Formação dos custos organizacionais: conceitos básicos

A gestão de uma organização seja um cartório, uma igreja, uma fábrica ou uma escola carece de mínimas noções de como os custos ou mesmo as despesas ocorrem ou como se formam. Essa noção fundamenta as decisões tomadas pelo gestor, que sai do campo hipotético para o campo pragmático da técnica administrativa-econômica-financeira. Caso os fatores de produção fossem abundantes, inesgotáveis e gratuitos, pouca importância teria o estudo da formação

dos custos. O fato dos fatores ou insumos utilizados na obtenção de qualquer bem ou serviço serem, de alguma forma, escassos, é a razão pela qual lhes são atribuídos valores econômicos e monetários.

Uma análise econômico-financeira mais cuidadosa da formação dos custos de uma organização deve contemplar a origem e o tipo do custo. Quanto ao direcionamento pode ser direto e indireto; quanto ao tipo será fixo e variável. Daí a combinação que possibilita ao analista melhor conhecimento da formação dos custos, neste caso de uma escola pública.

O custo direto diz respeito àquele que se origina na própria unidade escolar e que são derivados do processo operacional da escola. Como exemplo pode-se citar o consumo de energia elétrica da escola, o aluguel do imóvel ou dos equipamentos, os salários dos funcionários e professores, dentre outros; diz-se que o custo é indireto quando é originado noutra unidade administrativa vinculada indiretamente à escolar, como por exemplo, as despesas com a gestão geral do sistema escolar, no caso da Secretaria Municipal de Educação, gastos com a supervisão regional das escolas, dentre outros. Exemplificando: Quando uma determinada prefeitura informa que a despesa total com o setor de Educação atingiu a ordem de R$400 milhões, certamente que este valor engloba todos os gastos. Mas, se obter uma melhor análise é preciso distinguir deste total quanto foi gasto diretamente com a rede escolar e individualizar por unidade escolar, e quanto indiretamente com os diversos setores da administração central. Certamente, a participação dos custos indiretos do setor de Educação municipal, estadual ou federal tem participação relativa considerada, comprometendo no geral a análise do custo-aluno em qualquer uma das esferas federativas.

Quanto ao tipo os custos podem ser fixos e variáveis. Por definição, os custos fixos ocorrem independentes do volume da produção. Em outras palavras, situando nosso enfoque numa unidade organizacional escolar, tem-se que uma vez instalada, essa unidade gerará custos, independente de ter alunos matriculados ou não. Isto é, se, por hipótese, cada sala de aula comporta fisicamente quarenta alunos, em se tratando de custo fixo essa quantidade só influenciará quando se pretende conhecer o custo fixo médio, porque o custo fixo total será sempre o mesmo, independente do número de alunos que esta sala atenda: se forem 40 alunos ou 4 alunos, por exemplo, o custo fixo será o mesmo independente do quantitativo de alunos matriculados, pois o que varia é o custo fixo médio por aluno. Suponhamos que o

custo fixo total de uma determinada unidade escolar seja de $100 mil por ano, na hipótese de ter 400 alunos, o custo fixo médio por aluno é de $250; se prevalecer a hipótese de ter apenas 40 alunos, então o custo fixo médio será de $2,5 mil por aluno.

Ao relacionar quais contas (despesas) devem ser registradas como custo fixo direto, devem constar os salários e encargos sociais e trabalhistas com professores e servidores efetivos do quadro de pessoal da escola, depreciação do prédio e das instalações e equipamentos, manutenção, conservação e vigilância patrimonial, materiais de escritório, giz, canetas etc. e contratos que por força de lei devem ser cumpridos (aluguéis, assinaturas de periódicos, seguros etc.). Outros custos fixos ocorrem de forma indireta, como por exemplo, os gastos com a estrutura de pessoal pertencente ao sistema de supervisão regional educacional e que são lotados em outros setores administrativos, como a Secretaria da Educação, bem como as demais contas de despesas eventuais. Recomenda-se que seja considerado custo- aluno, apenas os gastos de custeio próprio desta atividade.

Como custos variáveis, devem ser considerados todos os outros gastos que ocorrem no processo de escolarização. Por definição, todo gasto ou despesa que não seja alocado como custo fixo, é variável. Grosso modo, estes gastos ocorrem na medida em que o processo educativo esteja em operação. Por exemplo, o custo com a merenda escolar somente ocorre no período de aulas, nas férias escolares não deve ocorrer gasto com merenda escolar. O mesmo ocorre com o transporte escolar se for o caso.

Aquelas despesas ou os insumos que são utilizados de modo proporcional à quantidade do bem ou serviço obtido são denominados de despesas ou custos variáveis. São assim identificadas porque variam de acordo com o volume produzido.

Numa organização escolar, por exemplo, muitas despesas têm o seu valor determinado em função do número de alunos matriculados. Esses gastos que ocorrem de acordo com o número de alunos, denominam-se de Custo Variável como, por exemplo, material de limpeza e higiene, consumo de copo descartável, fornecimento de refeição, material de escritório como papel para exercícios e provas, transporte escolar etc.. Particularmente, na escola pública, muitas despesas são consideradas fixas por questões do regime de contratação e dessa forma, por força da lei orçamentária, pode-se atribuir que todos os gastos como sendo do tipo fixo,

embora para análise gerencial recomenda-se a elaboração de relatórios descritivos da formação dos custos segundo suas características: fixo ou variável. Uma boa regra a seguir, é definir como custo variável, aquelas despesas que ocorrem independente de contratos.

Como já foi comentado, uma escola, especialmente a pública, ao ser instalada, assume desde o início determinado volume de gastos operacionais, que independem da quantidade de alunos matriculados, por exemplo, a equipe de professores e pessoal de apoio pedagógico. Desta forma, é aceitável considerar que todos os gastos orçados e aprovados sejam considerados Custo Fixo, assim, a separação dos custos entre fixo e variável fica prejudicada, porquanto os gastos registrados e ocorridos segundo o conceito de custo variável são praticamente nulos.

O custo total é representado pela soma do custo fixo mais o custo variável. Uma das vantagens da análise separada dos custos é possibilitar um planejamento administrativo mais realista, contribuindo para uma gestão amparada em técnica adequada. Favorece prever os gastos numa eventual expansão do sistema educacional ou mesmo de uma acomodação, favorecendo uma discussão política melhor fundamentada.

Reiteramos que na contabilidade pública ou governamental, a separação entre custos fixos e custos variáveis só ocorre na condição de análise extra-contábil, já que legalmente, por força de norma técnico-legal orçamentária, as despesas são fixas.

Tomemos o valor total gasto no processo de educação formal escolar como Custo Operacional. Avaliar o custo operacional da educação formal numa escola assume características próprias, que difere da forma geralmente usada por outras organizações prestadoras de serviços. O problema principal de uma abordagem econômico-financeira de uma escola de educação formal é quanto a designação do produto educacional escolar.

O objetivo de análise do custo educacional escolar, antes de pretender imprimir uma conotação ‘economicista’, oferece bases reais quantificáveis do processo educacional escolar, a fim de que as autoridades e gestores possam planejar as ações do setor com mais acuidade, considerando que gasto eficiente e eficaz com a educação formal das pessoas constitui investimento de retorno garantido a médio e longo prazo e não simplesmente despesa. Por outro lado, cada

vez mais, a consciência da sociedade se aproxima da convicção de que o insumo mais escasso em qualquer atividade é o financeiro. Questões relacionadas com o insumo econômico-financeiro devem ser tratadas mediante os postulados de economia e finanças, ainda mais quando se trata de administração pública.