O setor do almoxarifado do IFS-Campus Aracaju, fica responsável pelo recebimento, armazenamento e distribuição dos materiais de consumo da escola, ficando separado então, de outros setores que tem impacto indiretamente sobre os estoques, como licitações, patrimônio, contabilidade, dentre outros. Para realização de suas atividades, o setor conta apenas com um servidor, que é o atual coordenador de almoxarifado, instalações físicas próprias e um Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC), onde através do módulo “almoxarifado”, tem a possibilidade de realizar com auxílio da tecnologia o controle e registro da movimentação dos bens.
O diagnóstico aqui nesta seção foi realizado a partir da coleta dos dados na entrevista semiestruturada, no grupo focal e na pesquisa documental. Esta seção focou apenas nos resultados encontrados, onde os detalhes sobre os instrumentos utilizados são exibidos no Apêndice A.
A entrevista foi realizada com o atual coordenador do almoxarifado e o roteiro foi construído com base nas principais atividades desenvolvidas em um almoxarifado identificadas no referencial teórico deste projeto categorizadas conforme classificação e codificação do processo da técnica analise de conteúdo demonstradas na figura 4 do tópico anterior. As entrevistas foram realizadas no próprio almoxarifado, uma vez por semana, nos dias 29/09/2017 com o bloco 1 – recebimento de materiais, dia 13/10/2017 com o bloco 2 – armazenamento de materiais, e por fim, no dia 06/10/2017 com o bloco 3 – distribuição de materiais.
Desta forma, foi possível coletar dados para atender uma minuciosa e detalhada descrição do atual modelo de gestão do almoxarifado do IFS-Campus Aracaju, fornecendo as informações necessárias das atividades de recebimento, armazenamento e distribuição, como também permitindo produzir uma Espinha de Ishikawa, ajudando na identificação e organização das causas de determinados problemas, e contribuindo na discussão de ideais junto aos entrevistados do grupo focal na busca de soluções.
Para o grupo focal foram convidados os responsáveis pelos setores que mais estão ligados indiretamente e envolvidos com o almoxarifado no campus Aracaju: coordenador de almoxarifado, coordenador de licitações, coordenador de contabilidade, gerente administrativo, diretor administrativo e diretor geral. O grupo focal foi realizado no dia 17/11/2017 na sala de reunião do prédio administrativo do IFS- Campus Aracaju, onde toda coleta e análise dos dados foi demonstrada de forma ampliada e expositiva através de recursos de mídia digital visual aos participantes de modo pudessem interagir, visualizar e debater ao mesmo tempo.
Desta forma, o trabalho com grupo focal permitiu para esta pesquisa um aperfeiçoamento e aprofundamento do diagnóstico e análise gerados a partir da entrevista e Espinha de Ishikawa, sob a ótica dos outros setores participantes, obtendo perspectivas diferentes sobre a mesma questão, identificando outros gargalos, ideias partilhadas no dia a dia, como também foi uma oportunidade aos funcionários do setor do almoxarifado expressarem suas ações, comportamentos, desejos, hábitos, dificuldades, restrições e melhorias do setor aos seus superiores, além de que, o grupo focal por fim serviu para obter informações e sugestões necessárias para definição e viabilidade das melhorias nos procedimentos do almoxarifado.
A pesquisa documental foi feita in loco, onde foram analisados documentos internos elaborados pelo setor de almoxarifado, como fichas manuais de controle de estoque e planilhas eletrônicas, e documentos extraídos dos sistemas informatizados (SIAFI) no modulo “almoxarifado” como relatórios gerenciais e balancetes.
Todos os dados das entrevistas, grupo focal e pesquisa documental no setor foram triangulados, interpretados, e representados conforme textos e quadros de forma que descrevesse o modelo atual do almoxarifado do IFS-Campus Aracaju conforme demonstrado ao longo deste tópico. Além disso, para uma melhor compreensão das transcrições das falas dos entrevistados, os respondentes foram identificados cada um exclusivamente por uma letra:
1) Diretor Geral – letra “Y”
2) Diretor Administrativo – letra “W” 3) Gerente Administrativo – letra “V”
4) Coordenador de Contabilidade – letra “C” 5) Coordenador de Licitações – letra “T” 6) Coordenador de Almoxarifado – letra “X”
Desta forma, a descrição do modelo atual seguiu a ordem natural do processo de gestão de materiais na organização, desde os procedimentos iniciais, que são inerentes ao recebimento de um material, até seus devidos registros e encaminhamento para o armazém, passando pelos critérios e procedimentos de estocagem, e por fim, as atividades realizadas de separação e entrega dos bens aos setores solicitantes da organização.
Sendo assim, com relação ao recebimento dos materiais, primeira etapa das atividades inerentes ao almoxarifado, foram identificados os seguintes procedimentos atuais de acordo com as categorias abaixo:
Quadro 6 – Descrição dos procedimentos atuais no recebimento de materiais
RECEPÇÃO
Fornecedores são abordados na guarita principal do campus por terceirizados responsáveis pela segurança particular da escola e encaminhados ao coordenador do almoxarifado.
DESCARGA
As transportadoras estacionam do lado de fora da escola e realizam a descarga ali mesmo na rua e conduzem os materiais para dentro da escola.
CONFERÊNCIA São realizadas conferências qualitativa e/ou quantitativa.
REGULAÇÃO
São realizados trâmites burocráticos fisicamente em processo e via sistema informatizado.
Fonte: Elaborado pelo autor, 2017.
Os procedimentos a cima, estão relacionados com as atividades desenvolvidas na primeira fase da gestão dos almoxarifados, que é receber e conferir o produto comprado. Ou seja, todos os procedimentos que os funcionários realizam necessários para que assim possam encaminhar e dar entrada ao estoque e liberar o pagamento ao fornecedor.
Diante dos dados coletados e tratados sobre cada atividade identificada, foi elaborado um diagrama de causa e efeito baseado nos problemas identificados no setor na área de recebimento demonstrados a seguir:
Figura 5 - Problemas e causas no recebimento de materiais através da Espinha de Ishikawa FALHA NA DESCARGA CONFERÊNCIA ATRASOS RECEPÇÃO INAPROPRIADA INEFICIENTE NA REGULAÇÃO
EQUIPAMENTOS USO PARCIAL MATERIAIS COORDENADOR OBSOLETOS DA TECNOLOGIA NO CHÃO SOBRECARREGADO Fonte: Elaborado pelo autor, 2017
Inexistência de espaço específico, treinamento, comunicação e procedimentos para o pessoal da guarita Falta de área interna específica para descarga de materiais Falta de estacionamento interno Falta de área específica para acolhimento e conferência Conferências tardias Devolução e troca de materiais Materiais permanentes e consumo no mesmo processo DEFICIÊNCIA NO RECEBIMENTO Falta de máquinas específicas para movimentaçã o de materiais Falta de treinamento e capacitação Falta de equipamentos (pallets) Falta de estrutura. Espaço Físico Inadequado Déficit de Mão-de-obra
Na recepção dos fornecedores, não existe uma guarita específica para recebimento das transportadoras. Os fornecedores pedem informação e são recepcionados por terceirizados contratados para segurança da escola que ficam na entrada principal. Diante disso, os seguranças entram em contato com o coordenador do almoxarifado para liberar a entrada do fornecedor ao escritório administrativo do setor, para que o mesmo possa tratar da entrega das mercadorias conforme explica o coordenador do almoxarifado:
O fornecedor chega aí na guarita, se identifica, mas o pessoal não tem conhecimento se a nota fiscal é nossa, aí mandam subir aqui. E aqui a gente confere a nota fiscal, se o CNPJ é nosso. (X).
O diálogo junto ao grupo focal convergiu para um determinado problema: os seguranças não foram treinados para recebimento inicial da mercadoria, no que tange a triagem primária de documentos nem tão pouco tem conhecimento dos fornecedores que estão para chegar, acabando prejudicando o coordenador do almoxarifado, onde o mesmo tem que parar seu serviço para atender os fornecedores. Somados a isto, a mesma guarita principal que os fornecedores são recepcionados, passam também alunos e servidores do Instituto, causando já congestionamento e confusão na entrada. De acordo com Francischini e Gurgel (2013), os procedimentos adequados na portaria com relação a comunicação eficiente e treinamento, são necessários para que o recebimento do material se processe sem prejuízo para nenhuma das partes, e a empresa fornecedora receba assim o tratamento apropriado.
Além das falhas na recepção dos veículos apontadas, o procedimento para descarga também não é realizado e nem possui área especifica de estacionamento dos veículos transportadores causando diversas confusões como aponta o coordenador do almoxarifado:
Não tem estacionamento! Aqui de jeito nenhum! Maior confusão quando chega um equipamento muito grande, por exemplo, chegaram uns fios, maior confusão aí para estacionar, porque fica cheio de carro, não tinha como estacionar aqui perto, porque era um caminhão grande, a gente tem que sair para ir lá conversar com motorista, e ele já estava irritado, porque não tinha onde parar, podia pegar uma multa, aí teve que parar numa rua transversa. (X).
Desta forma, acaba configurando mais um procedimento inadequado inicial de recebimento, isso porque, segundo Marinho e Begnon (2015), a recepção tem que ser de forma rápida e de forma que consiga direcionar imediatamente os fornecedores as docas de recebimento e providenciar a descarga do material em local específico para este fim.
Porém, ao analisar os apontamentos do grupo focal, observou-se que esse problema é recente, levando-se em conta a atual reforma administrativa no IFS- Campus Aracaju conforme destaca o diretor geral:
Antes existia o estacionamento, mas com a reforma administrativa que está acontecendo, as catracas e entrada principal da escola passou a ser em frente ao almoxarifado. Então o espaço de estacionamento voltará quando terminar a obra, e ficará como espaço exclusivo para estacionamento dos fornecedores. (Y).
Desta forma, as opiniões do grupo focal demonstram que existe uma expectativa de melhoria futura e uma preocupação com este problema atual grave, onde todos possuem a noção que os fornecedores estacionam do lado de fora da escola, causando transtornos no trânsito e na descarga do material, podendo ocorrer acidentes veiculares e danos as mercadorias. Somados a isto, a escola também não possui área específica para descarga dos materiais, sendo colocado em lugares improvisados: “Aqui não existe, a gente já recebe aqui mesmo na parte administrativa ” (X).
Percebe-se então que os procedimentos de porta de entrada dos materiais são falhos e deficientes. De acordo com Marinho e Begnon, 2015, é muito importante descarregar em local específico e próximo ao estacionamento para constatar irregularidades e exames de avarias antes de iniciar as conferências quantitativa e qualitativa. Somados a isto, o almoxarifado também não possui estrutura para acolher os materiais: “Os materiais ficam no chão, ou quando é nossa parte de material, a gente tenta colocar logo nas prateleiras, mas sempre ficam no chão” (X).
As respostas do grupo focal demonstram conhecimento que o setor de almoxarifado carece de um local com planejamento e estrutura, sendo seu acesso totalmente dificultoso (escada) e apertado para as atividades de recebimento de materiais. Além disso, todos têm conhecimento que também gera conflito de espaço e passagem devido a área ser muito pequena e a porta de entrada ser a mesma de expedição, como diz o coordenador de almoxarifado: “Acessibilidade é terrível do almoxarifado” (X), e o diretor geral: “realmente é contra a acessibilidade, porque um fornecedor pode ser deficiente, e a própria acessibilidade também compromete o próprio manuseio de entrada e saída de materiais” (Y).
Entretanto, levantou surpresa em alguns participantes com relação a falta equipamentos para acolhimento dos bens, ficando os mesmos no chão no meio do escritório administrativo antes de serem armazenados, estando assim, sujeito a perdas ou danos, como mostra a fala do diretor administrativo: “Fica no chão? Está faltando pallets é? Achei que tinha” (W).
Seguindo para próxima fase do recebimento, a conferência do material, de acordo com Fenili (2016), devem ser confrontadas pela quantidade e pelas especificações técnicas. Conforme o autor, em órgãos públicos, as informações devem ser comparadas com as notas de empenho, nota fiscal e dados da mercadoria efetivamente entregue.
De acordo com a resposta dos entrevistados, a depender do solicitante e da transportadora, são realizadas conferências quantitativas e/ou qualitativas no ato da entrega.
Quando a transportadora é local e possui um conferente responsável pela empresa fornecedora, as conferências são realizadas no momento da entrega, caso o solicitante da compra dos materiais seja do próprio almoxarifado. Caso seja um transportadora de fora, apenas conferências quantitativas são realizadas no momento da entrega para liberar a transportadora logo, ficando a conferência qualitativa para depois. Quando é um solicitante externo ao almoxarifado ou material permanente, da mesma forma é conferido apenas os volumes, ficando a conferência qualitativa postergada, quando conseguir entrar em contato com solicitante ou o coordenador de patrimônio, para que o mesmo se dirija ao almoxarifado para realizar a conferência qualitativa. Esses procedimentos são destacados pelo coordenador de almoxarifado:
Se o material for nosso, a gente vai logo conferir, se for aqui do almoxarifado. Se foi pedido pelo almoxarifado, a gente começa a conferir, mas conferir como? Se o material for uma empresa daqui do estado, porque tem tempo, e geralmente vem um funcionário da própria empresa, chega aqui debruça tudo, vai abrir e conferir os materiais. Quando é transportadora que vem de fora, aí nossa obrigação é só contar os itens, ou seja os volumes. (X).
Chegou mercadoria, eu entro em contato com quem solicitou. Nesse caso foi coordenadoria de construção civil, aí eu passei e-mail para eles, para que eles venham aqui, compareçam para averiguar se o material está de acordo com o que foi solicitado. (X).
As inspeções de recebimento são importantes para constatar que as características do produto estão de acordo com o que foi requisitado (FRANCISCHINI E GURGEL, 2013). Porém, as opiniões apontadas pelo grupo focal convergiram sobre a mesma dificuldade quanto ao recebimento qualitativo dos materiais em órgãos públicos no ato da entrega. Tais dificuldades refletem no contexto organizacional que a escola está inserida como ponto principal. Segundo o diretor administrativo e o diretor geral,
O edital já prevê esse recebimento provisório. Não é imediato não. Como ele vai atestar o material qualitativamente? O coordenador de almoxarifado não tem conhecimento técnico para isso. Ele vai chamar quem solicitou o material para ele ir lá atestar. (W).
É difícil conferir qualitativamente na hora. É porque tem várias variáveis, professor pode estar dando aula, etc... Muitos não têm conhecimento técnico para atestar e conferir o material. Ele não tem o cacoete administrativo, de pegar o processo, ir na especificação, ele vai olhar apenas superficialmente. Então não há uma orientação. (Y).
Sendo assim, as respostas dos entrevistados nortearam também algumas consequências destes problemas: quando não existe os dois tipos de conferência no ato da entrega, acaba por ocorrer atrasos no pagamento, no uso do material ou devolução do mesmo, prejudicando tanto fornecedores como setores internos, além de que os materiais ficam no chão esperando para serem conferidos, prejudicando a rapidez e eficiência das informações para o controle e entrada de estoques, e exposição a danos físicos e químicos.
Passando para fase da regulação, a última fase do recebimento, Fenili (2016) destaca que este é o resultado lógico das fases anteriores, onde a validação das conferencias é feita ou não, sendo liberado o pagamento ao fornecedor ou solicitado a devolução da mercadoria.
De acordo com o coordenador do almoxarifado, os trâmites nesta fase funcionam da seguinte maneira: o responsável pelo processo e pedido do material precisa atestar a Nota Fiscal com um carimbo após as conferências, informando que ocorreu o recebimento e que as mercadorias estão de acordo com o solicitado, para que assim, seja dado seguimento ao processo e ocorra o pagamento do fornecedor. As respostas dos entrevistados convergiram para fatores que acabam ocorrendo em outras etapas do recebimento, que atrasam a fluidez normal e tempestiva do fluxo do processo de pagamento em alguns casos:
Quando eu tenho aqui fácil acesso, o telefone da coordenadoria, porque as vezes mudam, as vezes ligam e não encontram ninguém, as vezes é rápido, as vezes demora, 3 a 4 dias para pessoa aparecer aqui, ali mesmo já passei e-mail e não tive resposta, aí fico aguardando. (X)
Se for no caso por exemplo, se eles mandaram a mercadoria errada, obrigação da empresa, vir fazer a coleta, geralmente eles fazem a coleta quando mandam o outro, aí por exemplo, ali está com problema, aquela empresa, mandou o cortador de grama errado, segundo o solicitante, mas o aspirador de pó está correto, isso já está rolando uns três meses aí, porque tem que vir levar o que está errado, e deixar o que está certo, e enquanto isso o processo fica parado. (X).
Já o gerente administrativo,
Eu tenho percebido, infelizmente, que quem solicitou o material, não tem a noção que tem que conferir. E aí passam dias sem conferir o material que já chegou. E aí a empresa tem direito de cobrar até multa pelo atraso de pagamento. (V).
Destaca-se, então, que na opinião dos entrevistados os fatores mais determinantes para o atraso no pagamento foram: devolução ou troca de material, devido à demora dos fornecedores recolherem o material e enviar um novo; demora no ateste da Nota Fiscal, devido
a conferências serem realizadas parcialmente ou tardias; e ocorrência de material de consumo e permanente no mesmo processo, onde diferentes solicitantes têm que conferir e atestar o material.
Sendo assim, diante do exposto, foi diagnosticado as principais deficiências que o setor de almoxarifado do IFS- C. Aracaju possui nos procedimentos de receber que impactam no gerenciamento dos materiais conforme identificado na figura 6:
Figura 6 – Falhas nos procedimentos de recebimento dos materiais
Fonte: Elaborado pelo autor, 2017
As falhas identificadas no recebimento são causadas pela inexistência de espaço físico e estrutura específica para a recepção, estacionamento e descarga dos veículos transportadores, além da falta de áreas de segregação equipadas para acolhimento e conferência dos bens. Desta forma acabam por ocasionar transtornos para ambas as partes, onde o fornecedor não recebe o tratamento apropriado, e a organização expõe suas mercadorias a danos físicos e químicos. Somados a isto, o déficit de mão-de-obra no setor e baixa capacitação e treinamento das pessoas envolvidas nesta fase impactam na deficiência dos procedimentos operacionais, sobrecarregando o coordenador do almoxarifado, prejudicando a fluidez normal das rotinas internas do setor e a precisão e exatidão de dados e informações.
Já para o armazenamento dos materiais, segunda etapa das atividades inerentes ao almoxarifado, foram identificados os seguintes procedimentos atuais de acordo com as categorias abaixo:
Quadro 7 – Análise dos procedimentos atuais no armazenamento de materiais
NORMAS DE
ESTOCAGEM
Alguns critérios são adotados conforme IN 205/88.
CONTROLE DE
ESTOQUE
Reposição dos materiais são realizadas por intuição e experiência.
INVENTARIO Uma vez no final de cada ano.
CLASSIFICACAO DOS MATERIAIS
Segue o catálago dos materiais da União (Catmat). Setor utiliza sistema informatizado (SIPAC) para codificação e especificação dos itens.
CURVA ABC E CRITERIO XYZ
Não realizam técnicas de classificação de acordo critérios específicos. Fonte: Elaborado pelo autor, 2017.
As atividades identificadas acima são responsáveis por todos procedimentos e gerenciamento no que tange ao armazenamento dos materiais. Elas servem tanto para manter e conservar os itens, como para controlar e realizar a previsão, manutenção e reposição dos estoques.
Diante dos dados coletados e tratados sobre cada atividade, foi elaborado um diagrama de causa e efeito baseado nos problemas identificados no setor na área de armazenamento demonstrados a seguir:
Figura 7 - Problemas e causas no armazenamento de materiais através da Espinha de Ishikawa
FALHA CONTROLE DE ESTOQUE DIVERGENCIAS FALHA ESPAÇO FISICO
NA ESTOCAGEM INAPROPRIADO INVENTARIO NA CLASSIFICAÇÃO INADEQUADO
EQUIPAMENTOS USO PARCIAL DIFICULDADE NA COORDENADOR FALHA NO INADEQUADOS DA TECNOLOGIA LOCALIZAÇÃO SOBRECARREGADO DESFAZIMENTO Fonte: Elaborado pelo autor, 2017.
Alto empilhamento Falta de sistema de reposição de estoque Estimativa baseada em intuição e experiência Falta de registros e controles rígidos Falta de inventários rotativos Falta de estrutura, equipamentos e áreas de segregação DEFICIÊNCIA NO ARMAZENAM ENTO Falta de máquinas específicas para movimentaçã o de materiais Falta de treinamento e capacitação Falta de um sistema de endereçamento Déficit de Mão-de-obra Materiais tocando no teto, na parede e no chão Algumas classes misturadas Falta do Uso de relatórios gerenciais Falta de técnicas de classificação gerencial Falta de controle preciso para validade, Itens semelhantes, em excesso, sem ou pouca saída Falta de estantes, pallets, prateleiras Duplicidade de cadastros
Com relação a normas de estocagem, o setor armazena os materiais de forma que os primeiros a entrar sejam os primeiros a sair, evitando o envelhecimento do estoque. O setor também segue procedimentos corretos quanto ao peso dos materiais, estocando os mais pesados na parte inferior conforme orientações da IN 205/88:
A gente distribui os materiais que chegaram primeiro. Nosso caso aqui, a gente não tem nem muito isso de normas, por causa da falta de espaço. Mas a gente tenta no máximo, colocar mais na frente, esses que tem validade. O mais pesado a gente tenta deixar embaixo, os que estão no chão é por falta de espaço mesmo. (X).
Já com relação a separação dos materiais dentro do armazém, os da mesma classe são armazenados na mesma coluna, facilitando assim sua movimentação, localização e inventário. Entretanto, por falta de espaço e excesso de materiais, alguns materiais de diferentes classes