Funções administrativas

As funções administrativas correspondem a princípios que são responsáveis por nortearem a organização para racionalização de suas atividades (TAYLOR, 1990). São consubstanciadas em um conjunto de atividades clássicas criadas com o intuito de compor um processo administrativo (CÊRA; FILHO, 2003), que se especialize em funções/ações, entre as quais:

• A função planejamento que define quais serão os objetivos ou resultados a serem alcançados, buscando a excelência e a eficácia da gestão das organizações (KUNSCH, 2006), bem como os meios que possibilitam a realização daquilo que é desejado (MAXIMIANO, 2011). De forma complementar, March e Simon (1979) situam a importância da função para que a organização elabore um cenário com base nas informações que ela tem de si e do ambiente que participa, tornando assim elegíveis algumas escolhas em detrimento de outras;

• A função organizar que está relacionada à questão de arranjar e alocar recursos, estabelecer níveis de autoridade na organização e distribuir tarefas entre os membros, de modo que todos possam trabalhar visando alcançar metas e objetivos pré-

estabelecidos (MEGGINSON; MOSLEY; PIETRI JUNIOR, 1998). É também nesta função que se estabelece o desenho da estrutura organizacional, que vai tornar possível o alcance dos objetivos e metas que foram previamente estabelecidos (OLIVEIRA, 2009);

• A direção é a função administrativa que trata das ações que devem estimular que os resultados sejam atingidos, segundo a estrutura e as condições que foram previamente organizadas (TAYLOR, 1990). Além disso, examina com atenção a capacidade de um indivíduo influenciar pessoas, exigindo, assim, o uso do poder com o intuito de influenciar ações e pensamentos dos subordinados (ZALEZNIK, 1986); • A função controle, que é vista como fator primordial dentro de qualquer organização (PASQUINI, 2016), presta-se a monitorar o desempenho das atividades que estão sendo realizadas, com o foco principal de alcançar os objetivos e metas pré-definidas no planejamento (LOTTA; FARIAS; RIBEIRO, 2014). Envolve o acompanhamento e a avaliação do desempenho organizacional, a fim de atenuar desvios (MUNIZ; FARIA, 2001). Cabe ao controle, ainda, a definição de padrões para monitoração e avaliação do desempenho e até mesmo a programação de ações corretivas quando houver necessidade.

Como se pode visualizar na figura 12, todas as funções têm uma perspectiva de interdependência no contexto organizacional.

Figura 12: Visão cíclica do processo administrativo a partir das funções administrativas clássicas.

Fonte: Adaptado de Cêra e Filho (2003).

Assim a administração pode ser vista como um processo que é constituído de outros processos (CÊRA; FILHO, 2003).

Processo Administrativo Planejar Organizar Controlar Dirigir

3.1.2 Processos

Um processo visto como uma estrutura para ação (DAVENPORT, 1994), é em geral composto por entrada (introdução de insumos), processamento (procedimentos, normas e regras que modificam a entrada) e saída (produto obtido com o processamento), que é repassado ao consumidor final do processo, sendo uma visão dinâmica da forma como a organização produz o seu valor (CRUZ, 2003), acha-se representado na figura 13 que incorpora ainda uma classificação de processos.

Figura 13: Composição típica de um processo e sua classificação ordinária.

Tipo Definição

Primário Diretamente relacionado ao produto/serviço a ser produzido

Secundário Dá suporte à produção de produtos e serviços

Latente Possui uma execução esporádica

Fonte: baseado em Cruz (2003).

Todos estes processos precisam ser devidamente gerenciados. Por isso, a gestão por processos, introduz uma visão sistêmica e integrada do trabalho na organização, da mesma forma que se mostra a interdependência existente entre os fornecedores, executores e clientes do processo, como integrantes de uma cadeia de atividades que busca sempre gerar resultados para a organização (SENTANIN, 2004).

No entanto, para que gestão seja bem sucedida, é necessário que os processos sejam modelados, visando ser compreendidos e até mesmo melhorados (PFLEEGER, 2004), vez que a modelagem tende a oferecer grandes benefícios para o entendimento dos processos e para revelar suas inconsistências. De fato, a modelagem é vista como uma maneira formal de representar como funciona o sistema processual de uma empresa, pela ilustração de como as atividades serão executadas e como os dados serão transmitidos (DENNIS; WIXON, 2005).

A arquitetura de processos requer forte integração com a área de informações e de TI para encaminhar soluções para os problemas do negócio, oferecer novas facilidades aos clientes

Entrada Introdução de insumos Processamento Procedimento Normas e regras Saída Produto obtido

e ser um dos principais diferenciais competitivos para as organizações que primem por uma gestão intensiva da tecnologia (OLIVEIRA; CAMEIRA; CAULLIRAUX, 2003).

Também com este perfil, Prado Jr. (2013) atesta que a área da administração pública tem buscado cada vez mais a excelência e a melhoria da qualidade na prestação dos seus serviços, procurando o aprimoramento dos seus trabalhos, principalmente aqueles dirigidos ao público (BOECKMANN; RAMOS; CUNHA, 2006).

Nesta perspectiva, segundo o conceito da OGC (2006), o uso de processos pode auxiliar a administração pública, pois pode ser associado a padrões e características de qualidade em cada entrada ou saída, visando tornar os resultados conhecidos, mensurados e controlados, devendo, em consequência, estar articulados às políticas públicas vigentes, a fim de manter um padrão de qualidade mais alto, com controles mais organizados e rígidos.

Um simples esboço global do que é um processo, nestes termos, pode ser visualizado na figura 14. Tal esboço é muito aplicável à modalidade de governo eletrônico (PATNAIK et al., 2008).

Figura 14: Macro diagrama de um processo voltado à administração pública.

A gestão de processos aparenta ter perfil mais crítico

De forma complementar, Vieira (2016) denota que os processos dentro de uma organização pública podem auxiliar a melhorar o seu desempenho organizacional, por tornarem as atividades mais fluídas.

Desta forma, diante da influência dos processos no ambiente da administração pública, percebe-se que soa oportuno entendê-la de forma mais aprofundada.

Estratégia Organizacional Padrão mínimo de qualidade Políticas Públicas Mensuração e controle Atividades Saída Entrada