Controle interno

O controle interno é amplamente exigido pela legislação brasileira. Seus objetivos estão definidos na Constituição Federal e na Constituição Estadual, ambas determinando as mesmas exigências dentro de sua esfera de governo.

A Constituição Estadual define assim os principais objetivos do controle interno:

Art. 78 – Os Poderes Legislativo, Executivo e Judiciário manterão de forma integrada, sistema de controle interno com a finalidade de:

I – avaliar o cumprimento das metas previstas no plano plurianual, a execução dos programas de governo e dos orçamentos do Estado;

II – comprovar a legalidade e avaliar os resultados, quanto a eficácia e eficiência, da gestão orçamentária, financeira e patrimonial nos órgãos e entidades da administração estadual, bem como da aplicação de recursos públicos por entidade de direito privado; III – [...];

IV – apoiar o controle externo no exercício de sua missão institucional.

Os dispositivos constitucionais obrigam os três poderes a manter o controle interno, e não somente o executivo. Determinam a realização de avaliações relativamente ao

cumprimento dos objetivos e metas constantes dos diversos instrumentos de planejamento: plano plurianual, programas e orçamentos.

A ênfase do controle interno não reside apenas nas questões ligadas ao mero cumprimento dos aspectos legais do gasto público, mas ao lado de manter o controle quanto à observância das normas e demais exigências legais, define como uma das finalidades do controle a avaliação dos resultados da gestão orçamentária, financeira e patrimonial, dentro dos conceitos de eficiência e eficácia especificados na Constituição.

Para Machado Jr. e Reis (1996, p. 140), “O controle interno é fundamental para o êxito da gestão pública, quando estabelecido em sistema de funcionamento tal que permita aos Poderes o conhecimento seguro do que está acontecendo na administração”.

O artigo 77 da lei 4320/64 prevê três modalidades de controle interno: a) prévio ou a priori; b) concomitante ou simultâneo; e, c) subseqüente ou a posteriori.

Estas modalidades de controle interno são muito bem interpretado por Castro (1995, p. 184-185), que esclarece de forma precisa o que quer dizer a lei.

Controle Prévio: é exercido pela administração orçamentária e financeira. Toda movimentação ou utilização de créditos orçamentários ou recursos financeiros somente poderá ser efetuada se forem previamente observadas umas séries de normas de administração orçamentárias e financeiras. Esta fase de controle se preocupa, entre outros aspectos, com a correta classificação da despesa, existência de saldo para atende-la [...].

Controle Concomitante: é a contabilidade, que se ocupa no registro e escrituração da despesa, através de relatórios, balancetes e demonstrações, efetuados mensalmente. Controle Subseqüente: é a tomada de contas, ao final do exercício financeiro, e a auditoria (grifos nossos).

No controle prévio ou a priori, busca-se medir antecipadamente o impacto das decisões tomadas, o que é possibilitado pelo emprego do empenho, um dos primeiros estágios da despesa pública, sobre as dotações fixadas na lei do orçamento. Na verificação concomitante ou simultânea, trata-se das demonstrações mensais da execução da receita, da despesa, da execução física dos projetos e das atividades inerentes à entidade pública. Finalmente, o controle subseqüente ao a posteriori, tem-se como base os relatórios finais, prestação de contas e balanços elaborados após o encerramento do exercício.

Os instrumentos de controle interno praticado pelas instituições públicas são: o orçamento, a contabilidade e a auditoria.

Autores especializados no assunto caracterizam o orçamento como importante instrumento de controle gerencial prévio, porque permite visualizar situações futuras, viabilizar o acompanhamento dos fatos e, conseqüentemente, avaliar os resultados obtidos. A contabilidade, também relevante instrumento de controle interno, permite o exercício administrativo pela direção da própria entidade, bem como o fornecimento de informações expressivas, confiáveis e oportunas ao gestor público. Enfim, tem-se a auditoria, que admite um minucioso exame das operações financeiras e dos registros contábeis de uma instituição, com o propósito de determinar se todas as transações financeiras foram realizadas de forma apropriada e registradas de acordo com as normas legais.

Machado Jr. e Reis (1996, p. 359), em análise sobre a questão, comenta com muita propriedade dois dos três instrumentos de controle interno.

O Orçamento é considerado um elo de ligação entre o planejamento e as finanças e como o instrumento operacionalizador daquela função administrativa.

Necessário observar que mediante o orçamento pode-se projetar situação futura a ser refletida no balanço projetado, o qual servirá de parâmetros para confrontações e tomadas de decisões corretivas de desvios detectados (grifo nosso).

Mais adiante o mesmo autor menciona o segundo instrumento de controle interno, que é a contabilidade. E diz:

A Contabilidade, no sistema de controle interno, será organizada para fins de acompanhar:

• a execução do orçamento nos aspectos financeiros e gerencial;

• as operações extra-orçamento, de natureza financeira ou não.

O controle interno, para o seu bom funcionamento, necessita estar respaldado em um bom sistema de informações contábeis, que terá assim dois segmentos:

• a Contabilidade Financeira, que observará os princípios geralmente aceitos cujas informações serão de interesse externo.

• a Contabilidade Gerencial, que tem a sua preocupação com as partes da organização, não necessitando a sua informação observar os princípios contábeis geralmente aceitos. É uma contabilidade mais administrativa, mais para uso interno. Esclareça-se que a Contabilidade Gerencial se apóia em uma boa contabilidade de custos (Machado Jr. e Reis, 1996, p. 360-361). (grifo nosso).

Enfim, o terceiro e último instrumento de controle interno, é a auditoria interna. A respeito, assim se expressa Benites (1998, p. 118):

A auditoria interna tem por finalidade observar, indagar, analisar, verificar, investigar e avaliar de forma independente, dentro de uma determinada instituição as operações contábeis, financeiras, operacionais e administrativas, visando prestar relevantes serviços à alta administração. É um controle administrativo cuja função é medir e avaliar a eficiência dos outros controles.