Organização segundo o PMBOK

O PMI no seu Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK®) apresenta uma associação de conhecimentos em gerenciamento de projetos que resgata os conhecimentos da profissão incluindo práticas tradicionais comprovadas e praticadas, apresentando ainda materiais publicados e não publicados. Este guia está em constante evolução (PMI, 2004).

Uma boa prática não significa que o conhecimento descrito deverá ser sempre aplicado uniformemente em todos os projetos; a equipe de gerenciamento de projetos é responsável por determinar o que é adequado para um projeto específico (PMI, 2004).

O guia apresenta uma série de conhecimentos, técnicas e práticas em termos dos processos. No Capítulo 1, trata da introdução de GP, o Capítulo 2 apresenta o ciclo de vida e organização do projeto e no Capítulo 3, trata dos processos de gerenciamento de projetos de um projeto e nos demais capítulos identificam nove áreas distintas de conhecimento, conforme a lista abaixo apresentada por capítulos:

• Capítulo 4 - O Gerenciamento da Integração do Projeto apresenta como elaborar, executar e corrigir o plano de projeto e expõe os processos necessários para que os elementos do projeto sejam adequadamente integrados (PMI, 2004; MAXIMIANO, 2007);

• Capítulo 5 - O Gerenciamento do Escopo do Projeto aborda os elementos de planejamento, execução e modificação do produto do projeto e expõe os processos necessários para garantir que o projeto contenha todo o trabalho requerido para o projeto, com o cuidado de não exceder e nem ser simplista nesta especificação (PMI, 2004; MAXIMIANO, 2007);

• Capítulo 6 - O Gerenciamento do Tempo do Projeto, aborda os elementos do planejamento, programação e controle de atividades, relacionando o tempo de cada atividade. Neste gerenciamento são abordados os processos necessários para garantir que o projeto seja concluído dentro do prazo (PMI, 2004; MAXIMIANO, 2007).

Na gestão do tempo os gerentes devem estar atentos com a elaboração dos cronogramas elaborados com base em datas impossíveis. O cronograma deve apresentar marcos, que é um evento ou uma etapa importante no projeto, e auxilia a gerência a interpretar o andamento do projeto. Os cronogramas são sempre uma restrição, mesmo quando a data do término não é crítica (VIVACQUA; XAVIER, 2004);

• Capítulo 7 - O Gerenciamento dos Custos do Projeto aborda o planejamento dos recursos requeridos para a execução das atividades e para gerar e controlar o orçamento do projeto, nesta etapa são descritos os processos necessários para assegurar o orçamento do projeto ande, conforme o previsto (PMI, 2004;

MAXIMIANO, 2007).

O Plano de gerenciamento de Custos tem o objetivo de controlar o capital disponível para o projeto, garantindo que este seja suficiente para realização de todas as etapas. O orçamento não deve levar em consideração apenas o plano e serve como uma linha base de comparação para a verificação e o controle financeiro do projeto. O orçamento é um documento que deve ser validado durante todo o processo para identificar eventuais problemas os mais breves possíveis (VARGAS, 2003);

• Capítulo 8 - O Gerenciamento da Qualidade do Projeto é especificar as políticas e meios que os envolvidos no projeto tomarão como parâmetro para garantir não apenas a qualidade final do produto, como também a qualidade do processo de desenvolvimento do projeto. Define o planejamento, garantias e controle da qualidade do produto e do projeto, para assegurar que os todas as partes envolvidas durante e ao final do projeto fiquem satisfeitos (PMI, 2004; MAXIMIANO, 2007).

Se não “documentar” as lições aprendidas, a empresa pode rapidamente regredir da maturidade para a imaturidade em gestão de projetos. O conhecimento é perdido e os erros do passado se repetem (KERZNER, 2002).

O planejamento da qualidade requer o uso de padrões relevantes para o projeto com procedimentos claros e a qualidade deve ser avaliada durante todo o processo e não apenas no encerramento do projeto. Havendo assim a necessidade de se ter um

acompanhamento regular e avaliação da qualidade periodicamente (CLELAND;

IRELAND, 2002).

• Capítulo 9 - O Gerenciamento dos Recursos Humanos do Projeto deve definir as etapas que organizam e gerenciam a equipe do projeto, trata do planejamento, organização e desenvolvimento da equipe do projeto. Esta equipe é formada por pessoas com responsabilidades e funções para a execução das etapas do projeto, os envolvidos na equipe de projeto devem estar inseridos na etapa de planejamento e da tomada de decisões do projeto (PMI, 2004).

• Capítulo 10 - O Gerenciamento das Comunicações do Projeto envolve todas as informações pertinentes ao projeto e documentações que são geradas do início ao fim do projeto. Nesta fase se descreve os processos que garantem a elaboração, a coleta, a distribuição e armazenamento das informações do projeto, de forma adequada e no tempo certo, sem permitir os desvios das metas do projeto (PMI, 2004;

MAXIMIANO, 2007);

• Capítulo 11 - O Gerenciamento dos Riscos do Projeto trata dos riscos inerentes ao projeto, adversidades que podem prejudicar o andamento do projeto. Para montar um Plano de risco é necessário seguir alguns processos, identificação dos riscos, quadro de risco, identificar os riscos maiores e definir um plano de respostas aos riscos (PMI, 2004; MAXIMIANO, 2007). Analisar o risco é olhar para o futuro e tentar prever os acontecimentos para que não haja surpresas de percurso e desta forma planejar estratégias para reduzir seu impacto (KERZNER, 2002).

Os projetos requerem também uma avaliação dos riscos acumulados durante seu ciclo de vida. Todo projeto é um negócios arriscado, para mitigar estes riscos é preciso que haja um gerenciamento de risco para a organização que englobe o risco de cada projeto e do portfólio da organização (DINSMORE, 1999).

• Capítulo 12 - O Gerenciamento das Aquisições do Projeto visa à garantia do fornecimento de produtos e serviços necessários ao cumprimento das etapas do projeto, dos processos abrange o planejamento, execução, contratação e controle de compras (PMI, 2004; MAXIMIANO, 2007).

No projeto os fornecedores têm uma relação direta com riscos incorridos pelas partes, interferindo no contrato e no custo do suprimento. Sendo assim um determinante

analisado durante a negociação não é apenas o custo, mas também o contrato, havendo uma avaliação dos principais tipos de contratos, pois dependendo deste tipo a uma variação no risco (VARGAS, 2003).

Durante o projeto o processo de controle é essencial, é a etapa de supervisão dos recursos utilizados no projeto, os quais se determinam os resultados reais que estão sendo alcançados, analisando durante todo o projeto se os objetivos de desempenho técnico, tempo e custo planejados do projeto estão sendo atingidos (CLELAND, IRELAND, 2002).