Planejamento do Gerenciamento de Riscos

O processo de planejamento do gerenciamento de riscos tem como objetivo definir como as atividades de gerenciamento de riscos de um projeto serão conduzidas. O planejamento cuidadoso é fundamental para aumentar a probabilidade de sucesso dos outros cinco processos da gerência de riscos (PMI, 2008).

O processo de planejar o gerenciamento de riscos é importante para garantir que o grau, o tipo e a visibilidade do gerenciamento de riscos sejam proporcionais tanto aos riscos como à relevância do projeto para a organização. O planejamento também é importante para fornecer tempo e recursos suficientes para as atividades de gerenciamento dos riscos; e para estabelecer uma base acordada para avaliação dos riscos (PMI, 2008).

Entradas Ferramentas e

Técnicas Saídas

1. Declaração de escopo

do projeto _{1. Reuniões e análises}

de planejamento 1. Plano de gerenciamento dos riscos 2. Plano de gerenciamento dos custos 3. Plano de gerenciamento do cronograma 4. Plano de gerenciamento das comunicações

5. Fatores ambientais da empresa

6. Ativos de processos organizacionais

Figura 11 – Planejar o gerenciamento dos riscos: entradas, ferramentas e técnicas, e saídas Fonte: Adaptado do PMBoK (2008)

A figura 11 apresenta as entradas, as ferramentas e técnicas e as saídas do processo de planejamento do gerenciamento de riscos. Estes itens serão detalhados a seguir:

3.5.1.1 Entradas para o Planejamento do Gerenciamento de Riscos 1. Declaração de Escopo do Projeto

Documentação que formaliza o escopo de todos os trabalhos a serem desenvolvidos no projeto, sendo o entendimento comum entre as partes interessadas sobre o que é o projeto. A declaração de escopo deve apresentar as entregas mais importantes do projeto, os chamados deliverables.

2. Plano de Gerenciamento dos Custos

Documento que define como os custos do projeto serão gerenciados e controlados. No que se refere ao gerenciamento dos riscos, este documento define como os orçamentos, as contingências e as reservas de gerenciamento de riscos serão reportadas e utilizadas (PMI, 2008).

3. Plano de Gerenciamento do Cronograma

Documento que define o formato e estabelece os critérios para desenvolvimento e controle do cronograma do projeto. Com relação ao gerenciamento de riscos, este documento define como as contingências do cronograma serão reportadas e utilizadas (PMI, 2008).

4. Plano de Gerenciamento das Comunicações

O plano de gerenciamento das comunicações define as interações que vão ocorrer no projeto e determina quem estará disponível para compartilhar informações sobre diversos riscos e respostas em diferentes momentos (PMI, 2008).

A distribuição correta de informações durante o projeto é cada vez mais vista como um dos aspectos mais importantes do projeto, comunicações com ruído são fontes de riscos para o projeto.

5. Fatores Ambientais da Empresa

Os fatores ambientais da empresa que podem influenciar o processo de planejar o gerenciamento de riscos são, basicamente, as atitudes e tolerâncias da empresa com relação aos riscos de projeto que descrevem o grau de risco que a organização pode suportar (PMI, 2008).

6. Ativos de Processos Organizacionais

Este conceito resume de alguma forma, a experiência da empresa com relação a cada área do conhecimento. No caso de riscos, a empresa pode ter algum tipo de abordagem pré-definida, definições de conceitos e termos, funções e responsabilidades padronizadas, lições aprendidas, etc.

3.5.1.2 Ferramentas e Técnicas para o Planejamento do Gerenciamento de Riscos 1. Reuniões e Análises de Planejamento

Nessas reuniões as equipes de projetos desenvolvem o plano de gerenciamento dos riscos.

Os planos básicos para conduzir as atividades de gerenciamento de riscos, os elementos de custo do gerenciamento de riscos e as atividades do cronograma de riscos para serem incluídos no orçamento e no cronograma do projeto são definidos nestas reuniões. Abordagens para a utilização de reservas para contingências de riscos podem ser criadas ou revistas. As responsabilidades de gerenciamento de riscos serão atribuídas. Os modelos organizacionais para categorias de riscos e as definições de termos como níveis de risco, probabilidade por tipo de risco, impacto por tipo de objetivo e a matriz de probabilidade x impacto serão adaptadas ao projeto especifico. Os resultados dessas atividades serão resumidos no plano de gerenciamento de riscos (PMI, 2008).

3.5.1.3 Saídas para o Planejamento do Gerenciamento de Riscos

Como resultado do processo planejar, o gerenciamento de riscos é criado o Plano de Gerenciamento de Riscos, documento integrante e essencial do plano de gerenciamento do projeto em todos os projetos. Este plano descreve como os riscos serão gerenciados ao longo da vida do projeto e estabelece um orçamento para isto (DINSMORE; CAVALIERI, 2010).

O plano de gerenciamento de riscos determina os métodos de planejamento, controle e informação que serão utilizados, atribuições e responsabilidades dos envolvidos, critérios e padrões para medição e avaliação dos riscos, assim como sua documentação e registro, incluindo lições aprendidas (DINSMORE; CAVALIERI, 2010).

O plano de gerenciamento de riscos não possui um formato pré-estabelecido, o que permite ao gerente de projeto o estabelecimento de modelos de documentos que seguirão a situação de cada projeto. Vargas (2005) sugere que no plano de gerenciamento de riscos estejam documentados os seguintes dados:

1) Título do projeto;

2) Nome da pessoa que elaborou o documento;

3) Descritivo dos processos de gerenciamento de riscos;

4) EAR – Estrutura Analítica de Riscos para a identificação dos riscos; 5) Riscos identificados;

6) Qualificação dos riscos; 7) Quantificação dos riscos;

8) Sistemas de controle de mudanças de riscos; 9) Respostas planejadas aos riscos;

10) Planos de contingência; 11) Reservas de contingência;

12) Frequência de avaliação dos riscos do projeto; 13) Alocação financeira para o gerenciamento de riscos; 14) Administração do plano de gerenciamento de riscos; 15) Nome e responsável pelo plano;

17) Outros assuntos relacionados ao gerenciamento de riscos não previstos no plano; 18) Requisitos de alterações no documento;

19) Aprovação.