Ofício de Encaminhamento

Ilmo. Senhor

Proprietário da Empresa Padaria NESTA

Anexo, encaminhamos o Relatório de Auditoria Operacional de Recursos Humanos, relativo aos trabalhos realizados no Departamento de Pessoal de vossa Empresa, do período correspondente a 01 de janeiro a 31 de março de 2016, que abordou os processos de admissão, movimentação, manutenção e desligamento de seus funcionários.

Estamos à disposição para maiores esclarecimentos eventualmente necessários à compreensão de seu conteúdo ou à eventuais dúvidas que possam surgir na interpretação do exposto.

Ijuí , 15 de julho de 2016.

Atenciosamente

________________________________________________ Cristiane Beatriz Theis Hoff

CBTH AUDITORIA E CONSULTORIA CRCRS YY.YYY-Y

ESCOPO DA AUDITORIA

A Auditoria teve como foco o setor de Recursos Humanos da Empresa a Padaria e foi realizada no período de 01 de janeiro a 31 de março de 2016, com amostra de 100% de seus colaboradores, com o objetivo de avaliar o desempenho do Departamento responsável quanto a se o mesmo está atendendo as exigências da legislação trabalhista, previdenciária e do Ministério do Trabalho aplicável, de forma preventiva, com a chegada do mais novo “Sistema de Informações Sociais” em tempo real, denominado E-social, no sentido do cuidado com as normas, leis e procedimentos adotados no processo de admissão, registro, manutenção e desligamento de empregados, bem como a elaboração de folhas de pagamento, com seus recibos e documentos correlatos, bem como de guias de recolhimento de tributos e encargos sociais incidentes.

Concluída a Auditoria, o resultado é exposto em relatório, apontando eventuais falhas e apresentando recomendações e/ou soluções quando necessário.

1 DOCUMENTAÇÃO DE ADMISSÃO

1.1 Exame médico

O exame admissional de todos os empregados foi realizado e encontra-se anexo ao livro de registro de empregados que fica sob guarda do Escritório de Contabilidade. Os dados cadastrais dos empregados, preenchidos nos exames, estão de acordo e estão devidamente assinados pelo médico responsável pela avaliação e pelo empregado.

No entanto, os exames não foram realizados dentro do prazo estipulado na legislação que é até o dia imediatamente anterior ao inicio das atividades, portanto, recomenda-se a empresa a sempre que admitir fazer os exames admissionais antes, e também dar seguimento no acompanhamento da saúde de seu trabalhador realizando os exames periódicos.

Verificou-se todos os contratos de trabalho de trabalhadores ativos no período auditado, e constatou-se que todos estão de acordo com o que permite a legislação, pois foram contratados por experiência de 30 dias e prorrogados por mais 60 dias, devidamente assinados pelo empregado e empregador, com cláusulas especificas de jornadas de trabalho, horário de trabalho, autorizações de descontos se necessário, vigência do contrato além de outras pertinentes. Estão todos em poder do Escritório de Contabilidade, no setor de recursos Humanos.

1.3 Livro de registros

Verificado o livro de registro de empregados e seu preenchimento, foram constatadas irregularidades quanto às atualizações salariais, férias, possíveis mudanças de funções, contribuições sindicais; o livro só fora atualizado dos empregados desligados.

Os dados obrigatórios nas admissões foram praticamente todos preenchidos, faltando apenas de alguns o endereço de residência. Todos os registros constantes no livro estão assinados pelo empregado.

Como recomendação, sugere-se que o empregador solicite ao Escritório, mais especificamente, o setor de Pessoal, para fazer as atualizações na medida em que ocorrem os fatos, para não correr risco de autuações por órgão fiscalizador.

1.4 Carteira de trabalho e livro de registros

Analisadas as carteiras de trabalho dos empregados ativos, constatou-se que estão desatualizadas, pois não constam alterações salariais, nem as férias gozadas e contribuições sindicais.

Recomenda-se que a empresa encaminhe as carteiras de trabalho ao setor de Departamento de Pessoal do Escritório para fazer as devidas atualizações e solicite também as atualizações no livro de registro de empregados, para ambos documentos estarem atualizados de acordo com as alterações que ocorrem.

1.5 Comprovante de entrega e devolução da CTPS

Constatou-se que a empresa não tem nenhum controle de entrega e devolução da carteira de trabalho de seu colaborador. Dessa forma, não teria como provar a devolução da carteira em 48 horas conforme determina da Lei.

Recomenda-se que a empresa tome a iniciativa de fazer um rígido controle nessa questão, uma vez que a legislação pune a empresa que retém a carteira de seu empregado por mais de 48 horas.

1.6 Termo de responsabilidade para concessão do salário família

Foi verificada a existência do Termo de Responsabilidade para o pagamento do salário família do único colaborador que tem o direito ao benefício, e o mesmo se encontra anexo ao contrato de trabalho e devidamente assinado pelo empregado, o que afirma serem verdadeiras as informações contidas, assumindo as penalidades previstas em Lei caso serem falsas. Portanto, a empresa cumpre com o seu dever.

1.7 Solicitação de vale transporte

Foi constatado que nenhum trabalhador necessita do vale transporte, pois tem seus próprios veículos ou residem próximo ao local de trabalho.

2 MOVIMENTAÇÃO DE FUNCIONÁRIOS

2.1 Exame periódico

Foi verificado que nenhum dos empregados realizou os exames periódicos no período. Dessa forma, a empresa não cumpre com sua obrigação que é ter conhecimento da aptidão do empregado para desempenhar suas funções, uma vez que seus colaboradores estão expostos em local insalubre.

Como sugestão, orienta-se que a empresa, regularize essa exigência imediatamente, fazendo a solicitação de exames periódicos de seus colaboradores para saber se continuam aptos a desempenhar suas atividades normalmente, para não ser autuado por órgão

fiscalizador e também para se adequar a fiscalização virtual que acontecerá com a chegada do E-social.

2.2 Atribuição salarial dos funcionários

No período abrangido pela Auditoria, verificou-se a coerência na atribuição salarial de seus empregados, uma vez que, seguem o piso estipulado em convenção coletiva da categoria de forma proporcional a carga horária desempenhada e as vantagens de acordo com o tempo de serviço. Portanto, dentro dos conformes que a legislação exige.

2.3 Ponto eletrônico ou mecânico

Foi constatado que a empresa possui um controle de horário de trabalho manual de seus empregados, dentro da normalidade.

Porém, como sugestão, a empresa deveria adquirir um relógio ponto mecânico ou digital para não correr o risco de sofrer alterações.

2.4 Verbas extra salário

A empresa auditada não repassa verbas extra salário para nenhum funcionário no período em análise, portanto, está de acordo com o que rege a Lei que regulamenta esses aspectos.

2.5 Serviços de autônomo

No período abrangido pela Auditoria , verificou-se que não teve nenhuma prestação de serviços de autônomos.

2.6 RAIS. CAGED e SEFIP

Verificou-se que o Escritório de Contabilidade informou todas as declarações dentro do prazo estipulado, evitando dessa forma multas e estão arquivadas juntamente com outros documentos da empresa.

Constatou-se que as informações enviadas ao CAGED e na SEFIP estão de acordo com as movimentações do período. Portanto, não foram encontradas irregularidades nas declarações emitidas.

2.7 PPP, PCMSO, PPRA e ITCAT

Contatou-se que a empresa não tem nenhum controle de acompanhamento da saúde ocupacional de seu trabalhador a partir de sua admissão. A empresa não possui os Laudos exigidos pela NR 7, tais como o PCMSO, PPRA E LTCAT.

Recomenda-se que a empresa contrate alguma prestadora de serviço devidamente autorizada para emitir esses Laudos que são exigidos em Lei. Nesse mesmo momento, comece a fazer o controle da vida ocupacional de seus empregados, pois na medida em que entrar em vigor o E-social, estará automaticamente autuado pela sua falta.

2.8 Direito dos colaboradores

Após análise, constatou-se que a empresa não faz nenhum tipo de desconto facultativo. Os únicos descontos são os previstos em Lei. Portanto, esta dentro das Normas exigidas.

2.10 Descontos legais (INSS, IRRF E CONTRIBUIÇÃO SINDICAL)

Os descontos legais estão sendo realizados de acordo com as tabelas vigentes. A contribuição sindical é anual e no mês de março, e esta de acordo com o valor estipulado na legislação. Quanto ao desconto do IRRF, constatou-se que nenhum trabalhador atingiu renda suficiente para ter o desconto, portanto, tornando-se isento da contribuição.

2.11 Confecção da folha de pagamento 01/2016 a 03/2016

Foram revisados todos os cálculos da folha de pagamento do período abrangido pela Auditoria, e não encontrou-se nenhuma irregularidade nos valores. Verificou-se que houve Com base na importância dos Laudos da Medicina ocupacional, o único problema encontrado é a falta deste para definir o grau de insalubridade ou periculosidade. No entanto, orientou-se a empresa a cumprir com essa obrigação. No restante, os itens em análise nesse ponto estão de acordo com as normas.

duas rescisões no período e contatou-se que a empresa vem realizando corretamente o pagamento a seus empregados.

2.12 Guias de pagamento (INSS, FGTS e contribuições sindicais)

Os descontos de INSS estão sendo feitas com base na tabela vigente disponibilizada pela Previdência social. As guias de pagamento desse imposto estão de acordo com os descontos realizados, e pagos dentro do seu prazo de validade original.

Constatou-se que o FGTS esta sendo recolhido corretamente de acordo com o percentual estipulado e dentro do prazo legal.

Quanto ao pagamento da guia de contribuição sindical, esta conforme o desconto em folha, ou seja, um dia de salário de cada empregado, e dentro do prazo de validade original.

2.13 Férias

No período abrangido pela Auditoria, observou-se que dois empregados estiveram em período de férias, as quais foram de 30 dias de gozo, com o aviso assinado e comunicado para o empregado com 30 dias de antecedência. O pagamento das férias realizou-se dois dias antes ao funcionário entrar de férias. Porém, foi constatada a falta de anotação no livro de registro de empregados e na carteira de trabalho do trabalhador. Sugere-se a empresa a solicitar ao setor de recursos Humanos do escritório de contabilidade a fazer as devidas atualizações o mais breve possível para evitar transtornos futuros.

2.14 13º salário

No período abrangido pela presente Auditoria, não ocorreu o pagamento do 13º salário adiantado, apenas em rescisões contratuais que ocorreram. Foram recalculados os valores devidos aos funcionários proporcionalmente ao período de janeiro até a rescisão contratual, uma vez que o pagamento normal ocorre no mês de novembro e dezembro. Não foram encontradas irregularidades.

2.15 Livro de inspeção do trabalho

Verificou-se que a empresa mantém a disposição do ministério do Trabalho o seu Livro de Inspeção do trabalho para possível fiscalização que possa vir a ocorrer conforme Portaria METPS 3.158/1971. Portanto, a empresa cumpre com a legislação trabalhista nesse ponto.

2.16 Quadro de horário de trabalho

Verificou-se que a empresa mantém atualizado o quadro de horário de seus empregados em local apropriado e visível, dessa forma a disposição de seus empregados e do Ministério do Trabalho em possível fiscalização. Constatou-se que os empregados trabalham de acordo com o permitido na legislação, alguns com carga horária reduzida, outros integral de segunda a sábado dentro dos horários estipulados, não excedendo essa. Recomenda-se a empesa a continuar mantendo visível e atualizado o quadro de horários de todos os colaboradores sempre que tiver alterações.

2.17 Comunicação de acidente de trabalho

No período abrangido pela Auditoria não houve nenhum tipo de acidente de trabalho, porém a empresa não tem Laudos técnicos e medidas preventivas para diminuir os riscos de Acidentes, mas fornece EPI’s a todos seus empregados expostos a riscos.

Recomenda-se a empresa como medida cautelosa a fazer de imediato os Laudos específicos de medidas preventivas para reduzir os riscos, pois até o momento esta irregular com as exigências da legislação, passível a multas por parte de órgãos fiscalizadores.

3 DESLIGAMENTO DE EMPREGADO

3.1 Aviso prévio

No decorrer da análise, constatou-se que no período em que se realiza a auditoria houve duas rescisões contratuais por iniciativa da empresa, com aviso prévio trabalhado de 30 dias, com redução de 7 dias no final do aviso, ou seja, o empregado trabalhou somente 23 dias do aviso.

O aviso foi dado com 30 dias de antecedência e começou a contar a partir do dia seguinte ao comunicado formalmente assinado pelo empregado e empregador. Todos os procedimentos adotados estão de acordo com as exigências da legislação.

3.2 Demissão de funcionários

Buscou-se o motivo que originou as demissões ocorridas no período, e constatou-se que foi sem justa causa, ou seja , por iniciativa do empregador, o qual não necessitou mais dos serviços dos demitidos. Diante dos fatos, a empresa esta de acordo com a legislação, uma vez que não esta obrigado a manter em seu quadro de funcionários os colaboradores demitidos e nenhum possuiu nenhum tipo de estabilidade provisória.

3.3 Exame médico demissional

Verificou-se que os atestados demissionais estão arquivados juntamente com a rescisão contratual. Todos estão devidamente assinados e carimbados pelo médico responsável pela avaliação e dentro das normas vigentes.

3.4 Cálculo das verbas rescisórias

Conferidas as rescisões contratuais e constatou-se que estão dentro da normalidade, com os valores corretos aos direitos dos empregados. Os valores de férias, 13º salário, vantagens, aviso prévio estão devidamente relacionados no termo de rescisão. A Multa do FGTS está de acordo com o valor do FGTS já depositado e somado ao mês da rescisão. Constatou-se dessa forma que, a empresa vem seguindo a orientação da legislação.

3.5 Homologação da Rescisão

No período em que ocorreu a Auditoria houve duas rescisões das quais se analisou a documentação anexa, e se concluiu que ambas as rescisões foram homologadas no sindicato da categoria. Para esse fim, foram juntados todos os documentos necessários para a efetivação da rescisão do contrato de trabalho. Constatou se que o Sindicato fez a devida comprovação da quitação das verbas rescisórias, com a assinatura e carimbo do agente responsável pela homologação, o empregado e o empregador também assinaram os termos, dando plena, geral

e irrevogável quitação dentro do prazo previsto em Lei. Conclui-se que a empresa adotou os procedimentos corretos no desligamento dos colaboradores.

4 CONCLUSÃO DOS TRABALHOS

Realizada a Auditoria de Recursos Humanos no Departamento de da Padaria, constatou-se algumas falhas e/ou irregularidades nos controles e procedimentos adotados pela empresa e pelo Escritório de Contabilidade encarregado dos serviços contábeis da empresa no momento da admissão, movimentação e/ou demissão de colaboradores, decorrentes de insuficiências de controles internos, os quais estão devidamente relatados. Tais procedimentos devem ser regularizados ou melhorados para não ter problemas decorrentes com fiscalizações imediatas no momento em que iniciará o sistema de escrituração Digital das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas (e Social).

Recomenda-se que sejam realizadas todas as observações constantes no Relatório de Auditoria e que sejam executadas as devidas recomendações, de forma que inicie uma cautelosa medida de ajuste de conduta mediante as irregularidades encontradas. Todas as orientações elencadas no relatório devem ser seguidas conforme a legislação trabalhista, previdenciária em vigor são rigorosas e podem trazer transtornos que vão desde advertências até multas pecuniárias. Para prevenir autuações com a Escrituração Digital, recomenda-se a atualização trabalhista de forma permanente de todo o pessoal envolvido nas rotinas trabalhistas e previdenciárias da empresa.

Colocamo-nos à disposição da empresa e do Escritório de Contabilidade para eventuais esclarecimentos que se fizerem necessários quanto ao entendimento de toda a legislação elencada no relatório de Auditoria, bem como em outras situações em que a empresa necessite de orientações ou esclarecimentos adicionais.

Ijuí (RS), 15 de julho de 2016.

Cristiane Beatriz Theis Hoff Auditora Responsável CRCRS XX.XXX.X

CBTH AUDITORIA E CONSULTORIA CRCRS YY.YYY-

CONCLUSÃO

A Auditoria, em muitos aspectos, vem contribuindo com o gestor da empresa auditada para a verificação de possíveis falhas que ocorrem em determinados setores, principalmente no de Recursos Humanos, que por muitos motivos podem causar transtornos maiores por se tratar de uma área que abrange todos os colaboradores, e por isso, muito suscetível à reclamatórias trabalhistas e mesmo de intervenções da área fiscal concernentes a aspectos trabalhistas, tributários e sociais. Nesse sentido, ela se torna importante ferramenta para se ter uma fiscalização interna preventiva, com o objetivo de evitar problemas com órgão públicos fiscalizadores e da justiça do trabalho. Tem o principal foco, averiguar equívocos e prevenir falhas e/ou erros que possam ter ocorrido sem que se tivesse uma solução ou conhecimento dos fatos preventivamente.

Ao concluir este trabalho de conclusão de curso na área da Auditoria, confirma-se a sua necessidade e importância, pois através dela, observou-se algumas falhas na empresa Padaria, as quais não haviam sido corrigidas ao longo do tempo, e que em uma fiscalização externa do Ministério do Trabalho ou da Previdência Social, a aplicação de multa seria certa.

Todas as empresas necessitam de conhecimentos específicos para fazer uma boa administração de seu pessoal. Para isso, é preciso ter um acompanhamento na legislação, que muda constantemente. Para esse fim, o trabalho de conclusão de curso, abordou uma atualização trabalhista preventiva, a qual deverá ser seguida e acompanhada para se ter um bom andamento nos processos operacionais no setor de Recursos Humanos para não sofrer punições com a chegada do e-Social e mesmo de eventuais reclamatórias trabalhistas na Vara do Trabalho de parte de algum colaborador que vier a ser demitido e entender que tenha algo que lhe foi sonegado em termos de direitos trabalhistas e/ou sociais ao longo de sua jornada de trabalho.

Este trabalho foi efetuado na Empresa denominada de a Padaria, do ramo de produtos alimentícios, no período de 1/01/2016 á 31/03/2016, onde foi aplicado um programa de auditoria operacional de recursos humanos para verificar como estão sendo praticadas as rotinas trabalhistas e previdenciárias e se os mesmos estão em acordo com a legislação vigente.

O objetivo foi completamente alcançado, uma vez que verificou-se divergências em alguns aspectos com a legislação em vigor e para isso foram elaboradas recomendações e sugestões para a empresa corrigir as falhas encontradas.

O trabalho foi realizado mediante pesquisas em documentos fornecidos pela empresa e pelo Escritório Contábil encarregado dos serviços contábeis e correlatos da empresa, para fazer o levantamento de dados, e baseou-se em pesquisas bibliográficas e na legislação trabalhistas e previdenciárias.

Concluindo, após finalizado este estudo, pode-se afirmar que foi gratificante para a autora, onde todos os objetivos foram alcançados plenamente. Outro aspecto a considerar-se, principalmente para empresários e para os profissionais da Contabilidade, é extremamente necessário se fazer uma atualização constante, pois o que vale hoje, em termos de legislação, poderá amanhã ser diferente.

Como autora, obtive satisfação pessoal e profissional, uma vez que se trata de assunto do qual me traz um aprendizado favorável no ramo de atuação profissional.

Muitas coisas ainda são necessárias para uma atuação profissional competente, mas certamente o primeiro passo foi dado; resta agora continuar estudando e principalmente, praticando outras áreas do campo profissional, pois a Contabilidade proporciona um amplo campo de atuação e todos eles requerem muito aprendizado e em especial muita aplicação prática para se obter o maior êxito profissional possível.

REFERÊNCIAS

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BASSO, Irani Paulo. Iniciação à Auditoria. 3ª ed. revisada Ed. Unijui: Ijui. 2005,374 p. BEUREN, Ilse Maria. Como elaborar trabalhos monográficos em contabilidade: Teoria e prática. Ed. atlas: São Paulo, 2004.195 p.

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http://www.portalcfc.org.br/coordenadorias/camara_tecnica/normas_brasileiras_de_contabilid ade/. Acesso em 26 maio 2016.

ESCOBAR, Rodrigo Tonetto. Guia do e-Social. 1ª ed. Ed. Gráfica e editora RJR: Porto Alegre. 2015.468 p.

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Gil,Antônio de Loureiro. Auditoria operacional e de gestão. 5ª ed. Ed. Atlas: São Paulo. 2000.171 p.

LAKATOS, Eva Maria; MARCONI, Marina de Andrade. Fundamentos de metodologia