Os sistemas integrados de gerenciamento de bibliotecas

De um ponto de vista histórico, o interesse da automatização de bibliotecas estava centrado, primeiramente, em operações internas não visíveis imediatamente pelos usuários. A partir dos anos 1950, as bibliotecas começaram a tratar de automatizar um elemento de suas operações bem visível ao usuário: o catálogo público.

As principais bibliotecas norte-americanas começaram a buscar alguma forma alternativa de catálogo, passando pelo catálogo em forma de livro produzido pelo sistema unit-record, pelos

catálogos em forma de livros produzidos por computador, pelos catálogos em microforma produzidos por computador e chegando aos catálogos em linha de acesso público.

Muitas bibliotecas norte-americanas madrugaram, em meados do ano 1960, para fazer experimentos com o acesso em linha a suas bases de dados catalográficas. A maioria dos catálogos em linha eram claramente limitados em suas possibilidades, porém sua existência confirma pelo menos o grande potencial que supunha o computador, para os usuários dos serviços das bibliotecas. A diferença mais imediatamente visível entre esses catálogos e as formas anteriores produzidas por computador era a atualidade da informação disponível, a interação entre os usuários e o catálogo e a flexibilidade de acesso a seus registros. (Reynolds, 1989, p.140)

Os catálogos em linha requeriam uma mudança fundamental no modo de interação do usuário frente ao catálogo da biblioteca. Além de formar uma estratégia mental de busca, como nos catálogo anteriores, o usuário tinha que ser capaz de expressá-la de forma simples, para obter o acesso ao conteúdo do catálogo.

O começo dos anos 1980 representou um intenso período de desenvolvimento de catálogos em linha de acesso público. Em contraste com os catálogos anteriores, baseados em sistemas de circulação, alguns dos catálogos em linha, desenvolvidos nos anos 1980, foram desenhados de cima a baixo como catálogos de acesso público, e não como prolongamento de um sistema já em marcha preparado para outro fim. Outra novidade, dos anos 1980, consistia na criação de sistemas integrados em que o catálogo de acesso público era precisamente uma parte de um sistema mais amplo em linha.

Os sistemas integrados de gerenciamento de bibliotecas são aqueles em que os arquivos são interligados, de modo que cancelamentos, acréscimos e outras alterações feitas num arquivo, ativem, automaticamente, as mudanças pertinentes nos arquivos respectivos. Os sistemas integrados foram se tornando, cada vez mais populares, à medida em que as bibliotecas contaram com mais de um subsistema informatizado e adquiriu maior confiança no êxito dos projetos de informatização. Rowley (1994), afirma que um sistema integrado elimina

quaisquer apreensões quanto à compatibilidade, oferece oportunidades de economia de pessoal e melhores informações gerenciais.

Existem no mercado diversos sistemas integrados de gerenciamento de bibliotecas. Alguns deles foram resultados de esforços cooperativos, enquanto outros são oferecidos por fornecedores comerciais de sistema informatizados. Atualmente, a maioria dos pacotes de gerenciamento de bibliotecas, que se encontram no mercado, é formada por sistemas sofisticados que se beneficiaram com os muitos anos de esforços dedicados para seu aperfeiçoamento.

As funções básicas a que deve satisfazer um sistema de gerenciamento de bibliotecas são relativamente constantes, embora, à medida que o funcionamento em linha foi se tornando usual, e que as redes de telecomunicações melhoraram, suportando sistemas de transferências de dados mais baratos e mais rápidos, os projetistas de sistemas puderam incorporar recursos que não se encontravam nos sistemas mais antigos. O processamento em linha proporciona acesso a arquivos que refletem, imediatamente, as transações realizadas, como os empréstimos ou as reservas. Os sistemas em linha propiciam um controle muito melhor.

As telecomunicações de melhor qualidade facilitaram a comunicação entre bibliotecas e outras instituições, tais como os fornecedores de livros. Assim, muitos sistemas oferecem, atualmente, a possibilidade de fazer encomendas em linha, com a transferência dos registros da base de dados do fornecedor de livros, para a base de dados do sistema local da biblioteca, tanto na forma de registros de encomendas quanto na forma de registros bibliográficos básicos. Além disso, o acesso aos registros catalográficos melhorou grandemente, com o desenvolvimento dos catálogos em linha de acesso público, e, em muitas aplicações, eles substituíram ou complementaram as outras formas de catálogos.

Os sistemas integrados de gerenciamento de bibliotecas são constituídos das seguintes funções básicas: aquisição; catalogação; catálogos em linha de acesso público e outras formas

de catálogos; controle de circulação; controle de publicações seriadas; informações gerenciais; empréstimos entre bibliotecas; informação comunitária.

Atualmente, muitos sistemas de aquisição são informatizados. O processo de realização de compras presta-se muito bem à informatização, uma vez que se trata de um processo administrativo relativamente simples, no qual operações similares se aplicam a todas as categorias de bibliotecas.

Rowley (1994, p.242), destaca as principais características de um módulo de catalogação: “entrada de dados; importação de dados; controle de autoridades”.

No que concerne ao formato dos registros, o MARC merece especial atenção. Os registros externos dos utilitários apresentam-se, geralmente, num dos formatos de registro MARC. Os sistemas locais devem ter condições de manipular esse formato. Alguns sistemas baseiam-se totalmente no MARC, outros aceitam registros nesse formato e os convertem para um formato interno.

Os registros importados de bases de dados externas são acrescentados a partir de fita magnética, ou por meio de importação dos arquivos através de CD-ROM ou pela Internet. O controle de autoridade é importante, quando for preciso controlar a forma dos termos de indexação ou dos cabeçalhos, como os de autor, ou os termos de indexação de assunto. As bibliotecas mantêm um arquivo de autoridade, a fim de melhorar a coerência da indexação Os registros constantes desse arquivo são criados, localmente, ou extraídos de arquivos disponíveis em outras instituições, como as listas de cabeçalhos autorizados da Library of Congress, da Biblioteca Nacional, e da Rede Bibliodata, no caso brasileiro.

Rowley (1994, p.242), enumera o que ela considera as principais vantagens que resultaram da aplicação dos sistemas de gerenciamento de bibliotecas ao setor de catalogação. São as seguintes:

a) o registro catalográfico passou a ser o registro bibliográfico fundamental do sistema de gerenciamento de bibliotecas. Esse registro é utilizado não só no sistema de catalogação, mas também em outros, como os subsistemas de controle de circulação e de aquisições. Inversamente, isso tornou necessário ter em conta os requisitos desses sistemas quando se projeta a forma do registro catalográfico;

b) o intercâmbio de registros catalográficos levou a uma maior padronização dos mesmos. As ferramentas empregadas para apoiar a criação de registros catalográficos foram todas adotadas de modo muito mais amplo e muito mais fiel do que se deu com seus antecessores até o advento dos computadores;

c) a disponibilidade de catálogos coletivos numa forma mais completa contribuiu para empréstimos entre bibliotecas mais eficazes, políticas de aquisição cooperativa e iniciativas de armazenamento cooperativo;

d) os catalogadores não precisam fazer a intercalação de fichas, nem qualquer outra rotina de manutenção de catálogos, exceto quando for preciso alterar os registros do acervo devido a mudanças no próprio acervo;

e) trechos da base de dados do catálogo principal podem ser impressos ou consultados em linha, de modo que o acervo de uma coleção especial ou de uma sucursal seja identificado; f) o processo de catalogação tornou-se mais estruturado, com uma proporção significativa do acervo sendo processada rapidamente. A amplitude do uso compartilhado de registros catalográficos significou tanto o compartilhamento de experiência profissional quanto uma redução do trabalho de catalogação e, portanto, dos recursos financeiros da biblioteca destinados à catalogação.

O que pode ser constatado é o aumento do controle sobre o trabalho dos bibliotecários e sobre o usuário. Esse aumento de controle pode ser considerado como vantagem para a gerência da biblioteca, pois implica em redução de custos, mas pode ser visto como desvantagem para os

bibliotecários que terão seu processo de trabalho alterado e, também, influencia na política de atendimento ao usuário que terá sua vida na biblioteca mais controlada.

Todos os sistemas de gerenciamento de bibliotecas oferecem acesso em linha à base de dados catalográficos ou bibliográficos. Alguns deles oferecem uma função de consulta simples, porém, a maioria, oferece um catálogo em linha de acesso público, que pode suportar buscas mais sofisticadas e possibilitar consultas aos registros dos usuários e de documentos encomendados.

Os sistemas de circulação de materiais estão relacionados a uma das funções fundamentais de uma biblioteca, a disponibilidade dos documentos. A fim de obter a disponibilidade máxima de seu acervo, todas as bibliotecas controlam sua circulação, mantendo, de acordo com Rowley (1994, p.246), “registros que especificam, no mínimo: qual material que se encontra no acervo ou que está prontamente acessível por meio de outros canais; qual material que está emprestado e junto a quem ou onde pode ser recuperado; quando um material que se acha emprestado voltará a estar disponível na biblioteca para outros usuários”.

Além dessas três funções básicas, Rowley (1994, p.246), destaca também as seguintes funções:

- que os sistemas reconheçam e possivelmente interceptem, quando de sua devolução, livros que foram reservados enquanto estavam emprestado;

- preparem notificações de atraso e pedidos de devolução;

- mantenham registros da quantidade de livros que se acham emprestados a cada usuário e comuniquem quando o limite máximo for ultrapassado e informem acerca de usuários duvidosos;

- facilitem a renovação de empréstimos;

- facilitem o cálculo e o recebimento de multas; - reúnam estatísticas sobre empréstimos feitos;

- sejam confiáveis; - sejam econômicos.

Em traços gerais, os sistemas de aquisição e catalogação de publicações seriadas têm muito em comum com os que se destinam aos livros. Começa com a seleção; aquisição, inclusive renovações de assinaturas; recebimento dos fascículos e emissão de reclamações dos não recebidos; registro das coleções existentes e possibilidade de acesso a suas listagens; circulação e empréstimo de fascículos e encadernação.

A fim de desempenhar as funções acima, um sistema de publicações seriadas contará com várias bases de dados que lhe são essenciais. Cada registro de um sistema abrangente de publicações seriadas incluirá: dados catalográficos; dados sobre aquisição, inclusive datas de renovação, nomes e endereços de editoras, código de fornecedores, custos; dados sobre recebimento, tais como periodicidade da publicação, irregularidades, critérios para emissão de reclamações; dados sobre encadernação; dados sobres as coleções existentes no acervo; dados sobre circulação, isto é, nomes e endereços aos quais serão enviadas as publicações.

Os sistemas de gerenciamento de bibliotecas contêm muitos dados que, se extraídos, resumidos e analisados adequadamente, servirão de apoio ao processo decisório administrativo. A maior parte dos sistemas oferece três tipos diferentes de recursos que produzem informações gerenciais: recursos para processar consultas específicas; recursos para geração padronizada de relatórios; geradores de relatórios, ou melhor, módulos de informações gerenciais para a criação de relatórios específicos ou definidos pelo usuário. Estas são as principais funções de um sistema de gerenciamento de bibliotecas. É bom destacar que nem todos os sistemas disponíveis no mercado dispõem de todas essas funções, entretanto, os sistemas mais sofisticados podem dispor de funções mais sofisticadas ainda do que as citadas.