PROPOSTA DE AÇÕES DE MELHORIAS A SEREM CONDUZIDAS COM

É necessário que a organização melhore seu quadro de pessoal e sua estrutura física no setor de almoxarifado, de modo que sejam compatíveis ao desenvolvimento de um bom serviço para contribuir no gerenciamento e controle dos estoques. Além disso, algumas atividades que tem influência na política de gestão de estoques precisam ser aperfeiçoadas ou modificadas, para que o projeto de melhoria gerencial aqui demonstrado consiga desenvolver todo seu potencial no sistema de reposição dos materiais.

Deste modo, foi apresentado ao grupo focal, o resultado das coletas e tratamentos dos dados, para que assim, fossem discutidos ou apontados novos problemas não observados. Logo após a demonstração da análise dos problemas e causas através da espinha de peixe elaborada pelo autor conforme figura 5, 6 e 7 no tópico do modelo atual, foi apresentado aos participantes do grupo também, procedimentos operacionais consolidados para o setor de almoxarifado trazidos pela literatura nas atividades de recebimento, armazenamento e distribuição dos materiais, onde em razão do seu contexto organizacional, foi discutido a viabilidade de aplicação dos mesmos. Após o grupo focal, foram efetuadas as análises da situação atual e confrontada com os referenciais teóricos, e a partir daí foi elaborada proposições, com base na teoria, na viabilidade da aplicação dos novos procedimentos, nos recursos institucionais existentes e no seu contexto organizacional.

Com relação ao diagnóstico realizado nas atividades específicas de recebimento dos materiais, onde foi possível identificar os pontos mais críticos que interferem no gerenciamento dos materiais, foram apontadas as propostas de melhorias nos seguintes procedimentos:

Quadro 9- Modelo proposto para atividade de recebimento

RECEPÇÃO

Guarita específica para recebimento com profissionais treinados para realização da triagem primária de documentos.

DESCARGA Local específico para descarga e exames visuais iniciais da mercadoria.

CONFERÊNCIA

Devem ser realizadas conferências qualitativa e quantitativa no ato da entrega.

REGULAÇÃO

Deve ser anexado ao processo físico o relatório de recebimento de materiais.

EQUIPAMENTOS

Setor deve possuir equipamentos para movimentação dos materiais e proteção individual.

TECNOLOGIA _{Promover capacitações e treinamento para o sistema SIPAC .}

ESPAÇO FISICO

Setor deve possuir áreas de segregação para acolhimento e conferência dos bens.

PESSOAL

O setor deve possuir um funcionário específico responsável pelo recebimento dos materiais.

DOCUMENTOS

Utilizar relatórios gerenciais do SIPAC em conjunto com planilhas eletrônicas e fichas de estoque manuais.

Fonte: Elaborado pelo autor, 2017.

O recebimento é considerado uma das atividades principais e próprias do almoxarifado (JACOBSEN, 2016). Esta é a fase de porta de entrada, onde os fornecedores entregam os itens e os compradores conferem se os materiais estão de acordo com o solicitado. As atividades de recebimento englobam a recepção do material, conferência qualitativa e quantitativa, a entrada física nos estoques e a entrada informatizada no sistema (VIANA, 2006; PAOLESCHI, 2014). Para que o recebimento do material não gere nenhum prejuízo para as partes, é preciso adotar procedimentos adequados na portaria da empresa, tais como: comunicação eficiente entre a portaria e o setor de recebimento; pessoal treinado na portaria para os procedimentos de recebimento; mínima burocracia possível para o preenchimento da autorização para entrada; e

um estacionamento adequado para os veículos do fornecedor (FRANCISCHINI E GURGEL, 2013).

Sendo assim, o IFS deve possuir uma guarita específica para recepção apenas dos fornecedores vencedores da licitação, de modo que todo pessoal responsável pela vigilância da guarita seja treinado para realizar triagem inicial da documentação. Deste modo, devem possuir cronograma dos fornecedores que estão para chegar, como também conhecimento dos valores, da Nota Fiscal, Nota de Empenho, objeto e CNPJ. Assim agiliza a recepção dos fornecedores corretos, evitando o embaraço com mercadorias de outros campi, como também não atrapalha qualquer serviço que os funcionários do almoxarifado estejam fazendo. De acordo com Viana (2006), a recepção na portaria busca identificar se a compra, objeto da Nota Fiscal, realmente está autorizada pela empresa e se foi entregue no prazo contratual.

Após a autorização de entrada, o veículo deverá dirigir-se imediatamente a área de recebimento e posicionar-se para a descarga do material (FRANCISCHINI E GURGEL, 2013). Desta forma, o IFS deve possuir estrutura para receber os veículos e as mercadorias, de forma que liberando a entrada do fornecedor, tenha um espaço para estacionamento do veículo e uma área especifica para descarga do material perto do almoxarifado. Essa área de recebimento deve ser localizada de maneira que facilite o acesso dos fornecedores para a entrega dos materiais (JACOBSEN, 2016) e que o ambiente seja coberto, para garantir a conservação dos pedidos recebidos (MARINHO E BEGNON, 2015).

Com relação então a guarita e estacionamento para fornecedores, o IFS passa por uma reforma e construção de um novo espaço para seu prédio administrativo. Por esse motivo, a escola está com espaço reduzido e tendo que utilizar apenas uma guarita principal para os servidores, alunos e fornecedores. Verificou-se no grupo focal a viabilidade de após o término da construção, a guarita ficar liberada apenas para fornecedores, onde inclusive todas catracas de segurança para trânsito de pedestres que ficam em frente ao almoxarifado e no início da guarita serão retiradas, podendo então servir de estacionamento para os fornecedores dentro da escola e em frente ao almoxarifado, realizando as descargas de forma segura e eficiente em local específico. Desta forma, não implicaria em custos com construção de guarita e estacionamento, utilizando espaços já existentes.

Para a triagem inicial das mercadorias, verificou-se no grupo focal também a possibilidade de treinamento para os seguranças terceirizados, para análise de notas ficais e empenhos, junto também a utilização de uma lista de verificação dos fornecedores que estão para chegar, garantindo assim uma recepção segura, um desembaraço de mercadorias, e um encaminhamento dos fornecedores ao setor de almoxarifado com a devida triagem necessária,

ajudando nos procedimentos do almoxarifado com a atividade de recebimento. Outra ação também, na triagem primária dos documentos na recepção, seria a solicitação ao fornecedor da inclusão sempre nas observações das notas ficais da respectiva nota de empenho, facilitando as análises na guarita.

Seguindo então os procedimentos, feito a descarga e uma conferência inicial contra avarias, todo material deve ser levado para a área de segregação de acolhimento e realizadas as conferências quantitativa e qualitativa. De acordo com Paoleschi (2013), é necessário realizar exames de avarias, fazendo uma análise visual da carga em busca de evidências de quebra, amasso ou umidade já na recepção dos materiais. Desta forma, o IFS deve possuir áreas de segregação para acolhimento e conferência de mercadorias, como também possuir um funcionário específico e treinado para todas atividades de recebimento de materiais. É importante salientar, que a depender do material envolvido, a descarga do material e a movimentação deles, deve ser feita através de equipamentos de segurança, não só material como pessoal também (CRUZ E PEREIRA, 2015).

Com relação então ao espaço físico acima supracitado, verificou-se junto ao grupo focal, a possibilidade de utilização de outros setores com mais espaço e estrutura para o almoxarifado. Após o término da construção do novo prédio, o espaço térreo vizinho ao almoxarifado, atualmente ocupado por uma agência de banco, será cedido ao almoxarifado em virtude da saída da agência para o novo prédio, possibilitando assim, área física suficiente para estocar os materiais de consumo do IFS em um ambiente único. Desta forma, o setor permaneceria com seu escritório no primeiro andar apenas para tratar dos procedimentos administrativos burocráticos, e o almoxarifado menor localizado no térreo, atualmente utilizado para armazenar materiais químicos e limpeza, serviria de área de acolhimento dos bens que forem entregues pelos fornecedores, como também uma área de segregação específica para as conferências. Desta forma, conseguiria aumentar sua área de estocagem após migração do setor para o espaço ocupado pela agência do banco, permanecer com setor administrativo e ainda ganhar uma área de segregação para acolhimento e conferências, implicando em apenas reformas simples e deslocamentos. Esta ação configura-se como solução viável para um curto espaço de tempo, em razão da baixa disponibilidade orçamentária e financeira do órgão, impossibilitando construção de novos espaços futuros para o almoxarifado, além de que o setor não foi contemplado no planejamento para mudança e alocação no novo prédio administrativo que está sendo construído.

Terminada então a recepção e descarga dos materiais, é hora da conferência quantitativa e qualitativa, a segunda fase do processo de recebimento, que corresponde à atividade de

confrontação entre os dados da Nota Fiscal e o que foi efetivamente entregue. Os materiais devem ser colocados na área de segregação de recebimento para conferências, onde essa tarefa de verificação deve ser padronizada, seguindo uma rotina de checagem de atividades, para que todos os funcionários que trabalham no setor possam executá-la (PAOLESCHI, 2014).

Sendo assim, para que o processo tenha fluidez e eficiência, é necessário um planejamento de controle interno rígido no almoxarifado do IFS, de modo que todo e qualquer tipo de solicitante esteja presente no ato da entrega das mercadorias. Assim, faz-se necessário um contato constante e preciso com o solicitante, da mesma maneira um controle preciso do rastreio que as encomendas estão para chegar, programando e precisando ao máximo o dia da conferência.

Primeiramente, o funcionário responsável pelo recebimento dos materiais deve realizar as conferências quantitativas, por meio das confrontações dos dados da nota fiscal, dados da nota de empenho e a contagem física dos volumes em questão (FENILI, 2016). A leitura atenta dessas informações evita então a entrega de produtos e quantidades erradas, valores inadequados e outros fatores que no futuro causarão complicações para o setor. Após a conferência das quantidades, o processo de recebimento segue para a fase da conferência qualitativa. É nela que se confere através da inspeção técnica a garantia de que o material está adequado ao propósito que se destina (PAOLESCHI, 2013). Desta forma, o responsável no IFS pelo processo de solicitação e pedido da compra dos materiais, deve assegurar que os produtos recebidos não sejam utilizados ou processados até que estejam em conformidade com os pedidos de compra, as especificações técnicas, a nota fiscal e a nota de empenho.

Todo esse processo operacional destacado acima deve ser registrado em um relatório de recebimento e incluso dentro do processo físico. Para Dias (2014), esse relatório de recebimento constitui-se numa checagem de atividades, no qual contém informações oportunas dos materiais e descreve os pedidos recebidos e suas condições.

Entretanto, verificou-se junto ao grupo focal, que no caso das conferências dos materiais, existem limitações, onde ficaria inviável a realização das conferências, devoluções e trocas tempestivas, em virtude do contexto organizacional da escola. Inclusive, o próprio edital e legislação já prevê um recebimento provisório, em razão das variáveis do setor público, principalmente aos tipos, quantidade de materiais e solicitante externos. Outro problema também, está no fato de não poder exigir código de rastreamento, em virtude de não estar previsto em legislação, dificultando um controle mais preciso da chegada dos materiais e planejamento para conferências. Sendo assim, apesar das inúmeras limitações, verificou-se a possibilidade junto ao grupo focal, de outros controles mais apurados que tentem ajudar a

melhorar a eficiência das conferências dos materiais. Um deles seria, uma cópia do encaminhamento da nota de empenho enviada ao fornecedor para o almoxarifado ao mesmo tempo, para que o mesmo já possa se programar e não ocorrer falhas e surpresas no recebimento, como também já possa entrar em contato com solicitantes externos para um prévio aviso e planejamento das conferências. Outra ação seria passar a realizar as conferências junto aos solicitantes externos, principalmente no intuito de verificar, analisar e orientar uma conferência correta quanto a todas especificações dos produtos. Desta forma, mesmo que não seja possível conferências tempestivas, contribuiria em planejamento e controles melhores para o setor, ajudando a diminuir a morosidade do processo e aumentando a eficiência nas conferências.

Continuando então com os procedimentos de recebimento, em caso de não aceite da mercadoria, os procedimentos de devolução e troca de mercadorias devem ser realizados junto a administração e os fornecedores. Após as constatações das irregularidades, as áreas responsáveis deverão ser informadas (FRANCISCHINI E GURGEL, 2013). A devolução de material ou reclamação de falta ao fornecedor deve ser processada também no Relatório de Recebimento (VIANA, 2006).

Se aceito, a baixa do pedido deve ser feita colocando um carimbo no verso da nota fiscal, anotando assim, informações relativas à conferência e o responsável pelo recebimento, como também baixado eletronicamente no sistema (PAOLESCHI, 2013). De acordo com o autor, a assinatura no verso da Nota Fiscal pelo conferente deve conter a data, hora e número do relatório de recebimento.

Feito isso, se a mercadoria estiver de acordo, todos tramites burocráticos devem ser finalizados via processo e sistema pelo funcionário responsável pelo recebimento dos materiais no almoxarifado do IFS, como também encaminhado os itens para o funcionário responsável para estocagem, e por fim, envio para o setor financeiro da escola para pagamento. De acordo com Paoleschi (2014), as notas fiscais dos pedidos em conformidade serão enviadas junto com o relatório de recebimento ao setor de contas a pagar, e os materiais encaminhados para o almoxarifado para inclusão no estoque físico, iniciando a fase da armazenagem.

Tais procedimentos acima destacados de devolução de mercadorias, baixo do pedido com carimbo no verso da nota fiscal, e encaminhamento do processo para pagamento já são realizados de forma eficiente pelo setor, faltando apenas incluir em suas rotinas internas o relatório de recebimento para anexar ao processo. Desta forma, verificou-se junto ao grupo focal a viabilidade de utilização do relatório de recebimento pelo setor de almoxarifado junto ao solicitante do material, incluindo toda atividade de recebimento realizado para aquele material, descrevendo as informações oportunas e condições da checagem dos procedimentos,

conferências e regularização. Essa ação, contribuiria como forma de controle preciso do setor e para consulta futura rápida, segura e eficiente de informações, pois todo relatório seria digitalizado e armazenado pelo setor, evitando assim custos de material e espaço para arquivamento.

E por fim, com relação ao aumento da mão-de-obra do setor, fica inviável a atribuição de um servidor específico para cada fase de recepção, armazenamento, e distribuição dos materiais. De acordo com o grupo focal, esse é um outro grave problema em razão do contexto cultural da escola, como servidores que não querem trabalhar no almoxarifado ou aqueles que trabalham sem interesse e sem dedicação. Outro problema também seria na falta de planejamento na gestão de pessoas, muitas vezes devido a interferências políticas e dificuldade com código de vagas junto ao MEC em áreas específicas que podem contribuir ao almoxarifado. Mais um ponto negativo segundo o grupo focal está no edital de remoção de servidores, onde o campus não recebe os servidores novos dos concursos, chegando só servidor antigo no campus, onde a maioria deles chegam sem vontade de trabalhar e contribuir. Sendo assim, apesar das limitações, verificou-se a possibilidade para tentar resolver e continuar buscando uma solução nesse quesito, onde a alta administração do Campus poderia no próximo contrato de terceirizados buscar aditivar para mais um almoxarife para ficar responsável pelo recebimento dos materiais, além de aumentar os esforços em busca de mais um servidor para o almoxarifado.

Diante do exposto então, o modelo proposto para recebimento de materiais viabilizou ações reais de implementação em seus procedimentos, conforme síntese da figura 12:

Figura 12 – Proposta de ações viáveis de implementação no recebimento dos materiais

Fonte: Elaborado pelo autor, 2017.

Desta forma, a utilização de outros setores e espaços já existentes garantem uma recepção e descarga exclusiva para fornecedores e segura para os materiais, de modo que a disponibilização também de locais específicos de segregação, contribuem para um correto acolhimento e conferência dos bens, diante de um novo setor com estrutura adequada e espaços suficientes para seu volume de materiais. Somados a isto, a capacitação e treinamento dos terceirizados e servidores envolvidos no recebimento de materiais, agilizam a recepção dos bens e entrada no estoque, trazendo benefícios no planejamento, controle, e eficiência nos procedimentos operacionais do setor.

Seguindo o fluxo natural das atividades do almoxarifado, este modelo proposto chega a fase de armazenamento dos materiais. Com relação ao diagnostico realizado nas atividades específicas de armazenamento dos materiais, onde foi possível identificar os pontos mais críticos que interferem no gerenciamento de materiais, foram apontadas as propostas de melhorias nos seguintes procedimentos:

Quadro 10 - Modelo proposto para atividade de armazenamento

NORMAS DE

ESTOCAGEM

Seguir todas orientações na IN 205/88. Utilizar sistema de endereçamento para localização dos itens.

CONTROLE DE ESTOQUE

Aplicar sistema de reposição de estoque demonstrado neste projeto baseado no sistema de reposição contínua dos materiais.

INVENTARIO Realizar inventários rotativos e anual.

CLASSIFICACAO DOS MATERIAIS

Padronizar a especificação.

LEIAUTE E

ESPAÇO FISICO

Local deve possuir estrutura e planejamento especifico para almoxarifado. Aumentar a área física para estocagem.

CURVA ABC E CRITERIO XYZ

Aplicar técnicas do método ABC em conjunto com o critério XYZ demonstrado neste projeto.

EMBALAGEM Adquirir mais prateleiras e estantes.

EQUIPAMENTOS

Setor deve possuir equipamentos de movimentação e proteção individual.

TECNOLOGIA Promover capacitações e treinamento para o sistema SIPAC.

PESSOAL

Funcionário específico deve ficar responsável por essa atividade de armazenamento.

DOCUMENTOS

Utilizar relatórios gerenciais do SIPAC em conjunto com planilhas eletrônicas e fichas de estoque.

Fonte: Elaborado pelo autor, 2017.

A armazenagem envolve um processo que zela por uma forma correta de proteger, movimentar e estocar os produtos (FENILI, 2016; JACOBSEN, 2016; CRUZ E PEREIRA, 2015). Desta forma, os esforços do setor de almoxarifado do IFS devem ser voltados para máxima proteção aos itens e aproveitamento do espaço físico. Com isso, as melhorias aqui visam uma movimentação e armazenagem interna correta, um acesso fácil aos produtos e uma utilização efetiva dos sistemas informatizados.

A eficiência da estocagem depende da escolha adequada do sistema de armazenagem e organização (DIAS, 2015). Sendo assim, para um armazenamento correto no almoxarifado do IFS, a gestão do setor deve seguir todas as orientações da IN 205/88, onde traz os principais cuidados e medidas na armazenagem com relação a arrumação, empilhamento, distâncias, materiais pesados e volumosos, fornecimento e movimentação:

a) os materiais devem ser resguardados contra o furto ou roubo, e protegidos contra a ação dos perigos mecânicos e das ameaças climáticas, bem como de animais daninhos; b) os materiais estocados a mais tempo devem ser fornecidos em primeiro lugar,

(primeiro a entrar, primeiro a sair - PEPS), com a finalidade de evitar o envelhecimento do estoque;

c) os materiais devem ser estocados de modo a possibilitar uma fácil inspeção e um rápido inventário;

d) os materiais que possuem grande movimentação devem ser estocados em lugar de fácil acesso e próximo das áreas de expedição e o material que possui pequena movimentação deve ser estocado na parte mais afastada das áreas de expedição; e) os materiais jamais devem ser estocados em contato direto com o piso. É preciso utilizar corretamente os acessórios de estocagem para os proteger; f) a arrumação dos materiais não deve prejudicar o acesso as partes de emergência, aos extintores de incêndio ou à circulação de pessoal especializado para combater a incêndio (Corpo de Bombeiros);

g) os materiais da mesma classe devem ser concentrados em locais adjacentes, a fim de facilitar a movimentação e inventário;

h) os materiais pesados e/ou volumosos devem ser estocados nas partes inferiores das estantes e porta-estrados, eliminando-se os riscos de acidentes ou avarias e facilitando a movimentação;

i) os materiais devem ser conservados nas embalagens originais e somente abertos quando houver necessidade de fornecimento parcelado, ou por ocasião da utilização; j) a arrumação dos materiais deve ser feita de modo a manter voltada para o lado de acesso ao local de armazenagem a face da embalagem (ou etiqueta) contendo a marcação do item, permitindo a fácil e rápida leitura de identificação e das demais informações registradas;

l) quando o material tiver que ser empilhado, deve-se atentar para a segurança e altura das pilhas, de modo a não afetar sua qualidade pelo efeito da pressão decorrente, o arejamento (distância de 70 cm aproximadamente do teto e de 50 cm aproximadamente das paredes).