Integração de AS no processo de compra

Integrar a sustentabilidade ao processo de aquisição envolve cinco etapas:

1. Planejamento: determinação de uma estratégia de abastecimento sustentável;

2. Especificação: determinação das especificações de compra com base em critérios de sustentabilidade;

3. Seleção: escolha de um fornecedor e adjudicação do contrato;

4. Gestão de contratos: manter o relacionamento com o fornecedor e gerenciar o contrato com atenção à sustentabilidade;

5. Avaliação e aprendizagem do contrato: a base para a melhoria do desempenho de AS.

Etapa 1: Planejamento

Para determinar a estratégia de abastecimento é necessário:

1. Avaliar riscos e oportunidades de sustentabilidade

Diferentes bens ou serviços (categorias de compra) e diferentes fornecedores podem acarretar diferentes riscos e oportunidades de sustentabilidade. Considerações relevantes incluem aspectos técnicos, a cultura de compliance, locais de compra, estruturas da cadeia de suprimentos, com atenção especial aos fornecedores abaixo da primeira camada.

2. Analisar custos

É importante levar em consideração todos os custos que surgem durante a vida dos bens ou serviços. Há um desafio de passar do preço e custo total de propriedade (CTP) para o custo do ciclo de vida (CCV). Este último também considera os efeitos capitalizados e não capitalizados na

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Ao avaliar os custos usando uma abordagem CCV, a organização deve indicar nos documentos de aquisição quais dados precisam ser fornecidos pelos proponentes e que método é usado para determinar o CCV.

3. Analisar as necessidades de negócios

Analise se existem opções alternativas para entregar o mesmo resultado de uma maneira melhor.

4. Analisar o mercado

O objetivo é obter um entendimento completo da capacidade do mercado de abastecimento existente e futuro para apoiar as necessidades sustentáveis da organização. Isso ao mesmo tempo em que fornece o mesmo ou melhor nível de serviço, preço, funcionalidade e qualidade. A análise de mercado permite que a organização obtenha insights sobre os KPIs de sustentabilidade, diminua ou aumente o nível de competição e/ou poder de compra da organização.

A estratégia de abastecimento deve incluir ainda:

● como os objetivos de sustentabilidade são alcançados por meio da abordagem de compra; ● como os requisitos de sustentabilidade são incluídos na especificação, incluindo qualquer

critério de aprovação/proibição durante a fase de pré-qualificação ou licitação. Deve-se tomar cuidado para garantir que todos os fornecedores tenham oportunidades completas e justas de concorrência;

● como os aspectos de sustentabilidade são incluídos na minuta do contrato ou das condições; ● a importância atribuída à sustentabilidade nos critérios de avaliação, com atenção especial

para encontrar o melhor equilíbrio com outros critérios, como preço ou qualidade; ● benefícios de sustentabilidade esperados, incluindo

o economia ao longo de todo o ciclo de vida;

o os efeitos da abordagem de sustentabilidade no plano e orçamento do projeto.

Isso garante requisitos de sustentabilidade realistas e acessíveis. Requisitos que são considerados além dos tradicionalmente tratados num plano de aquisição - incluindo especificação, análise de opções, planejamento de demanda, análise de risco e oportunidade, análise de mercado e envolvimento inicial de mercado.

Etapa 2: Especificação

Após ter sido feita uma decisão sobre a estratégia de compras, os KPIs de sustentabilidade devem ser estabelecidos e documentados. Exemplos são uma minuta de contrato, briefing, escopo de trabalho ou o estabelecimento de KPIs de pré-qualificação.

Alguns desses critérios se aplicam diretamente a bens ou serviços adquiridos. Outros requisitos podem ser aplicados aos métodos de produção e processo usados para fornecer bens ou serviços. E outros se aplicam à própria organização do fornecedor.

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É importante garantir que os KPIs de sustentabilidade sejam realistas, objetivos e verificáveis. Se, por exemplo, a due diligence da cadeia de abastecimento deixa claro que os direitos humanos são violados para uma categoria de compras, deve ficar claro 1) o que deve ser feito por quem e 2) quem arca com os custos e o quê.

A organização pode aplicar diferentes tipos de requisitos:

● requisitos físicos ou descritivos: especifica uma característica de bens ou serviços. ● requisitos de desempenho: definem os padrões de desempenho a serem atendidos pelos

bens ou serviços, incluindo uma definição de como os bens ou serviços devem ser entregues, a fim de maximizar os impactos sociais e ambientais relacionados ao desempenho futuro.

● requisitos funcionais: definem a função proposta que os bens ou serviços requeridos devem cumprir.

Requisitos podem ser:

● mínimo: quando os requisitos definem os níveis mínimos de desempenho aceitável que excluem ativamente propriedades indesejadas;

● opcional: quando o requisito define as soluções de sustentabilidade preferidas. Nesse caso, eles devem estar relacionados aos critérios de avaliação usados para recompensar o desempenho que excede os padrões mínimos.

Selos e Certificações

A avaliação de AS da organização envolve atividades como revisão de documentação, testes, inspeções, auditorias, certificação, sistemas de gestão, avaliações, alegações de sustentabilidade, selos e declarações.

Essas atividades podem ser realizadas por uma agência ou organização externa independente (terceiros), uma agência externa em seu nome (segunda parte), ou o fornecedor ou seu

representante (primeira parte). Ao definir o procedimento de avaliação para cada requisito, convém que a organização identifique quais atividades devem ser realizadas e por quem.

O procedimento de avaliação pode ser realizado no âmbito de uma pré-qualificação ou como uma etapa do processo de licitação. Após a adjudicação do contrato, deverá ser efetuada uma avaliação contínua adicional de acordo com o plano estabelecido na licitação.

O Footprint Standard do GSE Metastandard é um bom instrumento que as organizações podem usar para determinar os requisitos de aquisição.

Página 47 de 122 Etapa 3: Seleção

Convém que a organização avalie se o fornecedor é capaz de contribuir com os critérios de AS e expectativas da organização por meio da entrega de bens ou serviços. Isso geralmente envolve uma pré-qualificação ou um procedimento de licitação.

As principais diferenças entre a pré-qualificação e um procedimento de licitação são:

● Pré-qualificação: geralmente enfoca a capacidade geral do fornecedor de entregar os resultados esperados, incluindo resultados de sustentabilidade;

● Licitação: geralmente se concentra na capacidade e no compromisso do fornecedor em atender a requisitos detalhados e específicos, incluindo requisitos de sustentabilidade, para bens ou serviços.

Ao selecionar fornecedores, a organização deve garantir que todos os requisitos legais (por exemplo, regulamentos de compras públicas) sejam atendidos. Além disso, a concorrência aberta e justa entre fornecedores potenciais deve ser promovida. É preciso atentar para a ética, o respeito à propriedade (intelectual), a transparência de todo o processo seletivo e a (des)qualificação dos fornecedores.

Várias organizações públicas e privadas têm a capacidade de negociar após a avaliação da licitação. Esta fase representa um risco de redução dos compromissos de sustentabilidade do(s)

fornecedor(es) e pode fornecer uma oportunidade para melhorar o engajamento do fornecedor. Se a negociação de compromissos contratuais não for possível, uma abordagem mais informal pode ser útil para persuadir os fornecedores a aderir a iniciativas de sustentabilidade.

Após a conclusão das negociações, o contrato deverá ser formalmente outorgado ao fornecedor. Os fornecedores que não forem selecionados devem ser notificados, explicando porque sua oferta não atende às qualificações, incluindo AS.