4 ESTUDOS DE CASO
4.1 ESTUDO DE CASO A
4.1.3 Gerenciamento de Projetos – Caso A
Os sócios desconheciam o método de gerenciamento de projetos, mas apresentam algumas práticas em seus processos. Durante as coletas de dados se interessaram pelo assunto e apresentaram ter boa vontade para aplicar este método em sua empresa, se colocaram a disposição para estudos futuros.
Para o estudo de caso A, os sócios não fazem distinção entre o papel de gerenciamento e as práticas rotineiras, ambos apresentando as duas funções sem saber discernir entre elas.
Os Quadros 19 e 20 apresentam os resultados qualitativos do caso A em Gerenciamento de Projeto (GP). Estão em duas partes apenas para facilitar a leitura. Nesses Quadros é possível identificar o andamento da empresa em cada uma das nove áreas. Todas as respostas tiveram fonte de dados listados na coluna correspondente.
Item do Protocolo de
A empresa trabalha somente com projetos e a integração acontece intuitivamente.
E3 -2
Plano de projeto Para cada novo projeto não é realizado um plano de projeto, é feito o aceite sem nenhuma análise formal prévia.
Quando um projeto gera dúvidas se deve ser aceito é feita uma reunião informal e as sócias decidem intuitivamente se aceitaram o projeto. Itens como valores, prazo, riscos são levantados.
E3 -27
Mudanças nos projetos
Não é realizada ação formal mediante a ocorrência de mudanças.
Foi relatado que a falta de um sistema formal de mudanças já um documento inicial de proposta, onde são descritas as etapas do projeto. No documento proposta apresenta um escopo sintético.
E3-09; EE3-09; Marcos É estabelecido ‘marcos’ no documento proposta, que servira para
o controle (pouco controle). Estes são também os momentos de receber os recursos financeiros.
E3 -11; D1
Programação das
atividades Não tem conhecimento. E3 -13
Caminho Crítico Não tem conhecimento. E3 -14
Custo realizados o monitoramento e controle deste processo.
E3 -15, 16,17; apresenta um processo formal para que isto aconteça e não possui critérios para averiguar esta qualidade.
E3 -09, 18, 22
Qualidade do
Processo Os processos quase não apresentam padronização, sendo muito carente neste sentido. Não possui meios para avaliar processos e
Aprendidas A empresa não possui nenhum sistema formalizado para coletar as lições aprendidas. Mas aplica esporadicamente melhorias em seus processos com base em lições aprendidas e não documentadas.
E3 -19, 20, 21
Quadro 19: Atividades desenvolvidas em GP – Integração, Escopo, Tempo, Custo e Qualidade – estudo de Caso A.
FONTE: Atividades baseadas em: KERZNER (2002), CLELAND, IRELAND (2002), PMI (2004), MAXIMIANO (2007) e adaptadas pela autora.
NOTA: (E) Entrevista estruturada; (EE) Entrevista espontânea; (D) Documentos. Modelos encontrados no Apêndice 1.
Item do Protocolo de recursos humanos, mas esta avaliação é feita apenas em reuniões entre os sócios de maneira verbal. Não sendo possível saber dados de desempenho, conhecimento e experiência adquirida.
E3 -23;
Treinamento em GP Não oferece treinamento em GP, e até mesmo desconhecia este método. Não promove outros treinamentos. internet (MSN, e-mail) com uma conexão banda larga.
Reuniões são marcadas via telefone e acontece na empresa ou no local do projeto.
E1-3.3
Risco
Avaliação do Risco Não verifica seus riscos e não apresenta planos de ações. Porém em reuniões esporádicas são levantados riscos de alguns projetos antes de seu inicio (verbal).
E3 -28
Mitigação de riscos Não é feito. E3 -29
Aquisições
Contratos Os contratos são aplicados apenas para os maiores empreendimento (documento assinado). Estes são diferentes para cada empreendimento, não há padronização.
Os contratos modelos foram adquiridos via internet e não foram submetidos a análise de outros profissionais. Não realizada a finalização dos contratos. Não apresenta contrato com fornecedores.
O documento Proposta é tido como o contrato, pois é assinado, possui uma síntese do escopo, datas de entregas e custo. A este são vinculados boletos bancários para maior garantia dos documentada. Busca contratar sempre os mesmo fornecedores para garantir maior qualidade.
E3 -31
Quadro 20: Atividades desenvolvidas em GP pelo Caso A.
FONTE: Atividades baseadas em: KERZNER (2002), CLELAND, IRELAND (2002), PMI (2004), MAXIMIANO (2007) e adaptadas pela autora.
NOTA: (E) Entrevista estruturada; (EE) Entrevista espontânea; (D) Documentos. Modelos encontrados no Apêndice1.
A Tabela 1 apresenta os resultados quantitativos do caso A em GP, referente aos processos. Nesta tabela foi possível identificar como estão os processos da empresa em GP (informal, formal ou padronizado), de acordo com as evidências encontradas durante a coleta de dados, apresenta apenas 12% dos processos necessários para GP, porém a empresa acredita ter 16% dos processos necessários. Com este cenário é reconhecida a necessidade de melhorar, a empresa tem o intuito de atingir 90% de todos os processos à que foi instigada.
Tabela 1: Processos em GP para o caso A
FONTE: Atividades baseadas em: PMI (2004), e adaptadas pela autora.
NOTA: 1 e 2) Escala das atividades que a empresa realiza: (0) não realiza; (1) possivelmente não; (2) parcialmente; (3) quase totalmente; (4) totalmente. 3) Escala do impacto que a empresa atribui: (0) sem impacto;
(5) baixo impacto; (10) alto impacto.
A Tabela 2 apresenta os resultados quantitativos do caso A em GP, referente ao monitoramento e controle dos processos em GP.
Tabela 2: Monitoramento e Controle nos processos de GP para o caso A
Estudo de caso A
FONTE: Atividades baseadas em: KERZNER (2002), CLELAND, IRELAND (2002), VARGAS (2003), PMI (2004), e adaptadas pela autora.
NOTA: 1 e 2) Escala das atividades que a empresa realiza: (0) não realiza; (1) possivelmente não; (2) parcialmente; (3) quase totalmente; (4) totalmente. 3) Escala do impacto que a empresa atribui: (0) sem impacto;
(5) baixo impacto; (10) alto impacto.
Na Tabela 2 foi possível identificar como acontece o monitoramento e controle nos processos em GP, de acordo com as evidências encontradas durante a coleta de dados, apenas 3% dos processos são monitorados e controlados, porém a empresa acredita que 6% de seus
processos são monitorados e controlados. Mesmo com este cenário é reconhecida a necessidade de melhorar, como se verifica, a empresa tem o intuito de atingir 93% de monitoramento e controle para os processos à que foi instigada.
As Tabelas 3 e 4 apresentam os resultados quantitativos do caso A em Gerenciamento de Projeto (GP), referente à gestão das áreas de Tempo, Custo e da Qualidade, fatores que evidenciam o sucesso de um projeto.
Tabela 3: Gestão do Tempo e de Custo em GP para o caso A
FONTE: Atividades baseadas em: PMI (2004), e adaptadas pela autora.
NOTA: 1 e 2) Escala das atividades que a empresa realiza: (0) não realiza; (1) possivelmente não; (2) parcialmente; (3) quase totalmente; (4) totalmente. 3) Escala do impacto que a empresa atribui: (0) sem impacto;
(5) baixo impacto; (10) alto impacto.
Tabela 4: Gestão da Qualidade em GP para o caso A
Estudo de caso A E3 18 Garantias de qualidade que a empresa acredita dar ao
cliente 2 4 5
Implementa melhorias com base nas lições aprendidas
(documentadas ou não) 1 3 10
E3 22 Critérios para averiguar a qualidade dos projetos 0 0 10
Somatório das escalas das atividades: 3 7 40
% do somatório das escalas das atividades: 8% 18% 80%
FONTE: Atividades baseadas em: PMI (2004), e adaptadas pela autora.
NOTA: 1 e 2) Escala das atividades que a empresa realiza: (0) não realiza; (1) possivelmente não; (2) parcialmente; (3) quase totalmente; (4) totalmente. 3) Escala do impacto que a empresa atribui: (0) sem impacto;
(5) baixo impacto; (10) alto impacto.
No Caso A, de acordo com as evidências encontradas durante a coleta de dados a gestão do tempo e do custo apresentam apenas 9% de ocorrência e a gestão da qualidade 8%.
Neste cenário, na empresa há a crença que 14% de sua gestão de tempo e custo é realizada e que 18% da gestão da qualidade acontecem (Tabela 3 e 4). A empresa acredita totalmente na importância da gestão de tempo e custo (100%) e um pouco menos na gestão da qualidade (80%).
Na Figura 48, é apresentado um gráfico de barras com a avaliação das atividades em GP com o comparativo do que a empresa acredita fazer e o que realiza de acordo com as evidências identificadas na coleta de dados. Das atividades realizadas em GP a empresa acredita que a comunicação é seu ponto forte, porém dados revelaram que este cenário não é tão positivo. O item gerente apresenta 100% pela percepção dos sócios pelo fato de questionar se a empresa identifica um gerente para cada projeto e neste caso os sócios revelaram que cada sócio assume um projeto do início ao fim, porém durante a coleta houve evidência demonstrando que existe caso onde as tarefas de um mesmo projeto são dividas entre os gerentes (sócios) criando uma falta de definição do responsável.
Figura 48: Resposta às atividades realizadas em GP no estudo de caso A.
Fonte: Da autora, 2009.
Na Figura 49, o gráfico de linhas identifica as atividades em GP comparando o que a empresa percebe fazer de atividade de GP, o que realmente faz, comparando ainda com o quanto gostaria de fazer de cada atividade e o ideal pela literatura dando um resultado da situação geral de seu andamento por áreas. No item ciclo de vida, os sócios descreveram não fazer a avaliação do desempenho do projeto, porém as evidências demonstraram que é feito um checklist semanal para verificações dos projetos. Possui um escopo muito simplificado e
não faz cronograma do projeto, sendo ainda o orçamento apenas estimativo. Apresenta uma comunicação deficiente por ser em sua maioria verbal. Não faz identificação e mitigação dos risco de maneira formalizada.
Figura 49: Comparativo das atividades realizadas em GP no estudo de caso A.
Fonte: Da autora, 2009.