Setor de periódicos

O setor de periódicos é o responsável por formação, controle e disponibilização da coleção de periódicos, organizada e adequada às demandas acadêmicas. Efetua as atividades de aquisição e renovação de todos os periódicos da biblioteca, inclusive as bases de dados de periódicos eletrônicos. É responsável, também, pela catalogação e indexação dos periódicos e das bases de dados no Pergamum. O trabalho no setor é realizado por três bibliotecários, seis auxiliares e quatro bolsistas do curso de Ciência da Informação da PUC Minas, e oferece os seguintes serviços:

- Circulação de Sumários, que consiste na confecção de cópias dos sumários dos principais títulos de periódicos assinados pela Biblioteca, que são enviadas ao corpo docente, visando a sua atualização e aperfeiçoamento;

- Orientação aos usuários para a consulta ao acervo de periódicos impressos e eletrônicos; - Posto de serviço da Rede Antares21_{, que disponibiliza acesso em linha ou em CD-ROM, a} diversas bases de dados de periódicos eletrônicos nacionais e estrangeiras;

- Serviço de comutação bibliográfica, disponibilizado pelo programa de comutação bibliográfica (COMUT) do IBICT, que possibilita a obtenção de cópias de documentos existentes nas principais bibliotecas do País e do mundo.

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A Rede ANTARES, criada no âmbito do Subprograma de Informação em Ciência e Tecnologia - ICT, do Programa de Apoio ao Desenvolvimento Científico e Tecnológico - PADCT, do Ministério da Ciência e Tecnologia, é formada por Centros Distribuidores sediados em instituições cujas bases de dados são disseminadas pela Rede e Postos de Serviços instalados em centros de pesquisa, universidades e entidades de classe em diversos Estados brasileiros, e que constituem a interface entre a oferta de serviços e os usuários.

Até o início da década de 1990, o trabalho no setor, como em toda a biblioteca, era realizado de forma manual e mecânica. Com a implantação do software de compras, desenvolvido pelo DATAPUC, a aquisição passou a ser feita de forma automatizada. Na década de 1990, a biblioteca firmou convênio para a utilização do PEREST, e, posteriormente, do PERIPUC, para o gerenciamento de assinaturas, renovação de títulos e cartas de cobranças do setor de periódicos. A partir da implantação do Pergamum, todo o processo de trabalho no setor é realizado de forma automatizada.

Todo o trabalho no setor é realizado e controlado diretamente nas planilhas do sistema Pergamum (Anexo 2, Figuras 1 a 10). O controle de assinaturas e renovações, os relatórios, as licitações, a compra, o recebimento, e a catalogação do material são feitos em telas do Pergamum.

A seleção dos periódicos é de responsabilidade dos professores e dos departamentos dos cursos de graduação e pós-graduação. Os departamentos acadêmicos indicam os títulos de periódicos de interesse, a biblioteca decide se vai ser feita a compra do impresso ou do eletrônico, de acordo com a verba disponível, e as facilidades de acesso ao material. Os bibliotecários têm acesso aos periódicos selecionados, através da tela de sugestões para compra de materiais (Anexo 2, Figuras 1 e 2).

O setor de periódicos controla as assinaturas e renovações de periódicos, diretamente, no Pergamum, na tela de controle de assinaturas (Anexo 2, Figura 7). No caso das assinaturas de periódicos nacionais, o setor faz um relatório mensal para ver a assinatura de quais periódicos estão vencendo o prazo (Anexo 2, Figura 8). De posse desse relatório, o setor faz uma consulta aos editores para a renovação, pedindo cotação e definição de formas de pagamento do material. Feita a cotação, o setor espera a aprovação de pagamento do material e efetua a renovação. No caso de assinaturas de títulos novos, o setor recebe as indicações de periódicos, diretamente dos departamentos dos cursos através do Sistema de Gestão Acadêmica (SGA) e

efetuam o processo descrito para a renovação de assinaturas. Entram em contato com os editores que fazem a cotação de preços e formas de pagamento. Esperam a autorização de pagamento da divisão financeira da PUC e efetuam a assinatura do material.

No caso de periódicos estrangeiros, a renovação é feita anualmente. Faz-se o relatório dos periódicos que estão com o prazo de assinatura vencendo. Todos os periódicos assinados são avaliados junto aos departamentos acadêmicos, estabelecendo-se uma escala de prioridades (1, 2 e 3), para cada periódico a ser renovado, onde 1 é indispensável; 2 indica que é para assinar só se tiver verba; e 3 é dispensável. Feita essa avaliação, são cancelados os títulos que não são de interesse, e acrescentados novos. Terminada essa fase, o setor faz uma licitação (Anexo 2, Figura 3) junto aos fornecedores do Rio de Janeiro e São Paulo. Feita a licitação, e definidos os melhores preços e condições de pagamento, o setor espera a aprovação de pagamento e efetua a renovação.

A assinatura das bases de dados de periódicos eletrônicos é feita, diretamente, junto às empresas responsáveis pelas bases de dados, e o processo é parecido com a assinatura dos periódicos estrangeiros. A aquisição de bases de dados eletrônicas é definida pelos bibliotecários.

O software Pergamum possui planilha para a previsão de chegada do material (Anexo 2, Figura 4), onde são anotadas as datas previstas para a chegada de cada periódico assinado. A planilha de recebimento dos materiais (Anexo 2, Figura 5) que é utilizada para controlar o recebimento dos periódicos, pedido por pedido, e o destino dos periódicos nas unidades da PUC Minas. Nesta mesma planilha, são anotados as condições de pagamento, quantos itens foram pedidos, quantos chegaram, quantos faltam chegar, etc.

A catalogação dos títulos de periódicos segue o seguinte caminho: assim que os periódicos chegam ao setor, os bibliotecários fazem uma pré-catalogação. A catalogação é feita diretamente no Pergamum, numa planilha de cadastro de periódicos (Anexo 2, Figura 9), onde

o periódico recebe o número de acervo e a representação descritiva. Após o cadastro, passa-se à planilha de registro de periódicos (Anexo 2, Figura 10) onde os fascículos dos periódicos adquiridos são adicionados à coleção da biblioteca.

A consulta aos periódicos da biblioteca, tanto os impressos como os eletrônicos, é orientada no Posto de Serviços Antares, subordinado ao setor de periódicos. Os bibliotecários fazem a orientação sobre o uso das bases de dados eletrônicas, buscas de materiais em outras bibliotecas fora do sistema de bibliotecas da PUC, levantamentos bibliográficos, catalogação das bases de dados eletrônicas e a comutação bibliográfica, via Comut On-line.