Planejamento

2.14.1 Planejamento do projeto

Como já foi explicitado acima, um projeto pode ser definido como um empreendimento singular, com objetivos bem definidos a ser materializado segundo um plano preestabelecido e dentro de condições de prazo, custo, qualidade e risco previamente

definidos (LIMMER, 1997). A característica de singularidade de um projeto na construção civil está relacionada ao fato de não haver a possibilidade de se construir duas vezes o mesmo projeto. Mesmo quando o projeto arquitetônico for repetido, o proprietário ou mesmo o terreno, onde será construída a obra, será diferente, fazendo com que as condições de construção se distingam.

O projeto é parte fundamental do planejamento da obra. Dada a complexidade do projeto, temos a necessidade de planejá-lo em vários níveis.

O planejamento e controle da produção são processos extremamente importantes para a atividade de gerenciamento na construção civil, podendo ser definidos como uma função básica gerencial (LAUFER; TUCKER, 1987). A indústria da construção civil no Brasil tenta se modernizar no sentido de se tornar mais competitiva, tanto pela melhoria da qualidade, quanto pelo custo final de seus produtos.

O gerenciamento de projetos é uma disciplina que tem como objetivo a melhoria do desempenho de um projeto como um todo. Na construção civil, esse gerenciamento quando ocorre, é restringido basicamente ao controle do prazo, do custo e da qualidade. Contudo, mesmo em empresas onde é evidenciado esse tipo de gerenciamento, não há garantia de sucesso do empreendimento.

Os escritórios de arquitetura devem ter consciência da importância do processo de planejamento e equalizar, eficientemente, a atuação interna com a complementação e anseios externos. Algumas ações podem facilitar tal implementação e garantir o sucesso final do projeto, tais como:

1. Compreensão nítida das necessidades e expectativas do cliente. Afinal, o entendimento da aceitação do cliente possibilita que a equipe de projetos perceba, veja e teste o projeto com o mesmo nível de rigor que o cliente; 2. Criação de estratégias e planejamento na atuação, desenvolvimento e

execução;

3. Criação de regras e metodologias a serem cumpridas;

4. Participação da equipe de projeto nas discussões e reuniões de projeto; 5. Equilibrar as definições da empresa e a dos stackholders a cerca dos custos,

qualidade e do cronograma;

6. Definição de expectativas realistas sobre o equilíbrio entre custo, qualidade e cronograma;

7. Entrega do projeto negociado, dentro do escopo, prazo, orçamento e qualidade, isto é, evitar surpresas indesejáveis ao cliente;

8. Documentação do processo de desenvolvimento e execução (diário de obra) do projeto.

A finalidade do planejamento do projeto é criar um plano do projeto que o gestor do projeto possa usar para acompanhar o progresso de sua equipe. O planejamento do projeto não é algo para ser feito somente uma vez no começo do empreendimento. Observar o progresso de sua equipe e atualizar adequadamente o plano do projeto deve ser uma tarefa constante do gerente de projeto.

Logo, gerenciar um projeto é assegurar que o mesmo seja planejado em todas as suas fases, emitindo, através de mecanismos de controle, uma vigilância contínua, onde os impactos sejam analisados e projetados para um horizonte de curto e médio prazo, possibilitando antecipar decisões gerenciais que garantam a execução do projeto no curso desejado. (LIMMER, 1997)

2.14.2 Planejamento Estratégico

A estrutura organizacional tem como função auxiliar no alcance dos objetivos organizacionais. Quando esta estrutura é estabelecida de forma adequada, ela propicia à empresa: identificar as tarefas necessárias; organizar as funções e responsabilidades; informações, recursos e feedback aos empregados; medidas de desempenho compatíveis com os objetivos e condições motivadoras (OLIVEIRA, 1994).

As empresas possuem dois tipos de estrutura: a formal e a informal. A informal não é planejada e surge naturalmente da interação social dos membros de uma empresa. Já a estrutura formal é aquela deliberadamente planejada e formalmente representada em alguns aspectos pelo organograma. A vantagem da formalização é que ela representa a expressão dos desejos dos dirigentes no sentido de balizar o funcionamento da organização, enquanto que a estrutura informal representa a expressão dos desejos dos membros da organização localizados em grupos informais (PINTO, 2002).

A gestão de um escritório de arquitetura envolve diversos aspectos, entre eles está o planejamento estratégico, que é o processo de interferir na realidade, com o propósito de passar de uma situação conhecida para outra situação desejada, dentro de um intervalo definido de tempo (MAXIMIANO, 2000).

O planejamento estratégico envolve também a definição de objetivos e metas da empresa e a criação de um plano de ação. O plano de ação define prazos e meios para alcançar as metas estipuladas.

Logo, o processo de planejamento estratégico é uma sequência de análises e decisões, que compreende as seguintes etapas: (MAXIMIANO, 2000)

1. Análise do ambiente externo (em relação a ameaças e oportunidades do mercado).

2. Análise da situação estratégica atual da empresa (diagnóstico).

3. Análise do ambiente interno (quanto a pontos fortes e fracos da empresa). 4. Definição da missão e objetivos estratégicos.

5. Seleção de estratégias para o plano a ser adotado pela empresa.

Outro ponto importante é a definição de meios de controle. Assim, é possível a tomada de ações corretivas e, se necessário, o re-alinhamento das metas e da estratégia empresarial adotadas. Para que as metas de uma empresa sejam consistentes, abrangentes e sinérgicas devem envolver vários aspectos que influenciam a organização, tais como: (SOUZA, 2004)

1. Perspectivas financeiras: Podem estar ligadas a aspectos como: faturamento anual pretendido pela empresa e despesas fixas do escritório a serem alcançadas.

2. Perspectivas dos clientes e do mercado: São metas relacionadas à inserção da empresa no mercado e à satisfação dos clientes da empresa.

3. Perspectivas dos processos internos: São metas relacionadas ao desenvolvimento organizacional e à busca da excelência nos processos internos da empresa.

4. Perspectiva do crescimento e do aprendizado: São metas relacionadas à criação de novas competências organizacionais, envolvendo o crescimento e o aprendizado da empresa e de seus profissionais.

Definir a estratégia a ser adotada pela empresa implica à seleção dos segmentos de atuação desejados, identificação da demanda existente e seus competidores, e estabelecimento de uma estratégia de competição.

Contudo, o planejamento estratégico não é formalmente realizado nos escritórios de arquitetura, cuja estratégia é normalmente traçada intuitivamente pelos seus diretores e, exatamente por isso, não são monitoradas.

A definição da estratégia da empresa deve ser acompanhada por um trabalho de

marketing, que pode ser direcionado para a busca da satisfação das necessidades e dos

desejos dos clientes através dos processos de troca. Um sistema de marketing geralmente é composto dos seguintes aspectos: preço, praça (distribuição), produto e promoção (divulgação, propaganda), os “4Ps”.

O projeto de arquitetura é um serviço de consumo restrito, não adquirido por muitas pessoas muitas vezes na vida, além de não ser um produto de fácil compreensão por parte do cliente. Assim, vender projetos de arquitetura requer, além dos conhecimentos técnicos, habilidades e conhecimentos de gerenciamento e de mercado.

Uma empresa de projeto deve escolher seu nicho de mercado e trabalhar predominantemente para ele. Já que o profissional de arquitetura geralmente oferece uma gama de produtos muito variados, o que dificulta que o profissional fixe a sua imagem no mercado.

2.14.3 A imagem da empresa

A imagem da empresa é construída pelos seus empregados devido ao intenso contato com os clientes no momento da prestação do serviço, portanto, a autoimagem de cada empregado também é muito importante para satisfação do cliente e o sucesso da empresa, destacando-se alguns pontos importantes: (DENTON, 1990)

1. Satisfação: Deve-se fazer um monitoramento da satisfação dos clientes, com o objetivo de oferecer o produto que o cliente espera com qualidade.

2. Enfoque no cliente: Todos os esforços devem objetivar as necessidades dos clientes.

3. Confiabilidade: O cliente deve confiar na empresa, isto se baseia em: desenvolvimento de pessoal com o conhecimento dos produtos; fornecimento de treinamento adequado aos empregados; realimentação de informações sobre o desempenho e das reações dos clientes em relação aos seus serviços prestados; desenvolvimento de sistemas para apoiar a entrega de serviços e produtos.

4. Responsabilidade: Os fornecedores de serviços devem oferecer garantias a seus produtos ou serviços.

5. Unicidade: Abordar de forma única e direcionar os esforços; determinar o que os clientes realmente anseiam; fazer uma avaliação da empresa diante de seus competidores.

6. Avaliação do serviço prestado: as formas para se melhorar a qualidade dos serviços prestados para o cliente estão relacionadas com o desempenho do trabalho e com o compartilhamento dos resultados. Com isso, deve-se definir um padrão de desempenho, reduzir a subjetividade e promover a divulgação dos resultados.

7. Treinamento: Já que o empregado está em contato direto com o cliente, o seu potencial deve ser elevado.

8. Recompensas e incentivos: A concessão de incentivos deve relacionar as ações com os resultados, além de todos os incentivos e recompensas serem lógicos e sistemáticos.

9. Realizar medições na qualidade dos serviços prestados, como: promover avaliações sistemáticas das variáveis qualitativas que verificam os procedimentos de atendimento, e a elaboração de pesquisas de opinião com os clientes.