12.2 Descrever as regras, políticas e práticas relativas às assembleias gerais indicando:
a. prazos de convocação
A primeira convocação é realizada, no mínimo, com 15 (quinze) dias de antecedência da data de realização da assembleia e a segunda convocação é realizada, no mínimo, com 8 (oito) dias de antecedência da data de realização da assembleia. A Comissão de Valores Mobiliários poderá, todavia, em determinadas circunstâncias, determinar que a primeira convocação para assembleias gerais de acionistas seja feita com até 30 (trinta) dias de antecedência da data de realização da assembleia.
b. competências
Compete à assembleia geral de acionistas, além das atribuições previstas em lei:
I. eleger e destituir os membros do Conselho de Administração e os membros do Conselho Fiscal, quando for o caso;
II. fixar os honorários globais dos membros do Conselho de Administração e da Diretoria, assim como a remuneração dos membros do Conselho Fiscal, se instalado;
III. atribuir bonificações em ações e decidir sobre eventuais desdobramentos ou grupamento de ações;
IV. aprovar programas de outorga de opção de compra ou subscrição de ações aos seus administradores e empregados, assim como aos administradores e empregados de outras sociedades que sejam controladas direta ou indiretamente pela Companhia;
V. deliberar sobre a destinação do lucro líquido do exercício e a distribuição de dividendos; VI. eleger o liquidante, bem como o Conselho Fiscal que deverá funcionar no período de liquidação;
VII. deliberar a saída do Novo Mercado da B3 – Bolsa de Valores, Mercadorias e Futuros; e VIII. escolher a instituição ou empresa especializada responsável pela preparação de laudo de avaliação das ações da Companhia, em caso de cancelamento de registro de companhia aberta ou saída do Novo Mercado, conforme previsto no estatuto social da Companhia, dentre as instituições ou empresas especializadas indicadas pelo Conselho de Administração. c. endereços (físico ou eletrônico) nos quais os documentos relativos à assembleia geral estarão à disposição dos acionistas para análise
(i) Eletrônico
www.natura.net/investidor www.cvm.gov.br
http://www.b3.com.br/pt_br/ (ii) Físicos
Rua Werner Von Siemens, 111, prédio 11, Torre A, 14º andar, conjunto 142, Lapa de Baixo, na Cidade de São Paulo, Estado de São Paulo, CEP 05069-010.
12.2 - Regras, políticas e práticas relativas às assembleias gerais
No caso de algum acionista ter interesse conflitante com a matéria constante da ordem do dia, segundo a legislação brasileira, este estará impedido de proferir o seu voto na assembleia geral. Ainda, é vedado aos administradores, na qualidade de acionistas ou procuradores, votarem acerca dos documentos da administração e do parecer do Conselho Fiscal, se houver. O acionista não poderá votar nas deliberações da assembleia geral relativas ao laudo de avaliação de bens com que concorrer para a formação do capital social e à aprovação de suas contas como administrador, nem em quaisquer outras que puderem beneficiá-lo de modo particular, ou em que tiver interesse conflitante com o da Companhia e. solicitação de procurações pela administração para o exercício do direito de voto Os acionistas que não puderem comparecer pessoalmente às assembleias gerais de acionistas poderão ser representados por procurador constituído há menos de 1 (um) ano, conforme previsto no parágrafo 1º do artigo 126 da Lei n o 6.404/76. Nesse caso, o procurador deverá portar o instrumento de mandato com poderes especiais para representação nas assembleias gerais de acionistas. Nos editais de convocação para assembleias gerais de acionistas, a Companhia solicita o depósito prévio dos documentos de representação dos acionistas em endereço da Companhia informado nos editais de convocação.
f. formalidades necessárias para aceitação de procurações outorgadas por acionistas, indicando se o emissor exige ou dispensa reconhecimento de firma, notarização, consularização e tradução juramentada e se o emissor admite procurações outorgadas por acionistas por meio eletrônico
Os acionistas que não puderem comparecer pessoalmente às assembleias gerais de acionistas poderão ser representados por procurador constituído há menos de 1 (um) ano, conforme previsto no parágrafo 1º do artigo 126 da Lei n o 6.404/76. Nesse caso, o procurador deverá portar o instrumento de mandato com poderes especiais para representação nas assembleias gerais de acionistas, devendo referido instrumento ter o reconhecimento em cartório da assinatura do acionista. Acionistas que sejam pessoas físicas devem apresentar documento de identificação com foto (RG, RNE, CNH ou, ainda, carteiras de classes profissionais oficialmente reconhecidas).
Acionistas que sejam pessoas jurídicas devem apresentar cópias autenticadas da última consolidação do estatuto ou do contrato social e da documentação comprobatória de representação (ata de eleição dos diretores e/ou procuração) e documento de identificação com foto do(s) representante(s) legal(is).
Acionistas que sejam fundos de investimentos devem apresentar cópias autenticadas do último regulamento consolidado do fundo, do estatuto ou contrato social do seu administrador e da documentação comprobatória de representação (ata de eleição dos diretores e/ou procuração) e documento de identificação com foto do(s) representante(s) legal(is).
Todos os acionistas devem apresentar comprovante atualizado da titularidade das ações ordinárias, nominativas e sem valor nominal, de emissão da Companhia, expedido pela instituição financeira depositária responsável pelo serviço de ações escriturais da Companhia, a saber, Itaú Corretora de Valores S.A. (CNPJ/MF no 61.194.353/0001-64) (“Itaú”) e/ou por instituição de custódia no período de 48 (quarenta e oito) horas antecedentes ao horário de início das assembleias gerais de acionistas.
Os acionistas estrangeiros deverão apresentar a mesma documentação aplicável aos acionistas brasileiros, a qual deverá estar devidamente notarizada no país de origem, consularizada (ressalvados os procedimentos alternativos eventualmente admitidos em razão de acordos ou convenções internacionais) e traduzida para o português por tradutor público juramentado no Brasil.
12.2 - Regras, políticas e práticas relativas às assembleias gerais
A Companhia não admite procurações outorgadas por acionistas por meio eletrônico.
g. formalidades necessárias para aceitação do boletim de voto a distância, quando enviados diretamente à companhia, indicando se o emissor exige ou dispensa reconhecimento de firma, notarização e consularização
Caso o acionista deseje exercer seu direito de voto a distância, é imprescindível que preencha os campos do boletim de voto à distância com seu nome completo (ou denominação social, caso seja pessoa jurídica) e número de inscrição junto ao Ministério da Fazenda, quer seja no CNPJ ou no CPF. O preenchimento do endereço de e-mail é recomendável, embora não seja obrigatório.
Para que o boletim de voto a distância seja considerado válido e os votos nele proferidos sejam contabilizados como parte integrante dos quoruns da assembleia geral de acionistas (i) todos os campos deverão ser devidamente preenchidos; (ii) todas as suas páginas deverão ser rubricadas pelo acionista (ou por seu representante legal, conforme o caso); e (iii) ao final, o acionista (ou seu representante legal, conforme o caso) deverá assiná-lo. O acionista que optar por exercer seu direito de voto a distância, por meio de envio do boletim de voto a distância diretamente à Companhia, deverá encaminhar os documentos listados abaixo para o endereço postal localizado na Rua Werner Von Siemens, 111, prédio 11, Torre A, 14º andar, conjunto 142, Lapa de Baixo, na Cidade de São Paulo, Estado de São Paulo, CEP 05069-010, aos cuidados da Gerência de Relações com Investidores.
(i) via física do boletim de voto a distância, devidamente preenchido, rubricado e assinado com assinatura reconhecida em cartório; e
(ii) cópia autenticada dos seguintes documentos: (a) acionistas que sejam pessoas físicas: documento de identificação com foto; (b) acionistas que sejam pessoas jurídicas: cópias autenticadas da última consolidação do estatuto ou do contrato social e da documentação comprobatória de representação (ata de eleição dos diretores e/ou procuração) e documento de identificação com foto do(s) representante(s) legal(is); e (c) acionistas que sejam fundos de investimento: cópias autenticadas do último regulamento consolidado do fundo, do estatuto ou contrato social do seu administrado, e da documentação comprobatória de representação (ata de eleição dos diretores e/ou procuração) e documento de identificação com foto do(s) representante(s) legal(is).
Os acionistas estrangeiros deverão apresentar a mesma documentação aplicável aos acionistas brasileiros, a qual deverá estar devidamente notarizada no país de origem, consularizada (ressalvados os procedimentos alternativos eventualmente admitidos em razão de acordos ou convenções internacionais) e traduzida para o português por tradutor público juramentado no Brasil.
O boletim de voto a distância e documentação correlata somente serão considerados como recebidos pela Companhia e, portanto, considerados para fins de cômputo dos quóruns da assembleia geral de acionistas, caso a Companhia receba via física de tais documentos, nos termos dos itens (i) e (ii) acima, em até 7 (sete) dias de antecedência em relação à data de realização da assembleia geral de acionistas. Os boletins de voto à distância e documentação correlata recebidos após tal data serão desconsiderados.
O boletim de voto a distância poderá ser enviado para o endereço eletrônico relacoescominvestidores@natura.net (Assunto: Boletim de Voto a Distância), sendo que nesse caso também será necessário o envio físico da via original e da documentação correlata. Recebido o boletim de voto a distância e as demais documentações exigidas, a Companhia avisará ao acionista, em até 3 (três) dias, acerca do recebimento do boletim de voto a distância, bem como se o boletim de voto a distância e eventuais documentos que o acompanham são suficientes para que o voto do acionista seja considerado válido ou a
12.2 - Regras, políticas e práticas relativas às assembleias gerais
necessidade de retificação ou reenvio do boletim de voto a distância ou dos documentos que o acompanham, descrevendo os procedimentos e prazos necessários à regularização do voto a distância.
O acionista pode retificar ou reenviar o boletim de voto a distância ou os documentos que o acompanham, observado o prazo de até 7 (sete) dias de antecedência em relação à data de realização da assembleia geral de acionistas. Os boletins de voto a distância e/ou os documentos que o acompanham recebidos após tal data serão desconsiderados.
h. se a companhia disponibiliza sistema eletrônico de recebimento do boletim de voto a distância ou de participação a distância
A Companhia não disponibiliza sistema eletrônico para recebimento de boletim de voto a distância ou de participação a distância.
i. instruções para que acionista ou grupo de acionistas inclua propostas de deliberação, chapas ou candidatos a membros do conselho de administração e do conselho fiscal no boletim de voto a distância
Conforme previsto no art. 21-L da Instrução CVM nº 481/09, acionistas que representem os percentuais mínimos estabelecidos nos Anexos 21-L-I e 21-L-II da Instrução CVM nº 481/09 poderão solicitar, respectivamente, a inclusão no boletim de voto a distância de (i) candidatos ao conselho de administração e ao conselho fiscal da companhia, sempre que convocada assembleia geral para sua eleição sujeita ao procedimento de voto a distância, conforme § 1º do art. 21-A, ou (ii) propostas de deliberação para as assembleias gerais ordinárias da Companhia. As solicitações de inclusão descritas acima deverão ser recebidas pela Gerência de Relações com Investidores da Companhia (i) na hipótese de assembleia geral ordinária, entre o primeiro dia útil do exercício social em que se realizará a assembleia geral ordinária e até 45 (quarenta e cinco) dias antes da data prevista para sua realização, conforme divulgada no Calendário de Eventos Corporativos da Companhia; ou (ii) na hipótese de assembleia geral extraordinária convocada para eleição de membros do conselho de administração e do conselho fiscal, entre o primeiro dia útil após a ocorrência de evento que justifique a convocação da referida assembleia geral e até 35 (trinta e cinco) dias antes da data de realização da assembleia, hipótese em que a administração da Companhia comunicará ao mercado a data de realização da respectiva assembleia geral, ainda que em caráter provisório, bem como o prazo para a inclusão de candidatos no boletim de voto a distância. Toda e qualquer solicitação de inclusão de propostas ou candidatos no boletim de voto a distância, conforme descritas acima, deverão observar os requisitos legais aplicáveis, bem como o disposto nos arts. 21-L e 21-M da Instrução CVM nº 481/09 e deverão ser enviadas aos seguintes endereços, físicos e eletrônicos: relacoescominvestidores@natura.net e Rua Werner Von Siemens, 111, prédio 11, Torre A, 14º andar, conjunto 142, Lapa de Baixo, na Cidade de São Paulo, Estado de São Paulo, CEP 05069- 010, aos cuidados da Gerência de Relações com Investidores.
j. se a companhia disponibiliza fóruns e páginas na rede mundial de computadores destinados a receber e compartilhar comentários dos acionistas sobre as pautas das assembleias
A Companhia não utiliza esses recursos. Temos disponível uma página na internet aberta ao público em geral para receber e compartilhar comentários sobre a Companhia e seus produtos.
k. Outras informações necessárias à participação a distância e ao exercício do direito de voto a distância
A Companhia esclarece que o sistema de voto a distância passou a ser adotado em 1º de janeiro de 2017, em atendimento à Instrução CVM nº 481/09. Além do envio do boletim de
12.2 - Regras, políticas e práticas relativas às assembleias gerais
voto a distância diretamente à Companhia, os acionistas também poderão exercer o voto a distância por meio das instruções de preenchimento transmitidas a seus respectivos agentes de custódia ou ao agente escriturador da Companhia, conforme suas ações estejam ou não depositadas em depositório central. Para tanto, os acionistas deverão entrar em contato com os seus agentes de custódia ou com o agente escriturador das ações de emissão da Companhia e verificar os procedimentos por eles estabelecidos para a emissão das instruções de voto via boletim de voto a distância, bem como os documentos e informações que venham a ser por eles exigidos.