi (2013). Para o autor, o recebimento divide-se em cinco fases, onde a descarga e recepção se unem na entrada de materiais como demonstra na figura abaixo:

Figura 2 - Fases do recebimento

Fonte: Elaborado pelo autor com base em Paoleschi (2013).

Sendo assim, o recebimento de materiais inicia-se com a recepção dos veículos transportadores. Conforme o autor, a recepção na portaria busca identificar se a compra, objeto da Nota Fiscal4, realmente está autorizada pela empresa. Após a autorização de entrada, o veículo deverá dirigir-se imediatamente a área de recebimento e posicionar-se para a descarga do material. Essa área de recebimento deve ser localizada de maneira que facilite o acesso dos fornecedores para a entrega dos materiais e que o ambiente seja coberto, para garantir a conservação dos pedidos recebidos.

4 _{A nota fiscal é um documento vital e de extrema importância, que desencadeia o processo de recebimento} (VIANA, 2006). 1 - Recepção 2 - Descarga 3 - Conferência quantitativa 4 - Conferência qualitativa 5 - Regulação

Já na recepção dos materiais é necessário realizar exames de avarias, fazendo uma análise visual da carga em busca de evidências de quebra, amasso ou umidade. (PAOLESCHI, 2013). Conforme o autor, terminada então a recepção e descarga dos materiais, é hora da conferência quantitativa, que corresponde à atividade de confrontação entre os dados da Nota Fiscal e o que foi efetivamente entregue.

Após a conferência das quantidades, o processo de recebimento segue para a fase da conferência qualitativa. É nela que se confere através da inspeção técnica a garantia de que o material está adequado ao propósito que se destina (FENILI, 2016). O autor destaca que no setor público a análise quantitativa e qualitativa é feita por meio da confrontação das informações constantes no pedido de compras, nota de empenho5 e os dados informados na NF pelo fornecedor, visando garantir o recebimento adequado.

Chegando a quarta fase, tem-se a regularização, que processa por meio dos documentos das fases anteriores. De acordo com Paoleschi (2013), o material liberado ou não deve ser constatado no Relatório de Recebimento6_{. Se aceito, a baixa do pedido deve ser feita colocando} um carimbo no verso da nota fiscal, anotando, assim, informações relativas à conferência e o responsável pelo recebimento, como também baixado eletronicamente no sistema. A assinatura no verso da Nota Fiscal pelo conferente deve conter a data, hora e número do relatório de recebimento.

Se houver constatações das irregularidades, as áreas responsáveis deverão ser informadas e as devidas providências tomadas, de forma que devolva parcial ou totalmente a mercadoria, ou reclame junto ao fornecedor a falta de mercadoria (FENILI, 2016). A devolução de material ou reclamação de falta ao fornecedor deve ser processada também no Relatório de Recebimento (VIANA, 2006).

Finalizando a fase de regularização, tendo todos os requisitos especificados atendidos, a liberação do entregador também é realizada. Logo após as notas fiscais dos pedidos em conformidade serão enviadas junto com o relatório de recebimento ao setor de contas a pagare os materiais encaminhados para o almoxarifado para inclusão no estoque físico, iniciando a fase da armazenagem (FRANCISCHINI; GURGEL, 2013; PAOLESCHI, 2014; FENILI, 2016).

5 _{O empenho da despesa é o ato emanado de autoridade competente que cria para o estado obrigação de pagamento} pendente ou não de implemento de condição. Para cada empenho será extraído um documento denominado "nota de empenho" que indicará o nome do credor, a representação e a importância da despesa bem como a dedução desta do saldo da dotação própria (Lei nº 4.320/64).

6 _{Relatório de recebimento (RR) é uma planilha numerada sequencialmente em que o conferente lança todas as} notas fiscais recebidas no dia (PAOLESCHI, 2013).

Desta forma, percebe-se que o recebimento do material é a atividade intermediária entre a compra e pagamento ao fornecedor. Uma fase importante na gestão dos materiais, pois além do acolhimento e recepção das mercadorias compradas, há um envolvimento entre outras áreas para registro e confrontação dos dados, como setor de contabilidade e compras.

Medeiros (2008) através de seu estudo propôs para organização pública de sua pesquisa a implantação de um manual contendo as atribuições do setor de recebimento de materiais. Para este setor, ficou atribuído as seguintes responsabilidades: garantir o rápido desembaraço dos itens na entrada; analisar documentação recebida e compra; proceder conferência visual, qualitativa e quantitativa; atestar notas ficais; classificar os materiais; enviar notas ao financeiro para pagamento; liberar guias de solicitações de materiais ao setor responsável; e analisar e encaminhar as solicitações de compras dos setores.

Mello (2011) propôs aumentar a área da doca de 75m³ para 250m³ para receber materiais sem a necessidade de utilizar outros setores da Universidade, além da criação de uma área de segregação para conferência qualitativa e quantitativa. Desta forma também protegeria as cargas para laboratório, e mudaria a posição de saídas dos materiais, retirando da doca de recebimento, evitando o congestionamento. Também foi proposto treinamento para o pessoal do setor principalmente para poder movimentar produtos químicos.

Paschoal (2009) destaca que após a implementação do novo sistema de gestão de materiais, a recepção dos itens na organização de sua pesquisa inicia com a nota fiscal e ordem de compra impressa pelo SGM. A conferência quantitativa é executada e registrada no sistema, inclusive se houver divergência. Para a conferência qualitativa é realizada pelo setor responsável do material, onde também ocorre registros em tempo real no sistema. A continuidade do fluxo do material só é permitida após todas as fases do recebimento concluídas. Diante do supracitado, trazendo todos esses conceitos que mais se aproximam do ambiente público, pode-se dizer que as atividades de recebimento nas organizações compreendem incialmente a etapa de entrada do material (recepção dos transportadores e inspeções iniciais das documentações e cargas), conferência quantitativa e qualitativa (nota fiscal com nota de empenho), e por fim, a regularização (aceite, devolução parcial ou total).