A avaliação envolve uma fase de recolha de informações e evidências, uma fase de análise e procura de compreensão das informações e evidências e uma fase última em que se utilizam as informações recolhidas, registadas e compreendidas para suportar as decisões educacionais que são tomadas (Drummond 2003;Hills 1993; McAfee e Leong,1997). Na primeira fase, é necessário recolher informação e evidências – a educadora tem que identificar o que a criança sabe e pode fazer, descobrir os seus interesses, as suas características únicas, atitudes e disposições (Hills, 1992; Mc Afee e Leong, 1997), não só a nível individual como grupal. O processo de avaliação no jardim-de-infância é suportado na observação e no registo em dados descritivos (Leavitt e Eheart, 1991). A compilação de informações e evidências deve ser feita pela educadora através da observação sistemática, através da colecção de amostras de trabalhos realizados pela criança e através da recolha de informações em conversas com os pais das crianças (Gullo, 1994, 1997; Hills, 1992;Leavitt e Eheart, 1991; McAfee e Leong, 1997). Este processo é demorado e com diferentes momentos, para poder ser revisto quando necessário. O acto de observar inclui notar, reparar e registar factos e conhecimentos considerados importantes (Webster, 1960, apud Bentzen, 1993); o acto de registar envolve o registo escrito ou outra maneira de expressar o que está a ser observado. Qualquer registo escrito retém a informação e pode ser analisado em confronto com outros mais recentes, visualizando as mudanças e os progressos feitos pelas crianças através de comparações de informações recentes com as antigas. Mesmo as notas breves de informação por vezes servem de referência para depois noutro momento servir para ampliar e não esquecer a informação. Os registos desempenham um papel importante ao nível do modelo de literacia – uma componente importante do currículo de educação de infância, e também mantém aquilo que está a ser observado constituindo um processo de documentação de grande valor (Nilsen, 1997).
Os registos das observações realizados, sistematicamente, preservam informação que, consultada, estudada e combinada com outros dados, informação e evidências (McAfee e Leong, 1997), pode fornecer o nível das aprendizagens da criança. E esses registos também apoiam o trabalho dos educadores visto que estes dependem deles para ajudar a recordar o que a criança sabe e pode fazer (Leong, Mc Afee e Swedlow, 1992,apud Mc Afee e Leong, 1997). São muitos e variados os procedimentos de observação e registo tais como: formatos narrativos que incluem descrições diárias; registos de incidentes críticos; registos de ocorrências; amostragem quer temporal quer de acontecimentos; formatos que compreendem listas de verificação ou de controlo e as escalas de estimação e outros formatos – registos mecânicos como fotografias, gravações audio e video (Beaty, 1994; Gullo, 1994; Hills, 1992; Pérez Serrano, 1994); formatos usados na observação directa, aqueles que são usados enquanto a criança estão envolvidos nas actividades do dia a dia sem qualquer interrupção, e os formatos de observação não directa tais como as listas de verificação e controlo e as escalas de estimação. Outra forma que os educadores têm de recolher informações e evidências, para a avaliação, consiste na colecção de trabalhos realizados pela criança (Gullo, 1994, 1997; McAfee e Leong, 1997). A educadora pode recolher evidências sobre as crianças através de informações partilhadas pelos pais (Billman e Sherman, 1996; Hills, 1993; Leavitt e Eheart, 1991; McAfee e Leong, 1997). Os pais são a melhor fonte de informação para ajudar a conhecer a criança. Além da informação têm conhecimentos sobre a criança como indivíduo e sobre o seu contexto social e cultural, importantes para o processo da avaliação. Estas podem ser obtidas através de entrevistas, reuniões, encontros e através do envolvimento dos pais no processo de avaliação (McAfee e Leong, 1997). A seguir à recolha de informações e evidências, vem a fase em que a educadora procura compreender a diversidade de informações recolhidas e acumuladas. Os profissionais de educação devem reflectir sobre o material recolhido e procurar identificar possíveis significados tendo em conta informação adicional - contexto sociocultural onde ocorre o processo de aprendizagem, ( Vygotsky,1978, apud Carr,2001), cultura específica onde a criança e o jardim se inserem( Bruner,1990, apud Carr, 2001) e as intenções educacionais estabelecidas para a criança e para o grupo (Hills,1992).
As educadoras podem fazer comparações entre informações acumuladas em diferentes momentos, tendo em conta as metas educacionais estabelecidas e simultaneamente procurar identificar as características únicas de cada criança ao nível da aprendizagem, do interesse, do temperamento e disposições
(McAfee e Leong, 1997). O trabalho de análise e compreensão efectuado torna-se uma tarefa complexa e exigente, mas é importante que a informação recolhida seja regularmente analisada para que esta não acumule e se torne difícil de analisar. Nesta perspectiva deve-se determinar um tempo semanal no horário para realizar esta tarefa (Leavitt e Eheart, 1991;Parente, 1996). A observação e o registo são componentes essenciais no processo de documentação onde se pode incluir outros elementos como registos narrativos de acontecimentos, fotografias, desenhos, pinturas, transcrições gravadas de histórias, comentários, videos, etc, (Helm, Beneke e Steinheimer, 1998; Helm e Gronlund, 2000). O processo de documentação providencia uma base para a modificação e ajustamento das estratégias de ensino - aprendizagem. É uma fonte de ideias para novas estratégias, ao mesmo tempo, que favorece a consciência dos progressos pela criança (Katz e Chard, 1996 apud Helm, Beneke e Steinheimer, 1998) e a informação e comunicação com os pais. Na última fase, a educadora vai utilizar a informação obtida através da colecção de evidências, da documentação, apreciando para compreender. É no processo de avaliação que a criança, individualmente, pode ser beneficiada e melhorado o projecto educativo (Hills, 1992), com vista a poder canalizar essa informação para um conjunto de decisões educativas que afectarão a criança. Assim, através das informações e evidências recolhidas, analisadas e compreendidas a educadora tem elementos para planear para cada criança as áreas e domínios de competência, o que necessita de ser mais trabalho e /ou adquirido. As informações criam condições para que a educadora seja mais capaz de planificar experiências de aprendizagem e actividades mais apropriadas. Também cria oportunidade para revelar aos outros informação detalhada e precisa sobre o que ocorre no jardim-de-infância, nomeadamente aos pais. Estes, são parceiros do processo educativo.
A informação recolhida pode ainda ser analisada e discutida entre educadores de infância para colaborativamente desenvolverem uma compreensão perfeita do processo de aprendizagem e/ou tomar decisões mais justas em relação à
criança. Também esta informação pode ser divulgada à comunidade envolvente a fim de dar a conhecer o trabalho desenvolvido no jardim-de- infância e os objectivos da educação pré-escolar.