Sistema de informações

Um sistema de gestão é tudo o que uma organização faz para gerenciar seus processos ou atividades, ou seja, a forma do como fazer. Porém, um sistema de gestão exige que esse conhecimento seja documentado. Um sistema documentado contribui para assegurar que as pessoas na organização estejam fazendo o trabalho do jeito que a organização deseja que o trabalho seja feito (SALGADO, 2006).

A elaboração de projetos de edificações demanda o acesso a um grande volume de dados e informações. Nas etapas iniciais do projeto, a busca é geralmente por soluções dadas por outros arquitetos a problemas semelhantes ou similares. Ainda nessas etapas, é fundamental o acesso não só à legislação urbana, que determina o uso e a ocupação possível do lote disponível, como todas as normas que influenciam – e às vezes determinam – a forma construída. Já, durante as fases subsequentes, a busca é por informações que permitam o detalhamento do projeto quanto às especificações dos materiais, dos

componentes e equipamentos, dos processos construtivos e/ou montagem, assim como padrões de desempenho e exigências de manutenção.

Como já foi mencionado, a Tecnologia da Informação é uma parte do sistema de informação, sendo utilizada para introduzir, armazenar, processar e distribuir informações por meios eletrônicos. A TI é muito importante nas empresas de projeto, já que essas empresas lidam fundamentalmente com informação e existe uma intensa utilização do computador ao longo de seus processos. Nessas empresas, os insumos podem vir sob forma digital (documentos, eletrônicos, e-mail, videoconferência etc.), bem como os produtos gerados (arquivos CAD, documentos eletrônicos).

As empresas de projeto também podem usar a TI como ferramenta de auxílio à coordenação de projetos, por exemplo, através do uso de sites colaborativos, o que possibilita uma maior rapidez no fluxo de informações. Contudo, essa tecnologia somente funcionará se a equipe de profissionais que atua na empresa tiver recebido treinamento adequado.

O gerenciamento inadequado de arquivos digitais tem sido um problema que acompanha a informatização em várias áreas de atividade, já que o gerenciamento geral da documentação tem sido frequentemente tomado como um item de responsabilidade e solução pessoal, e raramente ao nível de projeto.

Com isso, sistema de informação terá como funções: coletar, processar, armazenar, analisar e disseminar informações com um determinado objetivo dentro de um contexto (TURBAN; MCLEAN; WETHERBE, 2004). Conforme mostra a Figura 13, o sistema de informação, como qualquer outro sistema, inclui inputs (dados, instruções) e outputs (relatórios, cálculos).

Figura 13: Visão esquemática de um sistema de informação Fonte: Adaptado de Turban; McLean; Wetherbe (2004)

O sistema de informações deve permitir aos seus usuários a geração de conhecimento para a organização. Os sistemas de informação formais incluem procedimentos pré-definidos, entradas e saídas padronizadas e definições fixas. Quanto aos informais, estes assumem diversas formas, que vão desde uma “rede de comunicação informal” em uma empresa, até um grupo de amigos que troca correspondência eletronicamente.

Os sistemas de informações gerenciais devem levar em consideração a quantidade e qualidade de informações geradas (OLIVEIRA, 1998) e alguns cuidados devem ser tomados em relação a esses fatores:

1. As informações ficam dispersas dentro da empresa, o que exige grande esforço para localizá-las;

2. As informações importantes são retidas com exclusividade; 3. As informações importantes geralmente chegam tarde; 4. As informações muitas vezes não são confiáveis.

Inputs: Dados Informações Instruções Oportunidades Processamento: Programas Pessoas Equipamento Armazenamento Outputs Relatórios Gráficos Cálculos Posicionamentos Táticas Controle: Tomadores de decisão Autocontrole Objetivos Feedback Ambiente

Verifica-se que para a definição eficaz do sistema de informações de uma empresa, é necessária a compreensão da importância da informação na sua atividade fim e nos processos relacionados à sua gestão.

O método denominado de planejamento para análise de requisitos da informação contempla as seguintes etapas: (TURBAN; MCLEAN; WETHERBE, 2004)

1. Definir subsistemas organizacionais subjacentes;

2. Definir e avaliar as necessidades de informação para os subsistemas organizacionais;

3. Definir as categorias principais de informação;

4. Desenvolver categorias de informação por subsistema.

A aplicação desse método possibilita a identificação de todas as etapas de trabalho em cada um dos subsistemas, identifica a necessidade de informação para realização de cada uma das etapas, bem como as informações que são geradas, além de proporcionar à empresa o entendimento do fluxo de informações interno e externo, assim como reflexão quanto à utilização de ferramentas para coletar, processar e disponibilizar as informações.

As empresas de projeto, quando analisadas do ponto de vista da necessidade e fluxo de informações, caracterizam-se por sistemas de trabalho colaborativos e com necessidade de comunicação interna e externa constante, pois neste tipo de empresa, ocorre a realização do trabalho, predominantemente em grupo, realizado por indivíduos especialistas em diversas áreas e atuantes em diferentes localidades geográficas, com um objetivo comum.

Diante de tais características, o sistema de informações além de fornecer acesso e confiabilidade para a informação, deve dispor de um sistema de comunicação que leve em consideração os seguintes aspectos: os participantes do processo, as fontes e destinos da comunicação e informação, a localização dos remetentes e destinatários, tempo entre o envio e recebimento da informação, acesso e o meio que viabilizará a comunicação e troca de informações.

As empresas de projeto devem manter uma memória organizacional, na qual deve estar contida de forma organizada todo conhecimento adquirido da empresa. Essa memória deve estar permanentemente em operação na aquisição e fornecimento de conhecimento, posto que o aprendizado é um processo a ser planejado, gerido e avaliado constantemente. Outro aspecto fundamental de um sistema de informação é a sua utilização no auxílio à tomada de decisão. Um adequado sistema de informações pretende facilitar o

trabalho das pessoas, a aprendizagem e a redução de conflitos e, principalmente, reduzir as incertezas das decisões administrativas.

O processo do projeto é um processo da transformação da informação na ação (GRAY; AL-BIZRI, 1999). Cada decisão do projeto é feita em consequência de uma interação entre o conhecimento do arquiteto e a informação que recebeu sobre o problema específico de outros arquitetos no mesmo domínio, de outros domínios envolvidos no processo do projeto, do cliente, de autoridades regulamentadoras, de grupos de usuários do edifício. Logo, para que o sistema de informações funcione adequadamente, é importante que a empresa estabeleça critérios para geração e controle e registro de informações.