UNIVERSIDADE REGIONAL DO NOROESTE DO ESTADO DO
RIO GRANDE DO SUL
DEPARTAMENTO DE CIÊNCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTÁBEIS,
ECONÔMICAS E DA COMUNICAÇÃO
CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS
CRISTIANE BEATRIZ THEIS HOFF
AUDITORIA OPERACIONAL TRABALHISTA DE UMA PADARIA
(Relatório do Trabalho de Conclusão de Curso)
IJUÍ (RS)
CRISTIANE BEATRIZ THEIS HOFF
AUDITORIA OPERACIONAL TRABALHISTA DE UMA PADARIA
Relatório do Trabalho de Conclusão de Curso apresentado no DACEC - Curso de Ciências Contábeis da UNIJUÍ, como requisito parcial para aprovação no componente curricular Trabalho de Conclusão de Curso.
Profº Orientador: IRANI PAULO BASSO
AGRADECIMENTOS
A Deus acima de tudo, primeiramente pela vida, pela saúde pela força de vontade que fez eu sentir nos momentos de fraqueza.
Aos meus professores do curso de ciências contábeis, pela sua dedicação em passar seus conhecimentos e principalmente o professor orientador Irani Paulo Basso que me orientou nesse trabalho com muita dedicação e empenho para que tudo estivesse de acordo.
Dedico este trabalho a meus familiares e principalmente a meu esposo que de alguma forma entenderam a minha ausência ao longo dos 8 anos de estudos e incentivaram o meu interesse e comemoraram comigo mais essa vitória.
RESUMO
As empresas buscam sempre fazer o correto para não ter problemas com a legislação vigente e seus colaboradores, mas para isso acontecer é necessário se fazer um estudo aprofundado da legislação em vigor, evitando dessa forma demandas judiciais e infrações administrativas. Para poder verificar possíveis falhas no setor de Recursos Humanos, é necessário fazer uma Auditoria preventiva. O objetivo deste estudo é verificar como estão sendo praticadas as rotinas trabalhistas no setor de recursos humanos de uma empresa aqui denominada simplesmente de Padaria, se estão de acordo com as regras vigentes. A Padaria atua no mercado a mais de 14 anos, e atualmente conta com uma equipe de 4 colaboradores. A pesquisa foi baseada em dados coletados a partir de documentos disponibilizados pela empresa, baseando-se na legislação atualizada aplicável ao setor auditado. Foi possível identificar as falhas que vinham ocorrendo no setor da empresa e assim com o conhecimento correto fornecido subsídios à direção da empresa, bem como apresentadas algumas recomendações e sugestões para melhoria dos processos. Se trata de uma pesquisa bibliográfica e documental, de forma qualitativa, pois teve uma análise aprofundada da legislação vigente, exposta de forma descritiva para fácil interpretação.
LISTA DE QUADROS
Quadro 1 - tabela de multas por atraso do CAGED ... 41
Quadro 2 - Tabela salário maternidade... 49
Quadro 3 - tabela proporcionalidade de férias... 53
Quadro 4 - Tabela incidência INSS ... 60
Quadro 5 - Tabela do IRRF ... 61
Quadro 6 - Programa de auditoria no Setor de Recursos Humanos ... 78
Quadro 7 - Papel de trabalho da entrevista com o proprietário ... 80
Quadro 8 - Plano de trabalho com a responsável de departamento pessoal no escritório contábil ... 81
Quadro 9 - Plano de trabalho dos documentos de admissão – Exame médico ... 81
Quadro 10 - Plano de trabalho dos documentos para admissão – Contrato trabalho ... 82
Quadro 11 - Plano de trabalho dos documentos para admissão – Livro de registro ... 82
Quadro 12 - Plano de trabalho dos documentos para admissão – Carteira de trabalho e livros ... 83
Quadro 13 - Plano de trabalho dos documentos para admissão – Comprovante entrega/devolução CTPS ... 83
Quadro 14 - Plano de trabalho documentos para admissão – Termo responsabilidade salário família ... 84
Quadro 15 - Plano de trabalho dos documentos para admissão – Solicitação de vale transporte ... 84
Quadro 16 - Plano de trabalho movimentação dos funcionários – Exame periódico... 84
Quadro 17 - Plano de trabalho movimentação dos funcionários – Atribuição salárial ... 85
Quadro 18 - Plano de trabalho movimentação dos funcionários – Ponto eletrônico ou mecânico ... 85
Quadro 19 - Plano de trabalho movimentação dos funcionários – Verbas extra salário ... 86
Quadro 20 - Plano de trabalho movimentação dos funcionários - Serviços autônomos ... 86
Quadro 21 - Plano de trabalho movimentação dos funcionários – RAIS, CAGED e SEFIP ... 87
Quadro 22 - Plano de trabalho movimentação dos funcionários – PPP, PCMSO, PPRA, LTCAT ... 87
Quadro 23 - Plano de trabalho movimentação dos funcionários – Direito dos colaboradores 88 Quadro 24 - Plano de trabalho movimentação dos funcionários- Descontos facultativos ... 88
Quadro 26 - Plano de trabalho movimentação dos funcionários – Confecção da folha ... 90
Quadro 27 - Plano de trabalho movimentação dos funcionários – Guias de pagamento ... 92
Quadro 28 - Plano de trabalho movimentação dos funcionários - Férias ... 93
Quadro 29 - Plano de trabalho movimentação dos funcionários – 13º salário ... 93
Quadro 30 - Plano de trabalho movimentação dos funcionários – Livro inspeção trabalho .... 94
Quadro 31 - Plano de trabalho movimentação dos funcionários – Quadro de horários ... 94
Quadro 32 - Plano de trabalho movimentação dos funcionários – Comuni acidente trabalho 95 Quadro 33 - Plano de trabalho do desligamento de colaborador - Aviso prévio... 95
Quadro 34 - Plano de trabalho do desligamento de colaborador - Demissão... 96
Quadro 35 - Plano de trabalho do desligamento de colaborador – Exam médico demissional 96 Quadro 36 - Plano de trabalho do desligamento de colaborador – Calculo verbas rescisórias 97 Quadro 37 - Plano de trabalho do desligamento de colaborador - Homologação ... 98
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO ... 10
1.1 CONTEXTUALIZAÇÃO DO ESTUDO ... 11
1.2 ÁREA DE CONHECIMENTO CONTEMPLADA ... 11
1.3 CARACTERIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO ... 11 1.4 PROBLEMATIZAÇÃO DO TEMA ... 12 1.5 OBJETIVOS ... 13 1.5.1 Objetivo geral ... 13 1.5.2 Objetivos específicos ... 13 1.6 JUSTIFICATIVA ... 13 2.1 CONTABILIDADE... 15 2.1.1 Conceituação de contabilidade ... 16
2.1.2 Objeto e finalidade da contabilidade ... 16
2.1.3 Funções da contabilidade ... 17 2.1.4 Princípios da Contabilidade ... 18 2.2 AUDITORIA ... 20 2.2.1 Objeto da Auditoria ... 21 2.2.2 Objetivo da auditoria ... 21 2.2.3 Normas de Auditoria ... 22
2.2.4 Vantagens ou benefícios da Auditoria ... 22
2.2.5 Tipos de Auditoria ... 23
2.2.6 Planejamento da Auditoria ... 23
2.2.7 Programa de Auditoria ... 23
2.2.8 Riscos de Auditoria ... 24
2.3 AUDITORIA OPERACIONAL ... 25
2.3.1 Sistemas de controles internos ... 25
2.3.2 Métodos e Formas de Auditoria ... 26
2.3.3 Auditoria interna x Auditoria externa ... 27
2.3.4 Papéis de trabalho ... 27
2.3.5 Objetivo dos papéis de trabalho ... 28
2.3.6 Classificação dos papéis de trabalho ... 29
2.3.7 Técnicas de Auditoria ... 29
2.3.9 Relatório de Auditoria... 30
2.3.10 Ética Profissional ... 31
2.4 E-SOCIAL ... 31
2.4.1 Multas de eventos periódicos e não periódicos ... 32
2.4.2 Transmissão do arquivo eSocial ... 33
2.4.3 Procedimentos a adotar para ir se adequando ao eSocial ... 34
2.5 AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS ... 34
2.5.1 Admissão de Empregado ... 35
2.5.2 Documentos Necessários ... 36
2.5.3 Livros ou Fichas de registro de Empregados ... 37
2.5.4 Contrato de Trabalho ... 37
2.5.5 Jornadas de trabalho ... 39
2.5.6 CAGED ... 41
2.4.7 CIPA ... 42
2.5.8 Programa de controle médico de saúde Ocupacional (PCMSO) ... 42
2.5.9 LTCAT (Laudo Técnico das Condições Ambientais de Trabalho) ... 42
2.5.10 PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário) ... 43
2.5.11 PAT ... 43 2.5.12 RAIS ... 44 2.5.13 DIRF ... 46 2.6 SALÁRIO ... 46 2.6.1 Insalubridade e periculosidade ... 47 2.6.2 Adicional noturno ... 47 2.6.3 Salário família ... 48
2.6.4 Estabilidade Gestante e Licença Maternidade ... 48
2.6.5 Décimo terceiro salário ... 50
2.6.6 Férias ... 51 2.6.7 Faltas justificadas ... 54 2.6.8 Reajuste Salarial ... 54 2.6.9 Equiparação Salarial ... 55 2.6.10 Contribuições Sindicais ... 55 2.6.11 Vale Transporte ... 57
2.7 ENCARGOS SOBRE A FOLHA DE PAGAMENTO ... 57
2.7.2 Instituto Nacional do Seguro Social ... 59
2.7.3 IRRF(Imposto de Renda Retido na Fonte) ... 60
2.8 RESCISÕES DO CONTRATO DE TRABALHO (RCT) ... 62
2.8.1 Aviso Prévio ... 62
2.8.2 Tipos de rescisões de contrato de trabalho ... 63
2.8.3 Pagamento das verbas rescisórias ... 67
2.8.4 Documentos necessários para homologação ... 67
2.8.5 Seguro desemprego ... 68
3 METODOLOGIA DO ESTUDO ... 70
3.1 CLASSIFICAÇÃO DA PESQUISA ... 70
3.1.1 Quanto à sua natureza ... 70
3.1.2 Quanto à forma de abordagem... 70
3.1.3 Quanto aos objetivos ... 71
3.1.4 Quanto aos procedimentos técnicos ... 72
3.2 COLETA DE DADOS ... 72
3.3 ANÁLISE E INTERPRETAÇÃO DOS DADOS ... 73
4 ANÁLISE DOS DADOS ... 75
4.1 PROGRAMA DE AUDITORIA OPERCIONAL DE RECURSOS HUMANOS ... 75
4.1.1 Setor de Recursos Humanos da Padaria ... 75
4.1.2 Objetivo da Auditoria ... 76
4.1.3 Amostra ... 77
4.1.4 Procedimentos de verificação ... 77
4.1.5 Avaliação dos controles internos ... 77
4.2 ELABORAÇÃO E APLICAÇÃO DO PROGRAMA DE AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS NA PADARIA ... 77
4.3 ELABORAÇÃO DOS PAPÉIS DE TRABALHO DE AUDITORIA ... 80
4.4 RELATÓRIO DE AUDITORIA ... 98
4.4.1 Ofício de Encaminhamento ... 99
CONCLUSÃO ... 109
1 INTRODUÇÃO
Na atualidade muitas organizações buscam métodos de melhoria de seu desempenho, com o intuito principal de evitar problemas que possam acarretar desperdícios e também problemas com entidades governamentais e órgãos públicos de fiscalização. Na medida do possível, buscam soluções para problemas internos e também sugestões de melhorias no ambiente operacional dentro da sua organização, baseando-se em uma importante ferramenta da Contabilidade focadas na revisão de procedimentos técnicos e operacionais, como é o caso da técnica contábil básica da Auditoria.
Além de identificar possíveis erros, o objetivo principal da presente pesquisa, buscou-se na retomada nos procedimentos de contabilidade e recursos humanos, identificar fatos ocorridos, se os mesmos estão de acordo com as normas e legislação vigentes, revisando assim, conceitos de contabilidade e apontando melhorias no setor de recursos humanos durante a pesquisa empírica realizada pela acadêmica proponente.
Este Trabalho de Conclusão de Curso teve em sua composição, quatro grandes dimensões, as quais estão constituídas de um capitulo inicial que trata da introdução e contextualização do estudo, onde foi abordado o tema e a abordagem do problema, com a finalidade de opinar se estão sendo cumpridas corretamente as rotinas de recursos humanos por parte do seu Departamento de Pessoal, complementado pelo estabelecimento de objetivos a serem atingidos e pela apresentação da justificativa da proponente com a realização do seu TCC na área eleita para fazê-lo.
No segundo capítulo, abordou-se a fundamentação teórica, a qual se deu através da revisão bibliográfica envolvendo conhecimentos aprofundados na área de estudo abrangida, como embasamento teórico no assunto em questão, para realizar as tarefas práticas do Trabalho de Conclusão de Curso.
No terceiro capítulo, é apresentada a metodologia da pesquisa e dos trabalhos práticos desenvolvidos, com enfoque para o desenho da pesquisa e para a coleta e apresentação dos dados.
Por último e como coroamento da tarefa de final de curso, é apresentado o produto das tarefas práticas de auditoria aplicada ao setor trabalhista de uma empresa real, seguido do relatório de Auditoria.
1.1 CONTEXTUALIZAÇÃO DO ESTUDO
Neste capítulo do trabalho, apresenta-se a parte inicial, constituída da caracterização da área de realização do TCC, bem como da problematização do tema de estudo da organização, seguido da apresentação dos objetivos a serem atingidos no decorrer da realização do trabalho, bem como da apresentação das justificativas da autora para a área escolhida.
1.2 ÁREA DE CONHECIMENTO CONTEMPLADA
A contabilidade é uma ciência que estuda o patrimônio das organizações, através de suas técnicas que auxiliam todos os colaboradores envolvidos no trabalho a desempenhar corretamente as suas atividades.
O profissional contador possui vários ramos de atuação, e um deles é a Auditoria, que se ramifica em diversas áreas de aplicação, como a auditoria fiscal, a auditoria contábil, a auditoria patrimonial, a auditoria de recursos humanos, entre outros.
De acordo com Attie (2011, p. 5), “[...] a auditoria é uma especialização contábil voltada a testar a eficiência e eficácia do controle patrimonial implantado com o objetivo de expressar uma opinião sobre determinado dado”.
Sendo assim, a Auditoria, além de constatar a legitimidade dos fatos contábeis, orienta as organizações na adequação de seus procedimentos, contribuindo para maior eficiência administrativa e operacional.
Estudos realizados por Magalhães; Lunkes; Muller (2001), dizem que a Auditoria é um instrumento indispensável ao controle na moderna administração; entretanto, não se devem interpretar com exagero as suas funções.
Neste contexto, o presente trabalho de conclusão de curso é da área de Auditoria e abordará um estudo referente as rotinas operacionais trabalhistas em uma empresa do ramo de fabricação de produtos de padaria e confeitaria com predominância de produção própria.
1.3 CARACTERIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO
O estudo foi realizado em uma empresa industrial do ramo de padaria e confeitaria com predominância de revenda, localizada no Noroeste do Rio Grande do Sul, onde possui a padaria e confeitaria e demais produtos para revenda. A empresa está no mercado há mais de
14 anos, iniciou suas atividades com poucos funcionários e hoje conta com uma equipe de colaboradores qualificada, com perspectiva de crescimento.
Sempre preocupada em satisfazer seus clientes, buscou se atualizar no ramo alimentício, utilizando-se de novas técnicas, e cursos de padaria e confeitaria, além de investir em infraestrutura para o melhor atendimento de seus clientes.
Atualmente, fabrica produtos de padaria e confeitaria, fornecendo produtos pra Região. Está enquadrada no regime jurídico de Micro empreendedor individual, portanto, único proprietário, enquadrado pelo regime de tributação Simples Nacional, e conta com 4 funcionários. Para resguardar o sigilo profissional, serão omitidas demais informações de identificação da empresa.
1.4 PROBLEMATIZAÇÃO DO TEMA
A Auditoria tem como objetivo expressar uma opinião, através de procedimentos de verificação da veracidade das demonstrações contábeis preparadas pela companhia auditada, sendo que quando aplicada a aspectos operacionais, busca também, verificar a adequação dos procedimentos operacionais ligados à área específica, como no caso, o setor de recursos humanos.
De acordo com Áttie (2011, p. 12), discorre que, “[...] o exame de auditoria deve ser efetuado de acordo com as normas de auditoria, inclusive quanto ao planejamento do trabalho, a constatação dos registros dos eventos contábeis e as avaliações das práticas e estimativas adotadas pela empresa [...]”.
A auditoria operacional tem função independente e específica de avaliação, pois é criada dentro da empresa para examinar e avaliar atividades desempenhadas na mesma. Neste sentido, Gil (2000, p. 29), expõe que: “[...] a auditoria operacional poderá atuar em termos preventivos, consoante o plano anual de auditoria, ou corretivos, quando, via denúncia configurada, ou indícios identificados, inclusive em trabalho/projetos de auditoria, possam ocorrer situações de dolo [...]”.
A auditoria operacional é de suma importância para as empresas por avaliar e revisar os procedimentos internos, auxiliando a todos os membros envolvidos a desempenhar corretamente suas funções.
Na organização em que será realizado o trabalho prático de auditoria operacional, não tem uma prática constante de avaliação dos procedimentos internos de rotinas operacionais, nem auditoria do departamento de pessoal. Diante disso, a pergunta que busca resposta no
presente trabalho de conclusão de curso é a seguinte: como estão sendo praticadas as rotinas trabalhistas no setor de recursos humanos da empresa e se os mesmos estão em acordo com a legislação vigente?
1.5 OBJETIVOS
Os objetivos para a realização do trabalho de conclusão de curso são divididos em geral e específicos, onde procura-se a solução antecipada à problematização do tema proposto, bem como, detalhar aspectos do mesmo.
1.5.1 Objetivo geral
Analisar, mediante técnicas de auditoria operacional, se os procedimentos de rotinas trabalhistas estão sendo cumpridas conforme a legislação aplicável vigente.
1.5.2 Objetivos específicos
Aprofundar conhecimentos técnicos em auditoria operacional através de pesquisa bibliográfica.
Elaborar um programa de auditoria operacional aplicada na empresa “X”.
Aplicar os procedimentos de auditoria operacional para diagnosticar corretamente os procedimentos em operação na empresa “X”.
Elaborar um relatório analítico de auditoria operacional do departamento de pessoal da empresa “X”.
1.6 JUSTIFICATIVA
Nos dias atuais, a legislação trabalhista está em constantes mudanças, e isso faz com que as empresas tenham que se adequar e também se atualizar constantemente para cumprir com as normas trabalhistas.
Para que a empresa e o seu administrador esteja em total segurança operacional, é de suma importância que utilize métodos da contabilidade para se adequar as normas vigentes, minimizando dessa forma possíveis falhas ou erros operacionais que poderiam ocasionar em
reclamatória trabalhista ou em penalidades em uma fiscalização por parte de órgão público como o Ministério do Trabalho e Emprego.
Já para a acadêmica do curso de Ciências Contábeis, a realização deste trabalho contribuiu para a sua aprendizagem, aperfeiçoando o profissionalismo e contribuindo para o desempenho de sua atividade habitual.
Para a Universidade, juntamente para o curso de Ciências Contábeis, o presente estudo é importante, pois traz a legislação trabalhista atualizada e vigente, o que contribui como um estudo de caso para colaborar na formação de seus acadêmicos, trazendo a realidade das empresas para estudos em sala de aula, bem como para a sociedade em geral, que terá disponível uma pesquisa da realidade fática de uma empresa real, como mais um substrato da realidade para avaliação e julgamento.
2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
A fundamentação teórica apresenta um resumo da pesquisa bibliográfica, utilizada para fundamentar o assunto em questão, tendo por base a bibliografia especializada no tema objeto de estudo, bem como na legislação trabalhista vigente, em artigos publicados em revistas técnicas em consultas na internet.
O estudo abordar conhecimentos de contabilidade, auditoria, rotinas trabalhistas e a auditoria operacional no setor de Recursos Humanos e outros temas correlatos que possam contribuir para fundamentação da proponente para a realização das tarefas práticas do seu TCC.
2.1 CONTABILIDADE
A Contabilidade pode ser identificada como um conjunto de informações concatenadas, com o objetivo de demonstrar a real situação do patrimônio de uma determinada organização, gerando informações úteis aos seus administradores, contribuindo para melhorar a gestão e assim, garantir uma tomada de decisão com maior probabilidade de acerto que erros ao nível interno das organizações e também aos usuários externos que assim desejarem informações para encaminhar eventuais decisões de dimensões externas.
A contabilidade vem trazendo benefícios e foi criada com intuito de auxiliar na administração do patrimônio conforme cita Basso (2011, p. 26):
Concebida para tratar do controle do patrimônio e estudar sua composição, variações e estados, e sendo o patrimônio pertencente ao homem, que, por sua vez, vive, age e interage de forma pessoal ou coletiva na sociedade por ele constituída, a contabilidade é enquadrada como uma ciência social, mais especificamente no grupo das ciências econômicas e administrativas, que utiliza técnicas especificas para se tornar útil a sociedade e cumprir com as finalidades para que foi concebida.
Seguindo essa mesma linha de pensamento relacionado a contabilidade, Attie (2011, p. 4), interpreta que:
A contabilidade tem a finalidade precípua de promover os meios informativos e de controle com o intuito de coletar todos os dados ocorridos na empresa e que tenham, ou possam ter, impactos e causar variações em sua posição patrimonial. A contabilidade é o instrumento de medição e avaliação do patrimônio e dos resultados auferidos pela gestão da administração da entidade.
Portanto, muitas organizações buscam na contabilidade, métodos e técnicas para financiar projetos de melhoria da sua organização, visando maior lucratividade e trazendo benefícios a sociedade em geral.
Para tanto, o contador se tornou um profissional consagrado em meio a sociedade conforme cita Sá (2006, p. 30): “[...]o contador, portanto, deixou de ser apenas um informante para transformar-se em um orientador, um autêntico médico da empresa e das instituições, orientando e opinando sobre os destinos dos empreendimentos [...]”
2.1.1 Conceituação de contabilidade
A contabilidade normalmente é conceituada como uma ciência social que estuda o patrimônio das entidades, conforme conceitua Toigo (1987 apud BASSO 2011, p. 26): a “Contabilidade é a ciência que estuda e controla o patrimônio sob o ponto de vista econômico-financeiro, observando e registrando seus aspectos quantitativos e qualitativos e as variações por ele sofridas”.
Muitos autores pesquisados chegam ao mesmo consenso de que a Contabilidade realmente é uma ciência que estuda o patrimônio, ou seja, uma ciência social voltada a gerar informações aos diferentes usuários no dia a dia das organizações. Nosso entendimento é que realmente ela é uma ciência social, que utiliza técnicas cientificas, se tornando um instrumento de grande valia para gerar informações importantes sobre o patrimônio das organizações.
2.1.2 Objeto e finalidade da contabilidade
O objeto da Contabilidade é o patrimônio, onde geralmente é constituído por um conjunto de bens, direitos e obrigações. Basso (2011, p. 27), aborda que do ponto de vista da contabilidade
a) os bens são aqueles elementos (objetos) materiais (corpóreos) ou imateriais (incorpóreos) integrantes de um determinado patrimônio, que concorrem direta ou indiretamente para a obtenção dos fins da entidade
b) os direitos são os haveres que a entidade tem a receber de terceiros
c) as obrigações, ao contrario dos direitos, são os valores que a entidade tem a pagar[...].
Dessa forma, os bens e direitos formam a parte positiva do patrimônio, enquanto as obrigações constituem a parte negativa. Por outro lado, a Contabilidade estuda o patrimônio sob dois aspectos: quanto a forma qualitativa e a forma quantitativa, onde o primeiro considera os bens, direitos e obrigações do ponto de vista da sua natureza e o segundo considera os bens, direitos e obrigações do ponto de vista monetário
Basso (2011, p. 27), nos traz dois aspectos básicos da contabilidade:
Qualitativo-considera bens, direitos e obrigações do ponto de vista da sua natureza, como a composição individual e a natureza jurídica de cada elemento.
Quantitativo-considera bens, direitos e obrigações do ponto de vista monetário intrínseco, isto é, concebe elementos patrimoniais como expressão de valor econômico, o que torna os elementos heterogêneos do patrimônio em homogêneos [...].
No entanto, entende-se que a Contabilidade reúne conjunto de conhecimentos, originados de pesquisas e estudos técnicos e científicos, gerando leis, princípios, normas e métodos que visam o controle e informação do patrimônio.
2.1.3 Funções da contabilidade
A Contabilidade somente tem sentido se gerar alguma informação que seja de importância para o seu usuário. Para a realização dos objetivos, pode-se atribuir as seguintes funções à Contabilidade, conforme ensina Basso (2011, p. 29):
coletar os documentos comprobatórios dos atos e fatos administrativos e econômicos que ocorrem com o patrimônio da entidade;
classificar os documentos comprobatórios de acordo com as alterações que provocam no patrimônio da entidade;
registrar os fatos contábeis decorrentes das alterações patrimoniais nos livros de escrituração contábil da entidade;
acumular informações quantitativas e qualitativas do patrimônio e suas variações, ao longo do tempo;
resumir informações do patrimônio e suas variações, em demonstrativos contábeis;
revelar a situação patrimonial, econômica e financeira da entidade
Sendo assim, a coleta de documentos dos fatos ocorridos no patrimônio da entidade, o registro nos livros contábeis dos fatos decorrentes de alteração patrimoniais e resumos das informações do patrimônio e suas variações ao longo dos períodos, são as principais funções da Contabilidade. Sá (2006, p. 43), ressalta que: “[...] a aplicação do conhecimento da contabilidade, conduziu a racionalidade o governo da riqueza individualizada, é o caminho certo para o equilíbrio econômico e para o bem-estar material social [...]”.
No entanto, o conhecimento da contabilidade proporciona para as empresas uma visão da real situação financeira e administrativa da organização, o qual possibilita o equilíbrio econômico. Conforme cita Sá (2006, p. 43), em relação aos benefícios da contabilidade destaca que: “[...]uma nação só pode ser socialmente forte se fortes forem suas células sociais, e as células sociais só podem ser fortes se a riqueza que possuem tenha a capacidade de suprir as pertinentes necessidades humanas das mesmas [...]”.
Para a sociedade humana, a riqueza precisa de uma administração correta para fins da distribuição da mesma ser coerente com a necessidade de cada um. A medida de controle de necessidade será a contabilidade, através de suas demonstrações, detalhando os recursos que serão distribuídos.
2.1.4 Princípios da Contabilidade
Os princípios são a base do sistema de normas, estabelecem regras de registros, relatos, demonstrações e análise de variações sofridas pelo patrimônio da organização e busca suas causas, possibilitando suas adequações conforme legislação em vigor.
Os princípios que regem a Contabilidade são denominados de: Principio da Entidade, Princípio da Continuidade, Princípio da Oportunidade, Princípio do Registro pelo Valor Original, Principio da Competência e, o Principio da Prudência.
Relatando sobre a Contabilidade, Basso (2011), discorre que, seus princípios fundamentais valem para todos os patrimônios, independente das entidades a que pertençam, das finalidades, da forma jurídica da qual estejam revestidos, ou da sua localização, expressividade e quaisquer outros qualificativos, desde que gozem da condição de autonomia em relação aos demais patrimônios existentes.
Conforme o Conselho Federal de Contabilidade esses Princípios, resumidamente significam:
a) Principio da Entidade- reconhece o patrimônio como objeto da Contabilidade e afirma a autonomia patrimonial, tornando necessária a distinção entre o patrimônio particular dos sócios e patrimônios da Entidade, independente de pertencer a uma pessoa ou a um conjunto de pessoas.
b) Princípio da Continuidade -pressupõe que a Entidade continuará em operação no futuro e, portanto, a mensuração e a apresentação dos componentes do patrimônio levam em conta esta circunstância.
c) Principio da Oportunidade: refere-se a época oportuna de registro, mensuração e apresentação dos componentes patrimoniais para produzir informações íntegras e tempestivas. d) Princípio do Registro pelo Valor Original- os componentes do patrimônio devem ser registrados pelos valores originais na data das transações ocorridas, em moeda nacional, esclarecendo a base de avaliação patrimonial. Cabe ressaltar que os valores originais devem ser ajustados, segundo a perda ou aumento dos valores econômicos.
e) Principio da Prudência: determina a adoção do menor valor para os componentes do ativo e do maior valor para os componentes do passivo, sempre que se apresentam alternativas igualmente válidas para a quantificação das mutações patrimoniais que alterem o patrimônio liquido.
f) Princípio da Competência: determina que os efeitos das transações e outros eventos sejam reconhecidos nos períodos a que se referem, independentemente do recebimento ou pagamento e pressupõe a simultaneidade da confrontação de receitas e de despesas correlatas.
Além dos princípios, a Contabilidade também ela é regida pelas Normas Brasileiras da Contabilidade (NBC’s), as quais são aprovadas por resoluções emitidas pelo Conselho Federal de contabilidade (CFC) e que se dividem em normas técnicas, as quais são regras que devem ser aplicadas no momento de fazer a Contabilidade e também as Normas profissionais, que são os procedimentos de conduta a ser adotado pelo profissional Contábil no decorrer do exercício de sua profissão.
Discorre Sá (2006, p. 100), que muitas são as normas editadas pelo Conselho Federal de Contabilidade, através de resoluções, estampadas no Diário Oficial da União e amplamente difundidas pelo órgão. Dentre elas estão as que tratam dos seguintes temas codificados como NBCT:
1. Da escrituração Contábil;
2. Conceito, conteúdo, estrutura e nomenclatura das Demonstrações Contábeis; 3. Da avaliação contábil
4. Da correção monetária;
5. Da divulgação das demonstrações contábeis;
6. Da conversão da moeda estrangeira nas demonstrações contábeis; 7. Das demonstrações contábeis consolidadas;
8. Da fusão, incorporação, cisão, transformação e liquidação de entidades; 9. Dos aspectos específicos em entidades diversas;
10. Auditoria Independente e demonstrações Contábeis; 11. Da Auditoria Interna;
Cada Norma traz um assunto específico, o qual deve ser aplicado na prática operacional de acordo com o assunto a que se refere seu conteúdo e que se acham atualmente em processo de harmonização ás Normas Internacionais de contabilidade e Auditoria.
2.2 AUDITORIA
Percebe-se que há uma crescente necessidade de avaliar a situação de todos os setores dentro de uma organização, uma vez que isso traz uma tranquilidade para seus sócios no sentido de estar de acordo com todas as Normas e Princípios abrangidos pela Contabilidade, bem como com a legislação societária, tributária e fiscal a que as entidades estão sujeitas. Uma das técnicas contábeis usadas para desempenhar essa função é a Auditoria, a qual tem o objetivo de identificar possíveis erros, e também prevenir fraudes e detectar situações errôneas já ocorridas.
Ensina Attie (2011, p. 5), que “[...] a auditoria é uma especialização contábil voltada a testar a eficiência e eficácia do controle patrimonial implantado com o objetivo de expressar uma opinião sobre determinado dado [...]”.
Todos os estudos realizados durante a Auditoria devem obedecer as Normas
Brasileiras de Contabilidade e também incluir os procedimentos de comprovação dos dados. Conforme ensina Attie (2011, p. 5),
A ação da auditoria não pode limitar-se aquilo que está registrado nos livros oficiais, mas também aquilo que pode ter sido omitido nos registros principais. Dependendo das circunstâncias vividas pelas empresas, determinados dados podem ter sido omitidos propositadamente dos registros principais que, se considerados, podem acabar transformando, por completo, a situação patrimonial e financeira da empresa em exame.
Seguindo essa mesma linha de pensamento, Santos (2012, p. 35), afirma que:
Contudo, a auditoria em conformidade com as normas de auditoria é conduzida com base na premissa de que a administração e quando apropriado, os responsáveis pela governança tem conhecimento de certas responsabilidades que são fundamentais para a condução da auditoria.
Portanto, o gestor deve estar ciente dos fatos e em conformidade com as normas para conduzir sempre a organização dentro dos limites estabelecidos nas normas de auditoria.
2.2.1 Objeto da Auditoria
A auditoria tem seu objeto definido buscando através de elementos patrimoniais a busca pela certificação das informações verdadeiras e fiéis do patrimônio, tendo base nos registros contábeis, papéis de trabalho e documentos disponibilizados da empresa, onde se identificam a veracidade ou falhas dos registros já efetuados.
Conforme discorre Basso (2005, p. 93), ”[...] o principal fim da Auditoria é a confirmação da lisura dos procedimentos administrativos, operacionais, dos registros contábeis e das consequentes demonstrações contábeis”.
Portanto, o objeto da Auditoria é o mais amplo possível, pois a matéria patrimonial é extensa e tudo o que estiver nela envolvido direta ou indiretamente, é objeto da auditoria.
2.2.2 Objetivo da auditoria
Quanto aos objetivos, se baseando nos fundamentos teóricos dos autores, pode-se dizer que consiste em aumentar o grau de confiabilidade dos usuários nas demonstrações contábeis e auxiliar na gestão dos controles internos. Assim, pode-se afirmar que o objetivo da auditoria é aumentar o grau de confiança dos usuários em relação a seu objeto.
Para Pagliato (2011, p. 26), seu entendimento do objetivo da Auditoria é que,
A auditoria exerce sua ação preventiva saneadora e moralizadora para confirmar a veracidade dos registros e a confiabilidade dos comprovantes, com o fim de opinar sobre a adequação das situações e informações contidas nas demonstrações contábeis, na salvaguarda dos direitos dos proprietários, dos financiadores do patrimônio físico até da sociedade em geral.
Seguindo nessa mesma linha de pensamento, Attie (2011, p. 12), discorre que, “[...] dessa forma, o objetivo principal da auditoria pode ser descrito, em linhas gerais, como sendo o processo pelo qual o auditor se certifica da veracidade da totalidade das demonstrações contábeis preparadas pela companhia auditada [...]”.
Além disso Attie (2011, p. 13), ressalta que: “[...] a função da auditoria deve ser exercida em caráter de entendimento e que o trabalho executado tenha e mereça toda a credibilidade possível, não sendo permissível existir qualquer sobra de dúvida quanto a honestidade e aos padrões morais do auditor [...].”
Assim sendo, a auditoria busca prevenir situações que possam vir a trazer problemas para a organização, e ao mesmo tempo, se identificar irregularidades, busca fazer ações
corretivas no intuito de transparecer confiabilidade nas informações prestadas à sociedade e ao Fisco em conformidade com a ética profissional do auditor que a executar.
2.2.3 Normas de Auditoria
As normas de Auditoria se dividem em Normas Técnicas e Normas Profissionais, onde as Técnicas estabelecem orientações a serem observadas na execução das práticas de auditoria e as Profissionais são os requisitos exigidos dos Profissionais que irão executar as atividades de auditoria. Somente irá executar atividades de auditoria o Bacharel em Ciências Contábeis, onde o mesmo deverá possuir registro junto ao conselho Regional de Contabilidade na categoria de Contador e que tenha sido registrado no Cadastro Nacional de Auditores Independentes. Conforme Attie (2011, p. 55),
As normas de auditoria diferem dos procedimentos de auditoria, uma vez que eles se relacionam com as ações a serem praticadas, conquanto as normas tratam das medidas de qualidade da execução destas ações e dos objetivos a serem alcançados através dos procedimentos. As normas dizem respeito não apenas as qualidades profissionais do auditor, mas também a sua avaliação pessoal pelo exame efetuado e do relatório emitido.
Os procedimentos dizem respeito à execução direta das ações dos auditores no fazer auditoria, enquanto que as normas são regras que devem ser respeitadas e cumpridas pelos auditores na prática das ações auditoriais propriamente ditas.
2.2.4 Vantagens ou benefícios da Auditoria
Uma empresa para ter credibilidade nas informações prestadas nas demonstrações contábeis, deverá detectar possíveis falhas ocorridas no seu sistema, ou até preveni-las antes de fazer a publicação legal.
A auditoria compreende o exame de documentos, livros e registros, inspeções e obtenções de informações e confirmações, internas e externas, relacionadas ao controle do patrimônio, objetivando mensurar a exatidão desses registros e das demonstrações financeiras deles decorrentes. (PAGLIATO, 2011 p. 24)
É no processo de auditoria que a empresa garante confiabilidade nas informações prestadas. Através dela que se tem garantia do sistema operacional correto dentro da organização.
2.2.5 Tipos de Auditoria
São vários os motivos para levar uma organização a utilizar os serviços de Auditoria. Dependendo do motivo que o levar, será utilizado o tipo de auditoria mais adequado. Conforme Lins (2014, p. 4), “Em linhas gerais, pode-se dividir a auditoria em dois grandes grupos: Auditoria interna; e Auditoria externa”. Ambos os tipos buscam informações precisas baseadas em documentos, porém a interna é realizada por funcionários da própria empresa na qual a auditoria é executada, já na externa é realizada por funcionário da empresa de auditoria independente.
2.2.6 Planejamento da Auditoria
Antes de iniciar qualquer trabalho de Auditoria é necessário fazer um planejamento da mesma, para fins de avaliar possíveis dificuldades ou problemas durante o processo, sendo que o seu objetivo precípuo, segundo Lins (2014, p. 213), “[...] é determinar os riscos da auditoria e a extensão dos exames a serem efetuados no campo [...]”.
Para tanto, o planejamento é o inicio da Auditoria, é a fase inicial de todo o estudo. Dando sequencia nessa mesma linha de pensamento, Lins (2014, p. 215), discorre que:
Outro ponto importante no planejamento da auditoria e relacionado diretamente com a continuidade da empresa auditada é o fato de o auditor avaliar as principais questões econômicas relativas direta ou indiretamente ao cliente e que possam vir a afetar suas decisões relativas ao planejamento.
Assim, o planejamento direciona o estudo no intuito de indicar questões relevantes que possam interferir nas suas decisões relativas à análise.
2.2.7 Programa de Auditoria
Ao realizar uma auditoria o auditor deverá planejar seu trabalho, desenvolvendo assim um programa de Auditoria onde explicitará os objetivos a serem seguidos dentro de um cronograma planejado, no modo que poderá realizar várias tarefas individuais e simultaneamente, alocando-as dentro do programa a executar.
Segundo Magalhães (2001, p. 92), “[...]o programa de Auditoria permitirá um registro do trabalho executado e oferecerá segurança contra possíveis omissões, identificando assim a
responsabilidade da execução de cada área, além de propiciar a revisão e a avaliação do exame procedido [...]”.
Para tanto, é extremamente necessário seguir o programa para não ter problema, pois, segundo Magalhães (2001, p. 92), “[...] não se pode afirmar que a simples utilização de um programa represente só vantagens, pois seu uso inadequado poderá representar desvantagens, para as quais o auditor deve estar sempre atento [...]”.
Seguindo os mesmos pensamentos, Pagliato (2011, p. 136), afirma que:
O programa de Auditoria caracteriza-se por ser o plano ordenado e sequencial de trabalhos a serem executados em campo. Esse planejamento deve ser elaborado considerando o objetivo da auditoria e as características da empresa a ser auditada. Nele, será definido o objeto do exame na área específica, a extensão e a profundidade do exame, a estimativa de tempo gasto, a equipe de trabalho e outros.
Sendo assim, o programa de auditoria, vem a ser uma ferramenta que auxilia os auditores a dar um inicio nos seus trabalhos e dar o seguimento correto para finalizar com o objetivo alcançado, dentro do que foi planejado.
2.2.8 Riscos de Auditoria
O risco de Auditoria vem a ser um termo técnico relacionado ao processo de auditoria. Quanto ao risco de auditoria, Santos (2012, p. 270), cita que, “[...] é uma função dos riscos de distorção relevantes e do risco de detecção. Seguindo esse mesmo raciocínio, Santos (2012, p. 270), complementa que:
A avaliação dos riscos baseia-se em procedimentos de auditoria para a obtenção de informações necessárias para essa finalidade e evidências obtidas ao longo de toda a auditoria. A avaliação dos riscos é antes uma questão de julgamento profissional que uma questão passível de mensuração precisa.
Para determinar o risco de Auditoria, Pagliato (2011, p. 67), cita que deve-se avaliar o ambiente de controle da atividade considerando:
a) Função e envolvimento dos administradores nas atividades da entidade; b) Estrutura organizacional e métodos de administração;
c) Políticas de pessoal e segregação de função;
d) Fixação, pela administração, de normas para o inventário e conciliação de contas;
e) Implantação, modificação e acesso aos sistemas de informações, bem como acesso a arquivos de dados;
g) Limitações de acesso físico a ativos e registros contábeis;
h) Comparações e análise de resultados financeiros e dados históricos.
Portanto, o risco de Auditoria é normalmente usado com um fim específico e para um determinado assunto, visando a verificação de fraudes e desvios, revisão dos resultados operacionais da empresa, em outros aspectos, ela vem a ser normalmente de interesse fiscal.
2.3 AUDITORIA OPERACIONAL
A auditoria operacional vem a ser uma atividade especializada de auditoria exercida nas empresas através de levantamentos de dados e análises da produtividade. Ela pode ser exercida tanto na Auditoria Interna, quanto na Externa.
Discorre Gil (2000, p. 25), que quanto aos objetivos da atuação da auditoria operacional podem ser assim elencados:
Avaliar o nível de operacionalização das unidades consoante os normativos vigentes;
Contribuir para otimização da dinâmica de atuação das unidades via auditoria preventiva, baseada na aplicação de checklist, cobrindo produtos, serviços e infraestrutura;
Verificar a adequacidade das normas operacionais das unidades em função da evolução da tecnologia de cada organização;
Estimular a qualidade organizacional.
Portanto, a Auditoria operacional vem trazer benefícios à organização no sentido de estruturar as rotinas do ambiente operacional, e adequar os usuários para contribuir na otimização dos itens relacionados no checklist.
2.3.1 Sistemas de controles internos
Na atualidade, as empresas que possuem algum tipo de sistema de controle interno, vêm se destacando no mercado empresarial, tendo em vista que a existência desse sistema traz benefícios visíveis no suporte para os gestores no desempenho de suas atribuições não só no nível financeiro, mas na entidade como um todo.
Um sistema de controle interno bem desenvolvido pode incluir o controle orçamentário, custo padrão, relatórios operacionais periódicos, análises estatísticas, programas de treinamento do pessoal e, inclusive, auditoria interna. Pode também por
conveniência, abranger atividades em outros campos, como, por exemplo, estudo de tempos e movimentos e controle de qualidade. (ATTIE, 2011).
Seguindo essa linha de pensamento, Attie (2011, p. 193), cita que as características de um sistema de controle interno eficiente são:
Plano de organização que proporcione apropriada segregação de funções entre execução operacional e custódia dos bens patrimoniais e sua contabilização;
Sistema de autorização e procedimentos de escrituração adequados, que proporcionem controle eficiente sobre o ativo, passivo, receitas, custos e despesas;
Observação de práticas salutares no cumprimento dos deveres e funções de cada um dos departamentos da organização; e
Pessoal com adequação qualificada técnica e profissional, para a execução de suas atribuições.
Attie (2011, p. 191), cita ainda que:
Um sistema de controle interno implica que os funcionários tenham liberdade de atuação na execução de seus compromissos para buscar melhores resultados. Contudo para evitar que esses mesmos funcionários exorbitem em suas funções e possam tirar benefícios em seu próprio proveito e causarem, deste modo, prejuízos a entidade social, por erros intencionais ou dolosos, um adequado sistema de controle interno limita a prática desses atos e possibilita que estes não permaneçam arquivados em definitivo.
Analisar os controles internos da entidade auditada é uma das tarefas preliminares a ser implementada pelo Auditor na fase de planejamento e de execução da auditoria.
2.3.2 Métodos e Formas de Auditoria
Na Auditoria são usadas dois métodos através das técnicas de auditoria, uma que verifica se os fatos passados correspondem com os fatos patrimoniais e a distinção entre escrituração e o registro contábil (retrospecção), e a outra caracteriza a conduta do trabalho da técnica de auditoria e orienta a execução do trabalho (análise).
A auditoria poderá ser executada de várias formas, cada uma com suas características particulares. As formas mais conhecidas definem-se quanto à extensão, à profundidade e à tempestividade, conforme cita Magalhães et al. (2001 p. 25):
a) Quanto à extensão:
- geral, quando abrange todas as unidades operacionais [...]
- parcial, quando abrange especificamente determinadas unidades operacionais [...] - por amostragem, a partir da análise do controle interno [...]
Integral [...] compreende o exame minucioso dos documentos (origem, autenticidade, exatificação), dos registros (contábeis, extra contábeis, formais/informais e de controle), do sistema de controle interno quanto à eficiência e a aderência) e das informações finais geradas pelo sistema.
Por revisão analítica [...] opera-se com trilhas de auditoria mais curtas, para obter razoável certeza quanto à fidedignidade das informações.
c) Quanto à tempestividade:
Permanente, feita habitualmente, podendo ser constante ou sazonal, porém em todos os exercícios sociais [...]
Eventual, sem caráter habitual, por exemplo: não é feita todos os anos. Exige completo processo de ambientação dos auditores e de planejamento todas as vezes em que vai ser feita.
2.3.3 Auditoria interna x Auditoria externa
Com a evolução das grandes empresas no Brasil, surgiu a necessidade de acompanhar o cumprimento das normas dos diversos setores nas organizações. Com isso, surgem também várias empresas de auditoria externa. Porém as grandes empresas necessitam ter um controle interno e rigoroso, por isso demanda um auditor interno com o intuito de fiscalizar internamente as rotinas, pincipalmente trabalhistas.
Conforme cita Pagliato (2011, p. 35), o Auditor interno surgiu pela ramificação do externo:
O auditor interno surgiu como ramificação do auditor externo e, consequentemente, do contador. O auditor interno é um empregado da empresa e dentro de uma organização, ele não deve estar subordinado àqueles cujo trabalho examina. Além disso, o auditor interno não pode desenvolver atividades que ele possa vir um dia a examinar, para que não interfira na sua independência.
Portanto, o auditor interno deve ter sua independência no sentido de poder fiscalizar livremente se as rotinas estão sendo cumpridas rigorosamente, no intuito de punir atos seja por fraude ou involuntários.
Pode-se verificar várias diferenças na forma da execução da auditoria interna para a externa, começando pelo executor, onde na interna é um funcionário da organização e na externa é um funcionário da empresa contratada para executar a Auditoria.
2.3.4 Papéis de trabalho
Para auxiliar o Auditor para facilitar o manuseio da Auditoria, bem como localizar informações, foi criado os papéis de trabalho, que são os registros dos procedimentos de auditoria executados conforme cita Attie (2011, p. 235):
Os papéis de trabalho formam o conjunto de formulários e documentos que contêm as informações e apontamentos obtidos pelo auditor durante seu exame, bem como as provas e descrições dessas realizações; constituem a evidencia do trabalho executado e o fundamento de sua opinião.
Conforme cita Lins (2014, p. 61) os papéis de trabalho destinam-se também a:
a) Ajudar o entendimento, pela análise dos documentos de auditorias anteriores; b) Facilitar a revisão do trabalho de auditoria; e
c) Registrar as evidências do trabalho executado, para fundamentar o parecer do auditor independente.
Geralmente os papéis de trabalho são padronizados para facilitar seu uso, entendimento, arquivo e sobretudo a arquitetura da evidencia do exame praticado, ressalta Attie (2011, p. 235).
2.3.5 Objetivo dos papéis de trabalho
O objetivo da documentação de auditoria é fornecer registros suficientes do embasamento do relatório do auditor e mostrar evidencias de que a auditoria foi planejada e executada em conformidade com as normas e as exigências legais e regulamentares aplicáveis, conforme a NBC TA 230.
Magalhães et al. (2001, p. 105), ressaltam que os papéis de trabalho devem ser delineados, organizados e completados de maneira que constituam:
1. Evidencia do trabalho feito e das conclusões alcançadas, os quais servirão de base aos pareceres sobre as demonstrações contábeis auditadas. Em outras situações, aos certificados (quando sobre a qualidade da organização) e aos relatórios (quando sobre os sistemas contábeis e de controle interno e quando sobre áreas ou casos especiais).
2. Um registro que possa ser consultado para obter detalhes da organização ou de seus órgãos divisionais, bem como de universos contábeis (saldo de contas, vulto de transações ou outros dados relacionados com a auditoria);
3. Um meio de revisão:
Para determinar se a auditoria foi realizada de maneira adequada e eficaz, de forma a fundamentar o julgamento das conclusões enunciadas pelo auditor;
Propicio às modificações nos procedimentos de auditoria e no programa de trabalho, objetivando melhor desempenho nas tarefas subsequentes;
Que facilite o estudo e a avaliação dos controles interno;
2.3.6 Classificação dos papéis de trabalho
Os papéis de trabalho podem ser classificados em permanentes e correntes ou periódicos. Conforme Magalhães, et al. (2001, p. 106), definem que papéis de trabalho permanentes e correntes ou periódicos são:
a) Permanentes: os que contêm informações que terão utilização para mais de uma gestão, formando uma corrente básica de informações pela continuidade, sendo sempre consultados em uma nova auditoria;
b) Correntes ou periódicos: os que registram informações especiais de determinados problemas ou casos, não servindo como instrumento de consulta em auditorias posteriores, e que são arquivados apenas como prova da execução do trabalho.
2.3.7 Técnicas de Auditoria
A aplicação dos procedimentos de auditoria precisa estar atrelada ao objetivo que se quer atingir. O objetivo é a meta a ser alcançada. Os procedimentos são os caminhos que levam à consecução do objetivo. (Attie, 2011). Seguindo essa linha de pensamento, Attie (2011, p. 209), ainda afirma que:
Em verdade, os procedimentos de auditoria são as ferramentas técnicas, das quais o auditor se utiliza para a realização de seu trabalho, consistindo na reunião das informações possíveis e necessárias e a avaliação das informações obtidas, para a formação de sua opinião imparcial.
São em torno de onze as técnicas mais utilizadas na Auditoria:
Exame físico-consiste na verificação do objeto físico e este deve ter as características de identificação, existência física, autenticidade, quantidade e qualidade.
Confirmação-é a obtenção de declaração formal e imparcial de pessoas independentes à empresa e que estejam aptas a confirmar seja positivamente ou negativamente.
Exame de documentos originais- é o procedimento voltado para a avaliação de documentos que comprovem transações comerciais ou de controle e mantendo sempre a autenticidade, normalidade, aprovação e registro.
Conferencia dos cálculos- é voltado para a verificação das operações aritméticas e financeiras se estão adequados e exatos.
Exame da escrituração- é a técnica utilizada para constatar a veracidade das informações contábeis.
Investigação minuciosa – é o exame da matéria auditada em profundidade.
Inquérito- é a formulação das perguntas e a obtenção das respostas satisfatórias.
Exames dos registros auxiliares- é o suporte da autenticidade dos registros principais examinados.
Correlação das informações obtidas- é o relacionamento harmônico do sistema contábil de partidas dobradas.
Observação- é indispensável na auditoria, pois, pode revelar os erros, problemas e deficiências.
2.3.8 Planejamento e programa de Auditoria
Antes de realizar qualquer atividade, o auditor deve ter um planejamento do seu trabalho, e isso se dá através de um programa de auditoria, onde ele irá esclarecer seus objetivos, a quantidade necessária de tempo para executar a tarefa. Esses programas de auditoria facilitam muito o trabalho do Auditor pelas suas vantagens, conforme cita Attie (2011, p. 246):
As vantagens fornecidas pelo programa de auditoria são:
Estabelecer a forma adequada de realização dos trabalhos;
As considerações feitas pelo auditor para a determinação de seu trabalho;
Controlar o tempo despendido na realização do trabalho;
A sequencia lógica de realização do trabalho; e
Evidencia dos trabalhos e quaisquer modificações ocorridas em relação ao original.
2.3.9 Relatório de Auditoria
Relatório de Auditoria consiste no documento que o Auditor independente expressa sua opinião com base na avaliação das conclusões evidenciadas.
O relatório deve estar claro, objetivo e imparcial e não deve conter erros de redação. Deve estar relatado com fidelidade o trabalho executado, cuidando para não omitir fatos relevantes, pois poderá ser responsabilidade pela omissão.
2.3.10 Ética Profissional
Todo e qualquer profissional de contabilidade precisa manter a ética profissional para que seu trabalho seja reconhecido e atingindo dessa forma o seu objetivo. Segundo Pagliato (2011), a ética profissional é de grande valia em todas as profissões, notadamente na de auditor, que tenha em suas mãos grande responsabilidade, pois mediante seus serviços, será possível conhecer todas as irregularidades, erros, falhas dentro do grupo de empresas, conhecendo o responsável hierárquico e executores das rotinas, que originam estas informações.
Um bom auditor sempre deverá estar conciliando a ética profissional em serviços que irá prestar, somente assim, alcançará os resultados almejados. Seguindo essa mesma linha de pensamento, Pagliato (2011), afirma que é imprescindível que o auditor adote padrões de conduta próprios de sua função. Tais padrões constituem a ética do exercício profissional. Como padrões éticos do auditor interno e externo, merecem destacar-se:
Bom senso no procedimento de revisão e sugestão;
Autoconfiança;
Sigilo profissional;
Discrição profissional;
Capacidade prática;
Sentido objetivo;
Liberdade de pensamento e ação;
Meticulosidade e correção;
Perspicácia nas ações;
Pesquisa e atualização técnica permanente;
Finura de trato e educação.
2.4 E-SOCIAL
O eSocial é um projeto do governo Federal que tem por objetivo desenvolver um sistema de coleta de informações descritas no seu objeto, armazenando-as no ambiente Nacional do eSocial, possibilitando aos órgãos participantes do projeto, sua efetiva utilização para fins trabalhistas, previdenciários, fiscais e de apuração de tributos e do FGTS (ESCOBAR, 2015, p. 25)
Os participantes do programa são a caixa econômica federal, a Receita Federal do brasil, o Ministério do Trabalho e Emprego e o Ministério da Previdência Social
O eSocial não altera de nenhuma forma a legislação em vigor, apenas exige uma mudança significativa no comportamento das empresas em cumprir com suas obrigações acessórias da área trabalhista e previdenciárias e na prática será como uma folha de pagamento digital o que ocasionará um impacto significativo no setor de Recursos Humanos, pois esse deverá informar diariamente os dados de movimentações que hoje em dia são feitas conforme necessidade.
O programa foi publicado no diário Oficial da União em 12/12/2014 através do Decreto nº 8.373, o qual esta na versão 2.0 do Manual de orientações que define o leiaute dos arquivos que compõe o sistema de escriturações, e aguardando a liberação do sistema de testes para em seguida dar andamento na obrigatoriedade conforme as categorias especificas de enquadramento. O acesso á versão aprovada esta disponível nos endereços eletrônicos www.esocial.gov.br e www.caixa.gov.br.
Quanto a prestação das informações pelo empregador ao FGTS, atualmente realizada por meio do sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e informações á Previdência Social-SEFIP (Escobar, 2012, p. 27), esclarece que será substituída pela transmissão dos eventos aplicáveis ao FGTS por meio do leiaute dos arquivos que compõe eSocial, naquilo que for devido.
Com o intuito de obrigar as empresas a cumprir com as obrigações em vigor, o governo instituiu no programa a fiscalização imediata, facilitando a aplicação de multas já existentes na legislação trabalhista e previdenciária.
2.4.1 Multas de eventos periódicos e não periódicos
O artigo 32 da Lei nº 8.212/91 determina que a empresa deva elaborar sua folha de pagamento por estabelecimento e prestar as informações da mesma a receita Federal do Brasil pelos meios que a RFB determinar.
A falta de entrega de referidas informações bem como a retificação sujeita o infrator à multa prevista no artigo 32-A da lei nº 8.212/91.
Para tanto, os valores das multas variam, no caso de eventos periódicos, uma retificação ou omissão acarreta em multa mínima de R$ 500,00. A multa será reduzida á metade, quando a declaração for apresentada após o prazo, mas antes de qualquer
procedimento de ofício ou em 75% em caso de apresentação da declaração no prazo fixado em intimação.
O eSocial possui um bloco conhecido como bloco SST, que são eventos que visam a declaração da presença de ambientes do trabalho que contenham agentes nocivos bem como estabelecer se o empregado possuiu algum adicional ou condições diferenciadas de aposentadoria (aposentadoria especial). Para esse fim, a empresa que não fornecer aos empregados expostos a agentes nocivos, estará sujeita as penalidades previstas em Lei que segundo o art. 133 da Lei nº 8.213/91 variam de R$ 1.925,81(um mil novecentos e vinte e cinco reais e oitenta e um centavo) a R$ 192.578,66 (cento e noventa e dois mil quinhentos e setenta e oito reais e sessenta e seis centavos) a partir de 1.1.2015.
No entanto, essas multas já existem antes mesmo do programa eSocial entrar em vigor, porém, os órgãos responsáveis pela fiscalização não estão mantendo o controle geral, por esse motivo muitas empresas acabam imunes as penalidades já previstas em Lei, já com o eSocial a empresa estará se denunciando de forma voluntária ao transmitir os eventos com falhas nos controles internos.
2.4.2 Transmissão do arquivo eSocial
A transmissão do arquivo eSocial será feita através da geração do arquivo eletrônico, contendo as informações previstas nos leiautes e assinatura digital do empregador transformando-o em um documento eletrônico nos termos da legislação, objetivando garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor. Este arquivo é transmitido via internet para o ambiente eSocial, e após verificar a integridade formal, emitirão protocolo de envio e o enviará ao empregador.
O número do recibo de entrega será a referencia para possíveis retificações ou exclusões. Os eventos a serem transmitidos para o ambiente do eSocial estão classificados em: eventos iniciais: identificam o empregador/contribuinte eventos de tabelas: informações de rubricas, cargos, funções, horários eventos não periódicos: admissão, alterações cadastrais, afastamentos temporários, movimentações eventos periódicos: irão substituir o SEFIP e a DIRF.
2.4.3 procedimentos a adotar para ir se adequando ao eSocial
Para muitas empresas o eSocial está se tornando uma preocupação, pois não tem uma equipe qualificada para atender as necessidades da legislação em tempo real. Escobar (2012, p. 70) cita os passos indispensáveis a serem implementados pelas empresas para se adequar ao eSocial:
Atualizar os dados cadastrais dos trabalhadores;
Validar os dados no aplicativo “qualificação cadastral”;
Estar em dia com os laudos ambientais e condições de risco (PPRA, PCMSO e PPP);
Realizar estudo sobre a incidência de IRRF, INSS, FGTS, contribuição sindical;
Verificar se há discussões judiciais ou administrativas sobre alguma verba;
Capacitar e integrar todos os profissionais envolvidos na implementação;
Revisar os procedimentos internos da empresa a fim de verificar a existência de gargalos que podem interferir no fluxo de informações para o eSocial.
Para que as informações sejam enviadas ao eSocial é necessário que os cadastros CPF e CNIS estejam qualificados.
Portanto, o eSocial poderá se tornar um excelente recurso para a otimização da gestão, fundamentando a tomada de decisões estratégicas através da visão mais abrangente da empresa gerada pela comparação de dados relevantes e criação de novos indicadores no sistema. As empresas ainda poderão contar com um back-up de seus registros, eliminando a necessidade de arquivos em papel. O eSocial também colaborará para uma maior transparência e segurança jurídica, evitando condições para a criação de passivos fiscais e trabalhistas.
2.5 AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS
A auditoria trabalhista é uma importante ferramenta para fins de fiscalização e orientação interna ou externa, tendo como principal objetivo, evitar fatos ocultos, reduzir custos e aumentar a produtividade, além de sugerir melhorias a serem aplicadas na organização.
Por vários aspectos, a auditoria Operacional, vem se destacando com o objetivo de prevenção, conforme cita Gil (2000, p. 29): “[...] a auditoria operacional poderá atuar em termos preventivos, consoante o plano anual de auditoria, ou corretivos, quando, via denúncia
configurada, ou indícios identificados, inclusive em trabalho/projetos de auditoria, possam ocorrer situações de dolo [...]”.
Para muitas organizações, é importante que se faça uma auditoria operacional dentro do setor de recursos humanos, para se ter plena segurança operacional, visando uma qualidade no devido departamento, para fins de prevenir denúncias e também ter plena convicção dos fatos ocorridos estarem de acordo com as regras vigentes, ou ainda impedir fatos que ocultos possam acarretar problemas com órgãos públicos, evitando demandas judiciais e infrações administrativas e até divergências comportamentais dentro da própria organização.
Muitas empresas optam em prevenir fiscalizações e optam por serem auditadas por interesse próprio, conforme cita Ribeiro (2012, p. 24), com o intuito de:
Averiguar a confiabilidade de controles internos;
Apurar a existência de fraudes, principalmente na área financeira;
Verificar a eficácia e a eficiência de procedimentos operacionais;
Garantir maior segurança e confiabilidade nos registros contábeis;
Inibir a prática por parte dos empregados de atos lesivos ao patrimônio ou à própria imagem da organização, etc.
Nesse sentido, percebe-se que a maior preocupação das organizações é sofrer punições por erros próprios, provocados pelo seu quadro de colaboradores, para isso, vem se precavendo no intuito de iniciar um controle rigoroso dentro de suas rotinas operacionais, principalmente voltado ao setor de recursos humanos, o que pode ser facilmente um setor a ser fiscalizado.
O departamento de pessoal é um dos setores de maior importância, pois atua constantemente de forma a manter a manutenção e o desenvolvimento da empresa. É o setor responsável por toda rotina do trabalhador dentro da organização, desde a contratação até o desligamento.
2.5.1 Admissão de Empregado
Segundo Oliveira (2012, p. 3), partindo do ponto de vista de que uma empresa tem a necessidade de obter informações a respeito daqueles que se candidatam à obtenção dos empregos que oferece, o recrutamento do pessoal obedece às seguintes etapas: inicialmente, faz-se o anúncio através de jornais, internet, revistas especializadas, agências de emprego, site eletrônico, etc.
