Considerações Parciais: o Modelo de CHOO

O modelo de Choo permite uma forma objetiva de focalizar a avaliação organizacional no usuário ou cliente da informação. Os controles internos da administração pública focalizam sua avaliação mais na estrutura de controles internos da UJ do que no usuário que usa a informação dessa estrutura. O modelo de Choo pode contribuir para que o usuário informacional da estrutura dos controles internos tenha participação ativa nas atividades de controle.

Destacamos que as afirmativas elaboradas pelo próprio TCU (no item 7.1 da Portaria 227/2010) acerca dos aspectos do sistema de controles internos das unidades jurisdicionadas (ambiente de controle, avaliação de riscos, procedimentos de controle, informação e comunicação e monitoramento) poderão vislumbrar aspectos centrados nos processos de gestão da informação (identificação das necessidades de informação, aquisição de informação, organização e armazenamento da informação, desenvolvimento de produtos e serviços informacionais, distribuição da informação e utilização da informação).

Em síntese, pode-se dizer que os elementos relevantes para a análise dos componentes de controle na perspectiva do modelo de Choo são os que se seguem.

Quadro 16 – O modelo de Choo e suas principais características Componente do

modelo de Choo Principais características

Identificação das necessidades de

informação

A especificação completa das necessidades de informação deve possibilitar a representação profunda do ambiente em que a informação é usada.

As necessidades de informação devem passar por identificação e análise dos diversos grupos de usuários da informação.

Os tipos de problemas que os grupos de usuários da informação costumam enfrentar devem ser levados em consideração durante a análise da necessidade de informação. Tanto o ambiente profissional quanto o social devem ser considerados na especificação das necessidades de informação dos diversos grupos de usuários da informação.

As maneiras pelas quais os grupos de usuários da informação consideram um problema resolvido são importantes para determinar a forma de atender às suas demandas pela informação.

Aquisição de informação

O número de pessoas envolvidas no processo de coleta de informação deve ser suficiente para se administrar a variedade das informações que a organização precisa.

A organização deve considerar as pessoas como fontes de informações mais importantes e valiosas do que aquelas impressas ou em banco de dados.

As fontes usadas para monitorar o ambiente organizacional devem ser numerosas e variadas para refletir os interesses dos grupos de indivíduos.

demandas dos integrantes da organização, deve considerar a capacidade e limitação racional das pessoas.

As informações coletadas devem refletir complexidade do ambiente e não sobrecarregar os usuários com excesso de informação.

A seleção e o uso das fontes para aquisição de informação devem ser planejados, monitorados e avaliados como qualquer outro recurso importante da organização.

Organização e armazenamento

da informação

A maneira como a organização armazena a informação reflete como ela percebe e representa o ambiente, especifica os relacionamentos, acompanha e controla as atividades e avalia os desempenhos.

As atividades de organização e armazenamento da informação devem ser estruturadas de forma a atender às necessidades dos indivíduos da instituição. Os sistemas de armazenamento de informação devem oferecer flexibilidade para atender às múltiplas visões dos usuários.

Os métodos utilizados pela instituição para o armazenamento da informação devem possibilitar a sua recuperação e seu uso de forma oportuna e precisa.

A informação armazenada representa um componente importante e reflete a memória da organização.

Desenvolvimento de produtos e serviços da informação

A facilidade do uso do produto ou serviço de informação ajuda a obter respostas e a compreender e experimentar o sistema, tornando o acesso físico mais fácil.

Na redução do ruído, as informações indesejadas devem ser excluídas e facilitar a inclusão das valiosas.

A adaptabilidade se refere à capacidade que tem o serviço de informação de responder às necessidades do usuário em determinada situação ou demanda.

A rapidez com que o serviço de informação responde às demandas do usuário gera economia de tempo e de custo.

As informações devem ser comunicadas com qualidade e confiança, porque há percepção por parte do usuário sobre a excelência do produto.

Distribuição da informação

A distribuição da informação promove maior aprendizado organizacional, auxilia na recuperação da informação e possibilita a criação de novas informações.

As informações relevantes disseminadas na organização devem ser destinadas à pessoa certa, no momento, lugar e formato adequados.

O processo de distribuição da informação deve possibilitar para as pessoas ricos canais de comunicação informações e fluxo contínuo das informações.

Os canais de comunicação da informação devem ser suficientes para os usuários buscarem esclarecimentos, resolver diferenças e estimular a criatividade.

As informações relevantes destinadas aos grupos de usuários devem ser suficientes para monitorar os acontecimentos, preencher lacunas e obter feedback.

Uso da informação

O uso da informação na organização contribui para a criação de significado, para a construção de conhecimento e para a seleção de padrões de ação.

Os processos e métodos existentes do uso da informação devem ser flexíveis e facilitar a troca e a avaliação das múltiplas representações entre os indivíduos. Os instrumentos, processos e métodos de uso da informação existentes na organização devem ser satisfatórios e atualizados para subsidiar o processo decisório.

O uso da informação auxilia no desenvolvimento de rotinas e procedimentos e ajuda na estruturação de problemas organizacionais.

A complexidade do uso da informação sugere a participação do especialista em informação nos processos decisórios.

2.4 GESTÃO DA INFORMAÇÃO DOS CONTROLES INTERNOS: O ENCONTRO DOS