Supervisão

O monitoramento é um procedimento sistemático realizado pela CGU, em todos os órgãos da administração direta para garantir que as providências sejam adotadas e cumpridas. Esse acompanhamento foi desenvolvido mediante o relacionamento direto e contínuo entre a equipe da Controladoria e os interlocutores designados em cada instituição e consistiu em um processo de ajuda, buscando auxiliar na condução adequada dos procedimentos com o objetivo de superar as dificuldades e cumprir os prazos.

Além do cronograma de providências, do monitoramento dos órgãos/entidades, a Controladoria-Geral da União é responsável por manter o funcionamento do e-SIC, implementar melhorias e orientar os órgãos do Poder Executivo Federal e cidadãos sobre a utilização do sistema.

Na Universidade Federal da Bahia, o SIC também faz o monitoramente, intermediando os pedidos de informação, que são encaminhados às Unidades internas da UFBA e acompanhando as respostas até chegarem ao requerente. O próprio sistema e-SIC gera protocolos e prazos para acompanhar os procedimentos, mas não permite que sejam registrados maiores detalhes que facilitam o trabalho de monitoramento.

Para atender a essa necessidade específica de detalhamento sobre os encaminhamentos dos pedidos, controle dos prazos e das respostas, foi criado o Request Tocker – RT. Este subsistema foi desenvolvido pela Superintendência de Tecnologia e Informação da UFBA, a pedido da Autoridade Responsável do SIC, para que pudesse efetuar o registro de dados, de forma mais detalhada, como por exemplo o nome e contatos dos Dirigentes das Unidades da UFBA para onde os pedidos de informações são direcionados. Outras informações como respostas prontas, pendências sobre perguntas parcialmente respondidas ou em tramitação, também são incluídas no RT, mas não é feito um tratamento das informações produzidas nesse fluxo de informação.

Vale ressaltar que este subsistema ainda estava sendo testado, segundo a autoridade responsável pelo SIC. Os dados retirados do relatório do sistema RT, elaborado a partir dos pedidos de informação, formalizados pelos usuários do e-SIC, no período entre agosto/2013 e fevereiro/2014, possibilitaram a extração de informações, com quantitativos que foram organizadas nos quadros, abaixo. Nesse período, foram formalizados 74 pedidos de informação, por diversos usuários. Esses pedidos foram analisados pelos funcionários do SIC e encaminhados aos destinatários, com a devida competência para responder às solicitações.

De acordo com esse relatório interno, intitulado “Tabela de Tramitação dos Pedidos – SIC”, que permite um detalhamento maior que o relatório oficial do e-SIC, das 74 solicitações de informação registradas, no intervalo de tempo acima citado, 19 delas tiveram suas respostas atendidas dentro do prazo e 4 perguntas foram redirecionadas à órgãos externos à UFBA, como o MEC e o IBGE, restando 51 perguntas que foram encaminhadas às Unidades da UFBA.

Nesse mesmo relatório foram visualizados os conteúdos das perguntas encaminhadas pelos interessados. A partir desses dados, foi possível elencar os assuntos mais abordados e, por fim, relacioná-los às Unidades da UFBA, com competência para fornecer as respostas. A lista, abaixo, dos destinatários dos pedidos de informação, foi organizada por ordem decrescente, sendo que as três primeiras Unidades relacionadas, isto é: Pró-Reitoria de Desenvolvimento de Pessoas, Pró-Reitoria de Planejamento e Orçamento e Pró-Reitoria de Graduação são as mais requisitadas para responderem às questões oriundas do SIC, com os temas gerais das solicitações encaminhadas:

- Pró-Reitoria de Desenvolvimento de Pessoas (PRODEP) – concurso, contrato para curso, programa de qualidade de vida, pensão e lotação de servidores;

- Pró-Reitoria de Planejamento e Orçamento (PROPLAN) – recursos do tesouro nacional, quantitativo sobre cursos, alunos e campi, relatório de gestão, política de comunicação, prestação de contas, empenho, repasse de verbas para o REUNI;

- Pró-Reitoria de Graduação (PROGRAD) - concursos de discente, revalidação de diploma, lista de aprovados no vestibular e cursos;

- Pró-Reitoria de Administração (PROAD) – contrato de prestação de serviço e quantitativo de equipamentos;

- Serviço de Seleção, Orientação e Avaliação (SSOA) – concurso para alunos e inscrição em cursos específicos;

- Pró-Reitoria de Assistência Estudantil (PROAE) – recebimento de bolsa e verbas destinadas a projetos estudantis;

- Superintendência Administrativa (SAD) – sistema de protocolo, licitação e contratos e vagas de estacionamento;

- Superintendência Acadêmica (SUPAC) – transferência de aluno;

- Serviço Médico Universitário Rubens Brasil (SMURB) - licença maternidade para aluno;

- Faculdade de Educação (FACED), Faculdade de Filosofia e Ciências Humanas (FFCH), Instituto de Letras (LET) e Instituto de Matemática (MAT) – disciplinas dos cursos, conteúdo de disciplina, cursos a distancia, formação de professores e pesquisa específica;

- Instituto de Ciências da Saúde (ICS) e Hospital Universitário Professor Edgard Santos (HUPES) – pesquisa na área de saúde.

Com base nas temáticas questionadas, é possível verificar, de forma geral, que os interessados em buscar informações a respeito da UFBA são servidores que visam conhecer sobre qualidade de vida, lotação, pensão, licitação e contratos. Existe um interesse, também, por parte de possíveis candidatos, em relação aos cargos a serem ocupados, mediante concurso público. Há uma grande curiosidade em saber sobre prestação de contas, empenhos, repasses de verbas e recursos do tesouro nacional, embora não se possa inferir acerca de quem são as pessoas interessadas nestes assuntos. Percebe-se, ainda uma grande variedade de perguntas feitas por alunos e/ou vestibulandos com interesse em cursos, aprovação em concurso de vestibular, revalidação de diploma e outros projetos estudantis.

As solicitações de informação, destinadas à Universidade Federal da Bahia, no período de agosto/2013 a fevereiro/2014, estão demonstradas no quadro 7, abaixo, para melhor compreensão do fluxo de informação, em termos quantitativos. Foram 74 pedidos de informação, sendo 4 deles redirecionados e 51 em tramitação. Apenas 19 pedidos de informação tiveram suas respectivas respostas enviadas aos interessados.

Quadro 7 – Solicitação de Informação às Unidades da UFBA

Solicitações de Informação registradas no período de ago/2013 a fev/2014

Total de pedidos 74 Pedidos redirecionados - 4

Pedidos em

Andamento – 51 Pedidos finalizados – 19 Fonte – Elaboração própria

Dos 19 pedidos finalizados, em virtude das respostas que o SIC encaminhou aos usuários, apenas 7 delas foram enviadas dentro do prazo de 30 dias, estabelecido pela lei, contra 12 respostas fora do prazo, legalmente estabelecido.

Quadro 8 – Respostas fornecidas pelas Unidades da UFBA e tempo de resposta

Prazo de resposta – Número de resposta Dentro do prazo - 7 respostas Atraso de 7 dias - 1 resposta Atraso de 2 meses – 4 respostas Atraso de 3 meses – 1 resposta Atraso de 4 meses - 1 resposta Atraso de 5 meses – 1 resposta Atraso de 6 meses – 1 resposta Atraso de 7 meses – 3 respostas

Fonte: Elaboração própria

Para as 51 questões, classificadas no grupo de pedidos em andamento, protocoladas no período de agosto/2013 a fevereiro/2014, apenas 6 delas não foram

avaliadas quanto ao prazo de resposta, porque ainda estavam dentro do período legalmente constituído, ou seja, a análise de todos esses dados ocorreu no início do mês de março de 2014, portanto não havia decorrido o prazo de 30 dias previsto na LAI, visto que estes 6 pedidos haviam sido protocolados, em meados de fevereiro de 2014. Então, excluindo os 6 pedidos de informação do grupo de questões em andamento, restavam 45 questões que, no momento da análise destes dados, já estavam com o prazo expirado, ou seja, já havia se passado os 30 dias, legalmente estabelecidos pela LAI, para a resposta do questionamento feito pelo cidadão.

Uma das grandes dificuldades encontradas, pelo Serviço de Informação ao Cidadão, é a falta de atendimento dos prazos pelas Unidades da UFBA, para dar respostas aos pedidos de informação. Segundo a Autoridade Responsável pelo SIC, professora Lidia Maria Brandão Toutain, um problema recorrente, identificado pelo SIC, é a falta de feedback dos dirigentes, quando eles não dispõem da resposta para a pergunta formulada. E, nos primeiros dois anos de aprovação da LAI, havia uma demora maior no envio das respostas. Ultimamente, os prazos estão sendo mais respeitados, segundo a entrevistada.