Modelo de Gestão da Informação de Choo

Segundo Martins (2014), o pensamento de Choo (2003) a respeito do gerenciamento de informações está intimamente relacionado ao conceito de gestão do conhecimento por estar voltado para a Teoria Organizacional: como as “organizações que aprendem” ou “organizações aprendizes”. Por isso é um dos poucos não americanos reconhecidos e consagrados no Brasil e no exterior tanto na área de Gestão da Informação quanto na de Gestão do Conhecimento.

Choo possui mestrados nas áreas de Engenharia e também de Sistemas de Informação, tendo obtido doutorado (PhD) em Estudos da Informação. Atua predominantemente no meio acadêmico e educacional, diferentemente dos outros autores aqui selecionados, não possuindo atuação destacada em consultoria a corporações. Entretanto, possui amplo reconhecimento no meio acadêmico e científico, com vasta bibliografia publicada em livros e periódicos de renome. Para Choo, adepto da teoria das organizações, uma organização que aprende com a informação e com o conhecimento tem grande vantagem e capacidade de reinvenção no que se refere ao uso da informação para a inovação em ambientes mutantes e complexos. É docente da Faculdade de Informação da Universidade de Toronto, Canadá, com contribuições significativas na área de Ciência da Informação. (MARTINS, 2014, p.53).

Portanto, Choo (2003) estabelece um modelo com seis processos de ciclo contínuo: identificação das necessidades de informação; aquisição da informação; organização e armazenamento da informação; desenvolvimento de produtos e serviços informacionais; distribuição da informação; e uso da informação.

Para ele, uma organização deve aprender a todo momento com o processo informacional, com os fluxos e caminhos da informação no ambiente organizacional, com a retroalimentação e com o bom uso dos canais de informação. Uma organização se comporta como um sistema aberto que absorve informações, energia e matéria do ambiente externo e transforma esses recursos em conhecimento, processos e estruturas que produzem bens ou serviços consumidos no ambiente. A relação entre organizações e meio ambiente, ou meio externo, é tanto circular quanto crítica: as organizações dependem do ambiente para os recursos e para a justificativa de sua existência. Como o ambiente é crescente em complexidade e volatilidade, torna-se imperativo que as organizações aprendam o suficiente sobre as condições atuais e futuras do meio ambiente e para usar esse conhecimento para desenvolver um comportamento adaptativo. (MARTINS, 2014).

No trabalho de Choo (2003), o enfoque é centrado na necessidade, busca e uso da informação. Sobre a utilização da informação nas organizações, o autor considera que a informação é um componente intrínseco de quase tudo o que uma organização realiza. Porém, sem a clara compreensão dos processos organizacionais e humanos pelos quais a informação se transforma em percepção, conhecimento e ação, as empresas e organizações não são capazes de perceber a importância de suas fontes e tecnologias de informação.

O Modelo de Gestão da Informação de Choo, segundo Souza e Duarte, tem muita influência na Ciência da Informação. Este modelo será melhor detalhado no decorrer da pesquisa.

Com base nessa visão sobre o ambiente organizacional e informacional, Choo lembra Davenport, McGee e Prusak quando identifica seis processos críticos no gerenciamento da informação, a saber: Identificação das necessidades informacionais, Aquisição da informação, Organização e armazenamento da informação, Desenvolvimento de produtos e serviços de informação, Distribuição da informação e Uso da informação. (MARTINS, 2014, p.61).

Na identificação das necessidades de informação do modelo de Choo, esta identificação, segundo Martins (2014, p.62), deve ser suficientemente representativa da problemática trazida pelo usuário. Como as necessidades de informação geralmente se dão

diante de problemas ou tarefas, torna-se imperativo reconhecê-las em dois aspectos: Sobre o objeto da necessidade (que informação é requerida?), sobre as exigências da situação (por que e como serão usadas?). A descrição precisa das necessidades informacionais é um pré- requisito de um início de gerenciamento eficaz do processo informacional

Na aquisição da informação, Martins (2014) acrescenta que é o processo demasiado complexo, tendo em vista a enorme gama de fontes de informações disponíveis. Além do aspecto documental, há o agravante de que esse processo raramente contemple fontes não documentais, como as humanas, imprescindíveis para o bom processo informacional.

Na organização e armazenamento da informação, em vez da eficiência, o ponto a ser focado é a flexibilidade. Tanto no processo de representação, cujas atividades de indexação são essenciais, quanto no armazenamento, onde os sistemas de busca e banco de dados se faz presentes, há que se ter uma orientação a documentos e ao mesmo tempo a usuários, de modo a atender a multiplicidade de visões e valores informacionais. (MARTINS, 2014).

No desenvolvimento de produtos e serviços informacionais, embora esta etapa não seja de todo crítica, na visão de Choo possui sua importância na cadeia processual da informação. O desenvolvimento de produtos e serviços de informação visa a criação e o estabelecimento de programas, práticas e procedimentos, muitas vezes formais, de métodos de empacotamento de informação, de maneira a dar a cada interessado a sua respectiva e específica informação. Aqui, o empacotamento é bastante relevante, uma vez que agrega valor potencial à veiculação da informação. Gráficos, relatórios, hotsites, esquemas, mapas, enfim, a customização da informação ao seu público-alvo – informação trabalhada – é o que torna esta fase importante e integrada ao processo de GI. (MARTINS, 2014, p.63).

A distribuição da informação (compartilhamento e disseminação da informação) vem a ser um elo importante com as atividades de gestão do conhecimento, como comunidades de prática, entre outras. O compartilhamento permite uma aprendizagem mais heterogênea, completa e contextual, favorecendo insights e exercícios de inovação individual. A disseminação, por sua vez, refere-se às tarefas dos agentes e profissionais da informação, dirigindo conteúdos específicos a seus destinatários. (MARTINS, 2014, p.63).

Para Martins, a utilização da informação é a outra ponta extrema do processo de gerenciamento informacional, é uma das mais significativas e especiais. Esta é a etapa para o qual todo o processo informacional está voltado. A utilização de informações, malgrado as forças e tensões pessoais inerentes a esta fase, é feita visando a tomada de decisão que, a depender da esfera administrativa, pode afetar toda a coletividade. O autor esclarece que o

conhecimento tácito é o conhecimento pessoal e individualizado, aprendido na experiência do cotidiano, o qual é de difícil formalização ou representação; o Conhecimento com base em regras (explícito) é o conhecimento adquirido por normas ou conhecimentos prévios devidamente formalizados e aptos a resolver algum tipo de problema informacional e o Conhecimento de fundo (cultural) é o conhecimento contextualizado que proporciona ambientes para criação de valores coletivos comuns.

Choo admite que este processo [gestão da informação] é genérico, porém ressalta que a coordenação destas etapas [Identificação das necessidades informacionais, Aquisição da informação, Organização e armazenamento da informação, Desenvolvimento de produtos e serviços de informação, Distribuição da informação e Uso da informação], [...], mantém o gerenciamento de informação com foco no valor estratégico. Esse modelo enfatiza a retroalimentação necessária ao aprendizado organizacional (Comportamento Adaptativo), proporcionando as condições ambientais adequadas para o aproveitamento maximizado do fluxo informacional. Este esquema processual de Choo reflete uma preocupação especial com a cadeia produtiva da informação, ou seja, suas fases e fluxos. (MARTINS, 2014, p.64).

O discorrido acerca das etapas ou processos do modelo de Choo são sintetizados no esquema a seguir.

Figura 1: Modelo processual de administração da informação de Choo