3. GERENCIAMENTO DE RISCOS
3.5. Gerenciamento de Riscos no PMBoK
3.5.5. Planejar as respostas aos Riscos
A efetividade do gerenciamento de riscos depende da escolha de uma estratégia adequada e do subsequente desenvolvimento de ações específicas para lidar com os fatores de risco de maior impacto sobre o projeto (DINSMORE; CAVALIERI, 2010).
Assim, o planejamento de respostas aos riscos é uma etapa muito importante no processo de gerenciamento de riscos, pois ele determinará quais as providências (ou nenhuma) que serão tomadas com relação aos riscos identificados, qualificados e quantificados (se este processo tiver sido realizado) (GRINSTEIN, 2003).
O objetivo de se planejar as respostas aos riscos do projeto é desenvolver opções e determinar ações para aumentar as oportunidades e reduzir as ameaças aos objetivos do projeto (PMI, 2008). Este processo garante que os riscos identificados são corretamente trabalhados.
Figura 19 – Planejar as respostas aos riscos: entradas, ferramentas e técnicas, e saídas Fonte: Adaptado do PMBoK (2008)
A figura 19 apresenta as entradas, as ferramentas e técnicas e as saídas do processo, e planejar as respostas aos riscos; itens que serão detalhados a seguir:
3.5.5.1 Entradas para o Planejamento de Respostas aos Ricos
As entradas desse processo são: o registro dos riscos e o plano de gerenciamento de riscos, ambos já descritos anteriormente, consultar itens 3.5.2.3 e 3.5.1.3, respectivamente.
Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas
1. Registro dos riscos 1. Estratégias para riscos negativos ou ameaças
1. Atualizações do registro dos riscos
2. Plano de
gerenciamento de riscos
2. Estratégias para riscos positivos ou
oportunidades
2. Decisões contratuais relacionadas a riscos
3. Estratégias para riscos negativos ou ameaça e para riscos positivos ou oportunidades 3. Atualizações no plano de gerenciamento do projeto 4. Estratégia de respostas de contingências 4. Atualizações nos documentos de projeto 5. Opinião Especializada
3.5.5.2. Ferramentas e Técnicas para o planejamento de respostas aos riscos 1. Estratégias para Riscos Negativos ou Ameaças
a) Eliminar: significa alterar o plano de gerenciamento do projeto para remover completamente a ameaça, pode-se também isolar os objetivos do projeto do impacto ou alterar o objetivo que está em perigo (PMI, 2008). Exemplos disso incluem estender cronograma, alterar a estratégia, reduzir o escopo e agregar um número maior de recursos. Em casos mais radicais, pode significar o cancelamento do projeto;
b) Transferir: significa mudar alguns ou todos os impactos negativos de uma ameaça, juntamente com a responsabilidade da resposta, para um terceiro (PMI, 2008). Transferir o risco não altera a sua condição intrínseca, não elimina o risco, apenas transfere a responsabilidade pelo gerenciamento para outra parte (DINSMORE; CAVALIERI, 2010). A transferência do risco é mais utilizada no caso de riscos financeiros (fazer seguro, contratar uma empreiteira por preço fixo, etc.);
c)
Mitigar: a mitigação de riscos implica na redução da probabilidade e/ou do impacto de um evento de risco adverso para dentro de limites aceitáveis (PMI, 2008). Adotar uma ação antecipada para reduzir a probabilidade e/ou impacto de um risco ocorrer no projeto é mais efetivo do que tomar ações corretivas e reparar danos (DINSMORE; CAVALIERI, 2010). Exemplos de mitigação de riscos: adotar redundância em sistemas para reduzir o impacto de uma falha de componente, escolher fornecedores estáveis, realização de testes mais complexos com materiais e componentes, construção de protótipos para reduzir os riscos do atendimento a características de qualidade.2. Estratégias para Riscos Positivos ou Oportunidades
a) Explorar: caso o impacto seja altamente positivo, a ideia é tentar eliminar a incerteza de um risco positivo fazendo com que a oportunidade aconteça. Por exemplo, designar recursos mais capacitados para o projeto, reduzindo o tempo de término do projeto e com melhor qualidade (DINSMORE; CAVALIERI, 2010);
b) Compartilhar: compartilhar um risco positivo envolve a alocação total ou parcial da propriedade a um terceiro mais capacitado para capturar a oportunidade para benefício do projeto. Exemplos de ações de compartilhamento incluem formação de parceiras de compartilhamento de riscos, equipes, empresas para fins especiais ou Joint Ventures (PMI, 2008);
c) Melhorar: estratégia utilizada para aumentar a probabilidade e/ou os impactos positivos de uma oportunidade pela identificação e maximização dos principais acionadores dos riscos de impacto positivo (DINSMORE; CAVALIERI, 2010). Exemplos de melhoramento de oportunidades é o acréscimo de mais recursos a uma atividade para terminá-la mais cedo.
3. Estratégias para Riscos Negativos ou Ameaças e para Riscos Positivos ou Oportunidades
a) Aceitar: estratégia utilizada para riscos de baixo efeito potencial sobre o projeto, respeitados os limites de tolerância, estes riscos podem ser aceitos. Aceitar significa não tomar ações antecipadas e arcar com as consequências do risco, caso ele ocorra. A aceitação pode ser passiva ou ativa. A aceitação passiva não requer nenhuma ação exceto documentar a estratégia, deixando que a equipe do projeto trate dos riscos quando eles ocorrerem. Já a aceitação ativa implica a preparação antecipada de um plano de contingência (incluindo tempo, dinheiro ou recursos) que será acionado caso o evento de risco se concretize (DINSMORE; CAVALIERI, 2010; PMI, 2008).
4. Estratégia de Respostas de Contingências
Algumas respostas são elaboradas para serem usadas apenas se determinados eventos acontecerem e se for considerado que haverá alerta suficiente para o desenvolvimento de um plano. Por exemplo, marcos intermediários não cumpridos (DINSMORE; CAVALIERI, 2010).
5. Opinião Especializada
Fornecida por pessoas experientes em relação às ações a serem adotadas para um risco específico e definido. A especialização pode ser oferecida por qualquer grupo ou pessoa com formação especializada, conhecimentos, experiências ou treinamento para definir resposta para riscos (PMI, 2008).
3.5.5.3 Saídas para o planejamento de respostas aos riscos 1. Atualizações do Registro dos Riscos
No processo de Planejar as Respostas aos Riscos, as respostas apropriadas são escolhidas, acordadas e incluídas no registro dos riscos. Agora, estes registros devem incluir (PMI, 2008):
a) Riscos identificados, suas descrições, áreas do projeto afetadas, suas causas e como podem afetar os objetivos do projeto;
b) Responsabilidades designadas;
c) Resultados da análise qualitativa e quantitativa; d) Estratégias de respostas acordadas;
e) Ações específicas para implementar a estratégia de resposta escolhida; f) Sintomas e sinais de alerta da ocorrência de riscos;
g) Orçamento e prazo para implementar as respostas escolhidas; h) Planos de contingência e “gatilhos” que indiquem a sua execução; i) Planos alternativos, no caso da resposta prevista não ser efetiva; j) Nível de risco residual previsto;
k) Riscos secundários (surgem como consequência de uma ação de resposta);
l) Reservas para contingências calculadas com base na análise quantitativa de riscos do projeto e limites de riscos da organização.
2. Decisões Contratuais Relacionadas a Riscos
Incluem possíveis contratos de seguros e/ou serviços adotados a partir do gerenciamento dos riscos do projeto, isso pode ocorrer como resultado da mitigação ou transferência de algumas ou todas as ameaças, ou do melhoramento ou compartilhamento de algumas ou todas as oportunidades (PMI, 2008).
3. Atualizações no Plano de Gerenciamento do Projeto
O plano de gerenciamento do projeto é atualizado ao final deste último processo de planejamento, os elementos deste plano que podem ser atualizados incluem, mas não se limitam a (PMI, 2008):
a) Plano de Gerenciamento do Cronograma: atualizado para refletir alterações no processo e as práticas orientadas pelas respostas aos riscos – exemplos: atualizações na alocação de recursos e no próprio cronograma.
b) Plano de Gerenciamento dos Custos: atualizado para refletir alterações no processo e nas práticas motivadas pelas respostas aos riscos – exemplos: atualizações na contabilização de custos, bem como no orçamento e no consumo de reservas de contingência.
c) Plano de Gerenciamento da Qualidade: também atualizado para refletir alterações no processo e nas práticas motivadas pelas respostas aos riscos – exemplos: alterações nos requisitos, na garantia ou controle de qualidade.
d) Plano de Gerenciamento das Aquisições: atualizado para refletir alterações na estratégia motivadas pelas respostas aos riscos – exemplos: alterações na decisão de fazer ou comprar, ou nos tipos de contratos.
e) Plano de Gerenciamento dos Recursos Humanos: atualizado para refletir as alterações na estrutura organizacional do projeto e nas aplicações de recursos motivadas pelas respostas aos riscos – exemplos: atualizações na alocação de pessoal.
f) EAP: atualizada para refletir as alterações geradas pelos novos trabalhos oriundos das respostas aos riscos.
g) Linha Base de Cronograma e de Custos: também atualizadas para refletir as alterações geradas pelos novos trabalhos oriundos das respostas aos riscos.
4. Atualizações nos Documentos de Projeto
Atualizações tanto em documentos gerenciais (premissas do projeto) como em documentos técnicos (PMI, 2008).