Controle de estoques

O Controle de estoques tem como finalidade controlar os níveis de estoque do almoxarifado, adotando procedimentos de registro e fiscalização de entrada e saída de materiais. Ou seja, o objetivo do controle é buscar o equilíbrio entre estoque e consumo, a fim de otimizar os investimentos nessa área. Sendo assim, é importante planejar e controlar as necessidades, a fim de evitar faltas ou excessos.

Para este trabalho, entende-se estoque como todo e qualquer material de consumo que seja guardado nas organizações públicas para uso dos seus departamentos. Essa é a lógica preponderante no setor público. Fenili (2016, p. 39) explica que o conceito que mais se aproxima ao setor público é aquele onde, “estoque é todo e qualquer porção armazenada de material, com valor econômico para a organização, que é reservado para emprego em momento futuro, quando se mostrar necessária às atividades organizacionais”. Ou seja, são reservados para uso oportuno dos setores internos. É nesse tipo de estoque que buscar-se-á aqui neste projeto a melhor aplicação para controle dos mesmos.

De acordo com Souza (2002), um sistema de controle de estoque é muito importante porque orienta as ações e integra as atividades do setor, de forma que os subsistemas como classificação ABC, classificação dos produtos, especificações, codificação e armazenamento, não seriam efetivos sem um modelo de sistema eficaz.

Sendo assim, é necessário entender o que de fato significa um sistema de controle de estoque e suas funções. Destaca-se aqui o conceito apresentado por Marinho e Begnon (2015), onde o controle de estoque é um planejamento da gestão dos materiais que oferece informações necessárias para o gerenciamento dos itens importantes como: estoque ideal (mínimo e máximo); tempo de reposição; níveis de estoque em caso de sazonalidades; estoques obsoletos e inativos. Ou seja, a importância da gestão dos estoques está voltada para análise das necessidades de materiais, como quantidades a serem compradas e armazenadas, e em quais momentos oportunos.

Esse gerenciamento torna-se possível e preciso graças a modelos de sistemas adotados para o controle dos estoques. Na administração de estoques existem alguns modelos eficientes no planejamentos e controles dos materiais consolidados no mundo inteiro, devido a nova filosofia e ferramenta de gestão que mudaram o paradigma logístico. Trata-se do modelo de

sistema Just in Time (JIT), cuja filosofia baseia-se em eliminar a formação de estoques e desperdício (JACOBSEN, 2016). Mas será que isso é possível nas organizações públicas?

Sabe-se que na realidade pública brasileira, a administração realiza suas compras de materiais através de licitações, cujas formalidades dos trâmites impede um fornecimento intempestivo dos itens para as organizações, de forma que a eliminação de estoques se torna praticamente inviável.

É o que justamente evidencia o autor Fenili (2016). Para ele, a manutenção de estoques apesar de onerosa às organizações, é uma realidade na prática administrativa do setor público brasileiro. Segundo o autor, o ideal seria não manter estoques, havendo fornecimento de materiais apenas quando fosse necessário. Mas, devido ao contexto do setor público, as licitações chegam a demorar seis meses devido aos tramites burocráticos, inexistindo a possibilidade de uma relação ágil entre organização e seus potenciais fornecedores.

Desta forma, entende-se que a acompanhar as práticas do Just in Time e eliminação de estoques é uma prática muito difícil de ser realizada nas organizações públicas. Mas não eliminar a formação de estoques, não significa dizer que não se pode controlar. Existem outros sistemas de controle que trabalham com a formação de estoque, que podem ser utilizados no setor público. Fenili (2016) destaca dois sistemas tradicionais que oferece suporte às organizações e podem obter uma previsão acurada dos consumos dos materiais, são eles: sistema de reposição contínua ou periódica. Tais sistemas são apresentados também por diversos autores da área privada como Dias (2015), Jacobsen (2016), Pozo (2016), Gonçalves (2016) e Francischini e Gurgel (2013), que segundo Fenili (2016), podem ser inseridos no sistema tradicional de abastecimento do setor público.

Souza (2002) corrobora com a mesma afirmativa em seu trabalho. Segundo o autor, os métodos de Lote padrão8 e JIT são métodos essencialmente adotados para sistemas de manufatura, no qual o primeiro considera uma demanda previsível e estável, e o segundo propicia uma diversificação da linha de produção a qualquer momento. Ou seja, para o autor, o fato de uma organização pública possuir imprevisibilidades, estoques de segurança, pouca variabilidade de produtos, como também a questão do tempo para receber e expedir materiais, o método do sistema de reposição torna-se o mais adequado. Desta forma, foi demonstrado em sua pesquisa a aplicabilidade desse sistema e bons resultados, onde ocorreu um aumento da eficiência operacional e diminuição dos custos. Para o autor, o modelo aplicado em sua pesquisa

8 _{É um método de gestão de estoques através de lotes econômicos de compra (LEC), que busca determinar o} tamanho do lote a ser adquirido, de modo a minimizar os custos anuais de manutenção e processamento de pedidos.

é a prova que existe possibilidade dos órgãos públicos adotarem o mesmo, sem infringir os princípios básicos da lei.

Conforme já citado anteriormente este sistema divide-se em dois tipos diferentes. De acordo com Fenili (2016), no sistema periódico, os pedidos para reposição de estoques são feitos em intervalos fixos. A quantidade comprada somada com a existente em estoques, deve ser suficiente para atender o consumo até a chegada da encomenda seguinte. No sistema de reposição contínua, sempre que o estoque atingir uma determinada quantidade (ponto de pedido ou ressuprimento), um novo pedido de compra é emitido, de forma que o lote de compra deva chegar quando estiver próximo de atingir o estoque mínimo de segurança9. Observa-se que do ponto de pedido até o estoque de segurança o consumo não para.

O tipo de modelo de ressuprimento, deve ser escolhido ou adaptado de acordo com a realidade do contexto de cada organização, cabendo ao gestor dos estoques o dimensionamento e definição dos parâmetros de estoque.

Filho (2004) salienta que cada sistema apresenta suas vantagens, mas devido ao contexto da organização da sua pesquisa apresentar particularidades como processos de licitações e compras em conjunto, o método mais apropriado foi o sistema de reposição periódica. Sua metodologia proposta utiliza um sistema informatizado na política de controle de estoque, onde os materiais utilizados no sistema informatizado foram aqueles categorizados como itens “A” da classificação ABC. Seus resultados demonstraram viabilidade na aplicação do modelo proposto, assegurando resultados satisfatórios na frequência e quantidade de compras, níveis de serviços adequados e minimização dos custos.

Já Souza (2002), adaptou o modelo de reposição para uma amostra denominado pelo autor de modelo de ressuprimento semiautomático, onde a participação humana contribui no momento em que o estoque atinge o ponto de pedido, sendo o gestor do almoxarifado o responsável por realizar as análises necessárias e decidir pelo caminho a ser seguido. Assim, conforme o autor, permite uma maior flexibilização da quantidade a ser adquirida, onde o almoxarife avalia variáveis externas e internas, determinando as quantidades e momento certo da compra quando é atingindo o ponto de pedido.

Já Scheidegger (2014) adotou a política de reposição contínua em seu projeto. Segundo a autora, esse sistema mostrava-se o mais adequado em razão da complexidade do ambiente

9 _{Os estoques mínimos de segurança são os itens de material que são mantidos a fim de prover a continuidade do} abastecimento. Em condições normais, o estoque de segurança jamais será utilizado. Servem para cobrir eventuais situações imprevisíveis como atrasos na reposição, cancelamento de pedidos, aumento imprevisto de consumo, rejeição de itens comprados no recebimento, etc. (FENILI, 2016).

organizacional, suas particularidades e a fase em que se encontrava a gestão de estoques na instituição. De acordo com o sistema utilizado na instituição, alguns parâmetros eram calculados automaticamente como ponto de pedido, e outros deviam ser alimentados pelo gestor conforme sugerido pela autora: demanda média de cada material; estoque mínimo; prazo de ressuprimento; e quantidade a ser solicitada. Desta forma para a autora, essa proposta de metodologia atendia às exigências da IN 205/88 e das auditorias internas, além de ser possível obter melhor balanceamento e equilíbrio dos estoques. Com isso, minimizam-se perdas por obsolência, custos em manter estoques em excesso, e riscos de falta de material.

Além da escolha da política de reposição, torna-se preciso definir os parâmetros para o ressuprimento, baseado em algumas equações e conceitos. Fenili (2016) apresenta algumas fórmulas inerentes ao sistema de reposição de estoques:

 Ponto de pedido (PP) = (C X TR) + ES, onde C = consumo médio do item, TR = tempo de reposição, ES = estoque mínimo ou de segurança.

 Estoque máximo (Emáx) = ES + LC, onde LC = lote de compra.

O ponto de pedido serve como gatilho para iniciar um processo de reposição e compra dos materiais quando o estoque atinge determinada quantidade. De acordo com o autor, na fórmula, o tempo de reposição (TR), é o intervalo de tempo entre a emissão do pedido e a chegada do material no almoxarifado (Lead Time), ou seja, para órgãos públicos é o tempo entre processamento da licitação até o recebimento do material comprado.

Estoque Máximo (EM) é a maior quantidade de material admissível em estoque, suficiente para o consumo em certo período. De acordo com a IN 205/88, obtém-se somando ao Estoque de segurança (mínimo) pelo lote de compra.

O estoque de segurança funciona como estoque mínimo que o almoxarifado deve ter, para manter ininterrupto o fluxo de saída sempre que houver situações anormais. O dimensionamento do estoque de segurança em órgãos públicos é uma tarefa do gestor de estoques, onde após considerar os aspectos do seu contexto organizacional, determina a quantidade de meses que o estoque de segurança deva suprir e multiplica pelo Consumo médio mensal. Segundo Viana (2002), essa quantidade de meses pode ser definida pela multiplicação do tempo de reposição (TR) pelo fator de segurança (K). Esse método é conhecido como método do Grau de Risco, onde torna-se um modelo simples e fácil de utilizar, em razão de não requerer nenhum conhecimento profundo de matemática (POZO, 2016). Conforme o autor, o fator de segurança é definido pelo administrador em função de sua sensibilidade de mercado e informações que colhe junto as vendas e suprimentos. Esse de segurança leva em consideração

o valor de consumo dos itens em estoque e o nível de serviço desejado, podendo ser predeterminado pela empresa em uma escala por ela arbitrada (HARA, 2012).

Sendo assim, em condições normais o estoque de segurança jamais será utilizado. Isso porque conforme Fenili (2016), ele serão apenas são utilizados em caso de situações anormais, para evitar a ruptura (insuficiência) de estoque. Segundo o autor, o gestor de estoque deve decidir em manter altos estoques de segurança, favorecendo a continuidade de abastecimento em situações imprevisíveis, ou baixos estoques de segurança, diminuindo a imobilização de capital, mas correndo riscos de ruptura de estoque.

Já o lote de compra constitui-se na quantidade de material a ser reposto no estoque para atingir o estoque máximo, ou seja, a quantidade é a diferença entre estoque máximo é mínimo. Sua fórmula destacada na IN 205/88, pode ser calculada através do consumo médio do item multiplicado pelo intervalo de aquisição (I), que é o período compreendido entre duas aquisições normais e sucessivas.

E por fim, para calcular o consumo médio do item (C), deve-se utilizar métodos de previsão de demanda. De acordo com Jacobsen (2016), essa projeção de demanda é a tentativa de acertar os valores de consumo no futuro, de forma que mais se aproxime da realidade, permitindo uma otimização do desempenho na gestão de estoques. As previsões são projeções baseada em ferramentas estatísticas, que pressupõe que o futuro pode ser uma repetição do histórico do consumo passado, devendo considerar alguns fatores, como por exemplo, sazonais, políticos, tecnológicos, conforme quadro a seguir:

Quadro 4- Fatores que influenciam a previsão da demanda

Evolução de consumo Constante Não sofre variações com o passar do tempo

Evolução de Consumo Sazonal Oscila regularmente em certos períodos.

Evolução de Consumo de Tendência Oscila de forma drástica em certo período. Fonte: Elaborado pelo autor com base em Marinho e Begnon (2015).

De acordo com o autor, o consumo sazonal sofre influência de fatores culturais e ambientais, enquanto que o consumo de tendência sofre influência cultural, ambiental, conjuntural e econômica. Apenas o consumo constante não é influenciado por estes aspectos, possuindo um valor médio no decorrer do tempo.

Desta forma, a previsão leva em consideração só fatores que mais afetam o ambiente (POZO, 2016). Segundo o autor, cabe ao administrador fazer um planejamento, devendo alocar métodos e esforços adequados em seu diagnóstico. Os métodos e suas aplicações trazidos por autores como Dias (2015), Fenili (2016) e Jacobsen (2016) são apresentados no quadro a seguir:

Quadro 5 – Métodos de previsão de demanda

Método do último período

O consumo do próximo período é idêntico ao consumo do período anterior

Método da média aritmética ou da

média móvel

O consumo do próximo período é obtido a partir da média aritmética simples dos dados de consumo de períodos anteriores

Método da média ponderada

O consumo do próximo período é obtido a partir da média ponderada dos dados de consumo de períodos anteriores. Atribui uma ponderação para cada uma das demandas dos períodos passados. A soma de todos os pesos devem ser 100%, reduzindo gradativamente para os períodos mais distante, sendo a última 5%.

Método da média móvel exponencialmente

ponderada

Este método tem sua aplicação mais recomendada quando, no período anterior, houve significativa diferença entre a previsão de consumo e o consumo efetivo. No emprego deste método, apenas três dados são necessários: a previsão de demanda do último período; o consumo real do último período; o valor do coeficiente de ajuste (β). O coeficiente de ajuste, cujo valor é compreendido entre 0 e 1, deve ser determinado pelo gestor, com base no histórico de compras e em sua análise qualitativa da ocorrência no período anterior. Utiliza-se a fórmula Previsão = β * Consumo_real_anterior + (1 - β) * Previsão_anterior.

Método dos mínimos quadrados

Trata-se da realização de uma regressão linear com os dados de consumo dos meses anteriores. O intuito é a obtenção da equação de uma reta (y= ax +b) que relacione os períodos com a demanda. Essa equação passa a ser a “lei” da demanda.

Fonte: Adaptado a partir de Dias (2015), Fenili (2016), Jacobsen (2016)

Todas essas técnicas de previsão de demanda são quantitativas, onde realizam tratamento de dados de uma série histórica de consumo, de forma a obter a previsão para períodos subsequentes. A demanda é um fator variável, e por isso a necessidade de um estoque de segurança devido às imprevisões (FENILI, 2016). De acordo com Jacobsen (2016), apesar da simplicidade e facilidade de implantação, o método do último período e da média aritmética são de baixa confiabilidade, sendo superado pelo método da média pondera, mais completo e

vantajoso, desde que o administrador tenha sensibilidade e conhecimento do consumo e das tendências de comportamento de demanda. Já o método da média com suavização exponencial segundo o autor, sofre menos influência de informações passadas, dando mais valor aos dados recentes, sendo então indicado para itens de consumo regular e grau baixo de variação. Por fim, o método da média dos mínimos quadrados, isenta-se da influência de interpretações pessoais por levar uma projeção matemática mais realista em materiais de tendência de demanda.

Já com relação aos métodos de avaliação de estoque, onde as movimentações dos itens se processam usualmente pelo preço de custo, utiliza-se tradicionalmente três tipos segundo Jacobsen (2016):

 Custo médio – Lançamento de saída baseia-se na média ponderada do último saldo. O inventário final fica avaliado pelo valor do último custo médio;

 Primeiro a entrar, primeiro a sair (PEPS) - Ordem cronológica das entradas. Baixa do material deve ser efetuada pelos primeiros custos registrados;

 Último a entrar, primeiro a sair (UEPS) – Baixa do material deve ser efetuada pelos últimos custos registrados. Inventario final avaliado pelos custos mais antigos. Segundo Dias (2015), a avaliação do custo médio é a mais frequente, onde este método age como um estabilizador, equilibrando as flutuações de preços e refletindo os custos reais das compras a longo prazo. O método PEPS, ainda conforme o autor, valoriza os estoques quando o giro dos mesmos ocorre de maneira rápida ou quando as oscilações normais nos custos podem ser absorvidas no preço. Já o método UEPS, é o mais adequado para períodos inflacionários.

Diante do supracitado então, o modelo adotado para este projeto será o de reposição, cujo tem sido o mais indicado para organizações públicas. Ambos os tipos (periódico ou contínuo) necessitam de tecnologia através de sistemas informatizados que integrem todas as atividades relacionadas aos materiais e realizem os cálculos matemáticos de pedidos e reposição. Assim, o tipo e os parâmetros do sistema serão determinados após análise e limitações dos diversos fatores do contexto organizacional da instituição desta pesquisa, para assim poder viabilizar a alternativa adequada para a política de reposição de estoque.