O presente trabalho trata-se de um estudo de caso no Instituto Federal de Sergipe – Campus Aracaju, no qual o autor pertence ao quadro efetivo de servidores da organização. Por se tratar de uma pesquisa de campo, utiliza como objetivo a busca de informações sobre um problema, para o qual se procura uma resposta (MARCONI; LAKATOS, 2003), que neste caso, a unidade de análise da pesquisa foi o almoxarifado dessa organização pública, onde a coleta de dados objetivou o diagnóstico das práticas de gestão presentes para poder buscar melhorias que cabem para o setor, maximizando o desempenho organizacional.
Assume assim, um caráter diagnóstico, no qual o estudo de caso designa uma profunda pesquisa do objeto para que se permita o seu conhecimento detalhado (GIL, 2002), desta forma, a adoção da metodologia da coleta de dados proposta, buscou alcançar o objetivo de um detalhado e minucioso conhecimento dos procedimentos atuais do almoxarifado do IFS.
Quanto à natureza, trata-se de uma pesquisa aplicada, na qual “objetiva gerar conhecimentos para aplicação prática, dirigida à solução de problemas específicos, envolvendo verdades e interesses locais” (KAUARK; MANHAES; MEDEIROS, 2010, p.26), ou seja, o objetivo foi propor soluções para problemas específicos detectados no almoxarifado da Instituição e suas atividades inerentes ao setor, com base em outras experiências, normas técnicas e legislações atuais, sendo de grande interesse por uma melhoria nos serviços do almoxarifado das pessoas responsáveis pelo setor, pelos superiores ligados diretamente ao almoxarifado e também pela própria instituição e seus departamentos, salas, laboratórios, etc., que são supridos por esses materiais.
Segundo Prodanov e Freitas (2013), de acordo com o ponto de vista da forma de abordagem do problema, trata-se de uma abordagem qualitativa, com uma postura de um pesquisador crítico, porém implicado no processo de investigação. Esta abordagem interpreta fenômenos, atribuem significados e não utiliza métodos e técnicas estatísticas para numerar ou medir dados. A coleta de dados foi feita diretamente no almoxarifado, tendo sido o pesquisador o instrumento-chave, tendendo assim, a analisar os dados indutivamente.
Segundo Gil (2002), por assumir a forma de um estudo de caso e visar uma descoberta, trata-se de uma pesquisa exploratória, onde seus procedimentos técnicos envolvem levantamento bibliográfico e entrevistas com pessoas que tenham experiência prática com o objeto pesquisado, proporcionando maior familiaridade com o problema, tornando-o explícito e objetivando aprimorar ideias.
Sendo assim, foi realizada pesquisa bibliográfica e documental para poder subsidiar cientificamente o trabalho e propor as melhorias no gerenciamento dos materiais no almoxarifado do IFS – Campus Aracaju. A pesquisa bibliográfica foi elaborada a partir de material nacional e internacional publicado em livros, artigos de periódicos e material disponibilizado na Internet.
Parte da pesquisa documental foi feita com documentos elaborados pelo setor de almoxarifado da instituição, sejam fichas, manuais ou relatórios eletrônicos extraídos dos sistemas informatizados (SIPAC), e a outra, fundamentou-se em Leis, Normas, Decretos e instruções normativas, para que as características do trabalho tivessem sido direcionadas para o âmbito público federal e as reais necessidades do IFS-Campus Aracaju. Sendo assim, foram utilizados os devidos documentos abaixo:
a) Decreto-lei nº 200, de 25 de fevereiro de 1967, que dispõe sobre a organização da Administração Federal, estabelece diretrizes para a Reforma Administrativa e dá outras providências.
b) Decreto nº 99658, de 30 de outubro de 1990, que regulamenta, no âmbito da Administração Pública Federal, o reaproveitamento, a movimentação, a alienação e outras formas de desfazimento de material.
c) Lei nº 4.320, de 17 de março de 1964, que estatui normas gerais de Direito Financeiro para elaboração e controle dos orçamentos e balanços da União, dos Estados, dos Municípios e do Distrito Federal.
d) Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990, dispõe sobre o regime jurídico dos servidores públicos civis da União, das autarquias e das fundações públicas federais. e) Instrução Normativa nº 205, de 08 de abril de 1988, que objetiva racionalizar com
minimização de custos o uso de material no âmbito do SISG através de técnicas modernas que atualizam e enriquecem essa gestão com as desejáveis condições de operacionalidade, no emprego do material nas diversas atividades.
Para as fases de coleta de dados, incialmente, foi realizado roteiro de entrevistas semi- estruturadas para a obtenção de informações junto ao coordenador do Almoxarifado sobre as atividades internas do setor. Importante destacar aqui, que toda coleta buscou informações relativas às atividades com os materiais de consumo da Instituição, visto que são eles os itens mantidos em estoque pela COAL. Os outros materiais classificados pela legislação como permanentes, ficam sob responsabilidade de outro setor (COPAT), e por esse motivo não foi
intervencionado por este projeto. Desta forma, esta escolha conduziu a uma efetiva pesquisa das causas, evitando-se o desperdício de esforços com o estudo de aspectos não relacionados com o problema.
Como forma de organizar o raciocínio e melhorar a visualização das possíveis causas e efeitos dos problemas do setor identificados junto as informações coletadas na entrevista, foi produzida uma Espinha de Ishikawa10, de forma a elevar o nível de compreensão através de um representação gráfica e sintética, permitindo uma melhor análise e reflexão dos fatores problemáticos ligados aos gargalos presentes do setor. Além disso, para uma maior riqueza dos detalhes, a operacionalização desta ferramenta foi adaptada para a administração de materiais, substituindo os padrões convencionais utilizados no diagrama (método, material, mão-de-obra, máquina, medida e meio ambiente) para padrões específicos de cada atividade na gestão em almoxarifado demonstrado no referencial teórico, contribuindo para um melhor entendimento e qualidade dos resultados deste projeto.
Na segunda fase da coleta de dados, foi realizado um grupo focal mediado pelo autor deste projeto de intervenção, envolvendo o coordenador do almoxarifado e os chefes de outros setores ligados indiretamente às atividades do almoxarifado, como contabilidade, licitação, gerência administrativa, direção administrativa e direção geral. Segundo Gatti (2012), grupo focal é uma técnica de avaliação de pesquisa qualitativa que vem sendo cada vez mais utilizada nas pesquisas sociais, consistindo em um trabalho interativo com pessoas selecionadas para coleta de material. Conforme a autora, os participantes do grupo de discussão devem possuir características em comum, conhecer o ambiente de análise e contribuir com suas experiências cotidianas. A utilização do grupo focal tem de estar integrada ao corpo geral da pesquisa e seus objetivos, trazendo coerência aos propósitos da pesquisa.
Como forma de validar e promover a qualidade da pesquisa de campo, foi feita uma triangulação dos dados obtidos nas entrevistas e no grupo focal, na tentativa de reduzir as chances de erro tanto pela interpretação do pesquisador como na detecção de diferentes opiniões dos pesquisados, além de buscar por convergências ou divergências dos dados obtidos em uma metodologia daqueles coletados com a outra.
Desta forma, as conclusões puderam ser tiradas baseando-se no todo, não em apenas dados obtidos pelos métodos individuais. A triangulação, segundo Denzin (1970 apud FLICK, 2009), consiste na combinação de metodologias no estudo do mesmo fenômeno, tentando
10 Este diagrama de causa e efeito, foi desenvolvido por Kaoru Ishikawa, da Universidade de Tóquio, em 1943. Também conhecido como “diagrama espinha de peixe”, o diagrama de Ishikawa é desenhado para ilustrar claramente as várias causas de determinado problema que afetam um processo, bem como seus efeitos.
superar as limitações individuais de cada método pela combinação dos mesmos, sendo uma alternativa para a validação de pesquisas qualitativas. Para Flick (2009) essa não é uma técnica para coleta ou análise dos dados, mas sim um método que permite ampliar o conhecimento de um tema ou avaliar resultados de forma mútua, promovendo um aumento na qualidade da pesquisa qualitativa. Assim, a interpretação do autor desta pesquisa buscou dar um significado mais amplo às respostas, expressando o verdadeiro significado dos dados coletados e analisando sua relação com os objetivos e tema da pesquisa.
Outra forma de promover a qualidade da pesquisa, foi a autorização de uso pelo autor deste projeto, dos módulos para o almoxarifado no sistema integrado de patrimônio, administração e contratos (SIPAC), o sistema informatizado da instituição, para que o mesmo tenha acesso aos recursos disponíveis e consiga junto a equipe específica de suporte de informática ao SIPAC, promover uma maior e melhor utilização do sistema para o almoxarifado, e ajudar nas propostas de melhorias deste projeto.
Diante do exposto, para o alcance dos objetivos específicos definidos neste projeto de intervenção, foram utilizados os seguintes procedimentos metodológicos:
Figura 3 - Etapas dos procedimentos metodológicos
Fonte: Elaborado pelo autor, 2017.
Após a coleta dos dados, os dados foram organizados para que pudessem ser interpretados através de instrumentos específicos. Os dados qualitativos coletados foram analisados através da técnica da análise de conteúdo. Segundo Chizzotti (1998, p. 98), “a análise
1ª Etapa
PESQUISA BIBLIOGRÁFICA E DOCUMENTAL Subsidiou o projeto com embasamento científico e normativo Subsidiou as propostas de melhorias2ª Etapa
ROTEIRO DE ENTREVISTA SEMI- ESTRUTURADA Obteve de informações sobre as atividades internas do setor de almoxarifado3ª Etapa
GRUPO FOCAL Aperfeiçoou compreensão, aprofundou aspectos específicos e propostas de melhoriasde conteúdo é um método de tratamento e análise de informações, colhidas por meio de técnicas de coleta de dados, consubstanciadas em um documento”. Conforme o autor, essa técnica analisa textos escritos e outras comunicações (oral, visual, gestual), tendo como objetivo compreender criticamente o sentido das comunicações, seu conteúdo manifesto ou latente, e significações explicitas ou ocultas. A decodificação dos documentos pode ser realizada por diversos tipos de procedimentos. O tipo de material analisado, os objetivos da pesquisa e a posição ideológica e social do analisador determinou qual procedimento adequado escolher.
De acordo com Diehl e Tatim (2004), o processo da técnica analise de conteúdo passa por quatro etapas: seleção, classificação, codificação e representação. A seleção consiste na verificação dos dados para detectar erros, informações distorcidas e incompletas. A classificação representa a ordenação dos dados de acordo com critérios (classes ou categorias), e a codificação consiste na atribuição de nomes conceituais às categorias. Sendo assim os dados obtidos na coleta foram ordenados de acordo com as categorias e subcategorias abaixo, baseadas nas atividades do almoxarifado no que tange ao recebimento, armazenamento e distribuição de materiais:
Figura 4 - Categorias para ordenação de dados na entrevista e análise de conteúdo.
Fonte: Elaborado pelo autor, 2017. RECEBIMENTO •DESCARGA •RECEPÇÃO DO MATERIAL •CONFERENCIA QUANTITATIVA •CONFERENCIA QUALITATIVA •REGULAÇÃO •EQUIPAMENTOS •TECNOLOGIA •ESPAÇO FÍSICO •PESSOAL •DOCUMENTOS ARMAZENAMENTO •NORMAS DE ESTOCAGEM •CONTROLE DE ESTOQUE •INVENTARIO •LEIAUTE •LOCALIZAÇÃO •CLASSIFICAÇÃO DOS MATERIAIS
•CURVA ABC E CRITÉRIO XYZ •EMBALAGEM •EQUIPAMENTOS •TECNOLOGIA •ESPAÇO FÍSICO •PESSOAL •DOCUMENTOS DISTRIBUIÇÃO •SEPARAÇÃO •EMBALAGEM •EXPEDIÇÃO •EQUIPAMENTOS •TECNOLOGIA •ESPAÇO FÍSICO •PESSOAL •DOCUMENTOS
Por fim, após classificação e codificação, os dados foram representados, sendo transmitidos por texto, figuras, e quadros comparativos. Desta forma, os resultados serviram para descrever o atual funcionamento do almoxarifado, identificar os problemas operacionais existentes, e de base para a proposição de melhorias.