Distribuição da Informação

Choo (2003) entende que a distribuição da informação é o processo de compartilhamento e distribuição das informações. A ampla distribuição da informação promove maior aprendizado organizacional, auxilia a eficiência da recuperação das informações relevantes, possibilita a criação de novas informações pela associação de diversos itens. Nesse sentido, o objetivo da distribuição da informação é promover e facilitar a sua partilha, de maneira que as informações relevantes disseminadas na organização sejam destinadas à pessoa certa, no momento, lugar e formato adequados.

Para Davenport (1998) as estratégias utilizadas pela organização quanto à distribuição da informação perpassam dois caminhos basicamente: as informações são divulgadas aos usuários ou são por esses procuradas. O caso mais típico é a divulgação. Normalmente, nas organizações é definido o tipo de informação que deve ser distribuída e a quem, seja por meio eletrônico ou em papel. O principal argumento para esse tipo de estratégia é que as pessoas não conhecem o que não sabem. De outro modo, há a estratégia que visa privilegiar a procura de informações por parte dos usuários, entendendo que esses são os mais capacitados para avaliar o que querem. Os usuários,nesse caso, para obterem a informação correta devem ser estimulados a procurá-la e a obtê-la, deixando de ser meros receptores passivos de dados e informações que outras pessoas consideram importantes. Assim, em uma perspectiva mais moderna, a informação é distribuída quando realmente é necessária e proporciona maior eficiência.

Afinal, as últimas décadas foram marcadas por transformações e quando se trata de necessidade e uso da informação passa-se

[...] de um modelo de análise centrado no sistema (system-oriented) para um outro, centrado no utilizador (user-oriented). No primeiro caso, o utilizador é visto como um receptor passivo, que tem de orientar a sua busca segundo as regras definidas pelo sistema fornecedor de informação; no segundo, já são tidos em conta os aspectos de contexto, psicológicos e emocionais que interferem na conduta do utilizador quando ele procura informação, conferindo-lhe, portanto, um papel mais activo, designadamente no que respeita à avaliação da informação, uma vez que o valor desta depende da utilidade que lhe é atribuída por cada utilizador em particular. (RIBEIRO, 2010, p. 67).

Em uma perspectiva integradora, o ambiente investigado permite que as informações sejam separadas para serem interpretadas epara criarem um significado. As pessoas combinam várias experiências e especializações e compartilham informações durante a

construção do conhecimento. Na tomada de decisões, o fluxo de informações é regulado por regras, rotinas e procedimentos que estabelecem quem tem acesso à determinada informação, quem pode solicitá-la ou alterá-la. (CHOO, 2003).

Lopes, Valentin e Almeida Junior (2011), em um estudo relacionado à governança corporativa em empresas de capital aberto, apresentaram algumas considerações acerca do modelo de gestão da informação, dos padrões de disseminação de informações, além do processo de mediação da informação. Entenderam os autores que

Nas empresas, é fundamental a disseminação de informações para seus investidores tomarem decisões. Assim, a evidenciação clara, objetiva e completa possibilita um maior grau de confiabilidade e segurança ao se decidir por uma alternativa em detrimento de outras. Atualmente, existem várias normatizações (leis, pareceres, instruções) que tornaram a divulgação de várias informações obrigatórias para as empresas de capital aberto. No entanto, há outras informações cuja disseminação é de caráter voluntário e fazem parte de fatores independentes da imposição legal, tais como conscientização da necessidade e respeito a todas as partes interessadas. (LOPES; VALENTIN; ALMEIDA JUNIOR, 2011, p. 89).

Portanto, no processo de distribuição da informação, existem a possibilidade e a necessidade de se combinarem estratégias para atender à demanda do usuário, uma vez que nas organizações, públicas ou privadas, os ricos canais de informações são desejáveis para lidar com as incertezas, resolver diferenças e estimular a criatividade das pessoas. Nesse sentido, os usuários precisam de um fluxo contínuo de informações externas e internas para esclarecer ambiguidades, preencher lacunas, atualizar interpretações e obter feedback.

Para Lopes e Valentin (2013) é importante estabelecer estratégias no processo de divulgação da informação por requerer mais do que tecnologia. São necessárias ações para que os conteúdos informacionais sejam distribuídos com consistência, clareza,fidedignidade e possibilitem aos usuários recuperá-los em tempo hábil. Ademais, as estratégias devem, também, proporcionar o uso eficiente das informações recuperadas pelos usuários.

No entendimento de McGee e Prusak (1994), os profissionais que participam diretamente do processo de distribuição - que têm um entendimento profundo das reais necessidades de informação do usuário dos diversos setores da organização - são capazes de possibilitar a flexibilidade nos sistemas baseados em necessidades informacionais predeterminadas ou mesmo facilitar a busca e identificar proativamente a real demanda do usuário e, assim, incorporar um valor substancial ao processo de distribuição da informação.

Assim, no processo de distribuição da informação, as informações relevantes destinadas ao usuário ou a grupos de usuários devem ser suficientemente necessárias para

monitorar os acontecimentos, preencher lacunas e obter feedback;eos canais de comunicação existentes na organização devem ser suficientes para os usuários buscarem esclarecimentos e estimular a criatividade. Isso permite que o compartilhamento e a distribuição de informações de várias fontes sejam processados por vários usuários em várias direções. Finalmente, a distribuição da informação bem gerenciada e os grupos de usuários auxiliados por profissionais da informação podem agregar valor considerável à base de conhecimento da organização.

Quadro 14 – Principais características para distribuição da informação no modelo de Choo. Processo do modelo de Choo Principais características Distribuição da informação

A distribuição da informação deve promover aprendizado organizacional, auxiliar na recuperação da informação e possibilitar a geração de novas informações.

As informações relevantes disseminadas na organização devem ser destinadas à pessoa certa, no momento, lugar e formato adequados.

O processo de distribuição da informação deve possibilitar para as pessoas ricos canais de comunicação e fluxo contínuo das informações.

Os canais de comunicação da informação devem ser suficientes para os usuários buscarem esclarecimentos, resolver diferenças e estimular a criatividade.

As informações relevantes que são destinadas aos grupos de usuários devem ser suficientes para monitorar os acontecimentos, preencher lacunas e obter feedback. Fonte: Elaborado pelo autor.