Proposta de um Sistema de Informações Executivas

Um sistema de informações coleta, processa, armazena, analisa e distribui informações para um propósito específico. Considerando o enfoque dado por Emery (SOFTTEK, 2002), o esquema para desenvolvimento de um sistema de informação prevê sete etapas: observação dos eventos

reais, codificação dos mesmos, transmissão da informação, processamento, armazenamento, recuperação e apresentação.

Um sistema de planejamento e controle pode ser dividido em três níveis decisórios: planejamento estratégico, controle administrativo e controle operacional. De uma forma simplificada, o planejamento estratégico é reservado aos altos escalões das organizações e tem como objetivo definir a filosofia e a estratégia da mesma, o controle gerencial avalia o desempenho dos processos administrativos e o controle operacional é focado no desempenho das atividades fim da organização.

A implantação de um Sistema de Informações Executivas tem por objetivo otimizar a etapa do processo decisório correspondente à fase de coleta de informações e identificação dos contextos que caracterizem oportunidades e/ou problemas no cumprimento dos objetivos de negócio da organização, permitindo que, no futuro, o Ministério de Minas e Energia seja mais ágil no seu processo decisório.

A seguir são apresentados os principais conceitos e etapas de uma proposta de desenvolvimento de um sistema de informações executivas para dar suporte às atividades decisórias do Ministério de Minas e Energia (SOFTTEK, 2002).

4.4.1 Projeto

O projeto do Sistema de Informações Executivas consiste na etapa inicial, onde são realizados os levantamentos dos requisitos do negócio, com o objetivo de se obter uma visão top- down de toda a organização. Os pontos que são identificados durante esta fase são:

• As metas estratégicas e as situações de desafio que a organização enfrenta para alcançá-las; • As métricas, procedimentos e instrumentos de acompanhamento (inclusive estilos cognitivos

de análise); e

• Os sistemas existentes que fornecem informações para o acompanhamento e os processos cobertos.

Após a realização desta etapa, é possível o desenho da arquitetura mais adequada ao processo de tomada de decisão da organização. A compreensão correta desta etapa permite definir um sistema que otimize o processo decisório; caso contrário o sistema desenvolvido seria simplesmente mais um canal de acesso às informações geradas pelo Ministério de Minas e Energia, no qual não seria garantida a aderência ao processo decisório, escalabilidade e flexibilidade.

Para avaliar o retorno sobre o investimento necessário para desenvolver um sistema deste porte, é necessário se utilizar critérios qualitativos e quantitativos que demonstrem a efetividade no processo de superação dos desafios dos negócios identificados. Como exemplo de critérios qualitativos, tem-se a confiabilidade das informações geradas e o formato de apresentação mais aderente ao processo de tomada de decisão utilizado pela organização. O tempo de disponibilizacão da informação e o cumprimento de metas são exemplos de critérios quantitativos.

4.4.2 Técnicas e Conceitos Utilizados

Na condução das atividades diárias de uma organização inúmeras decisões são tomadas, desde ações rotineiras até as atividades de planejamento. No planejamento devem-se decidir quais ações deverão ser adotadas, responsáveis pela condução, quais riscos serão gerenciados, de qual maneira e quando deverão ser realizadas. A implementação de um sistema de informação gerencial otimiza este processo decisório através da sistematização da coleta de dados, sua padronização, armazenamento em estruturas mais adequadas para a análise e posterior exploração das informações armazenadas. A seguir são apresentados alguns conceitos necessários para a compreensão do sistema proposto neste trabalho. Estes conceitos são baseados na teoria geral de sistemas, criado por Von Bertalanffy, que também é aplicado em administração para a compreensão dos fenômenos dinâmicos, mais precisamente a abordagem criada por Churchman.

4.4.2.1 Sistemas

Segundo a abordagem adotada por Churchman, para compreender um sistema é necessário caracterizar cinco componentes (SOFTTEK, 2002):

a. Objetivos: Fixam o limite ou limites do próprio sistema;

b. Componentes: São os elementos essenciais para o seu funcionamento;

c. Recursos: Os insumos que o mesmo pode retirar dele próprio e do meio ambiente com a finalidade de executar suas funções;

d. Meio ambiente: É o entorno do sistema, ou seja, a sua fronteira com o mundo exterior. Geralmente, esses limites são estabelecidos através de variáveis que podem ser afetadas pelo sistema, ou até por variáveis cujo controle não pertence ao mesmo. Assim, as variáveis independentes (ou exógenas) pertencem ao meio ambiente e as variáveis controláveis (ou endógenas) constituem parte do sistema; e,

e. Administração: Engloba os métodos, pessoas e componentes que utilizam os recursos do sistema para atingir seus objetivos.

O processo de realimentação do sistema também é considerado nesta abordagem. A cada produto gerado e apresentado obtêm-se um feedback a respeito deste produto, que servirá de mecanismo de avaliação do desempenho do sistema. A compreensão correta do comportamento dos sistemas e execução de controle sobre os mesmos depende fundamentalmente da utilização das informações que o sistema, seus componentes e as variáveis exógenas geram.

4.4.2.2 Processo de Resolução de Problemas e Tomada de Decisão

Um sistema computacional está com problema quando o mesmo não atinge os objetivos para o qual foi proposto, não fornece os resultados previstos, ou, ainda, quando não funciona de acordo como foi especificado inicialmente. De uma forma mais abrangente, a resolução de um dado problema não se limita apenas à solução das falhas ocorridas em uma determinada área, mas também deverá procurar encontrar novas oportunidades associadas a esta atividade. A Figura 4.3 representa as fases do processo de resolução de problemas. Elas são descritas a seguir:

Inteligência Desenho Escolha Implementação Dados do meio Problema/ Oportunidade Alternativas Solução Problema resolvido

Figura 4.3 Fases da resolução de um problema

1. Inteligência – Corresponde à observação das variáveis oriundas do meio ambiente alvo do