Sobre a estrutura organizacional da biblioteca foram constatadas duas particularidades. A primeira, que a biblioteca não tem organograma próprio; a segunda, que a biblioteca está incluída no organograma do campus. O DSC sinaliza que
Apesar de a biblioteca estar no organograma do campus, a biblioteca não possui organograma próprio, nem fluxograma, possui apenas um manual de
rotinas que tem as rotinas gerais, rotinas do setor de empréstimo e do setor de devoluções. (IC: O organograma é institucionalizado - Administração)
Sob a perspectiva interna da biblioteca, a falta de organograma demonstra certa fragilidade organizacional da biblioteca, corroborando para disposição de um elo frágil na interdependência entre os processos administrativos de organização, planejamento, execução e controle que envolve, seja pela visão clássica da administração, seja pela visão holística da gestão (BARBOSA; FRANKLIN; 2011; JORGE GARCIA-REYES, 2007).
Ponderando-se que a estrutura organizacional deve ser fundamentada na missão e nos objetivos da biblioteca, de acordo com Maciel e Mendoça (2006) e Barbosa e Franklin (2011), há que se suspeitar que em algum momento a organização da biblioteca falhará para o cumprimento apropriado de seus objetivos, bem como na distribuição das funções e deveres para a equipe.
Entretanto, ainda que a biblioteca não possua organograma nem fluxogramas formais, percebe-se a existência de uma estrutura organizacional informal, já que a biblioteca dispõe de um regulamento e de um manual de rotinas gerais e específicas do setor de empréstimo e do setor de devolução, assemelhando-se a fluxogramas com as etapas do trabalho setorizado. A biblioteca também possui setores específicos com acervo em Braille e de periódicos.
Tão importante quanto possuir seu próprio organograma, a presença da biblioteca no organograma do campus demonstra que a biblioteca está inserida no contexto organizacional, constituindo-se de parte integrante de um organograma institucionalizado formalmente. Como expõe Tarapanoff (1981), para que a biblioteca universitária cumpra suas funções, ela deve ser vista como pertencente ao sistema da universidade e deve integrar-se com os níveis hierárquicos da universidade.
Sobre o organograma do campus, o DSC expõe que
É um bom organograma e a biblioteca está ligada à coordenadoria de assuntos didáticos e pedagógicos que se vincula à diretoria de ensino, de onde saem os planos dos cursos. Além disso, existe um regimento interno, cada um sabe o seu papel aqui dentro, todos têm a capacidade de decisão nas diretorias, nas coordenadorias e nos departamentos, e as coisas acontecem. A coordenação da biblioteca tem total permissão para resolver os problemas da biblioteca, sendo levada às instâncias superiores apenas coisas que realmente não é de sua autoridade, o problema da biblioteca quem resolve é a sua coordenação. (IC: O organograma é institucionalizado - Administração)
Conforme verificado no trecho do DSC acima, a presença da biblioteca no organograma do campus dá ao bibliotecário determinada autonomia para a tomada de decisões e resolução dos problemas concernentes à unidade, além disso, o trecho demonstra que ela é integrada hierarquicamente aos níveis da instituição não apenas do
documento, mas efetivamente sendo consultada para dar opiniões no desenvolvimento da instituição, como aponta o trecho abaixo.
A coordenação da biblioteca também tem sempre o apoio da direção geral, da coordenação e da direção de ensino, sempre é consultada e ideias são trocadas, ou seja, existe diálogo, e tudo o que é proposto, dentro do nosso serviço, nós acatamos. (IC: O organograma é institucionalizado - Administração)
Alguns elementos que foram sinalizados nos DSCs, que influenciam sobre a estrutura organizacional do campus, e, consequentemente, impactam na biblioteca é a transformação da instituição CEFET em IF e a forma como se organizam os órgãos colegiados.
No DSC construído por meio das falas do bibliotecário e coordenadores de cursos, foi identificado que, mesmo sendo considerada importante, a participação da biblioteca não ocorre e que isso depende da forma como se constituem esses órgãos, que é por eleição, como explica o diretor-geral do campus.
Não é importante a participação específica da biblioteca em órgãos colegiados, pois o representante é eleito pelos pares, então não tem como colocar alguém de formação específica e tal, se eu falar que é importante a biblioteca, o pessoal dos laboratórios de zootécnicos e agrícolas, eles vão falar, "não, mas olha a quantidade de bichos que a gente cuida, de plantas e de árvores e tal" e aí eles vão falar, "não, mas a gente tem que ter um representante dos recursos humanos", aí fica setorizado. O que é importante é que os eleitos compartilhem as questões a ser tratada no colégio. Toda vez que vai ter um assunto a ser tratado, é mandado para os participantes, eles têm obrigação de juntar seus pares e divulgarem e colher a opinião deles. É questão de querer participar ou não. (IC: Não é importante a participação específica da biblioteca em órgãos colegiados da instituição – Comunidade acadêmica)
Sobre o impacto da transformação do CEFET em IF em relação aos aspectos que envolvem a organização da biblioteca e do campus considera-se que
O campus sentiu muito a questão de perda de autonomia, era muito mais fácil nós fazermos essa questão da compra, licitação, pregão eletrônico. Isso torna muito mais moroso o processo. O impacto na comunidade foi um susto nessa transformação de novo. Houve um desgaste extremamente grande com isso. Como eram três autarquias que tinha diretores eleitos com autonomia de decisão, aí você imagina que dificuldade que é isso, né? O Ministério da Educação criou um Instituto, um modelo de escola onde não tinha um modelo de gestão, o que existe fomos nós que criamos. (IC: A transformação em IF impactou na biblioteca. - Administração)
A perda de autonomia da instituição, em razão da sua transformação em IF, impactou diretamente na compra de recursos bibliográficos da biblioteca devido às alterações no processo ocasionadas pela centralização das licitações na Reitoria, em Belo Horizonte. Outro fator impactante na biblioteca foi a criação da Rede de Bibliotecas do IFMG na Reitoria, ainda que não mencionada nas falas dos participantes da pesquisa, mas, documentalmente, como demonstra no planejamento estratégico do IFMG, as ações para os
objetivos estratégicos institucionais foram determinadas para o conjunto de bibliotecas que compõe a rede (INSTITUTO FEDERAL DE MINAS GERAIS, 2015).