Integração de Sistemas de Gestão

“O objetivo preliminar de uma organização deve ser fornecer um produto ou serviço com uma finalidade específica, que tenha qualidade, seja seguro e ambientalmente correto, sob circunstâncias eficientes para cumprir essas exigências” (SAI, 2007).

Tradicionalmente, cada sistema de gestão possui procedimentos específicos a serem seguidos separadamente. No entanto, as similaridades nos princípios de gestão e abordagens para os vários aspectos dos negócios das organizações, proporcionaram um escopo óbvio para maximizar a eficiência e eficácia, aumentando o interesse em promover sistemas de gestão integrados, unindo em um único, áreas como qualidade, meio ambiente e segurança e saúde ocupacional.

Um veículo importante para o controle destas áreas é o Sistema de Gestão Total, que fornece a orientação (treinamento) dos empregados e uma base para a avaliação pelos clientes e organizações de certificação, condensando as exigências comuns dos sistemas individuais, evitando a duplicação de esforços e fornecendo uma base uniforme para as características originais de cada um dos sistemas individuais.

Esta abordagem oferece a vantagem de um único conjunto de documentação processual, possibilitando a integração de processos de gestão, como a definição de metas, revisão de sistemas e análise mais eficaz da inter-relação entre as várias áreas dos diversos sistemas.

O sistema de gestão da qualidade será descrito com o objetivo de apontar a sua compatibilidade com o SGA e, dessa forma, justificar a aplicabilidade de sistemas de gestão integrados nas empresas.

2.3.2.1 Sistemas de Gestão da Qualidade

Implementar um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) aumenta a satisfação do cliente, atinge maior consistência e aprimora os processos internos de uma empresa. Minimiza os riscos de que as expectativas do cliente não sejam cumpridas. Cada tipo de negócio tem determinados processos operacionais críticos para seus objetivos estratégicos. O aperfeiçoamento da empresa depende da sua capacidade de perceber a sua força, fraquezas e oportunidades de melhoria.

Os sistemas de gestão da qualidade têm por objetivo atender às necessidades dos clientes e aumentar continuamente sua satisfação. Conforme ABNT (2000), “são conjuntos de elementos inter-relacionados para dirigir e controlar uma organização no que diz respeito à qualidade”, que por sua vez, é conceituada no mesmo documento como “o grau segundo o qual um conjunto de características satisfaz as necessidades ou expectativas, podendo ser expressas de forma implícita ou obrigatória”.

A ISO 9000 define as linhas básicas e oferece as orientações gerais para uma correta gestão da qualidade e garantia de qualidade, além de apresentar modelos de sistemas de qualidade que podem ser utilizados por empresas de qualquer natureza ou porte, em qualquer parte do mundo.

Cláusulas da ISO 9000 enfocam o relacionamento entre fornecedor e cliente. O registro (certificação) ISO permite aos fornecedores a comprovação do seu potencial de atender aos necessários requisitos de qualidade. “Com este registro, os usuários adquirem a confiança de que os produtos e serviços oferecidos estão de acordo com seu nível de expectativas” (UL, 2007).

A série ISO 9000:2000 consiste em quatro normas principais:

• ISO 9000 – Sistemas de Gestão de Qualidade – Conceitos básicos e vocabulário (em substituição à ISO 8402);

• ISO 9001 – Sistemas de Gestão de Qualidade – Requisitos;

• ISO 9004 – Sistemas de Gestão de Qualidade – Orientações para o aumento da performance;

• ISO 10011 – Orientações para a Auditoria de Sistemas de Qualidade.

• Sistema de Gestão de Qualidade – Sistema geral de gestão de qualidade e requisitos de documentação;

• Responsabilidade da Gestão – Comprometimento, foco no cliente, diretivas, planejamento e comunicação;

• Gestão de Recursos – Recursos humanos, infra-estrutura e ambiente de trabalho;

• Realização do Produto – Planejamento, processos relativos a clientes, projeto, compras, operações de produção e serviços e controle dos recursos de monitoração e medição;

• Medição, Análise e Aperfeiçoamento – Monitoração e medição, controle da conformidade ou não-conformidade de produtos, análise de dados e aperfeiçoamentos.

A Norma apresentada na versão 2000 apresenta de maneira mais clara seu uso e importância. Faz menção especial da não-pretensão em dar uniformidade aos sistemas, definindo também sua não-intenção em que as empresas alterem a estrutura de seus processos para se alinharem aos seus requisitos, mas sim, que a documentação das empresas deva definir de maneira apropriada suas atividades.

A sua correspondência com a NBR ISO 14001:2004, pode ser verificada em seu anexo A. Destaca-se o fato de que a revisão publicada em 2000 da série NBR ISO 9000 proporcionou o alinhamento das estruturas e requisitos de ambas as normas, facilitando seu entendimento e implementação. Os pontos essenciais serão destacados no item 2.3.2.2 – Similaridade entre as Normas.

Para que um SGQ baseado na ISO 9000 ou em qualquer outra norma realmente agregue valor, ele deve contribuir para melhorar os fundamentos empresariais. Os princípios de gestão nos quais a ISO 9000:2000 é estruturada servem de base para um SGQ eficiente e eficaz. A aplicação correta desses princípios tende a ajudar a reduzir custos e a ineficiência, e a aumentar os lucros.

2.3.2.2 Similaridade entre as Normas

De acordo com as descrições anteriores, a NBR ISO 14001:2004, corresponde e integra-se à NBR ISO 9001:2000. É interessante salientar que “um dos pontos-chave na

revisão 2000 da NBR ISO 9000 foi a intenção de alinhá-la à ISO 14001, aumentando a compatibilidade entre elas, em benefício da comunidade de usuários” (ABNT, 2000).

Entre os requisitos especificados por estes modelos de sistemas de gestão, são observadas as seguintes similaridades:

• Ênfase na melhoria contínua do sistema de gestão implementado;

• Necessidade de demonstração da capacidade da empresa em atender à legislação e aos requisitos regulamentares aplicáveis;

• Estabelecimento de política apropriada, documentada, implementada, mantida e comunicada a todos os funcionários;

• Estabelecimento de objetivos e metas;

• Planejamento dos sistemas e elaboração de programas, ambos com a finalidade de definição da estratégia para atingir objetivos e metas e atender aos requisitos especificados;

• Definição de funções, responsabilidades e autoridades, previsão de recursos para implementação e controle dos sistemas de gestão, nomeação de representante específico da alta administração;

• Treinamento e competência do pessoal envolvido nas atividades pertinentes ao sistema de gestão;

• Controle de documentos e dados;

• Controle operacional;

• Monitoramento e medição dos processos;

• Controle de equipamentos de monitoramento e medição;

• Instituição de canais de comunicação apropriados, entre os vários níveis e funções da organização e, especificamente, para o recebimento, documentação e resposta a comunicações pertinentes das partes interessadas externas;

• Controle de não-conformidades;

• Controle de registros;

• Realização de auditorias internas periódicas;

• Análise crítica da administração para avaliação do desempenho da empresa e da continuidade das melhorias.

O fato de uma empresa dotar-se de múltiplos sistemas de gestão pode representar uma duplicação de esforços e impor dificuldades administrativas, inclusive com reflexos no grau de envolvimento das pessoas. Isto tem, progressivamente, feito com que instituições e empresas passem a interessar-se por sistemas de gestão integrados.

Dependendo das atividades desenvolvidas, do porte, das exigências legais e regulamentares atuantes, e das necessidades específicas de cada empresa, o sistema de gestão pode contemplar a integração dos processos de qualidade com os de gestão ambiental, e ainda com outros, como os da segurança e saúde ocupacional.

Além disso, as similaridades descritas são fatores estimulantes à integração de sistemas nas empresas. Segundo Dias (2000), “os conceitos acabam se integrando na própria prática”. A integração de sistemas de gestão é vista, segundo Ofori (2002), como “uma oportunidade de desenvolvimento de um sistema de gestão consistente e eficiente economicamente”.

A integração também é prevista na própria ISO 14001. “Não é necessário que os requisitos do sistema de gestão ambiental especificados nesta Norma sejam estabelecidos independentemente dos elementos do sistema de gestão existente” (ABNT, 2004).

Ainda segundo a norma (ABNT, 2004):

As organizações podem decidir utilizar um sistema de gestão existente, coerente com a série NBR ISO 9000, como base para seu sistema de gestão ambiental. Enquanto os sistemas de gestão da qualidade tratam das necessidades dos clientes, os sistemas de gestão ambiental atendem às necessidades de um vasto conjunto de partes interessadas e às crescentes necessidades da sociedade sobre proteção ambiental.

Dias (2000) afirma que “o alinhamento da ISO 9000 com a ISO 14001 pode levar a um benefício mútuo entre as áreas envolvidas, já que a melhoria de um levará igualmente à melhoria da outra, devido ao inter-relacionamento existente entre elas”.

Assim, pode-se dizer que integrar ou adicionar a gestão ambiental à gestão da qualidade contribui para ampliar o atendimento às exigências regulamentares e legais aplicáveis às atividades desenvolvidas pela empresa, além de beneficiá-la com relação ao atendimento às crescentes exigências de clientes e de outras partes interessadas. Também se pode dizer que a existência de um sistema único facilita a compreensão e envolvimento dos funcionários na busca da melhoria contínua e do atendimento aos objetivos e metas estabelecidos.