O SISTEMA DE ORGANIZAÇÃO DA MANUTENÇÃO

Um dos aspectos mais significativos no sucesso da função manutenção é a sua organização. É com base na organização e no sistema de informação, que traduz a estrutura funcional da manutenção e as respectivas bases de dados, que é feita a gestão da manutenção. A organização é também o terreno firme para que a engenharia de manutenção se desenvolva e dê frutos.

No que diz respeito à função manutenção, a organização pode ser abordada sob duas perspectivas distintas, mas intimamente ligadas: a da função manutenção e a da informação gerada, ou seja:

1. A organização da função implica a elaboração dos circuitos e dos procedimentos administrativos (inerentes ao modelo e aos níveis de responsabilidade da manutenção). Isto significa a definição das acções de manutenção a aplicar em cada situação, quando e com que recursos, que entidades informar, como e em que condições;

2. A organização da informação de manutenção é um elemento essencial. A informação é um valioso recurso e forma a base de uma boa gestão. A informação quando referida ao equipamento tem como suporte principal o registo histórico do equipamento. O registo histórico (técnico e contabilístico) é um arquivo organizado cronologicamente, elaborado para cada bem físico sujeito à acção da manutenção, que contém toda a informação sobre relevante à manutenção ao longo da sua vida. Este é o elemento mais valioso do sistema de OGM na medida que contém informação valiosa sobre o equipamento (funcionamento, avarias peças substituídas, etc). Os dados e a informação gerada pela manutenção e pelas funções com que interactua deverá ser gerida por sistemas informáticos. A aplicação da informática contribui fortemente para a integração das diversas funções da empresa, facilitando a rápida e fiável troca de dados entre estas. No entanto a informatização deve ter em conta que quanto maior o volume da informação maior terá de ser o investimento em sistemas informáticos, como será maior a dependência da empresa a tais sistemas.

A ESTRUTURA DO SERVIÇO DE MANUTENÇÃO

De acordo com Moura (1985), a estrutura da função manutenção deve ser a mais reduzida possível, apresentando somente a dimensão necessária à resolução de problemas imprevistos e urgentes e dando preferência à aquisição de serviços (subcontratação ou outsourcing) passíveis de planeamento.

Seguindo as actuais tendências de transformação da função manutenção numa função cada vez mais externa (subcontratada) e dando preferência a uma dimensão o mais reduzida possível, a estrutura de manutenção tem de ser dotada de pessoas qualificadas com uma formação flexível repartindo a sua actividade por grandes funções e não mais por especialidades profissionais.

Alguns dos aspectos que condicionam a organização do serviço de manutenção são apresentados de seguida:

1. Actividade da empresa;

2. Equipamento e tecnologia instalada;

3. Dispersão geográfica da empresa (ie, aglomerada ou dispersa);

4. Dimensão da empresa;

5. Disponibilidade, ou existência, de serviços externos de manutenção;

6. Objectivos da função manutenção;

7. Grau de formação do pessoal afecto à manutenção e meios auxiliares disponíveis.

Seja qual for a situação, Sacristan (1975) recomenda que se deve ter sempre presente alguns princípios básicos, fundamentais para o sucesso da organização, ou seja:

Estabelecer uma clara divisão de responsabilidades, evitando quanto possível as sobreposições;

Criar linhas hierárquicas verticais, tão curtas quanto possível;

Manter um número óptimo de colaboradores reportando a cada elemento de chefia;

Adaptar a organização às pessoas e aos objectivos.

De acordo com as modernas estruturas, a função manutenção deve depender de um director geral ou do director industrial que coordena e regula, segundo directrizes superiores, as actividades dos departamentos de operações, manutenção, qualidade e logística. Recomenda-se que nas empresas onde existe um departamento de engenharia, este acumula as funções inerentes ao seu departamento (engenharia do produto e do processo) com as do departamento de manutenção, dependendo o responsável pela manutenção do director de engenharia tal como mostra a figura 2.1.

Figura 2.1. O departamento de engenharia e a inserção da função

Manutenção neste departamento (adaptado de Pinto, 2003).

No que diz respeito à posição ocupada pela função manutenção no organograma da empresa, tradicionalmente a manutenção surgia dependente do departamento de operações (produção), ver figura 2.2a. Na maior parte dos casos conhecidos, a função manutenção é subalterna da função utilizadora sendo muito difícil a implementação das modernas práticas de OGM neste tipo de organização. Neste exemplo de posicionamento no organograma, a manutenção está diminuída às suas funções de reparação coordenadas pelas operações em função das necessidades e disponibilidade.

O passo seguinte da evolução da manutenção levou à sua emancipação em relação às operações. Em muitas empresas, industriais ou de serviços, é possível encontrar a manutenção totalmente independente das operações. Ver o exemplo apresentado na figura 2.2b.

Figura 2.2. Posicionamento da função manutenção no organograma da empresa.

(a – manutenção dependente das operações; b – manutenção com autonomia em relação às operações)

Atendendo às modernas actividades de manutenção, e respeitando as actuais tendências de gestão empresarial, o autor defende a colocação da função manutenção dependente do departamento de engenharia. Não apenas por razões de afinidade, mas também porque à medida que a manutenção se torna uma função cada vez mais externa (subcontratando cada vez mais serviços específicos e a execução de trabalhos correntes) é importante que a empresa agregue as actividades de gestão e de engenharia sob a alçada de um departamento com natural sensibilidade para aspectos técnicos como é o caso da engenharia. A figura 2.1. apresentou a função manutenção inserida no departamento de engenharia. Na ausência deste departamento, a alternativa a seguir deverá ser aquela apresentada na figura 2.2b de forma a garantir autonomia administrativa da função manutenção.

Além disso, hoje a manutenção, à semelhança do que acontece com outras funções, é cada vez mais cedo envolvida nos processos de desenvolvimento de novos produtos, processos e serviços. Por exemplo, a empresa Espanhola Corte-Fiel um ano antes de abrir as portas ao público já tinha iniciado o processo de implementação do seu serviço de manutenção, tendo esta, inclusive sido envolvida na construção do edifício e na definição de procedimentos de serviço, qualidade e segurança.

Figura 2.3. Organograma típico de uma empresa (Pinto, 2006).

Seja qual for a estrutura de organização seguida, e da posição que a manutenção ocupe no organograma da empresa, o departamento de operações e a função manutenção devem trabalhar em permanente sintonia e orientados para a satisfação de objectivos comuns. A figura 2.4. apresenta um organigrama típico para

uma empresa média. Note que a manutenção está posicionada em paridade com a função produção e as funções com que interactua.

O departamento de manutenção para corresponder aos imperativos da moderna gestão tem vindo a alterar os métodos clássicos de organização centralizada por especialidades técnicas (ex. mecânica, electricidade, instrumentação, hidráulica, etc.) por uma organização mais descentralizada e por funções. Assim, e de acordo com Monchy (1989) e Pinto (2003), o departamento de manutenção deve assentar na seguinte estrutura organizativa:

Engenharia de manutenção;

Gestão da manutenção;

Execução de acções de manutenção.

A figura 2.4. que se segue ilustra a organização interna da função manutenção considerando as três componentes identificadas anteriormente.

Figura 2.4. Organização interna da função manutenção (adaptado de Pinto, 2003).

A componente “engenharia de manutenção”, apresentada na figura 2.4, dita a lei técnica da manutenção, define o modo operatório a seguir e os meios a utilizar. As principais atribuições da engenharia da manutenção são as seguintes:

Desenvolvimento de métodos e processos de manutenção. Estudar e definir os métodos de

trabalho, os recursos (ie, homens, máquinas materiais, peças, etc.) necessários aos diferentes trabalhos de Manutenção;

Estudos e desenvolvimento de práticas e acções de manutenção;

Implementação de processos e acções de melhoria contínua;

Desenvolvimento de procedimentos e sistemas de segurança e qualidade nas acções de

manutenção, nos equipamentos e sistemas;

Analise de dados e informações recolhidas pelas equipes de inspecção e decidir acerca da intervenção (ex. manutenção preventiva ou manutenção condicionada);

Analise de dados e informações recolhidas pelas equipes de execução para validar informações

relevantes à engenharia e à gestão da manutenção e para actualizar os registos históricos de equipamentos e instalações. As informações contidas nos registos históricos são um recurso valiosíssimo para a engenharia e gestão da manutenção;

Desenvolver práticas que facilitem o diagnóstico de avarias e acidentes;

Realização de estudos de fiabilidade com vista à validação ou determinação de parâmetros

importantes à gestão da manutenção (ex. índices de manutenção, tempos e taxas) e/ou determinação de custos e análise do desempenho da manutenção;

Definir as frequências de intervenção da manutenção preventiva sistemática (MPS) em função do equipamento, do regime de utilização e importância no contexto operacional;

Estabelecer as operações a efectuar nos vários tipos de Manutenção;

Apoiar as equipas que executam as acções de manutenção em aspectos técnicos, de segurança ou

qualidade.

A engenharia de manutenção é actualmente um componente fundamental dado que desta resulta o suporte fundamental às actividades da função manutenção de qualquer empresa. A engenharia cria as condições necessárias para que a função manutenção abandone o papel tradicional baseado na intervenção correctiva e avance no sentido da manutenção pró-activa (que evita a ocorrência das falhas, que evita os acidentes, e promove a melhoria contínua da segurança, da qualidade e do desempenho).

A implementação da engenharia de manutenção resultará num reforço qualitativo dos recursos humanos afectos à manutenção, orientando a sua acção para a prevenção e o desenvolvimento de sistemas livres de falhas e acidentes e para o aumento da eficiência global das organizações. A crescente oferta de serviços de manutenção tem feito com que muitas empresas optem cada vez mais por subcontratar a “execução” (ver figura 2.4.) reforçando o papel da engenharia e da gestão da manutenção (não apenas como elementos que definem e supervisionam a execução, mas também como fontes geradoras de conhecimento e de valor para as organizações).

A componente “gestão da manutenção”, apresentada na figura 2.4., coordena os recursos afectos à manutenção e é responsável pelo planeamento e controlo das actividades de manutenção. As atribuições desta componente são as seguintes:

Planeamento e controlo das actividades de manutenção (planeadas ou não);

Gestão de recursos (ex. materiais e peças de reserva, pessoas e informação);

Gestão de serviços subcontratados;

Gerir as acções do departamento de manutenção em sintonia com outras funções (ex. operações,

logística e compras);

Programação das ordens de execução dos trabalhos de manutenção, de acordo com os graus de

urgência e da disponibilidade de recursos (ex. peças sobressalentes);

Acompanhar a execução dos trabalhos e prevenir os responsáveis para eventuais atrasos;

Avaliação do desempenho e reporting de informação para a gestão da manutenção e outras

funções da empresa (ex. gestão de topo e operações);

Fazer a gestão de stocks de manutenção.

A gestão da manutenção é basicamente a gestão dos recursos disponíveis e planeamento das intervenções de acordo com a disponibilidade dos utilizadores e dos objectivos da organização.

A componente “execução” é a responsável pela execução prática das ordens de trabalho, pela sua qualidade e pela fiscalização da actividade dos técnicos de manutenção (internos ou subcontratados). As atribuições da execução são as seguintes:

Realização de trabalhos com recursos próprios;

Realização de trabalhos com recursos subcontratados;

Controlo de acções, segurança e qualidade.

Este esquema de organização confere grande flexibilidade ao departamento de manutenção. Este tipo de organização é aplicável às situações em que os trabalhos de manutenção são executados pelos meios próprios da empresa ou quando são sub-contratados. As actividades das três componentes são coordenados pelo director do departamento que assegura ainda as ligações com os responsáveis pelos diferentes departamentos da empresa (ie, operações, aprovisionamento, recursos humanos, financeiro). O aspecto mais inovador desta abordagem à organização interna da função manutenção resulta da introdução da componente engenharia. Desta forma estão criadas as condições para que a função manutenção passe a ser parte integrante do departamento de engenharia (tal como sugerido na figura 2.1.)

e a execução seja facilmente subcontratada dado que internamente a empresa terá o know-how para desenvolver e gerir as acções de manutenção.

A figura 2.5. reforça esta ideia de integração da função manutenção no departamento de engenharia, abrindo portas para um reforço da componente técnica e de gestão em detrimento da componente execução.

Figura 2.5. Integração da função manutenção no departamento de

engenharia e de operações (adaptado de Pinto, 2003).

FACTORES QUE DETERMINAM A ORGANIZAÇÃO DA MANUTENÇÃO

A estrutura do departamento de manutenção depende de vários factores, tais como o tipo de indústria, a dimensão da empresa, as políticas e os objectivos de manutenção, a localização, a dispersão dos equipamentos, a qualificação dos recursos humanos e da existência de alternativas de subcontratação no exterior.

Em pequenas e médias empresas o responsável pela manutenção pode assumir a componente engenharia e gestão. À medida que a dimensão da empresa aumenta, o volume de actividades não permite ao responsável pela manutenção assumir sozinho as actividades de engenharia e de gestão. Nestas situações, passa a ser indispensável definir uma estrutura mais completa e dividir as diferentes componentes por responsáveis intermédios, dando-lhes autonomia e capacidade de desenvolvimento.

Independentemente destes ou de outros factores condicionantes, a função manutenção deverá ter acesso a informação actualizada e de interesse para a sua actividade. Por exemplo, para que seja possível sincronizar a actividade da manutenção com as operações é necessário que o planeamento e controlo de operações disponibilize à gestão da manutenção os seus planos de produção ou de serviço. Do mesmo modo, a engenharia do produto quando envolvida no desenvolvimento de um novo produto ou serviço deverá envolver a função manutenção nesse processo (não apenas pelas questões associadas ao equipamento como também pelas questões de custo, qualidade e segurança).

A capacidade da manutenção em acompanhar a actividade produtiva é um dos seus pontos mais fortes. No entanto a manutenção é algo mais que um serviço de suporte à produção. A manutenção necessita de ser organizada e gerida de modo a poder reduzir a presença das acções de MCE, reduzindo assim os custos e melhorando a disponibilidade do equipamento.

A figura 2.6. apresenta a função manutenção inserida num contexto operacional (aplicação a uma empresa industrial).

Figura 2.6. A função manutenção num contexto operacional (adaptado de Pinto, 2003)..

2.3.

A GESTÃO DA MANUTENÇÃO

A gestão da manutenção é uma das três principais componentes da função manutenção. É provavelmente a mais dinâmica e aquela que estará presente em todas as empresas com um departamento de manutenção devidamente implementado. As principais atribuições da gestão da manutenção foram identificadas anteriormente, e as relações entre estas estão denunciadas na figura 2.7.

Figura 2.7. As principais funções da gestão da manutenção (adaptado de Pinto, 2003).

GERIR BENS FÍSICOS

Esta função é muito abrangente, e engloba desde o controlo dos equipamentos, instalações e ferramentas utilizadas pela manutenção. Existem aplicações informáticas orientadas somente à gestão de ferramentas, até softwares médios que gerem todo o parque de equipamentos, bem como outros mais abrangentes em que o processo de gestão de bens físicos é um módulo dos mesmos. Estes últimos, são softwares do tipo ERP (enterprise resource planning) que procuram gerir toda a empresa e um dos seus módulos está orientado à gestão da manutenção ou à gestão de bens físicos.

GERIR RECURSOS

Esta função envolve o controlo da disponibilidade de recursos humanos e sua distribuição pelas diversas áreas de trabalho. Isto envolve também o controlo de ferramentaria e de equipamentos. O controlo de materiais é objecto de uma outra função, aqui denominada por gerir compras e stocks.

MANTER PADRÕES

Este processo consiste na manutenção de padrões de desempenho, qualidade e de segurança das acções de manutenção. Compete aos departamentos de engenharia, de operações, de qualidade e de segurança a definição destes padrões.

Ao criar uma ordem de trabalho (OT) destinada a um determinado serviço ou trabalho é necessário que esta identifique os padrões a seguir pela equipa. O estabelecimento e a manutenção dos padrões servem de garantia ao departamento de manutenção e a todos quantos requisitam trabalhos a este departamento.

GERIR SOLICITAÇÕES DE SERVIÇOS1 _{E MANUTENÇÃO CORRECTIVA DE EMERGÊNCIA}

Esta função trata das solicitações que chegam à manutenção (quer sejam elas do tipo urgente ou planeadas). Estas solicitações incluem os pedidos da área operacional, as recomendações de inspecção, os pedidos de acções preventivas e/ou condicionadas. A programação de acções preventivas e/ou condicionadas pode ser tratada como solicitação de serviços ou pedidos. Existem aplicações informáticas distribuídas que permitem a vários utilizadores fazer os seus pedidos de acções de manutenção.

PLANEAR E CONTROLAR SERVIÇOS

Este processo consiste no planeamento, programação e controlo das actividades de manutenção. Trata-se de um processo quase instantâneo para serviços simples, mas pode demorar horas, no caso de planeamento de uma complexa paragem de manutenção (ex. actividades de manutenção correctiva planeada).

Definir as tarefas de um serviço - um serviço, numa visão macro, é composto de vários serviços menores, até que, na menor unidade de serviço tenhamos a tarefa (ou etapa). Uma tarefa é caracterizada como uma actividade contínua, executada por uma equipa, com início e fim definidos no tempo.

Existem softwares que permitem a criação de serviços padrão (ou OTs padrão). Estes softwares permitem gerar as tarefas a partir de itens dos serviços padrão. Deste modo o processo de planeamento e programação de trabalhos rotineiros fica muito facilitado.

Para a execução de serviços mais complexos e menos frequentes, é necessário um número razoável de tarefas. Torna-se também necessário definir a sequência das tarefas a executar. Para isto, é necessário definir quais etapas devem ser executadas primeiro, e qual o tipo de relação entre elas.

A programação de tarefas consiste na definição dos materiais, ferramentas e recursos humanos necessários à realização do serviço. Na programação, é ainda calculada a duração das tarefas, feito o detalhe das instruções, e a associação de procedimentos (técnicos, de qualidade e de segurança).

GERIR TRABALHOS E SERVIÇOS

Nesta função analisa-se o processo de acompanhamento da execução de serviços ao longo do dia-a-dia. Por diversos factores (muitos deles incontroláveis na perspectiva da gestão da manutenção) constata-se que determinados serviços não poderão ser executados. Estes serviços deverão ser considerados como impedidos fazendo estes parte do backlog (conjunto de OTs abertas e já atrasadas). Paralelamente, é necessário verificar se há serviços que estavam interrompidos mas que já podem ser executados. Além

1 _{Um serviço é um conjunto de actividades interrelacionadas, com um objectivo bem definido, e que, como um todo, incorpora um} benefício ou valor. Assim, um serviço pode ser uma ordem de trabalho (OT) ou um conjunto de várias OTs com um dado fim.

disto, é necessário avaliar, se, em função da quantidade de serviços, as equipas definidas estão devidamente apetrechadas. Ainda no âmbito da gestão de trabalhos e serviços, é necessário saber que serviços estão concluídos para se fazer o seu registo.

GERIR SUBCONTRATOS

Este processo abrange desde o processo de elaboração, fiscalização e controlo de qualidade dos contratos até ao acompanhamento dos trabalhos de manutenção; a análise dos desvios em relação ao previsto; tempos médios para iniciar o atendimento e para atender, por prioridade, por equipamento, etc.; e a quantificação de benefícios incorporados à organização em função da execução de serviços.

GERIR COMPRAS E STOCKS

O controlo de compras e de stocks é uma das funções mais críticas na gestão da manutenção. Um bom apoio de retaguarda de stocks pode marcar a diferença entre o sucesso e o fracasso das acções de manutenção. O processo de gestão de compras e de stocks, em muitas empresas, foi informatizado antes que o restante da manutenção. Adicionalmente, em muitas organizações, a área de gestão de stocks, é organizacionalmente desvinculada da manutenção. Pelo facto de o número (e valor) de materiais a controlar ser significativo.

A DOCUMENTAÇÃO TÉCNICA (ex. manuais técnicos, instruções de funcionamento e de manutenção) desempenha um papel importante na gestão da manutenção ao servir de base de conhecimento para o planeamento e controlo das acções de manutenção e apoiar nos processos de decisão. Além disso, pode também apoiar a redução dos tempos de paragem da planta fabril. A generalidade dos técnicos de manutenção queixa-se que a documentação técnica entregue com o equipamento deixa muito a desejar no sentido de que a maioria é incompleta, abordando superficialmente os aspectos importantes do equipamento. Para agravar a situação uma parte desta não está traduzida em Português (embora actualmente isso seja imposto por lei).

De acordo com o que já foi referido é na fase de design e instalação do equipamento que se deve começar a considerar os aspectos de manutenção, portanto será necessário dispor de documentação técnica adequada. Por esta razão deve-se apoiar firmemente a preparação de manuais técnicos, elaboração de diagramas de funcionamento, diagramas de blocos, check lists de possíveis avarias, entre outros elementos de apoio.

A documentação técnica pode apresentar-se de diferentes formas. As "vistas explodidas" do equipamento (ou da montagem de determinados elementos do equipamento), as "vistas em raio X" do equipamento, listas de peças (com as respectivas referências), esquemas de montagem, diagramas funcionais, descrição gráficas de componentes e sistemas, manuais de funcionamento e de manutenção são alguns exemplos. A generalização da Internet tem facilitado o desenvolvimento e a divulgação da documentação técnica, sendo já possível encontrar manuais completos e em formato digital (com fotografias, desenhos e pequenos filmes demonstrativos).

Quando a documentação técnica, para equipamentos e sistemas críticos, é considerada insuficiente, e não