Setor de referência

O setor de referência é o responsável pelo controle da circulação dos materiais, pela orientação aos usuários, para melhor utilização dos recursos informacionais do acervo, pelo apoio às consultas e realização de levantamentos bibliográficos, e pelo fornecimento de informações sobre a disponibilidade dos materiais.

O trabalho no setor é realizado por cinco bibliotecários e 29 auxiliares, que executam atividades relacionadas à guarda de material, portaria, orientação aos usuários e o serviço de empréstimo e devolução de materiais.

O setor oferece os seguintes serviços aos seus usuários:

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Serviço de Empréstimo: é disponibilizado aos usuários cadastrados em qualquer biblioteca dos cinco Campi: Belo Horizonte, Betim, Contagem, Poços de Caldas e Arcos, de acordo com as normas estabelecidas no regulamento do serviço de empréstimo e consultas da biblioteca. - Empréstimo entre Bibliotecas: através de requisição emitida pela Biblioteca, o usuário pode retirar, por empréstimo, materiais disponíveis em outras bibliotecas.

- Visita Orientada: é oferecida aos alunos calouros da PUC Minas e a outros interessados. Visa ao treinamento de usuários na utilização dos instrumentos de pesquisa disponíveis na Biblioteca, bem como dar conhecimento dos serviços prestados.

- Orientação Bibliográfica: dá informações sobre o uso das fontes de consulta para localização de materiais bibliográficos e manuais de referência.

- Hemeroteca: Coleção de recortes dos principais jornais do País, organizada por assunto. O trabalho no setor de referência é um dos que sofreu maior influência, com as novas tecnologias da informação implantadas na biblioteca da PUC Minas, nos últimos dez anos. Na década de 1980, os bibliotecários do setor de referência da Biblioteca da PUC Minas trabalhavam de forma manual, utilizando-se de recursos mecânicos e impressos. O usuário chegava à biblioteca com uma necessidade de informação, se já tivesse bem definido o que queria e se fosse um usuário experiente, ia direto ao catálogo manual, buscava o material e anotava o número de chamada correspondente ao material que procurava, ia às estantes, pegava o material e se dirigia ao setor de empréstimo, onde era efetuado o empréstimo. Se fosse um usuário inexperiente, ou se ainda não tivesse bem definido o que queria, dirigia-se a um bibliotecário de referência que orientava a busca. O processo de referência era o seguinte: era realizada uma entrevista, onde se determinava o problema informacional do usuário e onde era verificada a sua necessidade. Tendo sido determinada a necessidade do usuário, era preciso fazer uma análise detalhada do assunto que representava essa necessidade. Após a análise do assunto e a definição das palavras-chave, passava-se para a estratégia de busca propriamente dita, que consistia na determinação e no exame das fontes de informação que seriam utilizadas na busca. O bibliotecário orientava os usuários onde encontrar os materiais requeridos, se nas estantes da própria biblioteca ou em outras bibliotecas. De posse do material, o usuário dirigia-se ao setor de empréstimo, onde era efetuado o empréstimo do material.

No ano de 1997, a consulta ao acervo da biblioteca foi disponibilizada através do software Microisis. Foram disponibilizados terminais de computador aos usuários, para o acesso ao

catálogo. O catálogo em fichas foi mantido junto ao catálogo em linha.

A grande mudança no setor de referência foi com a implantação do Pergamum em 1999. Esse software integra todos os módulos da biblioteca, e o usuário pode consultar o acervo da

biblioteca através do terminal dedicado a essa finalidade, instalado na biblioteca ou em seu computador doméstico, para fazer reservas e renovação de material emprestado, consultar as bases de dados eletrônicas e copiar os artigos de interesse nas bases de dados. O software permitiu maior acessibilidade à biblioteca e, por conseqüência, possibilitou uma maior visibilidade aos serviços da biblioteca.

O empréstimo também era feito de forma manual. Todo material recebia uma ficha de empréstimo, todo usuário recebia um cartão de empréstimo. De posse do material e do cartão de empréstimo, o usuário dirigia-se ao balcão de empréstimo e efetuava o empréstimo da seguinte maneira: o funcionário retirava a ficha do livro, carimbava nessa ficha a data de empréstimo e a data de devolução do material. Anotava o número do usuário e o usuário assinava seu nome. Após esse procedimento, o empréstimo estava efetuado e a ficha do livro era arquivada por data de empréstimo ou por ordem alfabética de autor. Todo o trabalho era feito manualmente.

Em 1994, a biblioteca da PUC Minas instalou o serviço de empréstimo automatizado, utilizando software desenvolvido pelo DATAPUC, e implantou o sistema de códigos de barras, que possibilitava maior agilidade e rapidez nas rotinas de controle e empréstimo. Cada material recebia um código de barras que o identificava, cada usuário recebia um código de barras referente ao seu número de usuário. O usuário, de posse do material, dirigia-se ao balcão de empréstimo, o bibliotecário ou o auxiliar de biblioteca efetuava o empréstimo

através do sistema de leitura de códigos de barras, que registrava o empréstimo no sistema. A devolução do material era feita utilizando-se o mesmo sistema de códigos de barras.

A implantação do Pergamum reduziu as filas no balcão de empréstimo e propiciou maior independência do usuário em relação aos funcionários da biblioteca. O empréstimo é realizado no balcão de empréstimo com maior rapidez, e o controle de circulação do material é feito pelo software. O software avisa aos usuários, por e-mail, quando o período de empréstimo está vencendo, efetua a cobrança de multas por atraso, elabora cartas de cobrança e barra o empréstimo de usuários em atraso.

O trabalho de anotação do empréstimo, nas fichas do livro, arquivamento das fichas de empréstimo, devolução dos livros, emissão de cartas de cobrança, todo o controle na circulação do material, que era feito pelos funcionários da biblioteca, é feito, agora, em sua maioria, pelo próprio software. Aos funcionários, cabe operar o programa, passar a leitora de código de barras nos livros para efetuar o empréstimo, desmagnetizar o material e fazer o processo inverso na hora da devolução.

O serviço de referência continua praticamente o mesmo, o que difere do processo anterior são as fontes de informação disponíveis. Com a automatização, o número de fontes de informação aumentou, uma vez que o software permite acesso à Internet, às bases de dados eletrônicas e ao acervo da biblioteca; a velocidade de resposta também aumentou bastante, em relação à situação anterior nas questões mais freqüentes.

O bibliotecário ainda orienta os usuários quanto às suas necessidades de informação, e apesar da maior independência do usuário, houve um aumento muito grande do número de usuários a freqüentar a biblioteca, o que pode ser visto na tabela 5. A maior visibilidade da biblioteca, propiciada pela utilização do Pergamum, aliada ao crescimento do número de alunos da instituição, provocou o crescimento do número de usuários que solicitam os serviços do setor de referência, para orientá-los em suas buscas de informações e no empréstimo de

publicações. Dessa forma, a função do bibliotecário de referência continua importante, só que agora ele utiliza outras fontes e outros meios de atender à demanda crescente por informação. A evolução volume de atendimento aos usuários da biblioteca no setor de referência pode ser observada na Tabela 5:

Tabela 5: Dados do setor de referência do Sistema de Bibliotecas da PUC Minas – 1999-2003

1999 2000 2001 2002 2003

No documento As inovações tecnológicas e suas implicações sobre o processo de trabalho dos bibliotecários: estudo de caso no Sistema de Bibliotecas da PUC Minas (páginas 126-130)