Teste do método para aplicação do método OKA

De posse do método proposto e também da escolha da organização pública, realizou-se à aplicação do método para aplicação do método OKA com intuito de testar sua e funcionalidade, usabilidade, manutenibilidade e portabilidade.

A aplicação do método OKA foi efetuada em uma parte de uma organização militar Administração Direta do Governo Federal, apresentada na seção anterior. Foram seguidos todos os passos sugeridos pelo método para aplicação do método OKA, possibilitando verificar os seguintes itens:

Pontos importantes para sensibilizar a alta administração / gerência;

Pontos importantes para aprovação do projeto de aplicação do método OKA;

Aspectos positivos e negativos das pessoas selecionadas para aplicar o método OKA na organização militar;

Principais aspectos para escolha da forma e do escopo para aplicação do método OKA;

As distinções para escolha dos respondentes do questionário do método OKA;

Os assuntos abordados no treinamento para preenchimento do questionário do método OKA;

Principais características da pontuação alcançada pela organização militar; Proposta para elaboração de um plano de GC; e

A estruturação do relatório final.

Para melhor entendimento da aplicação serão detalhadas as etapas, fases e atividades da organização militar na aplicação do método OKA.

Etapa Inicial

Nesta etapa ocorreu a sensibilização da gerência geral da organização militar, apresentação dos custos associados para aplicação do método OKA e por fim a criação da equipe coordenadora do projeto. Sem dúvidas, o maior esforço desta etapa, foi sensibilizar a gerência da organização militar quanto à relevância de aplicar o método OKA, descrito a seguir.

Fase 1 – Aprovação da Alta Administração e Alocação de Recursos

Essa fase foi a mais difícil da aplicação do método OKA na organização militar. Foram três tentativas e aproximadamente quatro meses para aprovação do projeto.

A primeira tentativa de aprovação do projeto ocorreu em agosto de 2009, em uma reunião realizada pela gerência geral com os chefes de divisão e de seções. Nesta reunião a gerência geral expôs que estava preocupada com a falta de compartilhamento de conhecimento e também com a pouca solicitude9 entre os militares da organização na execução de suas atividades. Esse cenário apresentado pela gerência geral permitiu apresentar a idéia de aplicar o método OKA para um diagnóstico das possíveis causas do baixo compartilhamento e da falta de solicitude entre os militares da organização. A idéia foi apresentada pelo mestrando que atualmente trabalha na organização militar como chefe da seção de rede telefônica, que será referenciado no decorrer do texto como Ativista do Conhecimento #1. Porém houve dificuldade para gerência geral da organização militar absorver o método OKA pelo fato de ser um método que não foi criado a partir da estratégia do programa de gestão e também pelo fato

9 _{Corresponde ao comportamento de liderança que se refere a ajudar os outros a aprender; contribuir para que se conscientizem}

do método OKA não apresentar um exemplo de diagnóstico em outra organização militar. Desta forma a gerência não aprovou na primeira tentativa a aplicação do método OKA.

Uma nova possibilidade em aplicar o método na organização militar surgiu em um almoço informal. Nesse almoço, o Ativista do Conhecimento #1 em conversa informal com chefe da Divisão de Operação, percebeu o interesse pela idéia e deu início a segunda tentativa para aplicação do método OKA. O Ativista do Conhecimento #1 realizou uma explanação sucinta para o chefe da divisão de operação, de como poderia ser realizada aplicação do método OKA e os benefícios que poderiam trazer para organização, como por exemplo, a identificação dos pontos fracos e fortes da organização em relação à GC. O chefe da Divisão de Operação, que será referenciado no decorrer do texto como Ativista do Conhecimento #2, avaliou que não haveria riscos no projeto de aplicação do método OKA e que a organização militar poderia iniciar um plano de GC que fosse vinculado ao plano de gestão. Com isso o projeto ganhou um aliado com forte poder de decisão na organização.

Dando continuidade para adesão de novos ativistas do conhecimento, o Ativista do Conhecimento #1 enviou ao Ativista do Conhecimento #2, as datas das oficinas do método OKA organizada pelo CT-GCIE que seriam realizadas na ENAP. O 2º Ativista do Conhecimento solicitou para gerencia da organização militar a liberação do chefe da Seção de Planejamento para realizar a oficina que ocorreria em setembro de 2009. A gerência geral da organização militar concordou com a liberação do militar solicitando em troca a transferência do conhecimento adquirido na oficina para outros militares. Ressalta-se que no mês anterior o Ativista do Conhecimento #1 já havia solicitado a participação do chefe da seção de planejamento na oficina promovida em agosto de 2009. Porém com pouco acesso e pouco poder de decisão a gerência negou o pedido. Por este motivo foi importante a influência do Ativista do Conhecimento #2 para vender a idéia de aplicação do método OKA na organização. Duas semanas depois o chefe da Seção de Planejamento, que será referenciado no decorrer do texto como Ativista do Conhecimento #3, realizou uma instrução do que havia aprendido do método OKA, para pessoas estratégicas (chefes de divisão e seção) com duração de aproximadamente 2 horas. Apesar do entusiasmo das pessoas que participaram da sensibilização, os projetos da organização militar que estavam em andamento não permitiram que a aplicação do método OKA ocorresse no mês de outubro. Passado aproximadamente um mês e meio após a sensibilização das pessoas estratégicas, o projeto de aplicar o método OKA começou a ser esquecido e foi necessária uma terceira tentativa com gerência geral da organização militar.

A terceira tentativa foi realizada por meio de uma discussão do artigo da Fundação Armando Álvares Penteado, que tratava sobre o plano de gestão e relatava que apesar das premiações de excelência gerencial que a organização militar recebeu nos anos de 2003 a 2006, a instituição buscava melhores resultados no critério de informação e conhecimento (FAAP, 2006, p.3). O artigo foi discutido em uma reunião com a gerência (início de novembro de 2009) e possibilitou novamente apresentação do método OKA.

Apresentado os principais pontos do método OKA foram esclarecidas as dúvidas levantadas pela gerência com relação às necessidades (custos e recursos) para aplicar o método OKA. Os três membros da organização, considerados nesse cenário como ativistas do conhecimento, expuseram a necessidade de aproximadamente 19 militares, para responder o questionário do método OKA e da sala de treinamento para capacitação dos militares e para uma oficina para apresentação dos resultados. A gerência geral expôs a preocupação do tempo em que os respondentes estariam envolvidos no projeto, devido à amplitude do questionário do método OKA. Desta forma, a gerência geral solicitou um tempo maior para que os militares, com posições estratégicas, respondessem o questionário para que não causasse prejuízos de outros projetos que estavam em andamento. Entendido pela gerência que não haveria custos e que as atividades da organização não seriam prejudicadas com a alocação dos recursos humanos durante a realização do questionário do método OKA, o projeto foi aprovado.

Depois de realizada a aprovação partiu-se para criação da equipe coordenadora, conforme sugerido pelo método de aplicação do método OKA.

Fase 2 - Seleção, Capacitação e Divulgação da equipe coordenadora

A seleção da equipe coordenadora não foi muito difícil. Os ativistas do conhecimento que a aprovaram o projeto junto à gerência da organização militar formaram a equipe coordenadora na tentativa de guiar corretamente a aplicação do método OKA e se propondo a esclarecer as dúvidas durante a realização do questionário. A equipe coordenadora foi constituída pelos seguintes membros:

Responsável pela Seção de Rede Telefônica (Ativista do Conhecimento #1) – A Seção de Rede Telefônica é uma unidade técnica da organização militar que administra uma rede de telecomunicações e videoconferência com mais de três mil usuários divididos em usuários internos e externos. É uma das seções mais importantes da área

finalística da organização militar devido à demanda dos serviços de telecomunicações em toda organização. O responsável pela seção de rede telefônica contribuiu muito com a equipe coordenadora com a boa noção de GC, pelo conhecimento das percepções dos usuários a cerca do serviço prestado e a maneira como os usuários são atendidos pela organização militar.

Responsável pela Divisão de Operação (Ativista do Conhecimento #2) – A divisão é responsável pelas atividades finalísticas e realiza o suporte técnico e operacional de vários serviços executados pela organização militar. O responsável pela divisão participou de forma empenhada e com conhecimentos nos sistemas utilizados para integração dos funcionários, nas novas tecnologias de integração e nos serviços oferecidos para as organizações apoiadas, nos processos que atendem os cidadãos que utilizam o serviço de alistamento militar e também nas tendências de mercado.

Responsável pela Seção de Planejamento (Ativista do Conhecimento #3) – A seção de Planejamento é uma das unidades técnico-administrativas da organização militar, subordinada direta da gerência da organização militar. Tem como missão desenvolver e implementar estratégias e instrumentos que contribuam para a transparência, eficácia e efetividade das ações finalísticas da organização militar, mediante o assessoramento para a formulação do plano estratégico; a consolidação orçamentária anual; o monitoramento, avaliação e controle do plano estratégico e a coordenação do ciclo de avaliações do plano de gestão da organização militar. O responsável pela seção de planejamento foi muito importante como membro da equipe coordenadora porque possuía um amplo conhecimento dos processos da organização militar, suas implicações, seus custos e os recursos disponíveis para implementá-los.

Os ativistas do conhecimento #1 e #3 foram capacitados por meio da oficina promovida pelo CT-CGIE realizada na ENAP, que tem como objetivo informar, capacitar e preparar servidores públicos para diagnosticar a situação da gestão do conhecimento em suas organizações utilizando-se o método OKA. O curso facilitou muito a aplicação do método OKA na organização militar pela obtenção de vários conhecimentos relacionados a conceitos essenciais sobre gestão do conhecimento, estrutura e componentes do método OKA, utilização do software SysOKA, estratégias de aplicação do método OKA nas organizações públicas e os benefícios e problemas encontrados na aplicação do método OKA.

O Ativista do Conhecimento #2 não realizou a oficina, mas leu todo o material bem como respondeu junto com os outros dois membros da equipe coordenadora o questionário do método OKA. O preenchimento das respostas do questionário do método OKA em conjunto foi considerada uma atividade intensa e interessante pelas muitas discussões produtivas entre os membros da equipe coordenadora. Depois disso a equipe chegou a um consenso que estava apta a responder aos questionamentos que poderiam surgir durante a aplicação do questionário do método OKA.

Depois de harmonizar o entendimento das questões do questionário do método OKA entre os membros da equipe coordenadora, partiu-se para divulgação da equipe dentro da organização militar. A divulgação aconteceu na reunião semanal a qual participam os chefes de divisão e a gerência geral da organização militar. Foi exposto que a equipe coordenadora começaria os trabalhos de preparação para aplicação do método OKA na organização militar. Porém a gerência geral alertou novamente que o projeto não deveria atrapalhar os demais projetos que já estavam em andamento ou os que eram prioridade para organização. Para equipe coordenadora do projeto de aplicação do método OKA, essa declaração da gerência geral prejudicou um pouco os trabalhos, porque os demais chefes de divisão não deram importância devida para o projeto de aplicação do método OKA.

Depois criada, capacitada e apresentada à equipe coordenadora, deu-se início aos preparativos para aplicação do método OKA como será relatado na próxima etapa.

Etapa Preparatória

Essa etapa a equipe coordenadora elencou um grupo de atividades definidos com pontos de partida e chegada e objetivos a serem alcançados.

Fase 3 – Forma e Escopo

Conforme explicado no próprio método para aplicação do método OKA, a forma já estava definida desde aprovação do projeto. Nesse caso, o escopo de aplicação do método OKA ocorreu em uma parte de uma organização militar da Administração Direta do Governo Federal. Ressalta-se que mesmo sendo em uma parte de uma organização, a intenção do projeto era que ele se transformasse em um projeto piloto que pudesse ser aplicado de forma global na organização.

Como o escopo já estava previamente definido a equipe coordenadora decidiu discutir a forma na qual o método OKA seria aplicado. Depois de feitas as análises dos pontos positivos e negativos entre as formas individual, coletiva e a mista, a forma individual foi escolhida na aplicação do questionário do método OKA devido aos seguintes fatores:

Pouco tempo definido pela gerência para execução do projeto; Dificuldade de reunir todos os respondentes;

Insegurança da equipe coordenadora em ser mediadora das discussões que poderiam ocorrer;

Ambiente propício a intimidação para resposta coletiva.

Realizada a escolha da forma individual de resposta, a equipe preocupou-se em analisar a escolha da mídia (papel ou SysOKA) que seria utilizada na aplicação do método na organização militar. No primeiro momento foi muito difícil escolher o software SysOKA para aplicação do método OKA, em virtude do parque computacional da organização militar ser baseado em sistema operacional Linux no qual o SysOKA não possui uma versão. A equipe coordenadora também se deparou com problema de impressão dos questionários para os respondentes. Isso porque o custo da impressão não foi apresentado para gerência e poderia iniciar um descrédito da equipe coordenadora com relação ao que foi apresentado para aprovação do projeto.

A solução foi disponibilizar dois notebooks dos membros da equipe para que ocorresse a aplicação do método por meio do SysOKA. Também foi levado em consideração que a maioria dos respondentes possuía notebooks com sistema operacional compatível com SysOKA e duas máquinas do laboratório da organização que poderiam auxiliar a aplicação do método OKA utilizando-se o software SysOKA.

A escolha da aplicação do questionário por meio da mídia SysOKA encerrou a fase 3 conforme método proposto e deu início a fase de escolha dos respondentes.

Fase 4 – Escolha dos Respondentes

Nessa fase a equipe coordenadora se reuniu e discutiu alguns pontos para escolha dos respondentes. A principal discussão da equipe coordenadora ficou em torno da sugestão dada pelo método para aplicação do método OKA, que propõem uma discussão dos resultados em

uma de suas etapas. Devido essa sugestão de discussão dos resultados proposta pelo método de aplicação, foram consideradas as seguintes distinções para escolha dos respondentes:

Tempo de trabalho na organização e experiências gerenciais;

Domínio das práticas de gestão da organização que viessem ao encontro dos objetivos da pesquisa;

Conhecimento do Programa de Gestão do Governo Federal; Domínio dos macros processos da organização militar pesquisada.

Essas distinções eliminaram 48 respondentes dos 103 possíveis que trabalham na organização militar. Esses 48 militares eram jovens entre 18 e 20 anos de idade que servem somente por um ano na organização e não possuíam nenhum dos critérios de escolha citados acima. Outros 36 também não foram convidados. Dentre esses 36 militares, 23 militares estavam no período de férias e 13 se encontravam no processo de transferência para outras organizações militares, o que exige dedicação exclusiva para passagem de cargo. Com isso, a população convidada a participar da pesquisa foi estimada em 19 militares. Dentre eles 15 responderam positivamente ao convite e 04 alegaram problemas de agenda.

Essa amostra escolhida, que corresponde 14,5% dos militares da organização militar, abrangeu as distinções elencadas acima. A equipe coordenadora também tentou elencar as principais características dos respondentes conforme as orientações do método proposto, elegendo os seguintes respondentes:

01 (um) respondente da divisão técnica responsável pela área de treinamento da organização com ampla visão do plano de capacitação dos membros da organização militar;

01 (um) respondente chefe da divisão de pessoal com muita experiência na selecão, gestão e no norteamento dos colaboradores na direção dos objetivos e metas da organização militar, bem como a vivência no tema de rotatividade membros da organização militar;

05 (cinco) respondentes da divisão de operação com bons conhecimentos dos sistemas utilizados para integração dos membros da organização militar e nas novas tecnologias de integração;

05 (cinco) respondentes de diferentes divisões responsáveis pelos produtos oferecidos para clientes ou cidadãos e nas tendências de mercado;

03 (três) respondentes de diferentes divisões com conhecimento nos processos da organização.

Além dessas características os militares selecionados, em sua maioria, haviam exercido ou ocupavam funções gerenciais e outros trabalhavam em nível de assessoria da alta gerência. Todos os convidados conheciam e participavam do plano de gestão do Governo Federal. Um ponto negativo na escolha dos respondentes é que entre os eleitos não havia ninguém que dominasse ou conhecesse bem a guarda e remessa de documentos e também os processos da comunicação organizacional da organização militar.

Após a escolha dos respondentes a equipe coordenadora ocupou-se em escolher um ambiente, para aqueles que optassem em realizar o questionário de forma mais silenciosa e reflexiva e também na preparação do cronograma para então realizar o convite aos respondentes. A preparação do ambiente e do cronograma será detalhada nas próximas seções.

Fase 5 - Ambiente para aplicação do método

Conforme sugestão do método para aplicação do método OKA foi realizada a reserva de uma sala destinada às capacitações e reuniões da organização militar. A sala reservada tem boa infra-estrutura (iluminação, conforto térmico, máquinas, quadro e silenciosa) foi utilizada, no primeiro momento, para o treinamento dos respondentes. Depois foi instalado o SysOKA em dois microcomputadores da sala para os interessados em responder o questionário sem conversas, telefones tocando ou outros sinais que atrapalhassem a concentração necessária. Somente depois da reserva da sala foi possível montar o cronograma e também confirmar a presença dos respondentes para aplicação do método OKA, que serão descritos na próxima seção.

Ressalta-se que apesar da reserva da sala para aplicação do questionário, nenhum respondente utilizou-se do ambiente.

O cronograma contemplou todas as datas desde a aprovação da aplicação do método até o relatório final. Porém somente as datas da “Aplicação do Método OKA” até o “Relatório Final” do cronograma foram divulgadas para os respondentes. O cronograma ficou da seguinte forma:

Tabela 09 – Cronograma de atividades do projeto de aplicação do método OKA

Depois que o cronograma foi montado os respondentes foram convidados por meio de e-mail. O e-mail contemplava as datas e locais para preenchimento do questionário, a data da capacitação e do fórum de discussão dos resultados. No e-mail foi solicitada a confirmação do respondente e ressaltou-se que passada a data de 22/01/2010 o questionário do método OKA não seria mais aceito.

O convite e a confirmação dos respondentes encerram a etapa preparatória dando início a etapa operacional que será detalhada a seguir.

Etapa Operacional

Nessa etapa a equipe coordenadora ambientou os respondentes fornecendo um treinamento para a aplicação do método OKA e também respondeu a dúvidas durante a realização da pesquisa. Abaixo será apresentada em detalhes a realização do questionário do método OKA.

Fase 07 – Capacitação dos Respondentes

A fase de capacitação dos respondentes foi prejudicada pelo pouco tempo que a gerência disponibilizou para a equipe coordenadora. A gerência disponibilizou somente duas horas alegando que o grupo não poderia ficar mais tempo em decorrência de outros projetos. Mesmo sendo pouco tempo a capacitação foi realizada conforme tabela 10:

Tabela 10: Assuntos abordados no treinamento do projeto de aplicação do método OKA

Tema Assunto Minutos

1º Economia da Competitividade 20

2º Gestão do Conhecimento 30

3º GC na APF 30

4º Método OKA 20

5º SysOKA 20

No 1º tema abordou a nova economia da competitividade e sua dependência do nível de educação da população e de sua capacidade de gerar e usar seus conhecimentos e inovações para o desenvolvimento sócio-econômico. Dentro deste tema a equipe coordenadora apresentou o conhecimento como fator de produção, ou seja, como um insumo básico para a geração de inovação tecnológica e agregação de valor. Feita essa ambientação a equipe introduziu o assunto da Gestão do Conhecimento (2º tema) como uma forma de fazer frente a esta realidade.

O 2º tema foi iniciado com a definição da GC proposta por Kira Tarapanoff (2006, p.121) que trata a GC com uma disciplina que se encarrega de projetar e implementar um