Importância do Processo de AE para Desempenho da UFC

O quadro 4.4 apresenta a última questão do instrumento que proporcionou aos gestores um espaço para a manifestação da sua opinião sobre a importância do processo de AE para o desempenho da UFC.

Q26 Na sua opinião, qual é a importância do processo de AE entre as áreas de TI e de negócio para _{o melhor desempenho da instituição?} Quadro 4.4 - Questão do Instrumento de Pesquisa AE UFC

Fonte: Da autora

Está é uma questão de natureza qualitativa. Os procedimentos adotados na sua análise são descritos a seguir.

A análise foi iniciada com uma depuração dos dados que, conforme Malhotra (2001), verifica a consistência e trata as respostas em branco. A tabulação dos dados revelou 22 respondentes com respostas em branco, correspondendo a 26,8% da amostra de 82 gestores (APÊNDICE H).

As respostas consideradas válidas foram interpretadas utilizando-se como método a análise do próprio discurso para identificar as categorias das ideias contidas em cada resposta. Como esse processo tinha o foco na ideia central expressada pelo gestor, estabeleceu-se que, no caso de o respondente ter manifestado em única resposta múltiplas ideias sobre a importância do AE, cada uma delas seria computada, e se considerava mais de uma resposta para o respondente nessa condição. Dessa maneira, os respondentes R5, R10, R12, R13, R26, R27, R30, R31, R51, R75 e R81 ficaram com duas respostas, o R41 com três respostas e os demais com uma resposta. Ao final, foram identificadas 96 ideias como o universo de respostas da questão 26 (Q26). Esse conjunto de ideias, após a primeira redução de conteúdo, resultou em 48 categorias de percepção da Importância do AE para desempenho da UFC. A tabela 4.24 apresenta as categorias identificadas, os respondentes e o percentual dessas respostas em função do universo da Q26.

Tabela 4.24 – Categorias da Importância AE para o Desempenho da UFC – 1ª Redução

CATEGORIAS DE PERCEPÇÃO RESPONDENTES %

1 A falta de comunicação e informação entre as áreas R1,R16,R75 3,13 2 O AE é necessário para a gestão e a tomada de decisão R3,R17,R18,R23,R24,R44 6,25 3 A TI é imprescindível para garantir o sucesso desejado R4 1,04 4

A TI fornece informações para avaliação e

acompanhamento de ações desenvolvidas na UFC R5 1,04 5

A TI é importante na difusão de cultura institucional – metas e resultados

R5

1,04 6

O AE de TI e Negócios é essencial para a melhoria desempenho e alcance objetivos estabelecidos

R6,R75

2,08 7

O processo de AE e TI não tem sido trabalhado para

explicitar a sua importância e desenvolvimento R7,R8 2,08 8

A UFC precisa acreditar na TI atuante e atualizada como

ferramenta administração R9 1,04

9 A TI é uma ferramenta para o planejamento estratégico R10 1,04 10

A TI deve atender as demandas das diversas áreas, ser

compartilhada e estar no alcance de todos R10 1,04

11

A TI como ferramenta estratégica é confiável na avaliação

e planejamento de negócio R11 1,04

12

A TI representa maior visibilidade externa, melhor

comunicação interna e mais produtividade R12 1,04

13 A TI necessita de mais investimentos e descentralização R12,R22 2,08

14 Não se vê sinergismo entre AE e TI R13 1,04

15

A participação da comunidade nas decisões estreitaria a

relação entre AE e TI R13 1,04

16

Desenvolvimento das diversas áreas na UFC no sentido de

acompanhar os avanços globais em TI R14 1,04

17

O compartilhamento de informações entre gestores e

agregar valor para alcançar os objetivos R15 1,04

18 Correção de processos e redefinição de caminhos R19 1,04 19

Democratização de informações e envolvimento de mais parceiros

R20

1,04 20

Realização de parcerias para melhor desenvolvimento de

todas as áreas da UFC R21 1,04

21 O AE é fundamental e necessário R25,R26,R27,R30,R31,R33R35,R36,R37,R39,R40 11,46 22

Necessidade de mudança de cultura com relação à

utilização das ferramentas de TI R26 1,04

23

A TI é a àrea que sintoniza a UFC com a comunidade

(ganhos e prejuízos) R27 1,04

24

O AE é importante e urgente pelo papel estratégico da UFC como formadora de conhecimento e melhor desempenho da sua função

R28

1,04

25 O AE como eficiência e transparência R29 1,04

26 O AE apressa os processos internos e externos R30 1,04 27

O AE não atende às necessidades e a UFC perde

oportunidades R31,R37 2,08

28

Esta avaliação permite revelar deficiências e apresentar sentimentos entre gestores de TI e negócios

R32,R41

2,08

29 Falta de Planejamento Estratégico R34 1,04

30 Intensidade (grande, máximo, muito alto) R38,R42,R43 3,13 Fonte: Dados Pesquisa AE UFC 2009

Continuação Tabela 4.24

CATEGORIAS DE PERCEPÇÃO RESPONDENTES %

31 Necessidade de conhecimento da TI pelos gestores R41 1,04 32

Um entendimento maior da TI para uma nova forma de

produção de conhecimento R41 1,04

33 O gestor não emitiu opinião sobre a importância do AE R45,R48,R49,R77 4,17

34

A universidade moderna necessita de uma TI forte, valorizada e atuante para proporcionar respostas e definir políticas na formação de pessoas, criação científica e inovação tecnológica

R46

1,04 35

O gestor não percebe a importância da área de TI para o desempenho de suas atividades

R47

1,04 36

O gestor não percebe indicativos de AE e TI delineados na

UFC R50 1,04

37

O AE precisa reconhecer as especificidades de demandas das

áreas R51 1,04

38

Necessidade de TIs reconhecidas pela instituição e voltadas para as necessidades informacionais das diversas áreas da UFC R51 1,04 39 Em branco R2,R52 a R71,R82 22,9 2 40 O AE e TI devem estar em sintonia todas áreas UFC R72 1,04 41

O AE de TI e negócio é essencial para o sucesso de uma

estratégia R73 1,04

42 O AE e TI é muito importante R74 1,04

43

O AE otimiza tempo, recursos e melhora a comunicação entre as áreas

R76

1,04 44

Importância da avaliação constante do AE objetivando o crescimento da UFC

R78

1,04 45

As relações devem ser melhoradas no sentido de contribuir

para os processos de trabalho R79 1,04

46 Não atendeu ao sentido da questão R80 1,04

47 Importância relativa R81 1,04

48

A democratização da UFC permite o uso de instrumentos

como AE e TI R81 1,04

TOTAL 96 100

Fonte: Dados Pesquisa AE UFC 2009

Uma análise preliminar dos dados aponta que 6,25% dos respondentes considera o AE necessário à gestão universitária e ao processo de tomada de decisão, enquanto 11,46% destacam a importância e a necessidade do processo. Nota-se que o somatório do percentual dos gestores que não se sentiram aptos a opinar sobre importância do AE (4,17%) ou preferiram deixar a resposta em branco (22,92%) foi o maior dessa etapa de análise (27,9%). Pode-se considerar esse resultado como esperado, haja vista o elevado percentual de respostas 0-Não Identificada atribuído a todas as práticas analisadas anteriormente, o que reforça a suposição de desconhecimento ou pouca familiaridade dos gestores com o tema.

Da mesma forma, a variedade de categorias de percepções dos gestores da UFC sobre o processo de AE está de acordo com a literatura, que enfatiza a complexidade do

fenômeno e a multiplicidade de fatores que nele atuam (HENDERSON; VENKATRAMAN, 1993; LUFTMAN, 2000; REZENDE, 2002).

Como, porém, essa grande diversidade dificulta a consolidação e a convergência de resultados, tornou-se necessária a segunda etapa de redução que reorganizasse as 48 categorias descobertas em grupos mais abrangentes.

A análise da literatura que aborda o AE como um processo organizacional permite destacar três aspectos fortemente relacionados ao tema: i) o reconhecimento da relevância estratégica do AE; ii) os efeitos do processo de AE na organização; e iii) as condições de acontecimento do AE. Partindo desses três tipos de relações, foi desenvolvida a segunda etapa de análise onde se procurou classificar a ideia representada nas categorias iniciais dentro de um dos três tipos básicos.

Os pesquisadores, entretanto, verificaram a existência de algumas categorias de percepção cuja ideia principal não permitia o estabelecimento de qualquer uma das três relações anteriormente citadas. A solução encontrada foi definir um quarto grupo denominado Outras Relações. Nele ficariam classificadas, por exemplo, as categorias de respondentes que não perceberam o AE como um processo integrado entre as áreas de TI e áreas de negócio, ou consideraram a inexistência do processo ou indicaram baixo reconhecimento de sua importância. Também foram incluídas nesse grupo as respostas em branco e aquelas de conteúdo vago ou inaplicável à questão.

Dessa maneira, no grupo denominado Reconhecimento da Relevância, foram classificadas as categorias onde os gestores manifestaram ideias se referindo explicitamente à importância e à necessidade do processo de AE para a gestão estratégica da UFC como instrumento ou ferramenta de planejamento, tomada de decisão e avaliação institucionais.

Quando os respondentes se referiam aos benefícios propiciados pelo AE para a instituição ou aos efeitos negativos do desalinhamento entre a área de TI e as áreas de negócio, suas ideias foram agrupadas na categoria denominada Efeitos. As demais categorias onde os respondentes estabeleciam condições ou apontavam falhas a serem corrigidas para efetividade do processo de AE na UFC ficaram classificadas no grupo Precondições.

O resumo das quatro categorias, que permite avaliar a opinião dos gestores da UFC em relação ao processo de AE, pode ser visualizado na tabela 4.25, onde para cada tipo de relação identificada são indicados as categorias iniciais classificadas e o percentual relativo ao total de 48 categorias iniciais analisadas.

Tabela 4.25 – Percepção do Gestores sobre Importância AE na UFC

TIPO DE RELAÇÃO COM PROCESSO CATEGORIAS INICIAIS % Efeitos C16, C17, C18, C19, C23, C25, C26, C27, C28, C43, C44 22,92 Precondições C1, C8, C10, C11, C13, C20, C22, C29, C31, C32, C37, C38, C45 27,08 Reconhecimento da Relevância C2, C21, C24, C30, C41 10,42 Outras Relações C3, C4, C5, C6, C7, C9, C12, C14, C15, C33, C34, C35, C36, C39, C40, C42, C46, C47, C48 39,58 TOTAL 100

Fonte: Dados Pesquisa AE UFC 2009

Pela análise da tabela 4.25, observa-se que apenas 10,42% das categorias permitiram estabelecer uma relação de reconhecimento da relevância do AE para o desempenho da Instituição e que a maioria das categorias de percepção ficou enquadrada em Outras Relações (39,5%).

O fato de essa categoria ter alcançado o maior percentual em relação às demais confirma as hipóteses levantadas por Ciborra (1997) e Avison et al. (2004) de que o AE é um conceito abstrato e de aplicação difícil no mundo real, sendo geralmente confundido pelos executivos na maioria das organizações.

Na UFC, alguns gestores associaram explicitamente o conceito de AE à área de TI, ao utilizarem os termos AE e a TI, AE de TI. Esta visão parcial do fenômeno vai de encontro à moderna concepção do AE, proposta a partir do modelo SAM, que pressupõe uma dinâmica de integração e adequação entre os diversos elementos dos domínios de negócio e de TI (HENDERSON; VENKATRAMAN, 1993). Embora outros gestores não tenham separado os termos AE e TI, deixaram transparecer ideias onde destacam o papel desempenhado pela TI como determinante do processo. A ênfase maior ao papel da área de TI pode ser considerada também uma perspectiva limitada e unidirecional de condução do processo que é de mão dupla: TI e negócio e negócio e TI (LUFTMAN, 2000).

É curioso o fato de que a maioria dos gestores da UFC tenha manifestado uma perspectiva do AE como um evento, algo estático, resultante de um processo, como, por exemplo, do planejamento estratégico, e com forte dependência da TI. Tal perspectiva é característica dos primeiros modelos conceituais de AE desenvolvidos na década de 1990, muito voltados ao uso de sistemas de informação e seus resultados para as funções gerenciais (BRODBECK, 2001; REZENDE, 2002). Vale ressaltar, porém, que, mesmo poucas, as referências a expressões como competitividade, relacionamento com o ambiente, alcance da missão, cultura de planejamento estratégico, evolução, parceria e

globalização constituem indícios de que começa a emergir na UFC a consciência da percepção mais atual do AE.

Pode-se observar também, na tabela 4.25, um equilíbrio entre as categorias Efeitos e Precondições, cuja soma dos percentuais corresponde à metade das percepções classificadas. Como o percentual de 27,08% supera o de Efeitos (22,92%), pode-se supor que os gestores da UFC, mesmo não tendo consciência da relevância do processo, ou uma compreensão mais clara de sua natureza, se mostram preocupados com as ações necessárias para o seu desenvolvimento.

Em síntese, as análises qualitativas da Q26 corroboram os resultados obtidos nas questões anteriores, à medida que os gestores identificam na UFC uma situação onde é difícil perceber a existência do AE entre TI e negócio e reconhecer o seu impacto para o desempenho da Instituição. Elas confirmam a existência de um baixo nível de AE entre as áreas de TI e de negócio na UFC, em razão da falta de condições favoráveis ao alinhamento estratégico no contexto organizacional. Os principais desafios na UFC, na opinião de seus gestores, dizem respeito a fatores já identificados na literatura, tais como: problemas de comunicação, relacionamento entre as áreas, conflitos de autoridade, modelo da gestão de TI e da informação, ausência de informações que apoiem as estratégias de negócio, distribuição e acesso aos recursos de TI.

5 REFLEXÕES CONCLUSIVAS

As reflexões apresentadas estão pautadas nos resultados obtidos nesta pesquisa e visam a fazer um diagnóstico final do processo de AE da TI e áreas de negócio na Universidade Federal do Ceará (UFC), que direcione o foco da atenção dos seus dirigentes para principais fatores a serem trabalhados para melhoria do nível de AE encontrado.

Ressalta-se que como o AE é dinâmico e contínuo, a tarefa de traçar esse diagnóstico é bastante árdua, sendo muitas vezes questionada (CIBORRA, 1997) quanto à sua validade. De fato, os resultados aqui discutidos são um retrato do momento da coleta de dados, realizada entre o final de agosto e início de setembro de 2009, e podem ter se modificado desde então em virtude de mudanças no contexto organizacional que possam haver impactado na atuação dos fatores do modelo SAMM na UFC.

A pesquisa mostrou que a UFC se encontra no segundo nível de maturidade de AE classificado por Luftman (2000) como Comprometido. Tanto a média dos critérios como a análise individual dos respondentes sustenta essa classificação de nível de maturidade geral de AE. Segundo Luftman (2000), no nível Comprometido, a integração entre as áreas de negócio e TI é muito baixa, mas a organização dá sinais de ter despertado para a necessidade de tratar o problema. É interessante destacar a ideia de que, mesmo sendo um contexto diferente de aplicação do modelo SAMM, o nível de maturidade organizacional na UFC não está muito distante dos obtidos em pesquisas semelhantes em outros tipos de organização, como indústrias, bancos e prestadores de serviços (LUFTMAN et al., 2008). Esse estudo recente confirma a tendência de um nível de AE organizacional se situar entre os níveis 2-3, na maioria das organizações pesquisadas. Para Luftman (2000), a composição dos fatores pela média é a principal justificativa, à medida que fatores mais maduros compensam outros de menor maturidade.

Como a sua metodologia, porém, enfatiza não o escore final, mas a participação de cada fator do modelo SAMM (critério e prática) na composição desse resultado, torna-se possível fazer análises que caracterizam o processo de AE em cada organização. É pela análise das práticas, que representam a realidade percebida pelos gestores da UFC, que se pode identificar alguns elementos que ajudam na compreensão do AE na Instituição.

Uma avaliação geral dos valores de maturidade alcançados (APÊNDICE I) mostra que as práticas, assim como os critérios, se enquadram nos três níveis iniciais de maturidade, sendo que 86% se encontram no nível Comprometido. As três práticas mais promovidas foram respectivamente: Prontidão à Mudança, Inovação e Empreendedorismo e Gerenciamento dos Investimentos em TI. As três práticas menos promovidas foram: Avaliação do Investimento em TI, Métricas Integradas de TI e de Negócio e Aprendizado Organizacional.

Tomando como parâmetro o nível geral de AE (1,98), verifica-se que a maioria das práticas, total de 15, tem médias de maturidade abaixo desse valor. Esse dado confirma o nível de AE encontrado, ao demonstrar que na UFC predominam condições desfavoráveis no alcance do AE entre as áreas de TI e negócio.

No quadro 5.1, estão as 23 práticas avaliadas pelos gestores da UFC divididas em dois grupos, em função do seu posicionamento em relação ao nível geral de AE (1,98). Neste painel, considerou-se como potencialmente facilitadoras aquelas cuja média foi superior ao nível geral de AE e como potencialmente inibidoras aquelas com médias inferiores ao nível geral de AE (LUFTMAN; PAPP; BRIER,1999; RIGONI, 2006).

Práticas Potencialmente Facilitadoras Práticas Potencialmente Inibidoras Prontidão à mudança (RH)

Inovação e empreendedorismo (RH)

Gerenciamento de investimentos em TI (GOV) Controle orçamentário (GOV)

Percepção do valor TI pelo Negócio (PAR) Compreensão do Negócio pela TI (COM) Posicionamento da TI (GOV)

Compartilhamento riscos e recompensas (PAR)

Avaliação do investimento em TI (IND) Métricas Integradas de TI e Negócio (IND) Aprendizado organizacional (COM) Métricas de TI (IND)

Estilo de gerenciamento (RH)

Compartilhamento de conhecimento (COM) Transparência (ARQ)

Processo de priorização de projetos (GOV) Métricas de Negócio (IND)

Articulação da Padronização (ARQ) Compreensão da TI pelo Negócio (COM) Integração da arquitetura (ARQ)

Relações baseadas no valor e confiança (PAR) Melhoria contínua (IND)

Locus de poder das decisões (RH) Quadro 5.1: Painel de Práticas no AE da UFC

Fonte: Dados Pesquisa AE na UFC 2009

Na UFC, o grupo de práticas potencialmente facilitadoras do AE tem a participação do critério de Governança (GOV), com três das suas quatro práticas avaliadas; do critério de Parceria (PAR), com duas das três práticas avaliadas; do critério de Recursos Humanos (RH), com duas das quatro práticas avaliadas, e do critério de Comunicação (COM), com uma dentre as quatro práticas avaliadas. Nota-se

que nenhuma prática dos critérios de Arquitetura Tecnológica (ARQ) e de Indicadores (IND) alcançou média para ser incluída nesse grupo, o que é consistente com os mais baixos índices de maturidade nesses dois critérios. Uma hipótese baseada nesses dados é que na UFC a baixa maturidade de Indicadores possa estar relacionada às deficiências nas práticas de Arquitetura Tecnológica que se referem a padronização e integração (SLEDGIANOWSKI, 2004).

Já no grupo de potenciais inibidores, vislumbra-se a ideia de que, embora haja um predomínio das práticas de Arquitetura Tecnológica (ARQ), de Indicadores (IND) e de Comunicação (COM), todos os demais critérios estão representados. Esse fato reforça um cenário de AE onde existem muitos fatores a serem corrigidos e que por isso devem merecer a atenção dos gestores da UFC.

Uma avaliação geral do potencial das práticas apresentado no painel revela que os critérios de Governança, de Parceria e Recursos Humanos podem ser estimulados de modo a melhorar o nível de AE Comprometido, ampliando o alcance do processo, que está limitado a algumas unidades para a Instituição como um todo. Por outro lado, o painel sugere um foco nas deficiências da Comunicação e nos mecanismos que reforçam a sua promoção. Considerando-se a relevância desse critério para o processo de AE pelo seu impacto nos demais critérios, especialmente de Parceria (LUFTMAN, 2000; REICH; BENBASAT, 2000), supõe-se que ações voltadas à correção das suas práticas, presentes entre as potenciais inibidoras — Aprendizado Organizacional, Compartilhamento de Conhecimento, Compreensão da TI pelo Negócio — pode não só elevar a maturidade desse critério, como também afetar positivamente o estádio geral de AE ao reforçar o nível do critério de Parceria pela melhoria das Relações baseadas no valor e confiança.

O cruzamento desses primeiros resultados de avaliação do nível de maturidade de AE com as variáveis referentes à percepção do AE pelos gestores, não só confirma o diagnóstico de baixa maturidade do processo na UFC como ressalta aspectos interessantes dessa realidade organizacional.

O primeiro deles é o desencontro da classificação dos critérios segundo o nível de maturidade calculada e segundo o nível de importância atribuído a cada critério pelos gestores da UFC, conforme visualizado no quadro 5.2.

Classificação dos Critérios

Nível de Maturidade Nível de Importância

Recursos Humanos Governança Parceria Comunicação Arquitetura Tecnológica Indicadores Arquitetura Tecnológica Comunicação Recursos Humanos Parceria Indicadores Governança Quadro 5.2: Relação Maturidade e Importância dos Critérios na UFC Fonte: Dados Pesquisa AE na UFC 2009

Apesar de a literatura não estabelecer nenhuma relação direta entre importância e maturidade (RIGONI, 2006), na UFC configura-se uma situação bastante peculiar, onde, excetuando-se os critérios de Recursos Humanos e Indicadores, cujos resultados de importância foram compatíveis com os seus índices de maturidade, os demais critérios ficaram invertidos. Dos três critérios considerados mais importantes, dois deles — Arquitetura Tecnológica e Comunicação — têm médias de maturidade abaixo do nível geral de AE. E dos três critérios atribuídos como menos importantes, dois deles — Governança e Parceria — têm um nível de maturidade calculada acima da média geral e as suas práticas estão entre as mais promovidas na UFC.

O segundo aspecto a ser destacado na percepção dos gestores é a intensidade do AE existente na UFC. Embora esse nível de AE percebido seja considerado medida inadequada para captar as diversas nuanças do processo, é um dado bastante esclarecedor porque revela a expectativa da organização em relação ao processo (LUFTMAN, 2000; SLEDGIANOWSKI, 2004). Como nem sempre essa expectativa de AE se traduz em atitudes, é comum haver diferenças entre o nível de AE percebido e o nível de AE geral calculado. Na UFC, predominou entre os gestores a percepção de um processo de AE no nível Inicial ou ad hoc, onde a maioria das práticas não é promovida ou têm níveis muito baixos. Esse resultado converge tanto com a predominância de práticas cujas médias estão abaixo do nível geral de AE como a significativa quantidade de respostas 0-Não Identificada.

Esse resultado de percepção de intensidade do AE vai ao encontro dos resultados da questão 26 (Q26), onde são manifestadas as opiniões dos gestores sobre o processo

No documento O alinhamento estratégico da tecnologia de informação na Unisidade Federal do Ceará (páginas 140-194)