Modelo de Gestão da Informação de McGee e Prusak

James McGee e Laurence Prusak têm vasta experiência nas áreas de Gestão da Informação e Gestão do Conhecimento, embora Prusak tenha destaque mais acentuado por suas ideias e parcerias bibliográficas mais abundantes e bem-sucedidas na literatura – notadamente com Davenport. Graduado em história, Prusak tem mestrado em história econômica e em ciência da informação; nos Estados Unidos foi consultor de várias agências do governo, fundador do Instituto de Gestão do Conhecimento e bibliotecário da Universidade de Harvard. Como acadêmico, lecionou em várias universidades norte- americanas, como a Escola de Negócios de Harvard, Instituto de Tecnologia de Massachusetts (MIT), Universidade da Califórnia (Berkeley), dentre outras. Há décadas atua no setor corporativo, desenvolve e implanta modelos de Gestão da Informação e do Conhecimento, além de oferecer consultoria internacional a organizações privadas e governamentais. Prusak também foi amplamente premiado ao longo de sua carreira e recebeu, dentre outros, o prêmio SLA (School Library Association) por suas contribuições no campo da Ciência da Informação, além de ser indicado ao prêmio de um dos líderes da área de Gestão do conhecimento mais admirados no mundo (MARTINS, 2014).

Tarapanoff (2006), baseado em McGee e Prusak (1994), afirma que definir a estratégia, a partir da informação, avaliar as oportunidades ou ameaças existentes e a sua capacidade de acionar os seus ativos para responder aos novos desafios, tem sido a ocupação principal dos líderes e tomadores de decisão. A informação como ativo é infinitamente reutilizável, não se deteriora nem se deprecia, e seu valor é determinado exclusivamente pelo usuário. Até certo ponto, a informação, como a beleza, está nos olhos e inteligência do observador.

Isso porque McGee e Prusak consideram os processos de gestão da informação como estratégias de uma organização. Mesmo que possuam algumas etapas operacionais, seu foco é estratégico porque auxiliam no processo de tomada de decisão. O valor atribuído à informação é distinto entre as organizações, de acordo com seus ramos, áreas, focos de interesse e atuação. As etapas do modelo processual de GI têm diferentes pesos para cada organização, ou seja,na cadeia informacional é atribuída importância variável a cada etapa, de acordo com as necessidades de informação dos grupos interessados. (MARTINS, 2014).

Tarapanoff (2006) acrescenta ser preciso inteligência na fase de definição da estratégia, na sua execução e integração. E, finalmente, as organizações devem criar sistemas de avaliação e feedback que aperfeiçoem o fluxo de informações entre definição e a implementação da estratégia, de forma a possibilitar o aprendizado a partir dos resultados de seus esforços de execução – como resultado, a estratégia pode ser avaliada e redefinida de forma confiável, assim como o posicionamento institucional.

Segundo Martins (2014), McGee e Prusak lembram que a gestão da informação pode passar a impressão de somente ser operada por meio das tecnologias pelos seguintes motivos: a) a herança computacional de décadas passadas desviou o foco dos investimentos para as Tecnologias da Informação; b) foram as informações financeiras, tradicionalmente consideradas como vitais em muitas organizações, que mantiveram o interesse dos processos gerenciais no passado. Contudo, além desses, o elemento humano é essencial para operar uma eficiente gestão da informação e do conhecimento nas organizações. Para este modelo de GI, as organizações têm disponíveis basicamente quatro tipos de profissionais que podem operar o gerenciamento de informações: bibliotecários ou documentalistas, que possuem geralmente domínio de conteúdos documentais e informações acerca dos especialistas; profissionais de tecnologia da informação, que dominam as ferramentas de informações,mas não se ocupam do conteúdo; funcionários administrativos, geralmente os próprios usuários da informação, que se consultam mutuamente; e assistentes executivos, encarregados de trabalhos de buscas específicas de informação mediante instruções, embora sem nenhuma perícia ou treinamento para o serviço informacional.

Os problemas informacionais referentes aos canais formais adviriam da falta de articulação entre essas quatro categorias de profissionais. Logo, os canais informais entrariam muitas vezes resolvendo as necessidades de informação, principalmente na figura dos assistentes e assessores que possuem acesso a várias fontes de informações em nome da influência dos gerentes a que estão subordinados.

Cormier e Araújo Junior (2006) acrescentam que, segundo McGee e Prusak, para uma correta determinação da estratégia competitiva das corporações devem ser considerados todos os recursos necessários, desde o capital, conhecimento, capacitação das pessoas até a informação. (TARAPANOFF, 2006, p.425).

McGee e Prusak estabeleceram as etapas de um esquema conceitual para o processo informacional nesse modelo de GI: identificação de necessidades de informação; coleta de informações; classificação e armazenamento de informação; tratamento e apresentação da informação; desenvolvimento de produtos e serviços de informação; distribuição e disseminação da informação; e análise e uso da informação. Essas etapas, descritas a seguir, estão em Martins (2014, p.57-58).

A identificação de necessidades e requisitos de informação é a fase mais importante do processo, na qual é necessário reconhecer que: a informação deve ser variada, pessoas não sabem tudo e deve haver aquisição e coleta eficaz de informações. A Variedade como aspecto necessário é que as fontes de informação devem ser tão variadas quanto o universo que tentam representar. As pessoas não sabem o que não sabem é uma constatação de que o usuário da informação raramente tem ideia da amplitude ou existência da informação desejada. Nesse sentido, McGee e Prusak sugerem uma força-tarefa entre os profissionais de informação de modo a dar suporte aos usuários na busca de informação de âmbito estratégico. A aquisição/coleta de informações é a etapa em que os autores sugerem um consórcio de esforços para uma coleta sistemática de informações que sejam compiladas de tal forma que oriente o usuário da informação de acordo com sua necessidade.

A classificação e armazenamento de informação, bem como o tratamento e apresentação de informação impactam de maneira direta o acesso do usuário à informação desejada. Para isso, são necessárias a adaptação do sistema à cultura informacional, a classificação em vários ângulos e a dimensão do projeto. Para a adaptação do sistema à cultura informacional deve-se obter o auxílio dos usuários para a elaboração de um projeto de sistemas de informação, pois são eles que sabem de suas necessidades informacionais. A classificação em vários ângulos diz respeito a uma classificação multimodal de maneira a atender aos mais variados requisitos informacionais. É necessário ter a dimensão do projeto porque uma disseminação seletiva da informação pode ser insuficiente ao subestimar as necessidades de informação dos usuários, daí ser preciso ter a real noção dos requisitos informacionais para o fornecimento de conteúdo na quantidade e qualidade adequados.

O desenvolvimento de produtos e serviços de informação refere-se à atividade de se entender a cultura organizacional, mapear as necessidades do usuário, seus hábitos de

informação, analisar seu feedback. Tais estudos podem se tornar produtos ou serviços de informações ao usuário final, para se antecipar às suas necessidades e evitar retrabalho, uma vez que geraria uma “memória” da problemática informacional. O desenvolvimento de produtos e serviços de informação é geralmente composto por sistemas que não são auto- operáveis e nem capazes de realizar tarefas complexas de entendimento das necessidades informacionais. Então, McGee e Prusak observam a necessidade de operadores humanos, sobretudo na seleção de fontes informacionais, em que seu feeling é extremamente vantajoso para a potencialização do sistema.

A distribuição e disseminação da informação é a etapa que consiste na recuperação e na divulgação de informações e que permite antecipar necessidades e antepor- se a problemas.