Monitorar e Controlar os Riscos

O monitoramento e o controle dos riscos do projeto é o processo de implementação dos planos de respostas a riscos, acompanhamento dos riscos identificados, monitoramento dos riscos residuais, identificação de novos riscos e avaliação da eficácia do processo de riscos durante todo o projeto (PMI, 2008).

Segundo Johann (2003), o objetivo do monitoramento e controle dos riscos do projeto é determinar se:

b) As ações de respostas são efetivas como o estimado, ou se novas respostas deverão ser desenvolvidas;

c) As premissas do projeto ainda são válidas;

d) A exposição ao risco mudou em relação ao status de referência, com a análise de tendências;

e) Ocorreu um diagnóstico dos riscos;

f) Políticas e procedimentos corretos têm sido seguidos;

g) Os riscos aconteceram ou ocorreram onde não eram identificados.

O controle de riscos pode envolver a escolha de uma estratégia alternativa, a implementação de um plano alternativo ou de contingência, a adoção de ações corretivas e a modificação do plano de gerenciamento do projeto. O responsável pela resposta aos riscos deve periodicamente informar ao gerente de projeto a eficácia do plano de riscos relatando, também, qualquer efeito não antecipado e qualquer correção de meio de caminho necessária para mitigar os riscos (PMI, 2008).

Quando as mudanças ocorrem, todo o ciclo básico (identificação, qualificação, quantificação e respostas aos riscos) deve ser refeito (GRINSTEIN, 2003).

Monitorar e controlar os riscos devem ser um processo permanente durante todo o ciclo de vida de um projeto, pois os riscos mudam com a maturidade do projeto, novos riscos são desenvolvidos ou a possibilidade de antecipar os riscos desaparece (JOHANN, 2003).

Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas

1. Registro dos riscos 1. Reavaliação de riscos 1. Atualizações do registro dos riscos

2. Plano de

gerenciamento do projeto 2. Auditoria de riscos

2. Atualizações dos ativos de processos organizacionais 3. Informações sobre o desempenho do trabalho 3. Análise da variação e tendências 3. Solicitações de mudanças 4. Relatórios de desempenho 4. Medição de desempenho técnico 4. Atualizações do plano de gerenciamento do projeto

Figura 20 – Monitorar e controlar os riscos: entradas, ferramentas e técnicas, e saídas Fonte: Adaptado do PMBoK (2008)

A figura 20 apresenta as entradas, as ferramentas e técnicas e as saídas do processo de monitoramento e controle dos riscos; itens que serão detalhados a seguir:

3.5.6.1 Entradas para o monitoramento e controle dos riscos 1. Registro dos Riscos

As principais entradas do registro dos riscos para o processo controlar e monitorar os riscos incluem os riscos identificados e os responsáveis por estes riscos, respostas a riscos acordadas, ações específicas de implementação, sintomas e sinais de alerta, riscos residuais e secundários, uma lista de observação de riscos de baixa prioridade e as reservas de contingência de tempo e custo (PMI, 2008).

2. Plano de Gerenciamento do Projeto

Neste documento está incluso o plano de gerenciamento de riscos, que contém as tolerâncias a riscos, protocolos e a alocação de pessoas, tempo e outros recursos para o gerenciamento dos riscos do projeto (PMI, 2008).

3. Informações sobre o Desempenho do Trabalho

Estas informações incluem basicamente: o andamento das entregas, o progresso do cronograma e o orçamento.

4. Relatórios de Desempenho

Estes relatórios usam as informações de medição do desempenho e as analisam para fornecer informações sobre o desempenho do trabalho do projeto, tais como análise de variações, dados de valor agregado e de previsões (PMI, 2008).

5. Análise das reservas 5. Atualizações dos documentos do projeto 6. Reuniões de

3.5.6.2 Ferramentas e Técnicas para o monitoramento e controle dos riscos 1. Reavaliação de Riscos

É necessário prever, no plano do projeto, uma periodicidade para esta reavaliação. Durante a reavaliação deve ser analisado o comportamento dos riscos identificados, a eficácia das respostas, e, principalmente, os novos riscos que surgem.

2. Auditoria de Riscos

Estas auditorias examinam e documentam a eficácia das respostas para lidar com os riscos identificados e suas causas-raiz, como também a eficácia do processo de gerenciamento dos riscos (PMI, 2008).

3. Análise da Variação e Tendências

Serve para comparar os resultados planejados com os resultados atuais. Para fins de monitoramento e controle de eventos de riscos, deve-se fazer uma revisão das tendências na execução do projeto usando as informações do desempenho. A análise do valor agregado é um dos métodos que pode ser usado para monitorar o desempenho geral do projeto. Desvios significativos em relação à linha de base podem indicar influência de ameaças e/ou oportunidades (PMI, 2008).

4. Medição de Desempenho Técnico

Comparação das realizações técnicas durante a execução do projeto com o cronograma de realizações técnicas do plano de gerenciamento do projeto.

5. Análise das Reservas

Consiste em verificar se a reserva disponível ainda é adequada para a quantidade de riscos restantes a qualquer momento no projeto.

6. Reuniões de Andamento

O gerenciamento de riscos deve ser um dos itens da pauta das reuniões de andamento do projeto.

3.5.6.2 Saídas para o monitoramento e controle dos riscos 1. Atualizações do Registro dos Riscos

O registro de riscos será agora atualizado com os resultados reais do projeto. Os itens de atualização incluem (PMI, 2008):

a) Resultados de reavaliações de riscos, auditorias de riscos e revisões periódicas dos riscos: que podem incluir a identificação de novos eventos de riscos; atualizações de probabilidade, impacto, prioridade, planos de respostas; encerramento dos riscos que não são mais aplicáveis e liberação das reservas associadas.

b) Resultados reais dos riscos do projeto e das respostas aos riscos: que podem ajudar os gerentes de projetos a planejar os riscos na organização inteira e também em projetos futuros.

2. Atualizações dos Ativos de Processos Organizacionais

Os seis processos de gerenciamento de riscos do projeto produzem informações que podem ser usadas em projetos futuros e devem ser capturadas nos ativos de processos organizacionais da empresa. Os seguintes ativos de processos organizacionais podem ser atualizados (PMI, 2008):

a) Modelos do plano de gerenciamento de riscos; b) Estrutura analítica dos riscos;

c) Lições aprendidas das atividades de gerenciamento dos riscos do projeto.

3. Solicitações de Mudanças

Muitas vezes a implementação de respostas aos riscos (tipicamente; planos de contingência) resulta em mudanças para o Plano do Projeto, normalmente sob a forma de ações corretivas e preventivas.

4. Atualizações do Plano de Gerenciamento do Projeto

Se as solicitações de mudanças aprovadas afetarem os processos de gestão de riscos, os documentos correspondentes do plano de gerenciamento do projeto precisarão ser revisados e republicados para refletir as mudanças aprovadas (PMI, 2008). Os elementos do plano de gerenciamento do projeto que podem ser atualizados são os mesmos relatados no processo de planejamento das respostas aos riscos (item 3.5.5.3).

5. Atualização nos documentos do projeto

Os documentos do projeto que podem ser atualizados são os mesmos relatados no processo de planejamento das respostas aos riscos (item 3.5.5.3).