Administração de materiais: proposta de melhorias no gerenciamento de estoque do Instituto Federal de Sergipe - Campus Aracaju

Texto

(1)UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO NORTE PROGRAMA DE PÓS-GRADUAÇÃO EM GESTÃO PÚBLICA MESTRADO PROFISSIONAL EM GESTÃO PÚBLICA. ANTÔNIO FABRÍCIO SOARES BISPO SANTOS SILVA. ADMINISTRAÇÃO. DE. MATERIAIS:. PROPOSTA. DE. MELHORIAS. NO. GERENCIAMENTO DE ESTOQUE DO INSTITUTO FEDERAL DE SERGIPE – CAMPUS ARACAJU. NATAL 2018.

(2) UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO NORTE PROGRAMA DE PÓS-GRADUAÇÃO EM GESTÃO PÚBLICA MESTRADO PROFISSIONALEM GESTÃO PÚBLICA. ANTÔNIO FABRÍCIO SOARES BISPO SANTOS SILVA. ADMINISTRAÇÃO. DE. MATERIAIS:. PROPOSTA. DE. MELHORIAS. NO. GERENCIAMENTO DE ESTOQUE DO INSTITUTO FEDERAL DE SERGIPE – CAMPUS ARACAJU. Projeto de Intervenção apresentada ao Programa de Pós-Graduação em Gestão Pública, da Universidade Federal do Rio Grande do Norte, como requisito para a obtenção do título de Mestre em Gestão Pública. Orientador: Prof. Dr. Thiago Ferreira Dias.. NATAL 2018.

(3) Universidade Federal do Rio Grande do Norte - UFRN Sistema de Bibliotecas - SISBI Catalogação de Publicação na Fonte. UFRN - Biblioteca Setorial do Centro Ciências Sociais Aplicadas - CCSA. Silva, Antônio Fabrício Soares Bispo Santos. Administração de materiais: proposta de melhorias no gerenciamento de estoque do Instituto Federal de Sergipe Campus Aracaju / Antônio Fabrício Soares Bispo Santos Silva. 2018. 152f.: il. Dissertação (Mestrado Profissional em Gestão Pública) Universidade Federal do Rio Grande do Norte, Centro de Ciências Sociais Aplicadas, Programa de Pós-graduação em Gestão Pública. Natal, RN, 2018. Orientador: Prof. Dr. Thiago Ferreira Dias. 1. Administração de materiais - Dissertação. 2. Gestão de estoques - Dissertação. 3. Almoxarifado - Dissertação. 4. Setor público - Dissertação. I. Dias, Thiago Ferreira. II. Universidade Federal do Rio Grande do Norte. III. Título. RN/UF/Biblioteca Setorial do CCSA. CDU 351.71. Elaborado por Eliane Leal Duarte - CRB-15/355.

(4) ANTÔNIO FABRÍCIO SOARES BISPO SANTOS SILVA. PROJETO DE INTERVENÇÃO ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS: PROPOSTA DE MELHORIAS NO GERENCIAMENTO DE ESTOQUE DO INSTITUTO FEDERAL DE SERGIPE – CAMPUS ARACAJU Projeto de Intervenção apresentada ao Programa de Pós-Graduação em Gestão Pública, da Universidade Federal do Rio Grande do Norte, como requisito para a obtenção do título de Mestre em Gestão Pública. Orientador: Prof. Dr. Thiago Ferreira Dias. Aprovado em: ___/___/____.. BANCA EXAMINADORA. Prof. Dr. Thiago Ferreira Dias - Orientador UFRN. Prof. Dr. Lenin Cavalcanti Brito Guerra - Examinador Externo IFRN. Prof. Dr. Marcos Fernando Machado de Medeiros – Examinador Interno UFRN.

(5) AGRADECIMENTOS. A Deus, por me dar força e sabedoria para alcançar essa grande vitória em minha vida. Aos meus familiares, em especial pais, avós, madrinha e irmãos, por todo incentivo, dedicação e inspiração durante toda minha trajetória. Aos meus amigos, em especial aos colegas de trabalho e do mestrado, pelo convívio, companheirismo e ajuda em todos momentos do curso, compartilhando conhecimento e experiência. À minha namorada, pela paciência, compreensão e por sempre acreditar em mim. Aos professores do Programa de Pós-Graduação em Gestão Pública da Universidade Federal do Rio Grande do Norte, pelos valiosos ensinamentos na minha formação acadêmica. Ao meu orientador, pelo importante auxílio necessário a conclusão deste trabalho. Ao Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de Sergipe, pela oportunidade e investimento no meu crescimento profissional. E por fim, aos sujeitos desta pesquisa, que prontamente colaboraram e disponibilizaram todas as informações necessárias para sua concretização..

(6) RESUMO O presente projeto de intervenção visa contribuir com propostas de melhorias no gerenciamento de materiais de consumo, do setor de almoxarifado do Instituto Federal de Sergipe – Campus Aracaju. Neste sentido, a administração pública deve buscar integrar e coordenar o fluxo logístico de material para um melhor e efetivo alcance no gerenciamento dos recursos públicos aplicados em custeio, onde o enfoque esteja voltado para impactos importantes na eficiência e de controle de gastos, na tentativa de maximizar os recursos investidos, melhorando o desempenho organizacional e reduzindo custos. Para isso, as ações propostas aqui buscaram envolver o aprimoramento de atividades de recebimento, armazenamento e distribuição de materiais, além da utilização de ferramentas gerenciais para classificação e reposição de materiais, inexistentes então no setor. Para atingir os objetivos, foram realizadas coletas de dados, através de entrevista de roteiro semi-estruturada, pesquisa documental e um grupo focal, onde os dados foram analisados por meio da técnica analise de conteúdo, sendo possível então, diagnosticar os problemas internos do setor e suas causas, e com base na teoria e estudos anteriores fundamentados neste projeto, propor um novo modelo com ações de melhorias viáveis de implementação em seus procedimentos, em razão do seu contexto organizacional e suas reais necessidades. Assim, este estudo de caso de caráter diagnóstico, caracterizou-se como uma pesquisa aplicada qualitativa e exploratória. Os resultados apontaram falhas nos procedimentos de receber (recepção, descarga, acolhimento e conferência), armazenar (estocagem e reposição) e distribuir (separação e expedição), onde as principais causas detectadas que produzem esses efeitos negativos nas atividades do setor de almoxarifado são provenientes da falta de espaço físico e estrutura, equipamentos, mão-de-obra e ferramentas de gestão. Pretende-se com o novo modelo proposto para o gerenciamento de materiais, viabilizar a implantação de métodos científicos no gerenciamento de estoque no setor, e mais ainda, ajustes nas atividades de recebimento, armazenamento e distribuição, para que garantam informações precisas e acuradas de estoque, como também proteção aos materiais e funcionários.. Palavras-chave: Administração de materiais; Gestão de estoques; Almoxarifado; Setor público..

(7) ABSTRACT. The present intervention project aims to contribute with proposals of improvements in the management of consumables in the warehouse sector of the Federal Institute of Sergipe Campus Aracaju. In this sense, the public administration must seek to integrate and coordinate the logistic flow of material for a better and effective management of public resources applied to costing, where the focus is turned to important impacts on efficiency and cost control, in an attempt to maximize the invested resources, improving organizational performance and reducing costs. Thus, the actions proposed here sought to improve the activities of receiving, storing and distribution of materials, as well as the use of management tools for classification and replacement of materials, which did not exist in the warehouse sector. To achieve the objectives, data were collected using a semi-structured script interview, documentary research and a focus group. The collected data were analyzed using the technique of content analysis in order to diagnose the internal problems of the sector and their causes and, based on theoretical contents and previous studies, propose a new model with improvement in the implementation of its procedures, due to its organizational context and its real needs. Thus, this diagnostic case study was characterized as a qualitative and exploratory applied research. The results pointed out failures in receiving (reception, unloading, admission and checking), storage (stocking and replenishment) and distribution (separation and dispatch) procedures, where the main causes the produce these negative effects in the activities of the warehouse sector come from the lack of physical space and structure, equipment, manpower and management tools. The new model for material management is proposed to enable the implementation of scientific methods in inventory management in the sector, and even more, to adjust the activities of receiving, storage and distribution, in order to guarantee precise and accurate inventory information, as well as the protection of materials and employees.. Keywords: Materials management; Inventory management; Warehouse; Public sector..

(8) LISTA DE SIGLAS ABNT. Associação Brasileira de Normas Técnicas. CEFET-SE. Centro Federal de Educação Tecnologia do Estado de Sergipe. COAL. Coordenadoria de Almoxarifado. COLIC. Coordenadoria de Licitações. COPAT. Coordenadoria de Patrimônio. DADM. Diretoria de Administração. DG. Diretoria Geral. EAD. Educação a Distância. EAFSC. Escola Agrotécnica Federal de São Cristóvão. EP&T. Educação Profissional e Tecnológica. GADM. Gerência de Administração. RH. Recursos Humanos. IFS. Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de Sergipe. JIT. Just in Time. LEC. Lote Econômico de Compra. MEC. Ministério da Educação. NF. Nota Fiscal. NR. Norma Regulamentadora. OGC. Office of Governement of Commerce. PDE. Plano de Desenvolvimento da Educação. RR. Relatório de Recebimento. RSA. Republic of South Africa. SCM. Supply Chain Management. SGM. Sistema de Gestão de Materiais. SIAFI. Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal. SIPAC. Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos. TI. Tecnologia da Informação. UFRN. Universidade Federal do Rio Grande do Norte. UNED. Unidade Descentralizada.

(9) LISTA DE FIGURAS. Figura 1 - Organograma administrativo do IFS- Campus Aracaju .......................................... 16 Figura 2 - Fases do recebimento ............................................................................................... 32 Figura 3 - Etapas dos procedimentos metodológicos ............................................................... 55 Figura 4 - Categorias para ordenação de dados na entrevista e análise de conteúdo. .............. 56 Figura 5 - Problemas e causas no recebimento de materiais através da Espinha de Ishikawa . 61 Figura 6 - Falhas nos procedimentos de recebimento dos materiais ....................................... 66 Figura 7 - Problemas e causas no armazenamento de materiais através da Espinha de Ishikawa .................................................................................................................................................. 68 Figura 8 - Falhas nos procedimentos de armazenamento dos materiais................................... 75 Figura 9 - Problemas e causas na distribuição de materiais através da Espinha de Ishikawa . 77 Figura 10 - Falhas nos procedimentos em distribuir os materiais ........................................... 80 Figura 11 - Diagnóstico geral do modelo atual ........................................................................ 84 Figura 12 - Proposta de ações viáveis de implementação no recebimento dos materiais ........ 92 Figura 13 - Proposta de ações viáveis de implementação no armazenamento dos materiais . 100 Figura 14 - Proposta de ações viáveis de implementação na distribuição dos materiais ....... 103 Figura 15 - Quadro geral das ações do modelo proposto ....................................................... 103 Figura 16 - Função para manutenção de estoque dentro no módulo almoxarifado no sistema SIPAC ..................................................................................................................................... 110 Figura 17 - Função para materiais em ponto de pedido dentro no módulo almoxarifado no sistema SIPAC ........................................................................................................................ 114 Figura 18 - Síntese das proposições ...................................................................................... 115.

(10) LISTA DE TABELAS. Tabela 1 - Resumo do resultado final da planilha para classificação ABC ............................ 107 Tabela 2 - Resumo do total dos itens da classificação ABC .................................................. 108 Tabela 3 - Resumo do resultado final da planilha para o sistema de reposição de estoques .. 113 Tabela 4 - Conjunto de termos e resultado geral na busca bibliográfica ................................ 130 Tabela 5 - Demonstrativo específico dos resultados da busca bibliográfica .......................... 130 Tabela 6 - Trabalhos envolvendo setor de almoxarifado de organizações públicas na literatura nacional................................................................................................................................... 132.

(11) LISTA DE QUADROS. Quadro 1 - Especialidades do setor público na área de materiais ............................................ 26 Quadro 2 - Sistemas da classificação de materiais ................................................................... 37 Quadro 3 - Classificação XYZ ................................................................................................. 40 Quadro 4- Fatores que influenciam a previsão da demanda ..................................................... 46 Quadro 5 – Métodos de previsão de demanda .......................................................................... 47 Quadro 6 – Descrição dos procedimentos atuais no recebimento de materiais........................ 60 Quadro 7 – Análise dos procedimentos atuais no armazenamento de materiais ...................... 67 Quadro 8 – Análise dos procedimentos atuais na distribuição de materiais ............................ 75 Quadro 9- Modelo proposto para atividade de recebimento .................................................... 86 Quadro 10 - Modelo proposto para atividade de armazenamento ............................................ 92 Quadro 11- Relatórios utilizados para auxílio na política de gestão estoques ......................... 98 Quadro 12 – Modelo proposto na atividade de distribuição ................................................... 101 Quadro 13 – Materiais selecionados para classificação ABC ................................................ 106 Quadro 14 - Roteiro de perguntas para entrevista semiestruturada na área de recebimento .. 127 Quadro 15 - Roteiro de perguntas para entrevista semiestruturada na área de armazenamento ................................................................................................................................................ 127 Quadro 16 - Roteiro de perguntas para entrevista semiestruturada na área de distribuição ... 129.

(12) SUMÁRIO. 1. INTRODUÇÃO ...................................................................................................... 13. 1.1. DESCRIÇÃO DA ORGANIZAÇÃO OBJETO DA INTERVENÇÃO ................14. 1.2. DIAGNÓSTICO DA SITUAÇÃO ATUAL E PROBLEMÁTICA ...................... 17. 1.3. OBJETIVOS ........................................................................................................ 19. 1.4 2. 1.3.1. Objetivo Geral ........................................................................................ 19. 1.3.2. Objetivos Específicos .............................................................................. 19. JUSTIFICATIVA ...................................................................................................19 REFERENCIAL TEÓRICO ................................................................................ 21. 2.1. CADEIA DE SUPRIMENTO NO SETOR PÚBLICO .........................................21. 2.2. ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS NAS ORGANIZAÇÕES ........................ 24. 2.3. LOGÍSTICA NA ÁREA DOS MATERIAIS ........................................................ 27. 2.4. GESTÃO EM ALMOXARIFADO .......................................................................29 2.4.1. Conceituação ........................................................................................... 29. 2.4.2. Objetivos e estrutura organizacional .................................................... 30. 2.4.3. Recebimento ............................................................................................ 32. 2.4.4. Armazenagem ......................................................................................... 34. 2.4.4.1. Critérios de armazenagem ........................................................................ 36. 2.4.4.2. Classificação dos materiais....................................................................... 36. 2.4.4.3. Curva ABC e critério XYZ ....................................................................... 38. 2.4.4.4. Controle de estoques ................................................................................. 42. 2.4.4.5. Inventário .................................................................................................. 48. 2.4.5. Distribuição ............................................................................................. 50. 3. METODOLOGIA .................................................................................................. 52. 4. MODELO ATUAL ................................................................................................ 58.

(13) 5 5.1. MODELO PROPOSTO ........................................................................................ 85 PROPOSTA DE AÇÕES DE MELHORIAS A SEREM CONDUZIDAS COM. IMPACTO SOBRE AS POLÍTICAS DE GESTÃO DE ESTOQUES. .......................... 85 5.2. DEMONSTRAÇÃO DA APLICABILIDADE DOS METODOS GERENCIAIS. PROPOSTOS ................................................................................................................104. 6. 5.2.1. Classificação dos produtos ................................................................... 104. 5.2.2. Procedimentos para aplicação do método ABC ................................. 105. 5.2.3. Política de gestão de estoques .............................................................. 109. 5.2.4. Procedimentos para aplicação do sistema de reposição de estoque . 109. 5.2.5. Calculo dos parâmetros ....................................................................... 110. CONSIDERAÇÕES FINAIS .............................................................................. 116. REFERÊNCIAS BÁSICAS ....................................................................................... 121 REFERÊNCIAS COMPLEMENTARES ................................................................ 124 APÊNDICE A – INSTRUMENTOS DE PESQUISA PARA COLETA DE DADOS ........................................................................................................................................127 APÊDICE B – PESQUISA BIBLIOGRÁFICA ....................................................... 130 APÊNDICE C – RECOMENDAÇÔES PARA ESTOCAGEM ............................. 133 ANEXO A – RELATÓRIO FINAL DE COMISSÃO DE INVENTÁRIO ANUAL DE BENS DE CONSUMO DO ALMOXARIFADO DO CAMPUS ARACAJU- ANO 2015 ...................................................................................................................................... 138 ANEXO B – RELATÓRIO FINAL DA COMISSÃO DE INVENTÁRIO ANUAL DE BENS DE CONSUMO DO ALMOXARIFADO DO CAMPUS DE ARACAJU – ANO 2016 .............................................................................................................................. 146 ANEXO C – AUTORIZAÇÃO DA PESQUISA...................................................... 151 ANEXO D – AUTORIZAÇÃO DA DIVULGAÇÃO .............................................. 152.

(14) 13. 1 INTRODUÇÃO Frente a restrições orçamentárias nas esferas governamentais e pressão da sociedade por serviços de qualidade, torna-se fundamental que as ações da administração pública busquem gerar mais benefícios para os cidadãos por um custo menor. Otimizar seus gastos e buscar uma administração ágil e inovadora, tem sido um desafio para a nova gestão pública brasileira. Uma tentativa das instituições públicas para se adaptar a esse contexto, tem sido a utilização de novas técnicas e ferramentas para modernizar seus processos operacionais. Melhorias nas atividades administrativas têm contribuído para uma maior performance gerencial da administração pública em busca do atendimento das atuais demandas. Diante disso, uma possível estratégia para atingir a almejada eficácia e eficiência nas ações governamentais tem sido a correta administração dos materiais. De acordo com Brasil (2002), o bom gerenciamento dos recursos aplicados em custeio constitui uma alternativa complementar para o aumento da eficiência na utilização dos gastos públicos e melhoria no desempenho das organizações governamentais. Isso porque a quantidade de recursos financeiros aplicados nas aquisições de materiais nos órgãos da administração pública são grandes, tornando-se um aspecto relevante, sendo necessário, portanto, uma atenção especial. O mau gerenciamento dos materiais acarretam prejuízos para a organização e deficiência operacional na prestação dos serviços para sociedade (SOUZA, 2002; MEDEIROS, 2008; PASCHOAL, 2009; CAMPOS, 2010; SCHEIDEGGER, 2014). A maioria dos esforços do governo para melhoria na gestão dos materiais tem sido voltado para o setor responsável dentro da organização pela aquisição dos bens, devido à possibilidade das licitações escolherem a compra mais vantajosa em termos econômicos para a administração pública (TRIDAPALLI; FERNANDES; MACHADO, 2011). Entretanto, os gestores não têm percebido que o esforço nesse setor não é a única alternativa, sendo importante outros setores na organização responsáveis pelo gerenciamento dos materiais que contribuem também para uma redução de custos e melhoria do desempenho. Tridapalli, Fernandes e Machado (2011) enfatizam que o esforço governamental para exploração dos resultados máximos de gestão dos gastos públicos correntes deve caminhar pela modernização de toda cadeia de suprimento, não só nos processos de compras, mas também nas demais fases, existindo outras oportunidades de melhoria, a exemplo da gestão dos estoques. Resultados satisfatórios têm sido demonstrados em pesquisas de campo no setor público, através da reestruturação do gerenciamento dos materiais em estoque, do espaço físico.

(15) 14. e capacitação da equipe profissional, trazendo assim, maior segurança e confiança das informações, maior eficiência operacional, melhoria no controle dos estoques e uma diminuição dos custos dos materiais estocados (SOUZA, 2002; FILHO, 2004; MEDEIROS, 2008; PASCHOAL, 2009; CAMPOS, 2010; MELLO, 2011; SCHEIDEGGER, 2014). Desta forma, a profissionalização das ações do setor responsável pela administração dos materiais em estoque, tem sido uma boa alternativa para um melhor aproveitamento dos recursos públicos, de forma que a busca do aprimoramento da gestão dos estoques, acompanhe as evoluções tecnológicas, ferramentas, técnicas e metodologias cientificamente embasadas para o ambiente de trabalho. Mas é preciso atentar para algumas limitações. Embora o setor público busque acompanhar os desdobramentos do setor privado tanto na gestão de materiais como na área da logística, muitas das organizações possuem particularidades diferentes das empresas. Além das restrições financeiras e de pessoal, existem legislações específicas, contexto organizacional e político, estrutura física e uma rigidez burocrática. Sendo assim, não é viável realizar uma mera transferência de técnicas, sendo importante analisar o contexto que as organizações estão inseridas e as especificidades do setor para depois fazer as adaptações necessárias à sua realidade. A instituição, objeto de estudo desta pesquisa, é uma organização pública brasileira vinculada ao Ministério da Educação (MEC) e se encaixa em todas essas características já supracitadas. Suas atividades na área dos materiais são realizadas por setores específicos que compõe sua estrutura organizacional, sendo responsáveis por cada fase na cadeia de suprimento. Por se tratar de uma Instituição Federal voltada para o ensino tecnológico e superior do país, possui uma alta demanda de materiais para suprir a organização devido sua quantidade de usuários. Não diferente, como a maioria das organizações no setor público brasileiro, limitações impostas por seu contexto organizacional têm acarretado dificuldades para o setor responsável pelo gerenciamento dos materiais em estoque, ocasionando prejuízos para a organização. Diante desse contexto, surge a seguinte inquietação para a pesquisa: quais melhorias podem ser incorporadas ao setor de almoxarifado com vias a contribuir para o aumento de desempenho na cadeia de suprimento do Instituto de Educação, Ciência e Tecnologia de Sergipe (IFS)?. 1.1 DESCRIÇÃO DA ORGANIZAÇÃO OBJETO DA INTERVENÇÃO.

(16) 15. Este projeto foca especificamente o almoxarifado do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnológica de Sergipe (IFS). Criada através da lei nº 11.892, de 29 de dezembro de 2008 que instituiu a Rede Federal de Educação Profissional, Científica e Tecnológica no país, essa organização configura-se como uma instituição pública de ensino, multicampi e pluricurricular, orientada para o desenvolvimento da educação, da cultura, da ciência, da tecnologia, do meio ambiente, visando ao desenvolvimento humano e ao bem-estar social (IFS, 2011). Seu compromisso é com uma atuação eficiente, eficaz e efetiva nas áreas do Ensino, Pesquisa, Extensão e Inovação Tecnológica. Com um modelo de gestão democrática, transparente, ética e focada na inclusão social, no serviço à sociedade e na preservação do meio ambiente, é missão do IFS promover a educação profissional, científica e tecnológica nos diversos níveis e modalidades com o objetivo de formar cidadãos capazes de atuar como agentes impulsionadores do desenvolvimento social, econômico e cultural do estado, da região e do país (IFS, 2014). Vinculado ao MEC, o IFS possui natureza jurídica de autarquia, sendo detentor de autonomia administrativa, patrimonial, financeira, didático-pedagógica e disciplinar, especializado na oferta de educação profissional e tecnológica nas diferentes modalidades de ensino, com base na conjugação de conhecimentos técnicos e tecnológicos com sua prática pedagógica. É uma instituição composta pela integração de duas autarquias federais: o Centro Federal de Educação Tecnológica de Sergipe - CEFET-SE, que possuía uma unidade descentralizada - UNED, localizada no município de Lagarto, e a Escola Agrotécnica Federal de São Cristóvão - EAFSC. Com a criação do IFS, a Unidade Sede e a UNED Lagarto do CEFET tornaram-se, respectivamente, Campus Aracaju e Campus Lagarto, enquanto a EAFSC tornou-se Campus São Cristóvão. A expansão da educação profissional e tecnológica (EP&T) no país, programada para ocorrer em duas fases, no período de 2005 a 2010, é uma ação do Plano de Desenvolvimento da Educação (PDE). A partir de 2008, deu-se início a segunda fase do plano de expansão, onde os municípios Sergipanos contemplados na FASE II e da Expansão da EP&T foram Estância, Nossa senhora da Glória e Itabaiana. Enquanto que os municípios sergipanos Contemplados na Fase III da Expansão da EP&T foram Nossa Senhora do Socorro, Própria, Poço Redondo e Tobias Barreto (IFS, 2014). Atualmente, após a expansão da rede, o IFS é constituído de uma reitoria - situada na cidade de Aracaju, capital do Estado de Sergipe, e 09 (nove) campi: Aracaju, São Cristóvão, Lagarto, Itabaiana, Estância, Glória, Propriá, Tobias Barreto, Nossa Senhora do Socorro,.

(17) 16. possuindo proposta orçamentária anual identificada para a reitoria e para cada campus, exceto no que diz respeito ao pessoal, encargos sociais e benefícios dos servidores, que são de responsabilidade da reitoria (IFS, 2017). O Campus do projeto em questão é o da cidade de Aracaju, instituído em 2009 e implantado na estrutura da antiga Unidade Sede do Centro Federal de Educação Tecnologia do estado de Sergipe (CEFET-SE), situa-se no Bairro Getúlio Vargas na cidade de Aracaju, capital do Estado de Sergipe. Atualmente o Campus oferta cursos na modalidade EAD e cursos presenciais técnicos integrados ao ensino; Técnicos Subsequentes; Cursos Superiores de Tecnologia; Licenciaturas; e bacharelados. Para viabilizar todo o seu funcionamento administrativo e de suas atividades finalísticas o campus possui a seguinte estrutura organizacional:. Figura 1 - Organograma administrativo do IFS- Campus Aracaju Direção Geral (DG). Diretoria de Administração (DADM). Diretoria de Ensino (DEN). Fonte: Elaboração pelo autor com base em IFS (2017).. A diretoria de administração, diretamente subordinada à direção Geral do campus, é responsável por administrar e gerir processos licitatórios, contratos, recursos materiais, contabilidade, orçamento, finanças e patrimônio no âmbito do campus. As execuções dessas atividades administrativas ficam sob responsabilidade de gerências e coordenações, sendo todas elas diretamente subordinadas à Diretoria de Administração (DADM) e possuindo o seguinte quantitativo de funcionários: . Gerência de administração (GADM) – 6 efetivos;. . Coordenadoria de almoxarifado (COAL) – 1 efetivo;. . Coordenadoria de patrimônio (COPAT) – 3 efetivos e 1 terceirizado;. . Coordenadoria de licitações (COLIC) – 3 servidores e 1 terceirizado;.

(18) 17. . Coordenadoria de contratos (COC) – 1 efetivo;. . Coordenadoria de administração e manutenção (CAM) – 1 efetivo;. . Coordenadoria de protocolo e arquivo (CPRA) – 2 efetivos e 1 terceirizado;. . Coordenadoria de transporte (COTRANS) – 4 servidores e 1 terceirizado.. Especificamente, a responsabilidade da gestão de todos os materiais de consumo do campus Aracaju, fica com a coordenadoria de almoxarifado (COAL). O almoxarifado do campus é descentralizado dos demais campi do estado de Sergipe, e é responsável pelo recebimento, armazenamento, controle e distribuição de materiais de consumo para toda organização. Possui setor e instalações próprias no campus, tendo como principal função atender com qualidade e eficiência os demandantes internos (servidores), gerindo da melhor forma possível a guarda dos materiais. 1.2 DIAGNÓSTICO DA SITUAÇÃO ATUAL E PROBLEMÁTICA. Entre 2003 e 2016, a Rede Federal da educação profissional no Brasil vivenciou a maior expansão de sua história. As políticas de educação ampliaram as ações e programas de responsabilidade do Ministério da Educação, proporcionando aos Institutos Federais oferecer cursos desde o ensino técnico de nível médio até a pós-graduação, desenvolvendo programas de extensão, divulgação científica e tecnológica, além de realizar e estimular a pesquisa aplicada, a produção cultural, o empreendedorismo e o cooperativismo (PORTAL DA REDE FEDERAL DE EDUCAÇÃO, 2017). Desta forma, toda essa expansão ocasionou um crescimento considerado no número de campi, alunos, servidores, laboratórios e departamentos, espalhados por todo país. Incluído nesse plano de expansão da educação profissional, o Instituto Federal de Sergipe – Campus Aracaju, desde sua criação em 2009, vem ampliando sua infraestrutura e gestão, aumentando sua capacidade e proporcionando melhorias no ensino, pesquisa e inovação tecnológica para os cidadãos também. Da mesma forma, devido à expansão e do aumento de sua capacidade orçamentária frente as despesas, o instituto passou a consumir um volume grande de recursos materiais para atender toda essa demanda. Demonstrando em uma escala evolutiva, o IFS-campus Aracaju gastou em 2011 o equivalente a R$ 178.771, 27 em materiais de consumo, enquanto que em 2015 o valor total aumentou para R$ 438.214,65 (PORTAL DA TRANSPARÊNCIA, 2016)..

(19) 18. Diante disso, os serviços prestados nessa escola federal, precisam acompanhar também esse crescimento com qualidade e buscando melhorar o atendimento aos usuários de forma contínua e ininterrupta. De acordo com os relatórios finais da comissão de inventário anual de bens de consumo do almoxarifado do Campus Aracaju em anexo neste projeto (Anexo A e B), referente ao ano de 2015 e 2016 e constante nos processos administrativos nº 23290.000186/2016-50 e nº 23290.000009/2017-54, o almoxarifado da instituição passa por algumas dificuldades para comportar essa demanda. Constam nos relatórios, algumas falhas identificadas no setor que descumprem a Instrução Normativa nº 205/881, como: inexistência de técnicas de controle de estoque; espaço físico e estrutura inadequada; não obediência às normas de estocagem, e problemas de acessibilidade e localização. No relatório referente ao ano de 2015, os apontamentos foram feitos para a falta de conhecimento e utilização de ferramentas no sistema informatizado que auxiliam no ressuprimento dos itens, como no tempo de aquisição dos materiais. Somados a isto, vários problemas são identificados com relação a falta de exatidão das informações nos estoques, materiais estocados de maneira incorreta, e dificuldades de acesso e saída do almoxarifado e aos itens armazenados. No relatório referente ao ano 2016, os problemas com relação a sua localização e instalação continuaram a serem enfatizados, apontado como insuficiente e inadequado para comportar a quantidade de materiais, além de colocar em riscos os materiais e a saúde dos funcionários e membros da comissão. Da mesma forma, dificuldades em estocar corretamente os materiais continuavam, e a diferença de saldo entre sistema informatizado e estoque físico prejudicavam a confiabilidade das informações. Desta forma, manter estoques não tem sido uma tarefa fácil para o almoxarifado em questão. Percebeu-se, então, a necessidade de melhorias nesse setor, no tocante à implantação de uma política de gestão de estoques (ferramentas e técnicas de controle de estoque) e melhorias nas atividades rotineiras do setor, impactando assim, significativamente no gerenciamento dos materiais. Diante disso, faz-se necessário a busca por ações e soluções de boas práticas, a fim de aumentar o desempenho na administração dos materiais e trazer melhorias nos procedimentos.. 1. A administração de almoxarifados de órgãos públicos federais é regida pela Instrução Normativa nº. 205 de 08 de abril de 1988 da ex-Secretaria de Administração da Presidência da República, que tem como objetivo racionalizar e operacionalizar, com minimização de custos, o uso de material através de técnicas no âmbito da Administração Pública Federal..

(20) 19. 1.3 OBJETIVOS. 1.3.1 Objetivo Geral. Propor melhorias no gerenciamento dos materiais de consumo armazenados em estoque pelo almoxarifado do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de Sergipe (IFS) Campus Aracaju.. 1.3.2 Objetivos Específicos . Descrever o atual funcionamento do setor de almoxarifado;. . Identificar os principais problemas e causas que afetam direta e indiretamente o gerenciamento de materiais;. . Analisar e propor ações de melhorias nas atividades de recepção, armazenamento e distribuição dos materiais que potencializem a eficácia de uma política de gestão de estoques;. . Analisar e propor critérios de classificação gerencial e um método de sistema de reposição para criação de uma política de gestão de estoques;. 1.4 JUSTIFICATIVA O presente projeto justifica-se no campo teórico, na tentativa de contribuir com estudos e eficácia de trabalhos empíricos que contemplem as principais rotinas de trabalho do setor de almoxarifado em órgãos públicos, devido a uma lacuna teórica e empírica existente voltada para administração pública na literatura nacional sobre essas atividades internas do setor de almoxarifado conforme demonstrado no Apêndice B, servindo assim, como uma importante oportunidade para os resultados finais obtidos deste projeto serem objeto de reflexão e contribuição para outras pesquisas futuras de características semelhantes. Além disso, para o enriquecimento da base de dados do Programa de Pós-graduação em Gestão Pública da UFRN, visa contribuir com trabalhos que enfocam o aumento do desempenho e eficiência das atividades meio (operacionais) na administração pública, trazendo ferramentas de gestão. No campo prático propõe-se este projeto de intervenção devido à deficiência de métodos e técnicas na gestão de materiais no setor de almoxarifado da Instituição, tendo como.

(21) 20. justificativas a necessidade de acompanhar o avanço das tecnologias e sistemas de informações, adotar metodologias cientificamente embasadas para o setor e utilizar os fundamentos da logística para uma melhor e efetiva integração das funções na área de materiais. Sendo assim, é necessário que o setor de almoxarifado do IFS-Campus Aracaju melhore procedimentos e rotinas internas, além de utilizar melhor os recursos disponíveis no seu Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos para: sistema de reposição de estoque a fim de ajudar a tomar decisões e dimensionar estoques com eficiência; classificação de materiais no intuito de definir prioridades a diferentes itens de estoque e contribuir na análise da política de reposição; e controle dos materiais para otimizar e melhorar o desempenho do inventário. Justifica-se, também, este projeto a importância de compreender o contexto organizacional e particularidades do setor e da organização, para assim poder viabilizar quais ferramentas que podem ser desenvolvidas, utilizadas ou adaptadas da iniciativa privada. Devido à relevância dessa área no setor público, busca contribuir também com outras fases da cadeia de suprimento, que não são visadas pela alta administração, como a gestão de estoques, sendo esta de extrema importância para racionalização dos gastos correntes na organização e melhoria na prestação dos serviços aos usuários. Portanto, busca-se boas práticas no setor público brasileiro, no intuito de promover uma gestão eficiente e eficaz, aumentando a qualidade nas rotinas de trabalho, melhorando processos operacionais, adotando metodologias e ferramentas informatizadas que implementem soluções nas principais tarefas dentro do armazenamento de materiais, envolvendo reposição, controle e classificação de materiais. Justifica-se como motivação pessoal por ser servidor público atuante na atividade administrativa, sendo dever do autor desta pesquisa a busca pelo aumento da eficiência e efetividade da máquina pública brasileira, como também obtendo a devida profissionalização que uma administração pública moderna requer. Desta forma, a busca é pela modernização da gestão, tornando mais assertiva a aplicação de recursos públicos e proporcionando melhorias de qualidade na prestação dos serviços para a sociedade..

(22) 21. 2 REFERENCIAL TEÓRICO Aqui são abordados os temas inerentes à administração de materiais, com enfoque no setor público, trazendo conceitos também da área privada que se aproximam para este ambiente e trabalhos empíricos anteriores que contribuem com dados e um melhor entendimento da aplicação dos conceitos na prática de uma organização pública. O referencial apresenta base teórica necessária para o desenvolvimento do projeto de intervenção e está divido em quatro temas: 1) cadeia de suprimento no setor público; 2) administração de materiais; 3) logística na área de materiais; e 4) gestão em almoxarifado. Esses eixos temáticos trazem entendimento da visão da cadeia de suprimento e todo seu processo de integração de uma organização pública com o ambiente interno e externo, até poder refinar e chegar na administração de materiais e as especificidades das atividades do gerenciamento logístico interno, desempenhadas pelo setor de almoxarifado. 2.1 CADEIA DE SUPRIMENTO NO SETOR PÚBLICO Quando a lógica da integração do fluxo de materiais estende para fora das empresas e inclui os fornecedores e os clientes, surge então o conceito “gerenciamento da cadeia de suprimento” ou “Supply Chain Management (SCM)”, como traz Ching (1999):. [...] A gestão do Supply Chain é uma forma integrada de planejar e controlar o fluxo de mercadorias, informações e recursos, desde os fornecedores até o cliente final, procurando administrar as relações na cadeia logística de forma cooperativa e para o benefício de todos os envolvidos (CHING, 1999, p. 67).. Aplicando este conceito ao setor público, para as atividades fim, os clientes finais seriam os cidadãos, e nas atividades meio seriam os usuários internos da organização. Os fornecedores estariam representados pelos fornecedores públicos cadastrados de acordo com a legislação. Desta forma, o SCM pode entrar no setor público tanto como requisito operacional para atendimento dos clientes internos, como oferecer objetivos organizacionais mais amplos para entregar de serviços aos cidadãos, ou ambos, abordando diferentes áreas de foco, como logística e o movimento efetivo de bens e serviços dentro e fora da organização, ou pode se concentrar na racionalização da cadeia (OGC, 2006; MIGIRO; AMBE, 2008; AMBE; BADENHORSTWEISS, 2011). Assim, o foco das organizações públicas que adotam a cadeia de suprimentos está no aumento dos benefícios com o alinhamento entre fornecedores e cidadãos/usuários..

(23) 22. Em um primeiro momento, para se compreender estritamente a finalidade da cadeia de suprimento e em que contexto esta ingressa no ambiente público, são trazidos aqui argumentos da literatura internacional, devido não só a uma lacuna de autores nacionais, mas também por esse tema ter sido objeto de avanços nos países desenvolvidos, de forma que seus conceitos fortalecem e demonstram a importância do SCM nas organizações públicas. Depois são apresentados trabalhos que já discutem o SCM no setor público brasileiro, de forma a poder observar como tem sido incorporado, quais perspectivas e objetivos almejados. De acordo com Starks (2006), com as mudanças da governança púbica2 e ambientes externos, as organizações públicas começaram a perceber as suas ineficiências quanto a sua estrutura e visão limitada do ambiente interno e externo, passando a adotar e gerenciar com base na cadeia de suprimento, como estratégia de melhoria dos processos. Segundo o autor, o foco na cadeia de suprimentos vai além de instituir os princípios internos de gerenciamento da cadeia de suprimentos, seu objetivo é melhorar todo o processo logístico, incluindo uma integração completa de pessoas, processos, políticas e tecnologias que se alinham com os fornecedores e clientes, integrando-os no desenvolvimento de metas estratégicas e na tomada de decisões. Desta forma então, o SCM no setor público está preocupado com a coordenação e cooperação de todas as partes envolvidas dentro da cadeia. Ou seja, melhorar habilidades, processos e sistemas é fundamental para que o SCM funcione dentro das organizações. Ambe e Badenhorst-Weiss (2011) evidenciam que há um certo número de benefícios claros para o setor público para gerenciamento efetivo e controle do SCM, cabendo destaque aqui para este projeto, os que se referem a maiores oportunidades de inovação, maior habilidade para identificar riscos ou estrangulamentos, e melhoria da qualidade dos serviços e desempenho organizacional. É importante frisar algumas limitações da utilização do SCM no setor público. A implementação de uma cadeia pode encontrar forças resistentes na cultura organizacional. Ambe e Badenhorst-Weiss (2011) destacam que o nível de aplicação desses facilitadores no setor público é inibido em relação ao setor privado, porque o setor é governado por órgãos legislativos, leis e regulamentos, bem como a falta de pessoal com conhecimentos e habilidades. 2. Conceito trazido pelo autor onde nessa concepção existem relações de troca entre os setores público e privado (Estado, mercado e sociedade), constituindo em ações conjuntas eficazes e transparentes entre Estado, empresas e pela sociedade civil. As organizações buscam parcerias estratégicas com seus fornecedores, clientes e outros parceiros comerciais para realizar as eficiências obtidas pelo planejamento conjunto e metas..

(24) 23. apropriados. Complementando esses motivos, de acordo com Republic South Africa3 (2015), as estruturas e sistemas organizacionais muitas vezes não são ideais para implementação do SCM no setor público, devido aos inexperientes líderes, alta rotatividade de pessoal, falta de motivação, falta de equipamentos adequados e inconfiabilidade nos bancos de dados. Para superar esses limites, segundo Starks (2006), é necessário desenvolver estratégias para adaptar a cultura da organização para as mudanças organizacionais, como também incluir melhorias na tecnologia e aquisição de novos sistemas. Mais além, RSA (2015) destaca a importância de estruturas que buscam uma melhoria contínua, inovações e aprendizagem que são apoiadas por uma boa liderança e governança, garantindo também transparência através de do uso de gerenciamento efetivo de dados e modernizando seus processos através da tecnologia. Desta forma, entende-se que o setor público antes de se integrar às novas tendências e técnicas da cadeia de suprimento do campo privado, deve reconhecer sempre a importância de observar os obstáculos existentes quanto às particularidades do setor público como aspectos legais e cultura organizacional, como também sua missão e objetivos como instituição pública voltada para sociedade. Implantar o SCM no setor público, deve antes de tudo preparar o ambiente para receber essa proposta, de forma que busque melhorias em seus processos, estrutura e pessoal, a fim de integrar, colaborar e coordenar todos os envolvidos, utilizando toda tecnologia para impulsionar e aprimorar a cadeia, permitindo que o SCM alcance seu objetivo como instrumento para melhorias na prestação de serviços de qualidade aos cidadãos/usuários, desempenho organizacional e redução dos custos. Da mesma forma que acontece no cenário mundial, onde o SCM busca uma relação estreita entre fornecedor e cliente com benefícios para todos, trabalhos como de Vaz e Lotta (2011) e Tridapalli, Machado e Fernandes (2011), relatam que a discussão da logística integrada e gerenciamento da cadeia de suprimento no Brasil possui um enfoque voltado para modernização de toda cadeia de suprimento, dentro de uma visão integradora, tanto interna como externa, buscando impactos importantes na eficiência e de controle de gastos no serviço público. Essa crescente preocupação com a maximização dos recursos públicos tem resultado, no âmbito do governo federal, em iniciativas voltadas para o bom gerenciamento dos recursos aplicados em custeio (BRASIL, 2002). Entretanto, segundo o autor, a implantação de um sistema eficaz de gestão de suprimentos não pode ser atribuída a um setor isoladamente,. 3. Relatório produzido pelo departamento do Tesouro Nacional da África do Sul, que traz uma revisão e reflexão sobre o estado atual da gestão da cadeia de suprimento no setor público do país..

(25) 24. devendo exigir a participação de todos os demais setores da organização. Da mesma forma para Tridapalli, Machado e Fernandes (2011), a adequada gestão dos gastos correntes do setor público trata toda a cadeia de forma integrada, pois os resultados potenciais podem ser obtidos em todo o ciclo e não apenas nas compras, existindo assim outras oportunidades de melhorias para as demais fases da cadeia, como a gestão dos estoques. Entretanto, essa implementação de gestão em toda a cadeia de suprimento não vem sendo praticada no caso brasileiro, apesar de já existir inciativas em instituições públicas no sentido de aprimorar os processos relacionados à gestão de suprimentos. De acordo com Brasil (2002), falta um direcionamento para as áreas de suprimentos que realmente traga mudanças fundamentais, tanto nos métodos utilizados para solicitar, adquirir, usar, estocar e controlar os bens de consumo, como também na prestação de informações tempestivas, necessárias à tomada de decisão. Para Tridapalli, Fernandes e Machado (2011), as possibilidades de melhoria da logística do setor público são enormes devido à existência de condições técnicas favoráveis para a implementação, devendo ser de forma gradativa e integradas aos processos internos e externos, com uso intensivo da tecnologia de informação e de estruturação de processos. Sendo assim, entende-se como alternativa viável para redução dos gastos correntes e melhoria do desempenho organizacional, a correta administração dos materiais dentro da cadeia de suprimento no setor público brasileiro, ação essa, que poderia contribuir de forma direta e indireta à melhoria do serviço público entregue aos cidadãos.. 2.2 ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS NAS ORGANIZAÇÕES. Diferente da visão macro do SCM, onde expande a integração das atividades da empresa, a administração de materiais não vai além das barreiras da organização. Seu foco volta-se para a otimização de fluxos dos materiais e informações dentro do seu ambiente, ou seja, o conjunto de atividades dinâmicas internas que executam diferentes processos ligados ao gerenciamento dos materiais. Diversos autores da área privada sustentam os conceitos de função responsável pela coordenação desde o planejamento até o controle do fluxo de materiais dentro da organização (BALLOU, 1993; ARNOLD, 1999; MARTINS; ALT, 2009; HARA, 2012; FRANCISCHINI; GURGEL, 2013; DIAS, 2014; JACOBSEN, 2016; GONÇALVES, 2016). Percebe-se que embora utilizem expressões diferentes, essa essência principal é a mesma..

(26) 25. Para este projeto, utiliza-se um conceito que mais se aproxima para o ambiente do setor público, trazido por Viana (2006), onde conceitua a administração de materiais como uma atividade de planejamento, coordenação, direção e controle de todas as atividades relacionadas para adquirir materiais e formar estoques, desde a compra até a distribuição final. O próprio autor destaca que os materiais podem ser constituídos ou constituintes na linha de atividade da empresa. Sendo assim, a diferença de entendimento aqui remete apenas ao tipo de organização se é privada ou pública. A primeira parte das especificações das matérias-primas a comprar até a entrega do produto terminado ao cliente, enquanto que a segunda, adquire materiais já produzidos de consumo, para uso interno das atividades da organização. Sendo essa última, a realidade da organização desta pesquisa. Independente se for da esfera privada ou pública, analisando autores como Ballou (1993), Arnold (1999), Fenili (2016) e Pozo (2016), a principal finalidade da administração de materiais é tornar possível entregar o material certo que os clientes querem, no instante e local adequado e por um custo mínimo. Partindo desse princípio, essas prerrogativas nas empresas privadas são caracterizadas por visarem vantagem competitiva no mercado, consequentemente maior obtenção dos lucros com a minimização dos custos de produção. Diferentemente da esfera privada, o setor público não utiliza a administração de materiais para obter vantagem competitiva na venda de produtos ou serviços. Fenili (2016) evidencia que as organizações públicas utilizam a gestão de materiais com o intuito de buscar eficiência e economicidade. Ou seja, utilizar-se de técnicas adequadas para compras, armazenamento, recebimento, distribuição e manuseio de equipamentos, ajudam contra desperdícios, perdas e roubos, como também os controles eficazes e sistemas informatizados, garantem eficientes processos operacionais, trazendo economicidade para a instituição. Assim, por não possuir características de uma empresa comercial, entende-se que a utilização da gestão de materiais no setor público busca uma maximização dos recursos públicos, tornando-se assim, o objetivo da administração de materiais nas organizações públicas brasileiras. Para executar, coordenar e controlar todo seu fluxo de material, as organizações agrupam suas atividades de acordo com algumas especialidades, conforme destacado no quadro 1:.

(27) 26. Quadro 1 - Especialidades do setor público na área de materiais Gestão dos centros de distribuição. Recebimento, armazenagem, distribuição, movimentação de materiais, etc.. Gestão de estoques. Análise dos custos de estoque, previsão de consumo, operacionalização dos sistemas de reposição de estoque, inventários dos estoques, apuração de indicadores (giro e cobertura de estoques, entre outros) etc.. Gestão de compras. Identificação de fornecedores, pesquisa de preços, negociação com o mercado, licitações, compras diretas (dispensa e inexigibilidade de licitação), acompanhamentos de pedido, liquidação etc.. Gestão de recursos patrimoniais. Tombamento, desfazimento (alienação), guarda e conservação, inventario de bens patrimoniais, cálculo de depreciação etc.. Fonte: Fenili (2016, p. 18). Cabe destaque no quadro 1 acima, uma diferença para o setor privado, na qual, de acordo com Gonçalves (2016), as atividades das empresas estão agrupadas e se complementam num ciclo contínuo apenas nas três primeiras especialidades: gestão dos centros distribuição, gestão de estoques e gestão de compras. Entende-se então que por possuir uma finalidade diferente de gerenciamento de materiais voltado para o abastecimento interno, a administração de materiais nas organizações públicas engloba os bens permanentes também, já que os mesmos também são objetos de compra, armazenagem e distribuição interna. Continuando o quadro 1, a gestão de estoque fica responsável pelos materiais de consumo e a gestão de recursos patrimoniais por bens permanentes. Tanto a gestão de compras como de distribuição executam suas atividades independentemente do tipo do material. Além disso, segundo Fenili (2016), como viés intrínseco e moldado no modelo gerencial da administração pública, as organizações buscam também através da administração de materiais a autonomia da gestão e responsabilização, e promoção da transparência e do controle social. Para facilitar bastante a integração e o comando único dessas especialidades no fluxo de material, a administração de materiais passa a utilizar a logística. Segundo Viana (2006), o sucesso da administração de materiais depende da aplicação dos conceitos logísticos. Devido então a importância da logística na gestão dos materiais para integrar e coordenar as atividades para um melhor e efetivo alcance dos objetivos traçados pela organização, algumas instituições públicas já tem tentado integrar essa ferramenta também em sua administração tanto em nível tático como operacional. No tópico seguinte, será demonstrado como a logística pode colaborar.

(28) 27. com o gerenciamento dos materiais no setor público trazendo conceitos e pesquisas de campo nesse ambiente.. 2.3 LOGÍSTICA NA ÁREA DOS MATERIAIS. O fluxo de materiais e fluxo de informações ocorrem também em organizações no setor público, onde práticas logísticas vêm sendo implementadas pela administração nas organizações públicas, como veremos mais adiante com trabalhos de campo. O termo logístico não é específico dos setores privado e seus conceitos são aplicados em ambos os ambientes. Desta forma, alguns trabalhos nessa área como Souza (2002), Cunha (2003), Mayer (2010), Paschoal e Castilho (2010) e Mello (2011) destacam a logística e sua fundamental importância para as organizações públicas, tendo em vista seu atual papel estratégico, trazendo maior eficiência e efetividade para as atividades da área de materiais. A implementação e gerenciamento dos processos logísticos fortaleceram a integração entre os setores internos das organizações, responsável por todo processo de recebimento, armazenamento e distribuição dos materiais. Os resultados das pesquisas apontam racionalização de suprimentos, reposições rápidas e eficientes, integração e agilidade nas operações, e informações mais seguras para tomada de decisões. Assim, a logística assume um papel fundamental nas atividades que a organização precisa monitorar para atingir seus objetivos na área dos materiais, integrando os setores através da tecnologia moderna, viabilizando o fluxo dos suprimentos. De acordo com Ballou (2006), para conseguir pôr em prática suas ações e realizar as atividades da administração de materiais da melhor maneira, a fim de maximizar os serviços e minimizar os custos, a logística coordena atividades inter-relacionadas para atingir seus objetivos. O papel da administração da logística é a coordenação interfuncional, integrando áreas funcionais e obtendo o máximo de vantagens estratégicas (BOWERSOX; CLOSS, 2001). Além das ativididades específicas da gestão dos materiais, existem também outras partes das organizações, que oferecem suporte a toda a cadeia de suprimento, mas não são obrigados a serem membros de tempo integral das equipes. Segundo Starks (2006), estas incluem pessoal de contabilidade e finanças, recursos humanos, tecnologia da informação e suporte de sistemas e suporte de dados. Para o autor, representantes dessas áreas também participam de sessões de estratégia, fornecendo informações sobre questões importantes e oferecendo suporte direto em todos os três níveis (organização, fornecedores e clientes) da cadeia de suprimentos..

(29) 28. Trazendo essa visão para dentro do ambiente das organizações públicas, onde servirá de surporte para este projeto no entendimentoo da dinâmica da logística interna, Fenili (2016) destaca que os processos conduzidos pela área de materiais são transversais em uma organização, ou seja, passa por diversas áreas que não sao específicas dos materiais. Desta forma, muitos setores da organização, direta ou indiretamente, afetam ou sao afetados pelas atividades de materiais dentro da organização. O autor destaca algumas relações existes, sendo elas: determinação da política de gestão dos materiais (alta administração); provisão de ferramentas humanas (setor RH); provisão dos sistemas de tecnologia da informação e comunicação (setor de TI); demanda de materiais (usuários); provisão de recursos orçamentários para aquisição de novos materiais e de recursos financeiros para efetuar os pagamentos ( setor contabilidade); provisão de pareceres jurídicos ( setor jurídico); e verificação de conformidade das rotinas e atos administrativos protagonizados (setor de auditoria). Assim, a logística tem um papel muito importante porque integra, coordena e põe em prática as atividades específicas da área de materiais, além de integrar outras funções que colaboram ou são afetadas pela gestão dos materiais, obtendo importantes vantagens, informações e suporte. Partindo então para prática, com o objetivo de tornar mais inteligível os conceitos aqui apresentados e observar como o setor público tem integrado essa ferramenta a suas atividades, destacam-se a seguir algumas pesquisas de campo. Paschoal e Castilho (2010) destacam que para conseguir o sucesso da implantação de um sistema informatizado de materiais, foi necessária a reestruturação do processo logístico de materiais e a reestruturação das áreas de apoio dentro da organização. Para que o sistema tivesse condições de integrar as informações com agilidade, segurança e confiabilidade foram utilizados fundamentos da logística para separar a área de estoque central, onde ficaria responsável pela estocagem, conferência e controle dos materiais, da área de suprimentos, responsável por receber os materiais do estoque central e distribuir para os setores requerentes. A segunda fase da integração logística foi reestruturar as áreas de apoio: compras, estoque central e produção. Devido sua importância para o gerenciamento de materiais, todas essas áreas foram integradas, de forma a utilizar técnicas modernas e tecnologia informatizada para os materiais, conseguindo assim a consolidação de seus objetivos na redução dos custos e melhoria do desempenho operacional, consequentemente da entrega dos serviços. Mais além, Cunha (2003) mostra os ganhos e a real aplicabilidade de uma aliança logística nos setores de material e farmácia responsáveis pelas áreas de compras, transportes, armazenagem e administração de estoques entre duas organizações públicas. Para o autor,.

(30) 29. utilizar a aliança logística, representa a melhor forma racional de conseguir a máxima eficiência na cadeia de suprimentos num momento de tanta demanda na administração pública. Essa estratégia representa para as organizações uma diminuição dos custos dos materiais, custos de armazenagem, sistemas informatizados mais modernos no controle de estoque, reorganização do almoxarifado e setor de compras, e um melhor atendimento aos setores. Muitas das sugestões para melhorias dos setores materiais foram implementadas e obteve em curto espaço de tempo ótimos resultados operacionais, acelerando assim, a consolidação do processo de aliança logística. Entende-se, então, que a logística e gestão de materiais são precisas na vida das organizações públicas e toda evolução, técnicas e tecnologia que puder agregar, transformar e evoluir os processos e fluxos dos materiais no setor público devem ser aproveitadas. São necessárias ações e estratégicas para que todo o trabalho deva ser executado de maneira integrada na cadeia das organizações e o desempenho logístico atenda continuamente as expectativas das pessoas e departamentos internos das organizações, ou seja, ser essencial para que a administração pública tenha um compromisso com o aperfeiçoamento constante no fluxo de materiais e integração funcional das diversas áreas.. 2.4 GESTÃO EM ALMOXARIFADO. Conforme já citado anteriormente, a gestão da cadeia de suprimentos no setor público engloba diversas áreas dentro da organização, de forma que cada uma possui grande importância para o aumento da eficiência no gerenciamento de toda cadeia. Este projeto de intervenção foca especificamente as atividades dentro das especialidades da gestão de estoque e gestão dos centros de distribuição (FENILI, 2016), onde ambas fazem parte da cadeia de suprimento do setor público, tendo a finalidade assim, de contribuir como alternativa complementar na maximização do uso dos recursos públicos em gastos correntes através do aprimoramento dessas gestões. As atividades dessas duas especialidades ficam a cargo da responsabilidade do setor de almoxarifado da instituição objeto desta pesquisa. Por esse motivo, nesta seção serão apresentados os conceitos fundamentais trazidos pela administração de materiais e logística para almoxarifados, tendo como enfoque principal o campo público.. 2.4.1 Conceituação.

(31) 30. Almoxarifados em organizações públicas, são aqueles que prezam pela guarda e conservação dos itens de material em estoque para atendimento interno (FENILI, 2016). Ou seja, entende-se então que a definição de almoxarifado para um ambiente público deve remeter apenas a um conceito de conservação dos materiais para uso futuro dos setores internos com suas atividades rotineiras. Percebe-se aqui uma diferença entre as empresas privadas, onde além de materiais e objetos, parte de seus almoxarifados segundo Cruz e Pereira (2015), são destinados ao armazenamento de matérias-primas, utilizadas pelo setor de produção da empresa. Apesar de um enfoque privado nos conceitos de diversos autores da literatura de administração de materiais, Dias (2015) utiliza uma forma objetiva e simples para o almoxarifado, como o local onde ficam armazenados os materiais, sendo responsável por sua guarda física. Esta definição apresenta a essência clássica de um almoxarifado, servindo também para organizações públicas. Diferentemente, Jacobsen (2016) traz um conceito de almoxarifado que se aproxima também para o setor público, como um local onde os materiais utilizados nos diversos departamentos da empresa são recebidos, conferidos, estocados, conservados, distribuídos e controlados, aguardando para serem consumidos. Estas definições representam a visão geral de todo o processo de movimentação dos materiais, deixando claro de quem é a responsabilidade pela gestão dos itens em estoque, como também a finalidade desses depósitos nas organizações. Complementando tais conceituações já apresentadas, Paoleschi (2013) e Marinho e Begnon (2015) enfatizam a função de proteção, preservação e segurança dos materiais até sua requisição para uso dos departamentos. Diante do supracitado, tais definições privilegiam o foco do almoxarifado voltado para atendimento dos requisitantes internos, mostrando conceitos que mais se aproximam para uma organização pública, de forma que sejam adotas aqui para este projeto as definições de locais responsáveis pela armazenagem, proteção e conservação dos materiais utilizados pelos diversos departamentos dentro da organização até serem solicitados para uso.. 2.4.2 Objetivos e estrutura organizacional. Independentemente do tipo de organização, percebe-se que o objetivo principal de um almoxarifado é entregar aos consumidores um serviço de qualidade, ao mesmo tempo que busca realizar suas atividades com um menor custo possivel..