Gestão financeira

No caso de projeto de um curso na modalidade de educação a distância, as questões orçamentárias, como em qualquer projeto, interferem sobremaneira em tudo o que é feito, pois somente é possível contratar pessoas, realizar deslocamentos entre os polos de atendimento, adquirir equipamentos, promover eventos etc., se houver recursos financeiros suficientes. No geral, quase sempre esses recursos são escassos, visto que os tomadores de decisão nas organizações ainda demonstram ausência de compreensão das especificidades da educação a distância. Por isso, é primordial destinar esforços para avaliar bem as prioridades e melhor alocar os recursos disponíveis.

O responsável pela gestão financeira do projeto do curso precisa ter em mente as etapas que compõem este processo: planejamento, contemplando diagnóstico e orçamento; execução, contemplando contratações, cotações, compras e fiscalização; e prestação de contas, contemplando relatórios com demonstrativos de gastos e divulgação dos resultados para fins de transparência pública, no caso de projetos da iniciativa pública.

O planejamento financeiro inicia, portanto, com o diagnóstico do cenário contextual em que se insere o curso. Conforme orienta Rumble (2003), uma vez definidas as necessidades a serem atendidas, os objetivos pretendidos, as mídias a serem utilizadas, a dimensão e abrangência do curso, as tecnologias a serem utilizadas, a eficiência esperada, a filosofia de ensino a ser empregada e o corpo técnico e docente disponíveis, pode-se elaborar o orçamento. À medida que os custos vão sendo mensurados, ajustes no plano do curso podem ser necessários. Por exemplo, dependendo do custo de operacionalização dos

polos, pode-se optar por reduzir a abrangência de oferta de vagas, devido a restrições orçamentárias.

Pela complexidade inerente à execução de um curso desenvolvido a distância, são muitos os aspectos a serem considerados no orçamento. Para melhor guiar a elaboração do orçamento, orienta-se buscar responder aos seguintes questionamentos, mas não se limitando a estes:

a) Qual(is) será(ão) a(s) entidade(s) financiadora(s)? Como é o processo de solicitação e aquisição de verba?

b) Haverá parceiros institucionais? Qual o papel deles em termos orçamentários? c) É possível adquirir material permanente?

d) Qual o prazo de execução do curso?

e) Será necessária formação para a equipe de trabalho? De que tipo? É preciso contratar?

f) Será necessária reprodução de material didático? Em que tipo de mídia?

g) Trata-se de um curso de demanda social ou demanda direcionada (para os casos de cursos em instituições públicas)?

h) Como serão remunerados os profissionais que atuarão no planejamento e execução dos cursos?

i) Quem ficará responsável pelos polos de atendimento presencial?

De posse das respostas aos questionamentos listados, pode-se analisar a distribuição da verba entre os diversos itens necessários à execução de um curso a distância, tais como: contratação de pessoal (docente, técnico, administrativo); formação de pessoal; produção de material didático; aquisição de material de consumo; aquisição de recursos computacionais (hardware, software, telecomunicações); infraestrutura dos polos de atendimento presencial; serviços de suporte computacional; deslocamento de pessoal (polo-sede e sede-polo); organização de eventos; manutenção das unidades (sede e polos) – pequenos consertos e reformas, água, energia, telefone, acesso à Internet, etc.; despesas administrativas (impostos, comunicação telefônica, acesso à Internet, taxas, postagens etc.); pesquisa; publicação científica (aspecto de suma importância que reforça as atividades de educação a distância institucionalmente); desenvolvimento de novos cursos.

A questão chave é definir qual a proporção do recurso a ser destinado a cada um desses itens mencionados, o que vai depender tanto dos objetivos da organização quanto do

projeto em si. Nos projetos financiados pelo FNDE, que seguem as diretrizes da UAB, os itens financiáveis são (UAB, s.d.): produção e distribuição do material didático impresso utilizado nos cursos; aquisição de livros para compor as bibliotecas; utilização de tecnologias de informação e comunicação para interação entre equipe docente e estudantes; aquisição de laboratórios pedagógicos; infraestrutura dos núcleos de educação a distância nas Instituições Públicas de Ensino Superior (Ipes) participantes; capacitação dos profissionais envolvidos; acompanhamento dos polos de apoio presencial; encontros presenciais para o desenvolvimento da educação a distância.

Um aspecto relevante é a hierarquização da decisão sobre os orçamentos dentro da estrutura da instituição de ensino, e também das instituições parceiras quando existem. Considerando o caso de uma universidade pública, primeiro dentro do Ministério da Educação (se for de instância federal) e na Secretaria de Educação (se for de instância estadual); segundo, no âmbito da Reitoria, que é onde se distribui os recursos às unidades; terceiro, no âmbito da fundação responsável pela gestão financeira da verba destinada ao projeto, quarto, no âmbito de cada unidade; e por último, dentro de cada projeto.

Para os projetos vinculados à UAB, as decisões orçamentárias iniciam necessariamente no Ministério da Educação, ou melhor, até mesmo antes disso, que é quando se decide o orçamento da União e é definida a parcela destinada à educação (MEC, s.d.a; UAB, s.d.). Dentro dessa parcela, o Ministro, juntamente com seus assessores, define quanto será destinado aos projetos da UAB, que envolvem tanto cursos exclusivamente a distância quanto semipresenciais. Definido o tamanho do recurso geral para a UAB, são avaliadas as prioridades nacionais em termos de demanda e de capacidade infraestrutural e pessoal de atendimento às demandas, para que seja dividido entre as universidades participantes do Sistema e seus projetos. Cada projeto recebe um recurso, definido com base nas diretrizes estabelecidas pela UAB e também no orçamento elaborado pela equipe da instituição que pretende ofertar o curso. A aceitação do orçamento proposto pela instituição depende da aderência às diretrizes da UAB e do FNDE, do modo como apresenta sua demanda financeira e a justifica. Ainda considerando o caso da UAB, os recursos destinados aos projetos a ela vinculados recebem (ou pelo menos deveriam receber) verbas oriundas das próprias instituições, que estariam alocadas nas pró-reitorias equivalentes ao tipo do curso (extensão, graduação ou pós-graduação), ou em pró-reitoria específica para cursos a distância, quando há.

Para a execução financeira é necessário identificar o investimento necessário, possíveis aporte de recursos e as aquisições a serem realizadas, visando destinar mais

segurança nas decisões tomadas acerca de ajustes de orçamento, sempre necessários. Isso ajuda a otimizar o processo de prestação de contas, bem como garantir maior fidedignidade ao processo. Sugere-se delinear procedimentos de acompanhamento contínuo do uso dos recursos, estabelecendo convênios e contratos para os serviços, conforme cada caso, recolhendo as notas fiscais e justificativas na aquisição de material e consumo, mobiliário e recursos computacionais, enfim, documentando e arquivando cada operação.

Mesmo tendo realizado cotações na época da elaboração do orçamento, é preciso refazer procurando otimizar o uso dos recursos, mesmo porque alguns dos fornecedores podem não mais ter disponibilidade de entregar os serviços ou produtos requeridos anteriormente quando cotados. Além disso, tratando-se de recurso público, necessariamente é preciso passar por um processo de cotação pública, devidamente documentado e baseado na Lei de Licitações e nas diretrizes governamentais de transparência pública (COMPRASNET, s.d.).

A prestação de contas deve ser realizada através de relatórios financeiros, devidamente disseminados junto às fontes de financiamento. No caso das instituições privadas, devem ser seguidas as diretrizes estabelecidas pelas instituições promotoras dos cursos. Já as instituições públicas devem prestar contas do uso dos recursos públicos ao órgão superior ao qual estão vinculadas (MEC para as federais e SEC-BA para as estaduais, no caso da Bahia), aos executores dos programas de financiamento (FNDE, Programa das Nações Unidas para o Desenvolvimento (Pnud) etc.) com os quais estabelece parceria - em períodos estabelecidos previamente por lei ou pelo regulamento da entidade financiadora – e, sobretudo, à comunidade. Os balanços financeiro e orçamentário são obrigatórios, conforme determina o Artigo 70 da Constituição Federal (BRASIL, 1988). Acompanhado por documentos fiscais e as devidas justificativas, o relatório de prestação de contas precisa ser aprovado pelo conselho fiscal da universidade antes de ser divulgado.

Vale ressaltar, que na perspectiva da gestão democrático-participativa, a comunidade precisa ser informada a respeito do uso dos recursos financeiros recebidos pela instituição, mas precisa ser divulgado de maneira que seja de fato compreendido e acessível por todos, preferencialmente através do endereço eletrônico da instituição.